NOTA INFORMATIVA Documento de Cambios

Transcripción

1 Código Módulo SOPO Cambios Con el fin de minimizar el impacto que supone la implantación de la factura electrónica en la administración autonómica canaria y permitir su tratamiento con la misma agilidad que la factura en papel, se dispone en SEFLogiC de un VISOR de factura electrónica que muestra el contenido de una factura electrónica en formato legible. Este VISOR construye la imagen de una factura a partir de los datos contenidos en un fichero electrónico de tipo XML. El VISOR de SEFLogiC incorpora todos los campos o valores que a priori se consideran necesarios para posibilitar la conformidad de una factura como el número de factura, periodo facturado, fecha de expedición, datos del emisor, etc. En estos primeros meses de experiencia con la gestión de la factura electrónica, se ha modificado el VISOR original añadiendo conceptos relevantes no contemplados inicialmente como datos identificativos del emisor, campos de observaciones, referencias legales etc. En muchos casos, la ausencia de determinados conceptos en el VISOR se ha solventado mediante la admisión de una copia digitalizada de la factura en papel (archivo pdf), con la consiguiente carga administrativa para el proveedor. En otros casos, esa ausencia ha ocasionado el rechazo de la factura electrónica del proveedor, aunque hubiera grabado correctamente los correspondientes datos en el fichero XML que envió. Estas incidencias repercuten igualmente de manera negativa en la carga de trabajo del Centro Gestor. A pesar de que el VISOR incorpora los conceptos imprescindibles para conformar la mayoría de las facturas electrónicas, existe una amplia casuística relativa a las facturas que recibe la administración autonómica. Para esas facturas electrónicas que incluyen datos que no visualiza el VISOR, consideramos útil que el Centro Gestor cuente con una herramienta auxiliar que facilite el acceso al fichero XML de la factura electrónica, en el que podrá comprobar los datos no visualizados. Para ello se ha creado una nueva transacción en SEFLogiC que permite descargar el fichero XML de la factura electrónica. La nueva transacción se denomina Z82_DESCARGA_XML Descarga de XML factura electrónica y se ubica dentro de la carpeta Consola de Recepción de Facturas del menú de Gastos. Página 1 de 9

2 Al ejecutar la transacción aparece la siguiente pantalla, en la que simplemente se debe introducir el número de Consola de la factura electrónica cuyo archivo XML queremos leer. Tras introducir el número de documento se abre la ventana Guardar como en la que se debe indicar la ubicación en la que se desea grabar el archivo XML y el nombre del archivo. Página 2 de 9

3 Por defecto el archivo se grabará con la extensión.xsig ; es decir si se introduce el nombre: Factura1234, el archivo se guardaría en la ubicación seleccionada con el nombre: Factura1234.XSIG. También se puede nombrar el archivo incluyendo la extensión XML; en este caso se introduce Factura1234.XML en lugar de Factura1234. Este comentario se efectúa porque se ha comprobado que el navegador Internet Explorer no ejecuta siempre los archivos XSIG, mientras que los archivos XML se abren sin incidencia. Para ayudar en la lectura de los ficheros XML/XSIG se ha confeccionado una breve GUÍA que describe la estructura de estos archivos e ilustra mediante ejemplos cómo se identifican los datos de la factura electrónica. Como se describe en la GUÍA, el contenido de los ficheros XML de la factura electrónica sigue el formato Facturae versión 3.2 ó 3.2.1, que define los conceptos, o campos, que pueden incluirse en la factura electrónica y su posición. Este documento, que se puede obtener en la dirección indicada en la GUIA; nos ayuda a conocer los conceptos definidos en el fichero XML y su ubicación. En un principio puede no resultar sencillo leer ficheros XML / XSIG, sin embargo, a poco que se familiarice con su contenido y gracias a su estructura simple y estandarizada, los datos son fácilmente legibles y los conceptos reconocibles, por lo que se considera el acceso a esta información de gran utilidad para los Centros Gestores en aquellos casos en que el VISOR no muestre algún concepto significativo o exista discrepancia con el proveedor respecto de la información contenida en la factura. Página 3 de 9

4 GUIA PARA LA INTERPRETACIÓN DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA EN FORMATO XML/XSIG 1.- DEFINICIONES: Podemos considerar el término <<información estructurada>> como aquella información en formato electrónico compuesta por datos que pueden ser generados y procesados automáticamente por sistemas informáticos. Un <<fichero XML>> es un documento electrónico en un formato que describe una estructura específica escrito en un lenguaje informático que se denomina XML. Un <<fichero XSIG>> es un fichero XML firmado digitalmente con un certificado electrónico. Un <<XSD>> es un fichero que contiene la definición de cómo deben crearse los ficheros XML para que puedan ser procesados automáticamente. Un archivo XSIG de Factura electrónica debe contener los datos mínimos requeridos para ser un comprobante a efectos fiscales válido, que internamente se divide en diferentes secciones: 1. Cabecera - FileHeader 2. Sujetos - Parties 3. Facturas Invoices 4. Firma electrónica Signature Los ficheros XSIG pueden visualizarse con un bloc de notas, editor de textos, hoja de cálculo, etc. pero nosotros aconsejamos un navegador de Internet (Explorer, Chrome, Firefox, etc.). A continuación explicaremos cómo visualizar el contenido de una factura electrónica en XSIG y a diferenciar las diferentes secciones de las que consta: Página 4 de 9

5 2.- CÓMO DISTINGUIR LAS SECCIONES DE UN FACTURA ELECTRONICA XSIG EN UN NAVEGADOR? En la carpeta en la que tiene guardado el fichero Xsig, selecciónelo con el ratón y pulse el botón derecho del ratón. Le aparecerá una ventana con varias opciones entre las que seleccionará Abrir con u Open With, y posteriormente debe elegir el navegador de Internet con el que desee ver los ficheros XSIG. A continuación puede observar las pantallas y secuencia de dos ejemplos en función del idioma, sistema operativo y navegador que tenga instalado en el equipo en el que quiera visualizar el fichero XSIG: 1.- Ingles - Windows Server Español - Windows 7 Professional Una vez que aparezca en pantalla el navegador con el contenido del XSIG, vamos a agrupar la estructura jerárquica desglosada para distinguir las secciones. Para ello hacemos click en el símbolo menos - que está delante de la palabra FileHeader, el símbolo menos - que está delante de la palabra Parties, el símbolo menos - que está delante de la palabra Invoices y el símbolo menos - que está delante de la palabra Signature. Y, obtenemos la agrupación de las 4 secciones generales de la factura. Página 5 de 9

6 3.- ESTRUCTURA DEL XSIG DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA FACTURAE 3.2 ó En la documentación que se proporciona en la web oficial de Facturae, los diferentes niveles y sub-niveles de agrupación del formato se relacionan añadiendo una nueva secuencia numérica para indicar cada sub-nivel. La numeración correspondiente a cada campo del formato en dicha documentación coincide con la aquí presentada, con el fin de facilitar la localización de los niveles que no aparecen desglosados en este documento. Última versión del esquema de Factura Electrónica (Facturae 3.2.1) Si expandimos la rama del FileHeader de nuestro ejemplo podemos identificar los siguientes datos generales de la factura: La factura individual I está hecha con la versión 3.2 de Facturae, va dirigida al NIF S D, tiene de número de factura el 1, el total de la factura y el importe a pagar es de 10700, y la moneda de la factura es en euros. Página 6 de 9

7 Si expandimos la sección Parties identificamos los siguientes datos del emisor y receptor de la factura: Emisor/SellerParty: Persona J urídica, R esidente, con el NIF ESA , con el nombre de empresa, y dirección que se indica en el LegalEntity del SellerParty(CorporateName, Address, etc.). Receptor/BuyerParty: Persona J urídica, R esidente, con el NIF S D. El resto de Datos del receptor se especifican en la subsección LegalEntity del BuyerParty(CorporateName, Address, etc.). Todos los receptores de facturas electrónicas deben ser especificados además por las Unidades Administrativas destinatarias que se comienzan a especificar a partir del AdministrativeCentres, que explicamos a continuación: En la Comunidad Canaria, la Oficina Contable(01), la Unidad Tramitadora(03) y el Órgano Receptor(02) se identifican por el mismo código, aunque deben especificarse los 3 obligatoriamente: Código DIR 3: A Que identifica al RolTypeCode 02, 03 y 01 de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Educación, con su correspondiente dirección también obligatoria. El listado completo de las unidades administrativas de Canarias se puede encontrar en: #DIR3 Página 7 de 9

8 Datos del receptor de la Factura, LegalEntity del BuyerParty(CorporateName, Address, etc.): Si expandimos la sección Invoices de nuestro ejemplo identificamos los siguientes datos generales de la factura: Número de Factura 1, Tipo de Factura OO original, Fecha de la Factura , en Euros, Total de Impuestos repercutidos de toda la factura IGIC 03, del 7%, Base Imponible de toda la factura euros, Total Impuestos de toda la factura 700 euros, Impuestos repercutidos, descuentos, recargos, de toda la factura 0 euros, En la línea de detalle/items de ésta factura podemos identificar los siguientes datos: Descripción del artículo facturado, pod Cantidad 10 unidades, Precio Unitario 1.000, Base Imponible y Coste Total , IGIC del 7 %, 700 Código de artículo Información adicional del producto fermon Página 8 de 9

9 Y, adicionalmente este artículo tiene campos de la extensión de logística del Gobierno de Canarias para los detalles de la factura: <CodigoMaterial>Z127398</CodigoMaterial> <CodigoGTIN> </CodigoGTIN> <Clinico>520389</Clinico> <AlbaranReposicion>175349</AlbaranReposicion> <Redcadv></Redcadv> <CentroImputacionGasto>HOSPITAL XXXXX</CentroImputacionGasto> <LoteArticulo> </LoteArticulo> </scs:scsextension> Si expandimos la sección Signature de nuestro ejemplo puede verse texto que identifica el certificado electrónico que firmó la factura, que tuvo que ser validada por los sistemas del Gobierno de Canarias antes de llegar al sistema Seflogic. Factura electrónica. Origen del cambio Página 9 de 9