FACTURA ELECTRÓNICA. Obligatoriedad para aquellas sociedades que factures a Administraciones públicas:

Transcripción

1 FACTURA ELECTRÓNICA Apreciados clientes; Les informamos de las novedades en matéria de facturación que con motivo de la nueva normativa referente al impulso de la factura electrónica, en la que se introducen cambios sustanciales para aquellas sociedades que facturen a Administraciones Públicas. Obligatoriedad para aquellas sociedades que factures a Administraciones públicas: Administración General del Estado (Estatal). Comunidades Autónomas (Autonómica). Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.). Organismos autónomos. Universidades Públicas. Entidades de derecho público. Órganos constitucionales. Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1). Estar firmadas electrónicamente. Indicar el destinatario de la factura electrónica. Asegúrese de que cumple todos los requisitos específicos de las AA.PP. Cómo se genera una factura electrónica Desde el programa de gestión contable A3ERP se pueden generar facturas electrónicas y firmarlas digitalmente cumpliendo la normativa. Para ello es necesario disponer de certificado digital y seguir las instrucciones de configuración que les facilitamos. El ministerio de industria ha puesto a disposición de todos los usuarios una web específica donde podran encontrar información más detallada.

2 Aquí podemos seleccionar qué documentos se quieren enviar y si se desea de venta o compra. Estos documentos se envían según el formato configurado en la ficha de cliente / proveedor y con el modelo estipulado en sus fichas. Tiene filtros por fecha, por numeración, por cliente / proveedor, de cabecera y de líneas. Los documentos se envían agrupados por cliente / proveedor, es decir que si según la selección hay varios documentos para un mismo cliente / proveedor, éstos irán adjuntos en el mismo correo. Sólo se enviarán documentos a aquellos clientes / proveedores que tengan la marca de Enviar documentos por . FIRMA DIGITAL La firma digital es un fichero donde está cifrada la información del firmante. La utilización de la firma digital asegura que el emisor y el receptor del mensaje, puedan realizar una transacción fiable. Para obtener las claves que se usan para firmar digitalmente los mensajes es necesario dirigirse a una empresa o entidad que tenga el carácter de "Prestador de Servicios de Certificación", para solicitar su certificado digital y clave correspondiente. El prestador de servicios de certificación de firma electrónica comprobará la identidad del solicitante, bien directamente o por medio de entidades colaboradoras (Autoridades Locales de Registro), y entregará una tarjeta con una banda magnética en la que están grabados tanto el par de claves como el certificado digital. Con esa tarjeta magnética y un lector de bandas magnéticas adecuado conectado a un ordenador personal, se podrá utilizar la información de la tarjeta para firmar digitalmente los mensajes electrónicos. Nota: A3ERP funciona con: Certificado X509 habilitado para firma digital, fichero con extensión.pkcs o.pfx Desde A3ERP, podemos usar la firma digital, y para ello hay que realizar los siguientes pasos: e.mail, firma digital y e-factura. 814

3 CONFIGURAR FICHERO DE FIRMA DIGITAL En datos generales, hay que especificar, la ubicación del fichero de firma digital de la empresa, así como la contraseña para su uso. Desde la ficha del cliente, se podrá especificar si los documentos que se le envían firmados o no: Nota: En caso de utilizar el formato de envío de facturas e-factura, ya se firma digitalmente de manera automática, sin necesidad de indicarlo. ENVÍO DE DOCUMENTOS FIRMADOS A la hora de enviar documentos por correo, se podrá especificar si se quiere enviar firmado o no, ya sea desde la impresión, e.mail, firma digital y e-factura. 815

4 Como desde el envío de correo desde la pre-visualización: Nota: Desde Vista previa, al guardar en disco, una impresión PDF, si la empresa tiene firma digital, se firmará automáticamente. E-FACTURA A3ERP soportar un nuevo formato de exportación de ficheros llamado e-factura (Factura electrónica). Este formato disponible en ventas. La facturación electrónica, es un equivalente a la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos, entre emisor y receptor por medio de ficheros informáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos. Hay dos condiciones para la realización de e-factura: e.mail, firma digital y e-factura. 816

5 Se necesita un fichero en formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros), Nota: A3ERP utiliza el formato XML. Debe estar firmado, con firma digital electrónica reconocida. (Consultar el apartado Firma digital, para más información) Por último y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor). CONFIGURAR E-FACTURA Para poder enviar facturas en este formato, hay que realizar los siguientes pasos: En primer lugar, añadir el vínculo del fichero de la firma digital. Consultar el apartado anterior de firma digital. El siguiente paso, será activar aquellos clientes que van a usar este formato. En la ficha del cliente, en la pestaña Otros, seleccionar el formato EFACTURA, en el desplegable Formato envío facturas (ventas). IMPRIMIR FACTURA CON FORMATO E-FACTURA Para imprimir las facturas con este formato, hay varias formas, veamos cada una de ellas: GUARDAR FICHERO FORMATO E-FACTURA En el momento de imprimir una factura, en la pantalla de vista previa, podemos Guardar, en formato e- factura. e.mail, firma digital y e-factura. 817

6 Al guardar el archivo, hay que seleccionar en tipo correspondiente, en este caso FacturaE. ENVIAR E-FACTURA POR En el caso de la factura, se puede enviar por , desde la propia impresión de facturas, pulsamos el icono de envío por , de esta forma, se enviará por en el formato preestablecido en la ficha del cliente. En caso de que se envía desde vista previa, por defecto, como el cliente tiene este formato configurado ya sale asignado. e.mail, firma digital y e-factura. 818