Los módulos en que se ha dividido el sistema que se presenta son:

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1 SISTEMA DE GESTION COMERCIAL Los módulos en que se ha dividido el sistema que se presenta son: A. Planeamiento comercial: base de datos de clientes actuales, anteriores y potenciales, y programación y registro de contactos y sus resultados Clientes nuevos: procedimiento de identificación, evaluación y aceptación de clientes nuevos. 2. Pedidos: procedimiento de emisión de notas de pedido. 3. Control de pedidos: control comercial, crediticio y de stock de pedidos. Aprobación, demora o rechazo de los mismos. 4. Facturación/registración: proceso de emitir la factura de venta y registración analítica y global de la misma. 5. Expedición y despacho: preparación física de la mercadería, remisión al cliente y proceso de planificación y control del envío, y su correspondiente entrega. 6. Control de cobranza: esquema de seguimiento de clientes destinado a obtener el pago de las facturas. 7. Cobranza: ingreso de valores de cancelación de los créditos por ventas, generados por la facturación. ESTRUCTURA Área comercial A. Planeamiento comercial " a. Zona o puntos de venta. b. Productos. Línea, tamaño^, envases. c. Precio. Estructura ( ) de las listas de precios y el nivel de los mismos. d. Cantidades de productos terminados a vender, comprar, mantener en in-ventario y fabricar. e. Presupuesto de ventas mensuales, plurimensuales, anuales y plurianuales. B. Marketing a. Relación empresa-cliente. Comunicación. b. Investigación de mercado. c. Promociones y lanzamientos. d. Publicidad institucional. e. Campañas publicitarias. 1

2 C. Administración de ventas a. Procesamiento de información de vendedores. b. Tramitación de pedidos aceptados, demorados y rechazados. c. Atención de clientes en lo relativo a sus trámites de rutina. d. Canalización de todas las comunicaciones administrativas a clientes y vendedores. e. Formación del legajo de clientes nuevos. f. Archivo de antecedentes comerciales de vendedores y clientes. g. Interconexión de todas las áreas que intervienen en el proceso administrativo de la venta enviando y recibiendo la documentación que corresponda. h. Estadísticas de venta en unidades y valores. i. Soporte de base tipo secretaría a la gerencia comercial. D. Depósito de productos terminados a. Recepción, estiba y custodia de productos terminados. b. Preparación de pedidos de venta. c. Generación y/o intervención de la base documental que ampara el ingreso o el egreso de productos terminados. d. Registro de movimientos de ingreso y egreso de productos. e. Movimiento de mercaderías interdepósito. f. Inventarios parciales y generales. g. Comunicación de niveles de inventario, faltantes y deterioros. A. Expedición a. Recepción de mercadería a ser remitida a clientes, del depósito de productos terminados. b. Acondicionamiento de la mercadería a enviar a clientes. c. Programación de medios de entrega, coordinando medios propios y transportistas según destino de la mercadería. d. Emisión de hojas de ruta de reparto., e. Control de rendición de recorrido. f. Control de la entrega efectiva de la mercadería. g. Recepción de la mercadería no entregada. h. Recepción de devoluciones de mercadería de clientes. i. Transferencia a depósito de productos terminados de la mercadería recibida. j. Rendición del proceso de despacho de mercaderías, mediante la entrega de comprobantes de recepción por clientes o expresos, o devolución de mercadería no entregada. 2

3 B. Operaciones de venta a. Efectuar el contacto rutinario con el cliente. b. Concretar operaciones de venta. c. Detectar nuevos clientes. d. Recoger información del mercado actuando como puestos de avanzada de la empresa. e. Mantener un esquema de contactos vendedor-supervisor-gerencia que integre a los clientes en la red comercial de la empresa. AREA FINANCIERA A. Créditos a. Formación de la carpeta de créditos del cliente b. Recopilación permanente de información financiera de publicaciones y/ o empresas especializadas para incorporarlas en las carpetas de crédito (presentaciones judiciales, cierre de cuentas bancarias, etc.). c. Recopilación interna de información de cumplimiento del cliente d. Estudio económico-patrimonial y propuesta de límite de crédito. e. Seguimiento y renovación periódicos de los antecedentes y monto del crédito. f. Aprobación excepcional de pedidos por su monto o situación del cliente. g. Interdicción de cuentas por razones crediticias. h. Intercambio de información crediticia con colegas, centrales de información, etcétera. B. Cobranzas a. Recepción de los instrumentos a cobrar (facturas, notas de débito, documentos, etc.). b. Programación de la cobranza en forma centralizada o descentralizada. c. Si la cobranza fuera descentralizada, se deberán determinar las zonas y los clientes asignados a cada cobrador y proceder a entregar los instrumentos de cobro. Se efectuará el seguimiento de cada cobrador mediante un parte de visitas efectuadas y resultados obtenidos. d. Si la cobranza fuera centralizada, se coordinarán con el cliente las fechas de pago y se diagramará diariamente el recorrido de los cobradores. e. Se resolverá la imputación de cobranzas, coordinando con los clientes las aplicaciones. f. Se aprobarán las condiciones en que se efectúa la cobranza, dentro de los lineamientos de la gerencia de finanzas. g. Se emitirán notas de débito de intereses por demora en las cobranzas. h. Se mantendrán permanentemente analizadas las cuentas de los clientes impidiendo que queden partidas pendientes por cualquier circunstancia que, 3

4 posteriormente, pueden transformarse en incobrables (diferencias de precios, devoluciones, etc.). i. Se desarrollarán gestiones respecto de clientes con problemas. Se coordinarán refinanciaciones y planes de pago, estableciendo avales y/o garantías en cada caso. j. Se rendirá cuentas de los valores recibidos entregándolos directamente en tesorería, que actuará como ente concentrador y custodio de dichos valores. k. Se elevarán informes específicos respecto de la situación de clientes para que se adopten medidas comerciales y/o legales cuando las mismas correspondan. AREA CONTADURIA (O CONTROL) A. Facturación a. Recepción de información sobre clientes (altas-bajas-modificaciones). b. Recepción de información sobre productos (incorporaciones-discontinuaciones). c. Recepción de información sobre precios (listas de precios, bonificaciones, fecha de vigencia). d. Recepción de información sobre créditos (montos, interdicciones, etc.). e. Recepción de información sobre vendedores (zonas, clientes, etc.). f. Recepción de notas de pedido por vía electrónica o transferencia de formularios con información de las operaciones realizadas. g. Actualización de la base de datos necesaria para producir la facturación (clienteproducto-precios-vendedores-zonas). h. Adecuación de las normas, los documentos y los programas de emisión de facturas a las modalidades operativas y disposiciones legales. i. Recepción de información respecto de entregas de mercadería/recepción de devoluciones. j. Emisión de facturas y notas de crédito. k. Distribución de facturas emitidas. l. Recepción de información para emisión de notas de débito. m. Emisión de notas de débito. n. Control de los instrumentos emitidos en relación con las normas de facturación y los parámetros de emisión. o. Emisión de información estadística de ventas, comisiones, pedidos pendientes y cumplidos en sus diversas alternativas (en unidades, valores. B. Cuentas corrientes a. Registro y/o análisis de los movimientos de débitos y créditos que afectan las cuentas corrientes de clientes. 4

5 b. El área de cobranzas actúa como sector de gestión y reclamo analizando las cuentas corrientes para cumplir su cometido; el área de cuentas corrientes lo hace estrictamente con fines de control. c. Investigación de partidas pendientes. Circularización de clientes. d. Autorización y registro de ajustes extraordinarios. e. Emisión de información estadística y analítica referida al movimiento de débitos y créditos, ajuste y estado de cuentas normales morosas e inco brables. AREA PRODUCCION A. Planeamiento y control de la producción a. Recibe del área comercial los pronósticos y programas de venta. b. Recibe del área comercial información de pedidos de productos especiales para su fabricación puntual. c. Recibe del área comercial información de la ejecución del programa de venta y del nivel de stock de productos terminados. d. Informa al área comercial el programa de producción y la ejecución del mismo. e. Informa al área comercial las fechas tentativas de entrega de los productos especiales NORMAS DE CONTROL INTERNO Operación de Venta Contado a) La actividad de los vendedores debe quedar documentada en un registro de los clientes visitados y de los resultados de cada visita. b) Las zonas de venta y/o clientes que atiende cada vendedor deben estar documentadas por escrito y contar con la conformidad de los interesados. c) La nómina de productos a comercializar debe estar específicamente aprobada, y las cantidades y condiciones de entrega deben ser actualizadas por lo menos mensualmente. d) Los precios de los productos deben estar establecidos en listas aprobadas con fecha de vigencia explícita. e) Las escalas de bonificaciones y descuentos deben estar específicamente aprobadas en relación con su fundamento (por cantidad, por época de pago, por oferta especial) o con ciertos niveles que pueden ser manejados discrecionalmente a criterio del vendedor, supervisor o gerencia. f) El nivel de comisiones y el de escalas de premios por ventas deben encontrarse pactados por escrito. Las condiciones generales deben estar explicitadas, y, si existen situaciones puntuales con retribuciones especiales, tales convenios se agregarán a las pautas generales. 5

6 g) Todas las operaciones de venta deben ser sometidas a control de las condiciones de comercialización. h) Dentro de los programas de auditoría operativa deben incluirse intervenciones específicas destinadas a: verificar que existan normas escritas actualizadas que creen el marco del control interno en las operaciones comerciales; verificar, en cuanto a las muestras, que se respeten todas las normas, con-troles y autorizaciones que correspondan. Operación de Venta Financiada a) Todo cliente que pretenda que se le entregue mercadería sin pago previo de la misma deberá tener abierta una carpeta de crédito. b) Todo cliente que pretenda operar con financiación deberá solicitar una calificación de crédito que operará como límite de las deudas que puede mantener con la compañía. c) La fijación del límite de crédito se hará sobre la base de un estudio de patrimonio y garantías, pero será una decisión conjunta de las áreas comercial y financiera. d) Las excepciones al límite del crédito deberán ser aprobadas por responsable específicamente autorizado. e) Las cuentas de clientes pueden resultar interdictas cuando razones específicas de seguridad así lo aconsejen. FACTURACION a) Los sistemas de facturación deben prever puntos de control que impidan continuar el proceso o emitan mensajes de error cuando algún parámetro no ha sido respetado. b) La facturación tiene relación directa con el movimiento de productos terminados. c) La facturación tiene relación directa con la información gerencial d) La facturación está ligada a la liquidación de incentivos relacionados con las ventas (fundamentalmente comisiones). MOVIMIENTOS Y STOCKS DE PRODUCTOS TERMINADOS a) La base de control sobre los productos terminados se cimenta en una división estructural de funciones que asegure permanentemente una doble intervención en los movimientos de entrada y salida de los mismos. b) Todo movimiento de ingreso o egreso de mercadería, por cualquier motivo que sea, debe quedar documentado 6