PLAN DE IMPULSO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA en LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.

Transcripción

1 GOBIERNO DE ESPAÑA SUBDELEGACIO DEL GOVERN A ALACANT SECRETARIA GENERAL SUBDELEGACION DEL GOBIERNO EN ALICANTE SECRETARIA GENERAL PLAN DE IMPULSO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA en LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. A partir del 15 de enero, las empresas deberán facturar a la Administración General del Estado a través de una única plataforma digital: FACe. La sustitución de las facturas tradicionales por las electrónicas implica un ahorro en tiempo del 80% y de 3,48 euros por unidad. Las administraciones locales y autonómicas pueden adherirse gratuitamente al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. A partir del 15 de enero de 2015, los proveedores de las administraciones publicas deben presentar sus facturas en formato electrónico. Para impulsar esta medida y ayudar a las empresas a estar preparadas, el Gobierno ha iniciado una campaña de difusión sobre factura electrónica, que tiene su concreción en Alicante con dos sesiones informativas: una para las Entidades Locales de la provincia en colaboración con la Diputación Provincial, celebrada el 10 de noviembre, y otra para las organizaciones más representativas del sector empresarial que ha tenido lugar en la Subdelegación del Gobierno el 11 de noviembre. En el pasado ejercicio, los proveedores de la Administración General del Estado (AGE) tramitaron alrededor de dos millones de facturas. A partir del ano que viene, todas deberán pasar por el FACe, al que también se están incorporando numerosas administraciones locales, regionales y autonómicas. El MINHAP ofrece la herramienta de forma gratuita. Ventajas de la factura electrónica La implantación de la factura electrónica ofrece claras ventajas económicas y de gestión. Por un lado, se acortan los ciclos de tramitación, incluido el cobro, y se eliminan los costes de papel, impresión y envío postal, con el consiguiente beneficio para el medio ambiente. Además, se facilita un acceso más rápido y fácil a las facturas almacenadas, se reduce de forma drástica el espacio de archivo que requiere su almacenamiento y se mejora el servicio al cliente. Otros beneficios añadidos son que facilita la lucha contra el fraude; incluye el proceso de facturación en los sistemas informáticos empresariales, mejorando su gestión, y, sobre todo, contribuye a la modernización de la economía y el desarrollo de la sociedad de la información. En este sentido, el gobierno danés realizó en 2003 un estudio previo a la implantación de la factura electrónica, que determinó que esta hace posible una reducción del 80% en los tiempos de tramitación. En el caso del papel, cada factura implica un tiempo de trabajo de 17 minutos, mientras que el formato electrónico reduce el periodo a solo 3 minutos, y eso en caso de que el proceso no haya sido automatizado. Los ahorros por factura electrónica, según recoge el Plan AVANZA, son también considerables y pueden estimarse en 3,48 euros por unidad. Se distribuyen en 0,70 euros para la entidad emisora y 2,78 para la administración receptora. CORREO ELECTRÓNICO secretario_general.alicante@seap.minhap.es Plazza de la Montañeta, Alicante TEL.: FAX.:

2 FACe, el punto único de facturación Todas las facturas que se presenten a la AGE se tramitaran únicamente a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe), una plataforma online que permite presentar cargos ante cualquier órgano estatal y ante las múltiples administraciones regionales y locales que se están adhiriendo a este sistema. Además del envío, la plataforma digital permite a las empresas consultar el estado de sus facturas, localizar los códigos de identificación del organismo receptor, obtener ayuda y descargar el programa informático gratuito que facilita la conexión automática con FACe. Campaña informativa de factura electrónica para las empresas La puesta en marcha del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas va acompañado de una campana de difusión que, además de otras jornadas destinadas a empresas y administraciones públicas, implicará la distribución de folletos informativos de FACe por distintos puntos del país, así como la difusión de un video tutorial y un video divulgativo sobre factura electrónica Se acompaña copia de la presentación FACe de la reunión del 11 de noviembre y un documento divulgativo con enlaces a las principales páginas web de información.

3 Facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas A partir del 15 de enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas. Si usted es proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas, le proporcionamos información sobre cómo cumplir la obligación de expedir facturas electrónicas en las relaciones contractuales con las Administraciones Públicas. Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado? Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado: Administración General del Estado (Estatal), Comunidades Autónomas (Autonómica) y Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.). Y también a: Organismos autónomos, Universidades Públicas, Entidades de derecho público, Órganos constitucionales y Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. Hay excepciones? Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales. Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública. Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Hay dos formas de hacerlo: - Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. - Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero). En ambos casos, asegúrese de que cumplen todos los requisitos específicos de las AA.PP. Si trabaja usted en una pequeña o mediana empresa, o es autónomo, puede utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo. Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos: - Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1). - Estar firmadas electrónicamente. - Indicar el destinatario de la factura electrónica. Si compra un programa informático o contrata un servicio de facturación electrónica,

4 asegúrese de que cumple todos los requisitos específicos de las AA.PP. El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo cumple todos estos requisitos. Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido. El programa informático o servicio de facturación que emplee le indicará cómo usarlo. En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas. Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica. En particular, deberá identificar: oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora, información que le proporcionará la administración correspondiente. Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, y, en su caso, de las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local). El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son: - a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas. - mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas. Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas. Muy importante: el envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP. tengan que registrarse en un registro administrativo. Cuál es el punto general de entrada de la Administración General del Estado? Se denomina FACe Puede acceder a su portal web tecleando en su navegador

5 En esta web puede: - Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas. - Consultar el estado de sus facturas. - Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria. - Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo que permite también la conexión automática directa con FACe, de modo que no es necesario usar la web. - Obtener ayuda. Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas. Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel. Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen: Legibilidad La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos. No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet. Autenticidad del origen de la factura Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo. Integridad del contenido de la factura Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado. Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica. También debe garantizarse el acceso a ellas por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las facturas electrónicas se garantizará el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria. Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado o instar a su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva si ha sido emitida a consumidores y usuarios o al sector público? No, las facturas electrónicas: - En las relaciones con consumidores y usuarios - Destinadas a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público. No podrán pagarse mediante adeudo domiciliado ni llevar aparejada ejecución.