FREMM AÑO NUEVO, LEYES NUEVAS. NOVEDADES PARA TU EMPRESA EN EL Diciembre 2014

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1 FREMM AÑO NUEVO, LEYES NUEVAS. NOVEDADES PARA TU EMPRESA EN EL Diciembre 2014

2 Este documento es confidencial y propiedad de FIRMA-E, y no puede ser utilizado para propósito distinto de la presentación de los servicios de FIRMA-E. En ningún caso el documento o cualquiera de sus partes deberán ser distribuidos a terceros sin el consentimiento explícito y por escrito de FIRMA-E. Asimismo, ninguna de las partes del documento puede ser copiada, fotografiada, fotocopiada, transmitida electrónicamente, almacenada en un sistema de gestión documental o reproducida mediante cualquier otro mecanismo sin la autorización previa y por escrito de FIRMA-E.

3 Índice Presentación de FIRMA-E Situación actual de la Factura Electrónica Proyecto de Emisión de Factura Electrónica Aplicaciones Gratuitas Emisión de Factura Electrónica

4 01 PRESENTACION DE FIRMA-E

5 Presentación de FIRMA-E Firma, Proyectos y Formación S.L. es una empresa constituida en 1999, agrupando a un conjunto de profesionales del ámbito de las Tecnologías de la Información y de la Seguridad de la Información con la vocación de ofrecer una asesoría profesional y especializada a sus clientes Compuesta por un Equipo de trabajo multidisciplinar: o Perfil Jurídico: Abogados especializados en nuevas tecnologías y administración electrónica Especialistas en Protección de Datos Personales o Perfil Técnico Ingenieros en Informática Auditores IRCA ISO CISA / CISM Auditores / Consultores Seguridad de la Información Licenciados en Documentación o Perfil Organizativo Expertos en Sistemas de Gestión 5

6 Presentación de FIRMA-E FIRMA-E es una sociedad especializada en servicios avanzados de tecnología, con especial proyección y experiencia en los sectores de suministros, bancario, farmacéutico, logístico y sanitario, así como en Administraciones Públicas. FIRMA-E aporta más de 10 años de experiencia en el suministro de servicios tecnológicos a organizaciones públicas y privadas, en todos los aspectos relacionados en la gestión de la información. FIRMA-E es una apuesta segura en el diseño de una arquitectura TI para las organizaciones así como en la integración de soluciones completas en el ámbito de la Seguridad de la Información, Firma y Factura Electrónica. La formación de sus integradores y consultores en SAP le posicionan como una referencia en proyectos de firma y de factura electrónica para este ERP. FIRMA-E dispone de homologaciones, directamente o a través de sus empresas participadas, con proveedores líderes en sus áreas de negocio tales como SAP, TIS, ONAPSIS,.., etc. 6

7 Presentación de FIRMA-E Algunos de nuestros clientes. Protección de de Datos Personales 7

8 02 SITUACIÓN ACTUAL DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA A LAS AAPP

9 Qué es la factura electrónica? Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel. Normativa legal Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas. 9

10 Tipos de Facturas Electrónicas Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: con formato estructurado y con formato no estructurado. Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. Facturas en formato estructurado Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc. Facturas en formato no estructurado Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF. Fuente 10

11 Qué ventajas aporta su uso? Beneficios específicos de la factura electrónica son: acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro; reducir errores humanos; eliminar costes de impresión y envío postal; facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas; reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento; mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente; facilitar la lucha contra el fraude; subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión; y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información. Fuente 11

12 Qué plazos están establecidos? Aviso 15 de enero de 2015 A partir de esta fecha las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas. Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado: Administración General del Estado (Estatal). Comunidades Autónomas (Autonómica). Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.). Y también a: Organismos autónomos. Universidades Públicas. Entidades de derecho público. Órganos constitucionales. Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. Fuente 12

13 Obligaciones del Emisor Las obligaciones del emisor son: Obtener el consentimiento del receptor para la emisión de factura electrónica. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria La gestión de la conservación de los documentos expedidos a que se refiere el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y de las copias o matrices de esos documentos, debe hacerse ordenadamente, de modo que, cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice la legibilidad de tales documentos, copias o matrices, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administración Tributaria, el descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos. El obligado tributario debe facilitar el acceso completo (aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva)y sin demora injustificada a las facturas o documentos sustitutivos recibidos, entendiéndose por tal aquél que permita la consulta directa de todos y cada uno de ellos, cualquiera que sea su soporte. 13

14 Obligaciones del Receptor Las obligaciones del receptor son: Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria La obligación de conservación se refiere a las facturas y documentos sustitutivos recibidas en el formato y soporte original en el que éstas hubieran sido remitidas. La gestión de la conservación de las facturas y documentos sustitutivos recibidos debe hacerse ordenadamente, de modo que cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice su legibilidad. El obligado tributario debe facilitar el acceso completo (aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva)y sin demora injustificada a las facturas o documentos sustitutivos recibidos, entendiéndose por tal aquél que permita la consulta directa de todos y cada uno de ellos, cualquiera que sea su soporte. El destinatario deberá proceder a la verificación de la firma y disponer del procedimiento de control interno que a su juicio considere apropiado que le permita verificar la validez de los certificados utilizados 14

15 Formato de Factura Electrónica Recomendado El formato que contiene la factura electrónica es un fichero donde se almacenan los datos que la conforman. No existen requisitos formales respecto a la forma en que debe codificarse la factura electrónica, por lo que la elección del mismo dependerá del procedimiento de facturación electrónica que se escoja, entendiendo que solo se dotará de validez legal al mismo cuando contenga todos los datos exigibles a cualquier factura y se proceda a aplicarle la firma electrónica reconocida. El módulo de Factura Electrónica incorpora el formato Facturae, éste es un formato de estructura de datos definido por el Ministerio de Economía y Hacienda y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Es de obligatorio uso para los proveedores de las AAPP. Se encuentra en la actualidad en su versión ntacion.htm 15

16 A modo de resumen A partir del 15 de Enero de 2015 las Administraciones Públicas (obligatoriamente la Administración General del Estado y para Comunidades Autónomas, Empresas Públicas, Administración Local,.., etc,) solamente recibirán Facturas Electrónicas. El formato que la AEAT ha definido como estándar de facto es el formato factura-e con la recomendación de generar y almacenar las facturas con firmas electrónicas de larga duración (XAdES-X-L). La Integración con el ERP de la organización y el uso de un Portal de Factura Electrónica se hace imprescindible para integrar en un solo proceso automatizado la emisión y recepción de facturas de la organización. 16

17 03 PROYECTO DE EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA. EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA A LAS AAPP

18 Obligaciones del Emisor Las obligaciones del emisor son: Obtener el consentimiento del receptor para la emisión de factura electrónica. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria La gestión de la conservación de los documentos expedidos a que se refiere el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y de las copias o matrices de esos documentos, debe hacerse ordenadamente, de modo que, cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice la legibilidad de tales documentos, copias o matrices, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administración Tributaria, el descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos. El obligado tributario debe facilitar el acceso completo (aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva)y sin demora injustificada a las facturas o documentos sustitutivos recibidos, entendiéndose por tal aquél que permita la consulta directa de todos y cada uno de ellos, cualquiera que sea su soporte. 18

19 Ahorro de costes en la Emisión COSTES EMISION FACTURA EN PAPEL % casos por factura 100% Facturas Emitidas por la Organización Facturas duplicadas y Almacenadas en la 100% Organización 0% Facturas adelantadas por Fax al cliente 0% Facturas Adelantadas por mail al cliente Facturas enviadas por correo ordinario al 0% cliente Facturas enviadas por correo certificado 0% al cliente Recuperaciones de Facturas del Archivo (*) Diarias Mensuales Anuales EL COSTE DE EMISION FACTURAS EN PAPEL ES DE Coste Unidad Coste Mensual Coste Anual , , , , , , , , , ,48 (*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración,.., etc). 19

20 Ahorro de costes en la Emisión COSTES EMISION FACTURA ELECTRONICA % casos EMISION DE FACTURAS CON por ERP - FACTURAE factura Diarias Mensuales Anuales Coste Unidad EL COSTE DE EMISION FACTURAS ELECTRONICAS ES DE AHORRO PARA FACTURAS ES DE 7.000, POR FACTURA 0,70 Coste Mensual Coste Anual 100% Facturas Emitidas por la Organización , , ,51 100% 0% 0% 0% 0% Facturas duplicadas y Almacenadas en la Organización Facturas adelantadas por Fax al cliente Facturas Adelantadas por mail al cliente Facturas enviadas por correo ordinario al cliente Facturas enviadas por correo certificado al cliente Recuperaciones de Facturas del Archivo (*) , , ,6 831, ,6 0,74 613, ,02 4,4 92, ,4 0,74 68,14 749, , ,09 (*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración,.., etc). 20

21 Envío de Factura Electrónica Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas? Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado (FACE), las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local). El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son: a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas. mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas. Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas. Fuente: 21

22 Envío de Factura Electrónica GESTION DEL ENVIO DE FACTURA ELECTRONICA A LAS AAPP GESTOR DOCUMENTAL ERP SW Contabilidad ERP SW Gestión Punto General de Entrada Punto General de Entrada Datos Factura Datos Factura Factura-e 7 Datos Factura Datos Factura Factura-e 2 Factura-e Factura-e 9 8 Punto General de Entrada 1 Punto General de Entrada PROVEEDOR 1 Proveedor presenta factura-e 4 Extiende la Firma (XAdES-XL) 7 Almacena Copia 2 Plataforma valida Factura Electrónica 5 Extrae los datos de la Factura 8 Acceso Proveedores a consultas 3 Plataforma valida Firma Electrónica 6 Procesa e inserta en ERP 9 Control de Acceso en ERP 22

23 Envío de Factura Electrónica PUNTO GENERAL DE ENTRADA Alternativa 1: FACe FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. A través de FACe las empresas presentarán sus facturas electrónicas obligatoriamente a partir del 15 de Enero de 2015, siendo voluntario antes de dicha fecha. La Administración General del Estado ofrece a sus proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de unidades, etc. Además FACe puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las administraciones. El punto ofrece un Portal web para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo desean conectar sus sistemas de facturación con FACe de manera automática. Además el sistema está integrado con el cliente de generación de facturas del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y con otros sistemas del sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas. 23

24 Envío de Factura Electrónica PUNTO GENERAL DE ENTRADA Alternativa 2: Punto general de entrada de facturas electrónicas Se debe ofrecer a los proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de unidades, etc. El punto debe ofrecer un Portal web para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo desean conectar sus sistemas de facturación con el punto de manera automática. Además debe permitir la integración para la presentación y consulta de facturas a otros sistemas del sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas. La alternativa de creación de un punto general de entrada de facturas electrónicas es la integración de un Portal de Proveedores. 24

25 Envío de Factura Electrónica PUNTO GENERAL DE ENTRADA Alternativa 2: Punto general de entrada de facturas electrónicas 25

26 Envío de Factura Electrónica ALTERNATIVAS PARA EMISIÓN DE FACTURA ELECTRONICA Los Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas deben permitir los siguientes mecanismos para la recepción de facturas de los proveedores: Generación en el Portal: El proveedor accede al Portal y genera la factura mediante un formulario. Carga manual en el Portal: El proveedor accede al Portal y carga la factura (generada previamente desde su ERP o aplicación de facturación) Carga automática en el Portal (*): El proveedor dispone de un servicio de carga automática en el Portal, éste se puede consumir desde el propio ERP del proveedor o desde una Plataforma de Facturación Electrónica. (*) Actualmente solamente 9 empresas y organizaciones están homologadas por Face para la presentación de Facturas Electrónicas. 26

27 Envío de Factura Electrónica ALTERNATIVAS PARA EMISIÓN DE FACTURA ELECTRONICA Generación en el Portal. Consta de un formulario para generar la factura electrónica: 27

28 Envío de Factura Electrónica ALTERNATIVAS PARA EMISIÓN DE FACTURA ELECTRONICA Carga manual en el Portal. Es un selector de facturas que permite su inserción en el Portal: 28

29 04 APLICACIONES GRATUITAS EMISIÓN DE FACTURA ELECTRONICA

30 Software Gratuito Los Portales que configuran los Puntos Generales de Entrada de cada Administración permiten la generación de facturas electrónicas de forma gratuita. El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha generado una aplicación gratuita de escritorio para generar facturas electrónicas y su remisión al Face. 30

31 Software Gratuito Generar Factura: 31

32 Software Gratuito Recibir Factura: 32

33 Gracias por su atención José M. Ortín. 33