Coordinador de Ventas Iluminación

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1 VERSIÓN: 1 Página 1 de 6 PREPARO: Angel Solis Mendoza REVISÓ: Lic. Francisco Javier Mendoza Valencia REVISÓ: C.P. Salomón Ponce Hernández AUTORIZÓ: Lic. Jorge A. López Aceves CARGO: FIRMA: FECHA: Coordinador de Ventas Iluminación Director de Finanzas Director de Contraloría Director General 1. OBJETIVO Establecer la metodología necesaria para la comercialización y prospección. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a las áreas comerciales y atención a clientes de iluminación. 3. DEFINICIONES EVE CXC DDV CVE BDA SCP Ejecutivo de ventas. Crédito y Cobranza Dirección de Ventas Coordinación de ventas. Base de datos Se Confirmo Pedido 4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES Del director de la división - Realizar juntas semanales de ventas para analizar avances de venta, cartera, estrategias, prospección, revisión de minuta de junta pasada y pendientes en general. - Coordinar los EVE y al CVE. - Envío de cierre mensual de ventas y nuevas cuotas a EVE. - Apoyo inmediato en negociaciones. - Apoyar al ejecutivo de ventas en cualquier parte del procedimiento. - Mantener BDA general y lista de precios general actualizados al día. - Mantener un concentrado general actualizado de los prospectos del CVE. De los agentes de venta: - Llegar a la cuota de venta y volumen estipulado. - Presentar la documentación completa en tiempo y forma para los trámites aquí mencionados. - Seguimiento y atención a clientes. - Entrega de reportes en tiempo y forma. - Asistencia a las juntas. - Desarrollar estrategias de venta.

2 VERSIÓN: 1 Página 2 de 6 - Envío diario vía mail del concentrado de pedidos realizados vía telefónica al CVE. - Entrega de comprobación de gastos (cuando aplique). - Seguimiento a minutas. - Enviar semanalmente los avances de prospectos al DDV. - Realizar las rutas agendadas en tiempo y forma. - Llenar todos los registros establecidos en este procedimiento. Del coordinador de la división: - Coordinar los pedidos, envíos, entregas de mercancía, traspasos. - Presentar la documentación completa en tiempo y forma para los trámites aquí mencionados. - Seguimiento a minutas. - Soporte a cualquier departamento involucrado en dudas o aclaraciones. - Coordinación de embarques y operación. - Coordinar el envío de muestras. - Mantener informado de la coordinación al DDV. - Transmitir cualquier información al EVE por correo electrónico. - Realizar las notas de crédito del día, para entrega el día siguiente a las 12:00pm máximo. - Levantar los pedidos antes de las 18:00pm. De los departamentos de apoyo: - Dar respuesta inmediata a la solicitud del departamento de acuerdo a tiempo y forma de política. - De CXC dar respuesta a solicitudes de crédito entre 8 y 15 días hábiles. 5. METODOLOGÍA Este procedimiento consta de dos procesos principales. A) Comercializar Iluminación B) Prospectar I. Atender al cliente A. COMERCIALIZAR Existen tres formas de atender al cliente para buscar ventas y dar seguimiento. Visitar al cliente Llamar al cliente Atender llamada, mail, fax o redes sociales. 1. Visitar cliente. 1.1 El EVE debe calendarizar su agenda de visitas. 1.2 El EVE debe preparar la información de las compras, status de cuenta y pendientes varios previo a la visita con el cliente, se puede apoyar con CVE, CXC. 1.3 El EVE debe visitar las instalaciones del cliente para informarle de su status de cuenta, cobros, retroalimentación y solicitudes en caso de los nuevos clientes. 1.4 El EVE debe solicitar al cliente su inventario de producto para hacer la sugerencia de pedido. 1.5 El EVE debe negociar con el cliente la autorización del pedido sugerido, se puede apoyar con CVE, CXC y DDV. 1.6 El EVE debe analizar el tiempo de entrega, las cantidades, el límite de crédito del cliente, la capacidad de almacén y nuestro inventario, se puede apoyar CVE, CXC, Almacén y logística.

3 VERSIÓN: 1 Página 3 de 6 2. Llamar al cliente. 2.1 El EVE y/o CVE debe revisar el status de compra del cliente, análisis de cartera por zonas y regiones, compras periódicas y plan de trabajo a desarrollar para obtener la base de datos de seguimiento. 2.2 El EVE debe llamar a todos los clientes de la base de datos para informarle de su status de cuenta, (contrarecibos, facturas, cobros), retroalimentación y hacer sugerencia de pedido. 2.3 El EVE y/o CVE debe solicitar la necesidad del cliente para obtener la autorización o ajuste al pedido sugerido, dar aclaraciones y respuesta a pendientes varios. 3. Atender llamada, mail, fax o redes sociales. 3.1 El EVE y/o CVE debe atender la llamada, mail, fax o redes sociales. 3.2 El EVE y/o CVE debe solicitar al cliente su necesidad y obtener la autorización o ajuste al pedido sugerido, aclaración y respuestas a pendientes varios. II. Verificar Stock 1. Una vez que El CVE tiene el pedido del cliente debe confirmar en SAP que contemos con el stock suficiente para cubrir el pedido. 2. Una vez confirmado el stock el CVE debe solicitar el VoBo del cliente en cuanto a producto, cantidad, monto, domicilio de entrega fletera cuando aplique, orden de compra y forma de pago. 3. Una vez que el CVE tiene el pedido autorizado por el cliente debe elaborar el pedido en SAP. 4. El CVE debe confirmar el pedido con el cliente y poner comentario de confirmación en SAP, SCP. III. Autorizar pedido. 1. Una vez que el CVE elabora el pedido en SAP lo debe enviar a CXC. 2. CXC debe verificar el status del cliente (Estado de cuenta, forma de pago, limite de crédito y morosidad) 3. CXC debe negociar con el cliente las condiciones de pago en caso de ser necesario. 4. CXC debe enviar a facturación el pedido autorizado vía SAP. El cual incluye: razón social, producto, cantidades y fecha de entrega. I. BUSCAR Existen 3 formas de buscar nuevos clientes 1. Buscar via internet 2. Buscar en organizaciones y/o asociaciones 3. Peinar zona 1 Buscar vía internet 1.1 Buscar prospectos B. PROSPECTAR El EVE debe explorar por internet buscando información de empresas que se dediquen a los sectores ferreteros, iluminación, obras etc. El EVE debe capturar en la Base de datos para prospectos REG-061 la información como nombre, domicilio, tel., web, y tipo de mercado etc. 1.2 Depurar base de datos

4 VERSIÓN: 1 Página 4 de El EVE debe depurar la base de datos eliminando prospectos que no cumplen con las especificaciones requeridas. Se debe filtrar la base de datos por zonas y tamaño de empresas. 2 Buscar en organizaciones y/o asociaciones. 2.1 Solicitar base de datos El EVE debe solicitar BDA a las asociaciones u organizaciones de sectores a fin, el EVE debe capturar la información en la Base de datos para prospectos REG Depurar base de datos El EVE debe eliminar las empresas que no entren dentro de los rangos especificados. El EVE debe filtrar la BDA por zonas y tamaño de empresa. 3 Peinar zona. 3.1 Asignar ejecutivo por zona. 3.2 El DDV deberá asignar al EVE las zonas a peinar. 3.3 El EVE debe planear e identificar ruta. 3.4 El EVE debe hacer el recorrido en ruta planeada para localizar negocios del giro. 3.5 El EVE deber hacer la presentación de la línea, al prospecto considerando factores de empresa, producto y precio. 3.6 El EVE debe recolectar los datos del prospecto tales como teléfono, , productos de interés, para plasmarlo en la Base de datos para prospectos REG-061. II. CONTACTAR. 1. Seleccionar clientes potenciales 1.1 El EVE debe seleccionar las empresas de la Base de datos para prospectos REG-061, considerando ciertos factores del cliente como: que el cliente requiera el producto, volumen de compras y que cubramos necesidades en base a sus expectativas requeridas. 2. Contactar clientes y agendar. 2.1 El EVE debe contactar al cliente mediante llamada, correo o red social, para agendar una cita, se concreta cita o llamada y se agenda. 3. Preparar información 3.1 El EVE debe recopilar y preparar toda la información necesaria como: Presentación de la empresa, muestra, catalogo, fichas técnicas, tarjeta de presentación y lista de precios se debe apoyar con el CVE. 5. Presentar producto.

5 VERSIÓN: 1 Página 5 de El EVE debe de entregar la información recabada al prospecto y debe realizar una presentación de la empresa y el producto. III. EVALUAR PRODUCTO Y EMPRESA 1. Aclarar, resolver dudas y asesorar. 1.1 El EVE debe aclarar dudas, comentarios, o especificaciones por parte del cliente, en cuanto a procesos, dudas técnicas, certificaciones, precio etc. 2 Obtener VoBo del cliente. 2.1 El EVE debe conseguir la acreditación o aceptación como proveedor del prospecto. IV. REALIZAR PROPUESTA Y/O COTIZACIÓN 1. Analizar volumen 1.1 El EVE debe analizar el volumen aproximado de la compra, asi como la periodicidad y proyección de la empresa, tendrá que valorar factores de zona y expansión. 2. Elaborar cotización. 2.1 El CVE debe capturar los productos a cotizar en el SAP para obtener un borrador y debe enviárselo al cliente como cotización. 3. Dar seguimiento a cotización. 3.1 El EVE debe llamar o mandar correo, en caso de que se requiera visita el EVE debe presentarse con el cliente para lograr la aceptación del precio, en caso de que el cliente no acepte el precio, El EVE debe negociar condiciones de plazo, limite de crédito o precio especial. V. DAR DE ALTA Existen dos formas de dar de alta a un cliente: A) Alta de contado. B) Alta con crédito. A. Alta de contado. 1. El EVE debe pactar el precio del producto, forma de pago, domicilio de entregas y condiciones generales negociadas cuando el pago sea de contado. 2. El CVE debe capturar los datos del formato Alta contado REG-015 previamente otorgados por el nuevo cliente tales como: nombre, domicilio, domicilio de entrega, RFC, teléfono, fax, mail, sucursales, contactos, lista de precios y EVE.

6 VERSIÓN: 1 Página 6 de 6 3. El CVE debe entregar el formato Alta contado REG-015 a CXC. Y este último debe capturar los datos en SAP y dar de alta al cliente en sistema. B) Alta con crédito. 4. El EVE debe pactar el precio acordado, la forma de pago, el domicilio de entrega del producto y las condiciones generales negociadas cuando el pago sea a crédito. 5. El EVE debe descargar de la intranet los formatos, Check list para otorgar créditos REG-017, Alta crédito REG-016, Pagaré REG-020, Autorización de investigación (Moral) REG-021 y/o Autorización de investigación (Física) REG-022. Dependiendo lo que aplique. 6. El EVE debe recopilar los formatos de Check list para otorgar créditos REG-017, Alta contado REG-015, Alta crédito REG-016, Pagaré REG-020, Autorización de investigación (Moral) REG-021 y/o Autorización de investigación (Física) REG-022. Y debe solicitar la documentación necesaria indicada en el Check list para otorgar créditos REG El EVE debe corroborar que el Check list para otorgar créditos REG-017 este completo y los documentos capturados con la información verídica. 8. El EVE debe entregar los documentos originales a CXC solo cuando este el Check list para otorgar créditos REG-017 completo. El EVE debe dar seguimiento al trámite de CXC hasta que el cliente este dado de alta en el SAP. VERSION # FECHA DE ELABORACION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SOLICITÓ CAMBIO 1 13 FEBRERO 2012 DOCUMENTO INICIAL ANGEL SOLIS MENDOZA