Procedimiento de control de salidas

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1 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 1 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento de control de salidas Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

2 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 1 OBJETIVO Normar las actividades que integran el proceso de control de salidas del producto propiedad del FCE. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Almacén Central. Inicia con la recepción de la documentación de salida hasta la integración de la documentación soporte de las entregas realizadas, y la atención de las reclamaciones del cliente. 3 POLÍTICAS 1. Es responsabilidad del supervisor del área de Control proporcionar información confiable y oportuna a las áreas del FCE y externos que lo soliciten.. Es responsabilidad del supervisor del área de Control mantener actualizada la base de datos de todas las entregas realizadas. 3. El supervisor de control de salidas deberá enviar con el mensajero al Departamento de Ingresos, el sobre con todos los acuses de entregas del día anterior y el reporte diario de entregas. 4. Es responsabilidad del supervisor del área de Control realizar la distribución de la documentación original al área de empaque y despacho. 5. La fecha de entrega está definida por las políticas de entrega de la Gerencia Comercial, y en las instrucciones de cada pedido 6. El tiempo de entrega inicia en el momento en que la documentación original es recibida a través de la Gerencia Comercial. 7. El número de pedido del documento es el dato a utilizar para rastrear cualquier tipo de información referente a las entregas solicitadas por el FCE. 8. Las solicitudes de servicio de las Gerencias del FCE deberán estar sin excepción acompañadas por la documentación soporte (pedidos, traspaso, factura o remisión), no se aceptaran pedidos verbales. 9. El Subgerente de Almacén y Tráfico así como el Jefe de Departamento de Tráfico y Control y los supervisores, analizan y evalúan el comportamiento de las actividades descritas en este procedimiento y en base al resultado de éste análisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren necesarias. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

3 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 3 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 4 DEFINICIONES Traspaso: Proceso por el cual se realizan transferencias de material entre almacenes y librerías. Coedición: Obras donde participan uno o más editores para su publicación. Plaza: Zona Metropolitana. Documento Fuente: Factura, remisión, traspaso, cortesías, etc. Supervisor: el Supervisor de Control de salidas es responsable de este proceso. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

4 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 4 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 5. DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

5 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 5 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 1 Verifica e integra documentación soporte de las entregas realizadas. SCS 19 Recibe reclamaciones de los clientes SCS 8 Captura información a la base de datos denominada Control de entregas.. SCS 0 1 No Hay reclamación? Si Sella de despachado acuses de las entregas realizadas. SCS 1 Si El chofer recibe reclamación? No Emite y coteja Reporte Diario de Entregas contra acuses originales. Envía al DCO y archiva acuse del reporte y copias de acuses. SCS FCE-ALM-RE.05 Analiza la reclamación y valida la acción correctiva. Registra en base de datos y sigue el paso 3 SCS/JTC 9 Recibe, del proceso de Empaque y despacho, pedidos de material empacados.. SCS 3 FCE-ALM-RE.09 Manifiesta una reclamación vía mail o vía telefónica. CL 30 Coteja y separa contra el Reporte Diario de entregas y archiva los pedidos ya entregados según su tipo SCS 4 FCE-ALM-RE.05 Se registra reclamación y se busca la información soporte. SCS 31 FCE-ALM-RE.9 Comunica vía memorando a la SVN, los pedidos a cancelar a petición del cliente o de la misma Subgerencia. SCS 5 Establece la acción correctiva y se integra como base para el análisis de datos. SCS 3 Se turna al área de devoluciones copia del memorando y de la documentación soporte. SCS 6 Genera gráficas de información de cumplimiento en fechas de entrega y las remite al subgerente de Almacén y Tráfico. SCS 33 1 Entrega a SCS el registro de reclamaciones del cliente durante la entrega. CHO 7 FCE-ALM-RE.9 FIN Responsable de la Actividad SCS: Supervisor de Control. CHO: Chofer JTC: Jefe de Tráfico y control DCO: Departamento de Cobranza SVN: Subgerencia de Ventas Nacionales. CL: Cliente Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

6 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 6 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Supervisor. Supervisor Recibe documentación de la Subgerencia de Ventas Nacionales. En copia almacén: Facturas Remisiones Traspasos Cortesías: Promoción y publicidad, coedición, contractuales, etc. Se registra en el reporte de verificación de Pedidos aceptados por la Gerencia Comercial y se le turna al área empaque y despacho Recibe documentación de la Subgerencia de Ventas Nacionales. En original y copia cliente Facturas Remisiones Traspasos Cortesías promoción y publicidad, coedición, contractuales, etc. Pedido del cliente final cuando se requiere Documento Soporte. Verificación de Pedido FCE-ALM-RE.1 Documento Soporte. 3. Supervisor Revisa que la información se encuentre completa. Condiciones de pago, datos del pedido del usuario final: nombre, dirección de entrega, documentos completos, anexos, razón social, impresión legible de factura. Firma de recibido en el memorando de corte de facturación emitido por el área comercial. Memorándum de Corte de Facturación FCE-GCO-RE.11 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

7 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 7 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 4. Supervisor 5. Supervisor Recibe facturas del Área de ventas Internacionales, y genera copia. Verifica contra correo el número de facturas que se enviaron. Revisa y registra en el reporte de verificación de Pedidos, se captura y se turna al área de empaque interior-exterior. Si la información no es correcta o está incompleta informa al emisor de los documentos. Verificación de Pedido FCE-ALM-RE.1 6. Supervisor Separa, clasifica y de ser necesario emite las copias necesarias de la factura y pedido del usuario final. Documento Fuente 7. Supervisor Captura en original y copia al cliente: Facturas, traspasos, consignaciones, cortesías, contractuales, etc. En área metropolitana y D.F., turna al área de embarque. Facturas para el interior de la República, se turna al área de empaque interior exterior. Apoya en la supervisión y coordinación de prioridades de empaque Documento Fuente 8. Operador de Almacén 9. Supervisor 10. Supervisor Solicita al Supervisor de Control elaboración de etiquetas y carta de instrucciones para las entregas en el interior e internacionales. Ya sea en Oracle o Excel, elabora y entrega etiquetas y carta de instrucciones al Área de Ventas Internacionales para su embarque. Se capturan los datos en la base de datos denominada control de entregas (total de cajas, peso total, fecha de empaque y transportista). Carta de instrucciones FCE-ALM-RE.39 Etiqueta de identificación de empaque FCE-ALM-RE.14 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

8 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 8 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 11. Supervisor 1. Supervisor 13. Supervisor 14. Subgerente de Ventas Nacionales o Área de Ventas Internacionales 15. Supervisor 16. Supervisor 17. Supervisor 18. Supervisor Comunica vía memorando y mail al área de Ventas Internacional los pedidos listos para su entrega, anexa lista de empaque con copia almacén. Verifica con el área de cobranza si el cliente ha realizado el pago correspondiente en los casos de entregas al interior de la República. En los casos de área metropolitana y D.F. solicita al área de cobranza confirme que el pago de contado se encuentre listo o la autorización para la entrega. Participa en planeación diaria del trabajo con los responsables del proceso de surtido, empaque interior, recepción y despacho, devoluciones, control de movimiento interno y Jefatura de tráfico y control. En esta reunión organizan al personal, solucionan problemáticas y se otorgan los recursos necesarios para realizar la operación. Eventualmente indica prioridades diarias, vía mail. Recibe documentos del chofer y coteja relación de reparto contra acuses de entregas. Separa, clasifica y ordena por tipo de acuse y documento: factura, consignación, traspasos, cortesías, contractuales, etc. y pedidos de áreas internas de manera consecutiva de menor a mayor. Emite una copia de la guía cuando se trata de entregas al interior de la República. Verifica datos de acuse contra documento tipo (factura, guía, traspasos, etc.) En caso de ser traspaso, se archiva todo en el Almacén Central. Relación de reparto FCE-ALM-RE.13 Documento Fuente Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

9 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 9 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 19. Supervisor 0. Supervisor 1. Supervisor. Supervisor 3. Supervisor 4. Supervisor 5. Supervisor 6. Supervisor 7. Chofer Verifica e integra documento original con guía de transporte para el área de cobranza, y con copia de almacén, pedido, verificación de Excel y con copia de guía de transporte para el archivo. Captura información a la base de datos denominada Control de entregas ; Fecha de entrega y observaciones y emite Reporte Diario de Entregas. Sella de despachado acuses de las entregas realizadas y saca copia de todos los acuses. Emite y coteja Reporte Diario de Entregas vs acuses originales. Envía acuses originales al departamento de Cobranzas y archiva copias (facturas, consignaciones, etc.) Recibe, del proceso de empaque y despacho, documentos (remisiones, facturas, traspasos, cortesías, etc.) del material empacado. Coteja y separa contra el Reporte Diario de entregas y archiva los pedidos ya entregados según su tipo (facturas, consignaciones, traspasos y cortesías). Comunica vía memorando a la Subgerencia de Ventas Nacionales, los pedidos a cancelar a petición del cliente o de la misma Subgerencia, con la documentación soporte, en original y copia al cliente y se verifica que se haya realizado el movimiento de devolución. Se turna al área de devoluciones copia del memorando y de la documentación soporte de los pedidos a cancelar para su seguimiento. Entrega a supervisor de control de salidas el registro de reclamaciones del cliente durante la entrega. Reporte Diario de Entregas FCE-ALM-RE.05 Pedido FCE-ALM-RE.09 Reporte Diario de Entregas FCE-ALM-RE.05 Reclamaciones del cliente durante la entrega FCE-ALM-RE.9 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

10 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 10 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 8. Supervisor 9. Supervisor / Jefe del Depto. Tráfico y Control. 30. Cliente 31. Supervisor 3. Supervisor 33. Supervisor Si recibe reclamación del cliente por medio de chofer, continuar. Si recibe reclamación directamente del cliente, ir a paso 30. No recibe reclamación, ir a paso 33. Analiza la reclamación y valida la acción correctiva. Registra en base de datos de reclamaciones del cliente. Procede a darle seguimiento a la acción (solicitud de aviso de crédito, cancelación). Se verifica que se haya realizado el movimiento de devolución. Ir a paso 3. Manifiesta una reclamación vía mail o vía telefónica. Se registra reclamación y se busca la información soporte. Establece la acción correctiva y se integra como base para el análisis de datos. Genera gráficas de información de cumplimiento en fechas de entrega y las remite al subgerente de Almacén y Tráfico. Termina procedimiento Reclamaciones del cliente durante la entrega FCE-ALM-RE.9 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

11 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 11 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6. FCE-ALM-RE.1 Verificación de Pedido 6.3 FCE-ALM-RE.13 Relación de reparto 6.4 FCE-GCO-RE.11 Memorándum de Corte de Facturación 6.5 FCE-ALM-RE.14 Etiqueta de identificación de empaque 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-ALM-RE.05 Informe diario de salidas de Almacén 7. FCE-ALM-RE.07 Recepción de documentación del cliente internacional 7.3 FCE-ALM-RE. 09 Pedido 7.4 FCE-ALM-RE. 9 Reclamaciones del cliente durante la entrega 7.5 FCE-ALM-RE. 39 Carta de Instrucciones. 7.6 FCE-ALM-FV.03 Ficha de verificación de las características de Control Documental 8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS PUESTO ÁREA Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción 1 Almacén Gerencia de Producción V.E. Versión electrónica solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

12 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción Fecha de versión: Número de documento: FCE-ALM-PR.03 Versión: 06 Procedimiento de control de salidas Páginas : 1 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN PÁGINAS AFECTADAS Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO Subgerencia de Almacén y Tráfico NATURALEZA DEL CAMBIO Se actualiza el procedimiento a la operación actual cambia el nombre del procedimiento de control documental a control de salidas, se integra el registro FCE- ALM-RE.39 Carta de instrucciones Todas Subgerencia de Almacén y Tráfico Actualización del procedimiento a la operación actual Todas Subgerencia de Almacén y Tráfico Actualización conforme la operación vigente, actualización de referencia de registros utilizados. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

13 ANEXO 7.1 FCE-ALM-RE.05 INFORME DIARIO DE SALIDAS DE ALMACÉN

14 REPORTE DIARIO DE ENTREGAS Fecha de revisión Referencia: FCE-ALM-PR.03 Código de documento: FCE-ALM-RE.05 Revisión: 1 REPORTE DIARIO DE ENTREGAS DD/MM/AAAA 1 Nombre del responsable Fecha de recibo de No. De Documen Titu Importe Forma de Fecha de Observacio Fecha de Cliente doc. Pedido to Tipo Destino los Ejs. Cajas $ pago Kgs. empaque Guia Transporte nes entrega

15 1. TÍTULO: REPORTE DIARIO DE ENTREGAS Instructivo de llenado. OBJETIVO DEL REGISTRO: Informar sobre las salidas y entregas de producto terminado. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Supervisor de control de salidas. 4. FORMA DE LLENADO: Manual. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Movimientos del Registrar el día mes y año de elaboración del informe. día Responsable Anotar el nombre del responsable del proceso de Control de salidas. 3 Cliente Anotar el nombre del cliente y/o razón social. 4 Fecha recibido Anotar el día y mes de recibido el documento. 5 No. De pedido Registrar el número de pedido. 6 Documento Registrar el número del documento. 7 Tipo Registrar el tipo de documento fuente. 8 Destino Anotar el destino de la entrega. 9 Títulos Registrar el número de títulos documentados. 10 Ejemplares Anotar la cantidad de ejemplares entregados. 11 Cajas Anotar la cantidad de cajas que se entregaron. 1 Importe Registrar el importe del documento correspondiente a la entrega. 13 Forma de pago Anotar con número dependiendo la forma de pago: 1=contado, =cheque y 3 = crédito. 14 Kgs. Anotar el peso de los paquetes.

16 15 Fecha de empaque. Anotar la fecha en que se empacó el material. 16 Guía Registrar el número de guía de transportista. 17 Transporte Registrar la empresa que llevará el material a su destino. 18 Observaciones Registrar las observaciones de la entrega: No. De guía, si la entrega se realizó en oficinas del Centrales. 19 Fecha de entrega Registrar la fecha en que se entregé el material.

17 ANEXO 7. FCE-ALM-RE.07 RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL CLIENTE INTERNACIONAL

18 Código del documento: FCE-ALM-RE.07 Revisión: 1 Fecha de Recepción Recepción de documentación del Cliente -Internacional 1 FACTURAS S Características Cumple Observaciones Documentos (folios) completos y originales A Dirección o Subdirección completa Razón social Impresión legible de la factura LIBERÓ: 6

19 Instructivo de llenado 1. TÍTULO: RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL CLIENTE INTERNACIONAL. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con una lista de verificación como control para garantizar que la información enviada por el cliente sea correcta 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Supervisor de control de salidas. 4. FORMA DE LLENADO: Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Fecha de Recepción Registrar el día, mes y año en que se elabora el documento.. Facturas Tipo de documentación, puede ser S o E. 3. Características Descripción de las características a verificar. 4. Cumple Anotar con una cuando la característica a verificar se encuentre correcta en caso contrario una X. 5. Observaciones Registrar todas las referencias necesarias para informarle al cliente las desviaciones que se identifiquen en las características. 6. Liberó Anotar el nombre de la persona que realizó la verificación.

20 ANEXO 7.3 FCE-ALM-RE.09 PEDIDO

21 Fecha de revisión Referencia: FCE-ALM-RE.09 Código de documento: FCE-ALM-RE.09 Revisión: 0 PEDIDO 1

22 Anexos del

23 Instructivo de llenado 1. TÍTULO: PEDIDO. OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar la cantidad real surtida. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén. 4. FORMA DE LLENADO: Manual y en caso de cambios de modo electrónico. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Cantidad Se registra la cantidad real surtida. Surtida Sello de liberación Se le pone el sello de liberación de pedido.

24 ANEXO 7.4 FCE-ALM-RE.9 RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA

25 FECHA: RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA ALMACÉN CENTRAL DEL FCE 1 FCE-ALM-RE.9 REV. 3 FOLIO CLIENTE: No. de Docto. 4 MOTIVO DE LA RECLAMACIÓN PEDIDO ENTREGADO EN DIRECCION INCORRECTA COMENTARIOS EJEMPLARES MALTRATADOS ERROR EN EL SURTIDO (de más o de menos) TÍTULOS O CANTIDADES NO SOLICITADOS 5 6 EL CODIGO DE BARRAS NO SE ACEPTÓ OTRO REPORTÓ ACCIÓN INMEDIATA 7 AVISO DE CRÉDITO GUARDADO Vo.Bo. CAMBIO FÍSICO 8 CANCELACIÓN DEVOLUCIÓN PARCIAL TRASPASO ANÁLISIS DE LA RECLAMACIÓN VENTAS ALMACÉN AREA: SURTIDO EMPAQUE D.F Y ZONA M INTERIOR EXTERIOR EMBARQUES DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA: CAUSA: ACCIÓN CORRECTIVA: 9 PERSONAL INVOLUCRADO VoBo

26 Instructivo de llenado 1. TÍTULO: RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA. OBJETIVO DEL REGISTRO: Documentar las quejas, sugerencias del cliente final en el momento de la entrega. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Supervisor de control de salidas, Chofer y Operador de Almacén. 4. FORMA DE LLENADO: Manual. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Fecha. Cliente Anotar el día mes y año en que se registra la queja o sugerencia. Anotar la razón social del cliente, dirección y demás referencias para su identificación. 3. Folio Folio consecutivo asignado a la queja al final del mes. 4. No. De Documento Anotar el número de documento correspondiente. 5. Motivo de la reclamación Marcar el motivo de la reclamación. 6. Comentarios 7. Reportó 8. Acción Inmediata 9. Análisis de la reclamación Anotar los comentarios manifestados por el cliente final para mejorar el servicio. Nombre y firma de la persona que recabó la información así como la de quien revisó Poner la acción a seguir inmediatamente después de la queja. Marcar el área involucrada. Describir de forma breve las acciones realizadas y anotar nombre y firma del personal involucrado.

27 ANEXO 7.5 FCE-ALM-RE.39 CARTA DE INSTRUCCIONES

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29 6. TÍTULO: CARTA DE INSTRUCCIONES. 7. OBJETIVO DEL REGISTRO: Informar sobre la salida de material. 8. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Supervisor de control de salidas. 9. FORMA DE LLENADO: Manual y electrónico. Instructivo de llenado 10. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Cía. Transportadora Datos del destinatario 3 Contenido del paquete Registrar la compañía responsable de la transportación de la mercancía. Registrar los datos del destino como: nombre, dirección, teléfono, R.F.C. Registrar los datos del paquete enviado como: contenido, peso total, peso por caja, valor, flete y número de documento.

30 ANEXO 7.6 FCE-ALM-FV.03 FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE CONTROL DE SALIDAS

31 Ficha de verificación de las características del procedimiento Fecha de revisión: Referencia : FCE-ALM-PR.03 Código de documento: FCE-ALM-FV.03 Revisión: 1 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE SALIDAS, FCE-ALM-PR.03 Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control Datos correctos y completos del documento fuente Comparación visual 100% de la información del documento cada documento Elementos completos del documento Característica s del cliente y de la entrega Registro Recepción de doctos. del cliente Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad Contactar al cliente para aclarar dudas Cumplimiento de entregas Comparación Fecha de entrega de acuse de recibo contra estándar 100% de las salidas Cada vez que se realice una entrega Cumplimiento con los estándares de entrega. Concentrado de envíos Analiza causas de incumplimiento con los responsables de proceso.