MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS ADMINISTRATIVAS

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS ADMINISTRATIVAS TITULO: PROCEDIMIENTO DE LOGISTICA IN HOUSE REVISION: 1.2 VIGENCIA: 01/01/ OBJETO El presente procedimiento tiene por objeto establecer los procesos que regulan la recepción, el almacenamiento, la preparación de pedidos y el posterior despacho de mercaderías en el depósito de Diffupar S.A. 2 AREAS DE APLICACION Compras e importaciones, Facturación, Logística. 3 DISPOSICIONES GENERALES 3.1 Interfaces. Los procesos de recepción de mercadería y de preparación de pedidos prevén la utilización de interfaces para el envío y confirmación de información entre el sistema de gestión Tango (PaqSuite) y el sistema de administración de inventarios SAAD. Las interfaces previstas son las siguientes: Recepciones esperadas La interface de Recepciones esperadas se utilizará para comunicar, desde el sistema Tango (vía PaqSuite) al SAAD, la información y detalle relativos a cada ingreso de mercaderías, tanto de importación como nacional Confirmación de ingreso parcial de mercadería Se utilizará para registrar en el sistema Tango la disponibilidad del stock a medida que la mercadería es liberada, puesta a disposición para su venta y guardada en el área de ALMACENAMIENTO, cuando se realizan estas operaciones en SAAD Confirmación de cierre de recepción y diferencias detectadas Una vez completado el procesamiento y liberación de toda la mercadería que conforma un determinado ingreso, de acuerdo a los mecanismos establecidos en el presente procedimiento, deberá utilizarse esta interface para notificar desde SAAD de tal situación y hacer en Tango los ajustes y transferencias en los stocks contables Pedidos a preparar La interface de Pedidos a preparar será el único medio habilitado para despachar mercadería desde el depósito de Diffupar, cualquiera sea su destino, y ninguna persona está habilitada para requerir mercadería sin pasar el debido pedido por esta interface, cualquiera sea su cargo o función en la Empresa. Incumplir esta política se considerará una falta grave Confirmación de cantidades asignadas Esta interface corresponde a la devolución desde SAAD al sistema Tango de la confirmación del procesamiento de la interface de Pedidos a preparar. PROCEDIMIENTO DE LOGISTICA IN HOUSE 1 / 6 REV. 2.0 Vigencia: 01/01/2012

2 3.1.6 Estado de pedidos Prever la actualización de la información que permita realizar el seguimiento de los pedidos, identificando el estado en que se encuentran desde que son cargados en el sistema Tango hasta que son entregados y rendidos los Remitos correspondientes. 3.2 Separación de funciones. Deberán existir áreas, funciones y responsabilidades diferenciadas para los procesos de recepción y almacenamiento de mercaderías, así como espacios físicos también diferenciados para desarrollar cada función. Los procesos de recepción, ingreso, estampillado, etiquetado y despacho de mercaderías estarán a cargo del área de EXPEDICION, los procesos de guardado y movimientos internos de mercadería serán a cargo del área de ALMACENAMIENTO y los de preparación de pedidos serán responsabilidad del área PICKING. 3.3 Control de existencias en inventarios. El área Logística deberá implementar los controles necesarios para evitar faltantes de mercadería, lo cual se considerará una falta grave, y a la vez deberá llevar el adecuado registro de las existencias de mercaderías y su reflejo permanente y simultáneo tanto en el sistema de administración de inventarios SAAD como en el sistema de gestión Tango. 4 PROCEDIMIENTO 4.1 Recepción de mercaderías. El proceso da comienzo cuando el sector de Compras e importaciones informa un ingreso de mercadería, utilizando para ello las interfaces previstas en 3.1 y enviando a su vez un e mail a los sectores de Facturación y Logística con el detalle de la mercadería a ingresar, la fecha estimada de arribo, e identificando a su vez las referencias a estampillar, las que llevan etiqueta legal y las que llevan etiqueta adicional. NOTA: la mercadería incluida en las recepciones esperadas se registran en el depósito 14 MERCADERIA PENDIENTE DE LIBERACION en el sistema Tango, y permanecen en estado A RECIBIR en el sistema SAAD Ingreso y control global de mercadería. Con el arribo de la mercadería al depósito de Diffupar se procederá a la descarga de los camiones y/o contenedores con bultos y/o pallets. Al momento de la descarga deberá realizarse un proceso de control global, donde deberá controlarse la cantidad de bultos y/o pallets que se bajan de dicho contenedor corroborando que coincida la cantidad general de mercadería descargada con la cantidad indicada en el remito de entrega. Una vez realizado este control se procederá a ingresar dichos bultos y/o pallets al área de RECEPCION. El resultado del control global deberá informarse vía e mail al responsable de Compras e importaciones. Asimismo se deberá registrar en SAAD que se ha producido el ingreso de una recepción esperada. A estos efectos deberá utilizarse el FORM Recepción de mercadería debe contener los siguientes datos: fecha estimada de ingreso, fecha y hora real de ingreso, N de despacho, Q bultos, Q pallets, responsable del control, estado de la mercadería, lote, vencimiento. NOTA: la mercadería ingresada al área de RECEPCION permanece en el depósito 14 MERCADERIA PENDIENTE DE LIBERACION en el sistema Tango, y cambia al estado A CONTROLAR en el sistema SAAD (se hace stock) Control detallado de mercadería ingresada. Con el ingreso de la mercadería al área de RECEPCION se comenzará un proceso de control minucioso de los productos, caja por caja, utilizando para ello la lista de empaque (packing list) y el listado con el detalle de la mercadería, verificando la referencia, descripción, lote y cantidad de cada caja ingresada. El resultado de este control deberá informarse vía e mail al responsable de Compras e importaciones, y se reportará en SAAD la finalización del proceso de control, registrando las diferencias encontradas, tanto sobrantes como faltantes. PROCEDIMIENTO DE LOGISTICA IN HOUSE 2 / 6 REV. 2.0 Vigencia: 01/01/2012

3 NOTA: la mercadería ya controlada permanece en el depósito 14 MERCADERIA PENDIENTE DE LIBERACION en el sistema Tango, y cambia al estado A NACIONALIZAR en el sistema SAAD Datos logísticos. Junto con el control de las cantidades ingresadas deberá realizarse una tarea adicional, previa a la nacionalización de la mercadería, consistente en verificar que los datos logísticos de cada referencia recibida se encuentren actualizados en el maestro de artículos de SAAD. Los datos logísticos que deberá administrar el sistema SAAD son: la caja) dimensiones de las cajas de origen (ancho, alto y profundidad en metros), cantidad de artículos por caja de origen, dimensiones de los artículos individuales (ancho, alto y profundidad en metros), UPC (universal product code o código de barra) tanto norma EAN 13 (del artículo) como DUN 14 (de Al detectarse un cambio en los datos logísticos deberán actualizarse los mismos en el maestro de artículos en SAAD o completar aquellos datos faltantes en el sistema. Asimismo, cuando la variación se produce en los datos de ó se verificará si el artículo en cuestión tiene existencias de stock en el área de ALMACENAMIENTO, procediendo en estos casos a dar intervención al personal de dicho área. El personal de ALMACENAMIENTO, en función de la clase del artículo, deberá realizar un cambio de estado de las referencias involucradas a RE EMPAQUE cuando se trate de artículos clase A, y procederá inmediatamente a re empacar físicamente la mercadería en cajas conteniendo las cantidades de la nueva unidad logística relevada, para volver dicha mercadería al estado DISPONIBLE al finalizar la tarea. Cuando se trate de artículos clase C se procederá al almacenamiento de esta mercadería en estado DISPONIBLE, puesto que la reposición de estos artículos se realiza por unidad, no afectando el dato logístico contenido en el maestro. 4.2 Nacionalización de la mercadería: estampillado y etiquetado Estampillado de la mercadería. El proceso de estampillado aplica únicamente a los productos que contengan las fragancias. Para determinar la serie de estampillas a colocar a cada producto, se verifica que dichas unidades correspondan al número de despacho de importación indicado en la notificación que envía la división Tesoro Especies Fiscales Mercaderías Importadas de la A.F.I.P., donde definen cantidad y numeración de estampillas para ese número de despacho. Para proceder al estampillado se retira el pallet a estampillar y se coloca en el sector de estampillado, donde los operarios especializados realizan y registran dicha tarea utilizando el FORM de estampillado de mercadería. Para estampillar una unidad se abren las cajas que los contienen y se coloca la estampilla en el lugar indicado a cada producto en particular. Finalizado el estampillado de la mercadería de ese pallet se coloca un cartel para identificar que ya fue estampillado, se lleva el pallet nuevamente a su ubicación y se retira uno nuevo y así sucesivamente hasta finalizar el despacho. Se dará aviso vía e mail al responsable de Compras e importaciones para informarle que la mercadería está lista para su verificación y liberación por personal de la A.F.I.P. Realizado y aprobado este trámite la mercadería es guardada en el sector destinado a Etiquetado. NOTA: la mercadería estampillada permanece en el depósito 14 MERCADERIA PENDIENTE DE LIBERACION en el sistema Tango, y continúa en estado A NACIONALIZAR en el sistema SAAD Etiquetado de la mercadería. El etiquetado se aplica a todos los productos de cosmética y fragancias destinados para su venta. Esta etiqueta indica la descripción del producto, su origen, vencimiento, lote y datos del importador. La etiqueta es un sobre rótulo definido por la A.N.M.A.T., quien también indica en la monografía de cada producto la ubicación de dicha etiqueta. El criterio de ubicación de la misma es el de evitar tapar los textos del envase, el código de barras y el lote de fabricación. PROCEDIMIENTO DE LOGISTICA IN HOUSE 3 / 6 REV. 2.0 Vigencia: 01/01/2012

4 Primeramente se realizará la impresión desde el sistema SAAD de las etiquetas asociadas a un ingreso específico de mercadería, es decir, correspondientes a cada referencia recibida y por las cantidades necesarias. Los datos que debe incluir la etiqueta son informados al SAAD mediante la interface de recepción de Para proceder al etiquetado se retira el pallet a etiquetar y se coloca en el sector de etiquetado, donde los operarios especializados realizan y registran dicha operación utilizando el FORM de etiquetado de mercadería. Para etiquetar cada unidad se abren las cajas que las contienen y se coloca la etiqueta en el lugar indicado para cada producto en particular. Realizado el etiquetado de la mercadería de ese pallet se coloca un cartel para identificar que ya fue etiquetado, se lleva el pallet a su ubicación y se retira uno nuevo y así sucesivamente hasta finalizar con la totalidad de los productos Confirmación de recepciones parciales de mercadería. En función de la necesidad y/o prioridad comercial que exista sobre la disponibilidad de los productos recibidos se podrán realizar recepciones parciales de mercadería, procediendo a estampillar y etiquetar por tandas parcializadas en relación a un ingreso determinado. Para ello se procederá según lo descripto en y estampillando y etiquetando cualquier cantidad de mercadería necesaria sobre determinado ingreso, luego de lo cual se registrará la disponibilidad de mercadería utilizando la interface de Confirmación de ingreso de mercadería. Se continuará con el proceso de nacionalización para el resto de la mercadería del mencionado ingreso hasta abarcar todas las unidades recibidas, procediendo a registrar según todas las recepciones parciales necesarias en función del grado de avance en el proceso, y finalizando con la confirmación del cierre de la recepción total según NOTA: en relación a un ingreso específico, la mercadería procesada (estampillada y etiquetada) y confirmada según es transferida al depósito 01 DEPOSITO CENTRAL en el sistema Tango, y pasa al estado DISPONIBLE en el sistema SAAD, permaneciendo el resto de la mercadería de ese ingreso en el depósito 14 MERCADERIA PENDIENTE DE LIBERACION en el sistema Tango, y en estado A NACIONALIZAR en el sistema SAAD Confirmación de recepciones total de mercadería. Finalizados los procesos de estampillado y etiquetado descriptos en y 4.2.2, deberá confirmarse la finalización del proceso de nacionalización de la mercadería utilizando la interface prevista en Confirmación de cierre de recepción y diferencias detectadas. Junto con esta interface se informan y registran las diferencias resultantes en el control de ingreso de en el sistema Tango, realizando automáticamente los ajustes positivos y negativos correspondientes. NOTA: con la finalización del proceso de nacionalización la mercadería es transferida al depósito 14 DEPOSITO ESTOMBA en el sistema Tango, y pasa al estado DISPONIBLE en el sistema SAAD. 4.3 Almacenamiento de mercaderías Ingreso al stock disponible. La mercadería que ha concluido los procesos de nacionalización y ha sido confirmada mediante Confirmación de ingreso de mercadería será trasladada al área de ALMACENAMIENTO a las ubicaciones indicadas por el sistema SAAD Inventarios cíclicos. Los inventarios cíclicos se deberán programar por el responsable de Almacenamiento de forma tal que se releve el 100% de los ítems ó posiciones en el depósito en un plazo no superior a 6 meses en días hábiles, utilizándose como base el criterio ABC de rotación. Debe registrarse en los formularios correspondientes la realización de los mismos y el/los responsables del relevo, mediante el FORM de inventarios cíclicos. Durante la realización del mismo, los ítems/posiciones afectadas al conteo, no podrán tener procesos pendientes de ingreso ó preparación tanto físicos como contables. Sobre el resultado del relevo, se deberá evaluar el nivel de IRA obtenido y en caso de detectarse desvíos, se deberán analizar y tomar las acciones correctivas necesarias. PROCEDIMIENTO DE LOGISTICA IN HOUSE 4 / 6 REV. 2.0 Vigencia: 01/01/2012

5 4.3.2 Conteos integrales o inventario general. El inventario general se realizara cada 6 meses ó cuando se considere necesario en un plazo diferente. Se relevara el 100% de las posiciones de almacenamiento en depósito y su programación involucrara a todos los responsables en el área de Logística y Facturación y Compras e Importaciones. Durante la realización del mismo, no deberán existir procesos pendientes de ingreso, notas de crédito, devoluciones ó pedidos en preparación tanto físicos como contables. Sobre el resultado del relevo, se deberá evaluar el nivel de IRA obtenido y en caso de detectarse desvíos, se deberán analizar y tomar las acciones correctivas necesarias. 4.4 Preparación de pedidos Procesamiento de interfaces. Se procederá a procesar en SAAD los pedidos recibidos desde la interface prevista en Pedidos a preparar, asignando (y reservando) las cantidades en stock solicitadas, para luego devolver la información al sistema Tango con los pedidos procesados mediante la interface de Confirmación de cantidades asignadas. Al procesar los pedidos en SAAD pueden darse las siguientes situaciones: cantidades asignadas coinciden con cantidades a preparar, devolviendo la interface de 3.1.5, cantidades asignadas menores a cantidades a preparar, en estos casos los pedidos deberán ser rechazados en su totalidad e informar de tal situación a Facturación; los pedidos enviados desde Tango (PaqSuite) al SAAD son, en función de lo establecido en el punto del Procedimiento de Facturación, previamente procesados contra el stock disponible con lo que, para permitir el cumplimiento de lo dispuesto en 3.3, se procederá a analizar inmediatamente los motivos de las diferencias detectadas en las cantidades disponibles, y a tomar a la brevedad las medidas correctivas pertinentes para permitir que el pedido involucrado pueda continuar con su normal procesamiento Abastecimiento del área PICKING. El sector de preparación de pedidos procederá a corroborar en SAAD que la totalidad de las cantidades asignadas correspondientes a los pedidos recibidos se pueden cumplir con las existencias del área de PICKING : stock disponible cubre cantidades a preparar, iniciando las tareas de preparación de los pedidos, stock disponible no cubre cantidades a preparar, siendo la situación esperable, donde se procederá entonces a emitir una Orden de transferencia interna desde el área de ALMACENAMIENTO al área de PICKING. Una vez concluidas las tareas de abastecimiento del área PICKING se continuará con la preparación física de los pedidos Recolección de unidades en PICKING. Para la preparación de los pedidos se emitirán a papel las Ordenes de recolección del PICKING, con las cuales el equipo de preparación de pedidos se abocará a su recolección Cierre de pedidos. La totalidad de las unidades recolectadas en el área PICKING según serán recibidas por el personal asignado a las tareas de cierre de pedidos. Se procederá entonces al empaque de las unidades en las cajas destinadas a la expedición, procediendo previamente a escanear (pickear) con las lectoras de código de barra el 100% de las referencias que conforman un pedido. El código a escanear podrá ser el que figura en la etiqueta legal del producto, que se obtiene a partir del código de articulo del sistema Tango, o bien el código de barras que figura en el producto, ya que el sistema SAAD maneja múltiples códigos de barra para cada referencia. 4.5 Expedición. El responsable del área de expedición, recibirá la documentación de cada pedido, debiendo programar la distribución diaria y organizando de forma física en las aéreas delimitadas correspondientes, a cada uno de los pedidos preparados con su documentación correspondiente. PROCEDIMIENTO DE LOGISTICA IN HOUSE 5 / 6 REV. 2.0 Vigencia: 01/01/2012

6 5 REGISTROS Remito de entrega de despachante. Lista de empaque. Listado con número de pedido y detalle de la mercadería. FORM Ingreso de la mercadería. FORM Baja de mercadería. Registros informáticos en el sistema SAAD. Registros informáticos en el sistema Tango. Acta de verificación de A.F.I.P. PROCEDIMIENTO DE LOGISTICA IN HOUSE 6 / 6 REV. 2.0 Vigencia: 01/01/2012