Para obtener información más detallada, conviene dirigirse a

Transcripción

1 1. Introducción Con el fin de facilitar la tarea a los proveedores y mejorar la gestión interna de las facturas que recibe la Diputación, se ha habilitado un nuevo módulo de Registro de facturas, compatible con la definición de facturae impulsada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas así como el Ministerio de Industria, Energía y Turismo ( Qué es la factura electrónica Se trata de un equivalente a la factura en papel, en la que el emisor y el receptor intercambian los datos mediante medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (entre ordenadores). El Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor. Para obtener información más detallada, conviene dirigirse a Objetivos del proyecto El presente proyecto se encuentra enmarcado dentro del plan de modernización y optimización administrativa de la Diputación Provincial de Toledo. A través del módulo del Registro de facturas se pretende: Establecer un portal común a proveedores de la Diputación que facilite la emisión de facturas electrónicas siguiendo los requisitos marcados por la definición establecida por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo. Facilitar a la Diputación el registro de cada una de las facturas, asociándolas a los presupuestos de cada centro de gasto adherido a la propia Diputación. Establecer un circuito de validación que garantice la correcta tramitación de las facturas tanto electrónicas (según la definición facturae) como en papel que se remitan a la Diputación Provincial de Toledo. Integración con los medios informáticos ya existentes, y que se encargan de la gestión interna de contabilidad utilizada por los departamentos de Intervención y Tesorería. Emisión de informes estadísticos y documentación oficial para facilitar el estudio, publicación y presentación de los datos en distintos actos institucionales y comunicaciones oficiales con el gobierno central. Página 1 Plaza de la Merced 2

2 1.3. Organización del documento El presente documento se divide en tres apartados: A lo largo de la primera sección se definirá el procedimiento de validación desde la aportación de la factura electrónica o en papel por parte del proveedor, hasta la entrada en la aplicación contable utilizada en la Diputación. En el segundo apartado se mostrarán los aspectos principales del modelo de datos en los que se sustenta el módulo de Registro de facturas. Durante el tercer apartado se indicarán las integraciones realizadas con el gestor contable que dispone la propia Diputación. Por último, en el cuarto apartado se describirán los informes estadísticos y documentos oficiales. Página 2 Plaza de la Merced 2

3 2. Procedimiento de validación Desde que la factura ingresa en el módulo de Registro de facturas hasta que la factura es aceptada y se incorpora a la aplicación de gestión contable, se producen una serie de pasos para asegurar la validez de la factura (tanto electrónica como en papel), así como la asignación al centro de gastos pertinente. La siguiente imagen muestra de forma esquematizada dicho proceso, indicando números de estado o fase de la factura, dependiendo del trámite en el que se encuentre Inicio y presentación de la factura La aplicación se encuentra preparada para la inserción de la factura tanto por el propio proveedor, a través de un portal público de acceso, como de oficio por la administración a través de las ventanas de atención habilitadas para el registro de las facturas. De esta forma, toda factura presentada a la Diputación es tramitada a través del módulo de Registro de facturas sin importar el modo de presentación ni el tipo de factura, creando siempre el apunte correspondiente y procediendo a la validación según el proceso optimizado y definido para la gestión de facturas. Página 3 Plaza de la Merced 2

4 A través del portal web del proveedor, este puede indicar la información de la factura, aportando copia digital de la misma, o utilizar un archivo XML que siga las especificaciones de facturae. En caso de aportar una facturae, ésta es validada para garantizar que sigue un formato correcto. Si se trata de una factura manual, se especifican los datos para el registro de la información. Página 4 Plaza de la Merced 2

5 Además, se permite aportar la ficha de terceros que se utilizará para la inclusión del proveedor y su reconocimiento como tal dentro del aplicativo de Tesorería. Dicho aplicativo se encuentra conectado con el módulo de Registro de facturas para facilitar la obtención de datos a proveedores ya registrados. En el caso de un registro de oficio (aportando información de manera presencial, correo electrónico, fax ), el empleado de la Diputación, además de introducir los datos de la factura o aportar el fichero informático, puede asignar un centro de gastos de entre los activos en el ejercicio en curso. Una vez introducidos los datos, se procede a realizar la firma digital (en el caso del proveedor, no así en los inicios de oficio) y se asigna un número de registro a la factura Validación formal de la factura Una vez que la factura ha sido asignada a un Centro de gastos específico, un empleado asociado a dicho centro revisa los datos introducidos en la factura. El objetivo es comprobar que toda la información es correcta, que el Centro de gastos asignado se corresponde con los datos aportados por el proveedor y que dicho proveedor posea un identificador de tercero contable: Si el Centro de gastos no es correcto, se devuelve la factura para la reasignación del centro (apartado 2.3). Si el solicitante ha adjuntado la ficha de tercero, lo remite a Tesorería para que registre la información del proveedor (apartado 2.4). Si la información es correcta, y ésta proviene de la web pública, es decir, no se ha registrado presencialmente, se remite al responsable para que confirme la validez de la factura mediante firma digital. Página 5 Plaza de la Merced 2

6 Es posible volver a esta tarea en cualquier momento, si durante la gestión de la factura en la aplicación contable demuestra que existe algún error que requiera de un nuevo paso de validación de la información Asignación de Centro de gastos Ya sea porque la solicitud de registro de una factura provenga del portal web del proveedor o debido a una asignación errónea del Centro de gastos, puede ser necesario revisar la información aportada a la factura. A través de la asignación del Centro de gastos, la validación de una factura se deriva al centro correspondiente para que la revise (apartado 2.2) Registro del tercero contable Desde el departamento de Tesorería y a través de la aplicación contable SICAL, se procede al registro de los datos aportados por el proveedor en nuevos ingresos. Dicha información sirve para mantener un control centralizado de la información de proveedores con los que trata la Diputación, y facilita la introducción de información en posteriores facturas. Una vez registrada la información y asignado un identificador de tercero contable, se devuelve la tramitación al Centro de gastos para que proceda con la validación de la factura. Página 6 Plaza de la Merced 2

7 3. Modelo de datos El Registro de facturas se apoya en un conjunto de tablas de base de datos donde almacena la información relativa al propio registro. A continuación se muestra el modelo de datos de las tablas más relevantes: efactura: se trata de la tabla principal del registro, donde se almacenan todas las facturas registradas en el sistema. Además de la información propia de la factura como son el número de factura aportado por el proveedor, los datos del tercero y los importes, también se almacena información relativa a las fechas de factura, presentación y registro. efacturaclasificacióneconómica: Toda factura tiene asociado un código de partida que define su clasificación económica. Estas clasificaciones dependen del ejercicio en el que se encuentra habilitada. efacturatipofactura: Se considera factura distintos tipos de documentos que catalogan la información relevante de la factura y la manera en la que debe ser tratada. Página 7 Plaza de la Merced 2

8 efacturatipodoc: Los proveedores se registran en base al tipo de documento identificativo que poseen. Esta información acaba formando parte de los datos del registro de terceros contable y están categorizados en base a la documentación admitida por la Diputación. efacturadatosreceptor: Si bien el receptor de las facturas es la propia Diputación Provincial de Toledo, se pretende que el Registro de facturas permita la recepción de facturas de otras entidades que así lo requieran como, por ejemplo, entidades locales. Los receptores de facturas permitidos se registran en esta tabla. efacturacentrogastos: cada uno de los Centros de gastos a los que se asocia una factura, se encuentran recogidos en esta tabla. efacturaejercicios: Los ejercicios fiscales permiten distinguir los Centros de gastos habilitados para cada uno de ellos. De esta forma, sólo se permite asignar una factura a un Centro de gastos activo durante el presente ejercicio. efacturatiempotramitación: El Registro de facturas lleva el control de los tiempos permitidos por ley para la tramitación global de una factura, y divide dichos tiempos entre cada uno de los intervinientes por parte de la administración de su gestión. efacturastatus: En esta tabla se recoge el histórico de estados por los que pasa una factura, así como las fechas de inicio y fin en los que la factura se encontraba en dicho estado. Esta tabla se encuentra sincronizada con la aplicación contable de la Diputación. efacturaestadosfactura: Se trata de la tabla de estados permitidos para una factura. Además, asocia cada uno de los estados a cada tramitador, como responsable de la gestión del mismo. efacturadatostercero: De forma adicional a la información existente en la aplicación contable, el Registro de terceros almacena información relevante sobre el emisor de la factura. Página 8 Plaza de la Merced 2

9 4. Integraciones del Registro con aplicativos existentes 4.1. Integraciones desde el Registro de facturas Sincronización de centros de gastos: Actualización de la información de los Centros de gasto que se encuentran en la aplicación de gestión de facturas interna. Obtención de cuentas bancarias: Consulta de la información bancaria de un tramitador, que existe en la aplicación contable de Tesorería. Sincronización de fases de factura: Se informa a la aplicación de gestión interna del cambio de estado de una factura. Revisión de movimientos de facturas: Informa a la aplicación de gestión interna del registro de una nueva factura. Sincronización de partidas presupuestarias: Actualiza la información de partidas presupuestarias que se encuentran en la aplicación de gestión de facturas interna. Obtención de datos de terceros: Consulta la información de un proveedor en la aplicación contable de Tesorería, de forma que se facilite la introducción de información durante el Registro de la factura Integraciones al Registro de facturas Actualización de estados: Sincroniza la información de estados permitidos para una factura. Sincronización de fases: Dado que las facturas también pasan por una gestión interna antes de llegar al aplicativo contable, los pasos intermedios que no se realizan en el Registro de facturas se actualizan para concentrar el histórico completo de una factura. Actualización de tramitadores: Modifica la información de que dispone un interviniente en la tramitación de una factura para realizar los pasos que le corresponden. Devolver información de factura: Consulta la información de una factura con el fin de devolver la representación física de la misma como fichero informático. Finalización del trámite: Informa al Registro de facturas que el trámite interno se ha completado con éxito y que se ha finalizado el recorrido en la aplicación contable. Sincronización de clasificaciones económicas: Actualiza la información de clasificaciones económicas que se pueden asociar a una factura. Página 9 Plaza de la Merced 2

10 Actualización de intereses de demora: Modifica la información relativa a los intereses a aplicar en caso de desvío en los tiempos de tramitación. Modificación de clasificación económica de una factura: Actualiza la clasificación económica correspondiente a una factura. Página 10 Plaza de la Merced 2

11 5. Informes estadísticos y documentos oficiales Se han incluido el siguiente listado de informes: Certificado de asiento. Documento de requerimiento a Centro de Gastos para tramitación fase O. Extracto de asiento. Facturas en fase P y pendientes de pago. Facturas por año y tercero. Facturas por año y tercero con importe marcado. Facturas por estado de situación. Facturas que incumplen el periodo de pago. Facturas que incumplen el periodo de pago en fase O. Facturas que incumplen el periodo de pago en fase P. Facturas que incumplen el periodo de pago en fase O y P. Facturas que incumplen el periodo de pago sin fase O. Facturas registradas no remitidas a intervención por el Centro de gastos. Facturas registradas sin fase O. Informe del estado de la tramitación. Informe para la publicación. Informe para remitir a pleno. Justificante de inclusión de factura. Libro de registro de facturas con carátula. Libro de registro de facturas de abono. Libro de registro de facturas en fase O. Página 11 Plaza de la Merced 2

12 Libro de registro de facturas en fase P. Libro de registro de facturas en fases R y P. Libro de registro de facturas por Centro de gastos. Libro de registro de facturas por tipo de documento. Libro de registro de facturas rectificativas. Libro de registro de facturas sin carátula. Libro de registro por tercero. Periodo medio de pago completo. Periodo medio de pago por año. Periodo medio de pago por Centro de gasto. Periodo medio de pago por fecha (Resumen). Periodo medio de pago por tercero contable. Registradas por Centro de gasto y no enviadas a intervención. Registradas por Centro de gasto y enviadas a intervención. Además, existe la posibilidad de generar el informe trimestral del Ministerio de Economía y Competitividad. Página 12 Plaza de la Merced 2