Conexión a Contabilidad WhitePaper Febrero de 2007

Transcripción

1 Conexión a Contabilidad WhitePaper Febrero de 2007

2 Contenidos 1. Propósito 3 2. Exportación a Contabilidad Definir los dígitos de cuentas contables Definir las cuentas contables Exportación de Facturas Facturas de venta Factura de compras Procedimiento a seguir para la exportación Dígitos cuentas contables Cuentas contables Definir protocolos de contabilidad Especificar facturas a exportar 8 Conexión a Contabilidad WhitePaper 2

3 1. Propósito En PrefSuite se realizan una serie de facturas tanto para Ventas (facturas para Clientes), como para Compras (facturas para Proveedores). Dichas facturas y los datos correspondientes a los Clientes y Proveedores pueden ser enlazados con diversos programas de Contabilidad. Para llevar a cabo este enlace, desde PrefSuite se realiza una exportación de los datos al programa de Contabilidad correspondiente. En la exportación se generan una serie de ficheros los cuales serán importados al programa de Contabilidad. El propósito es establecer la conexión de PrefSuite con un programa de Contabilidad generando una serie de ficheros a partir de un xml descriptivo. Este documento va dirigido a aquellas personas que trabajen en administración con PrefGest y vayan a realizar el traspaso a contabilidad Conexión a Contabilidad WhitePaper 3

4 2. Exportación a Contabilidad La exportación a contabilidad que se detalla a continuación es un procedimiento general que se tiene que realizar siempre, no específica una contabilidad detallada Definir los dígitos de cuentas contables En una exportación todos los clientes y proveedores tienen asociada una cuenta de contabilidad. La cuenta de clientes comienza por 43 y la de proveedores por 40. Para configurar el número de dígitos de cada cuenta hay que ir a PrefGest, en el Menú Archivo > Opciones. Nos aparece una pantalla dónde se indica la cantidad deseada de dígitos de cuentas contables. Para poder indicarla hay que estar en la ruta Programa \ Varios, tal y como se indica en la imagen Figura 1. Dígitos cuentas contables. Es imprescindible que el número de dígitos coincida con el número de dígitos del programa de contabilidad que se esté utilizando. Por ejemplo, si las cuentas del programa de Contabilidad están configuradas a 10 dígitos y se desea exportar datos a dicho programa, en el PrefSuite se deberá poner un 10 en el campo Dígitos cuentas contables. En el caso contrario, la exportación de los datos de contabilidad no sería correcta. Conexión a Contabilidad WhitePaper 4

5 2.2. Definir las cuentas contables Para definir las cuentas contables, en PrefGest, desde el menú Varios > Cuentas Contables. Nos aparece la pantalla dónde tenemos que definir las cuentas de compra, de venta, y de financiación. Para rellenar la tabla se van añadiendo el número de líneas correspondiente y se rellanan los campos: IVA. Hay que introducir el porcentaje de IVA Tipo. Indicar si es Soportado o Repercutido. Significado de cada uno de ellos: o Soportado. Se añade en la cuenta del IVA de las Compras. o Repercutido. Se añade en la cuenta del IVA de las Ventas. Cuenta. Se indica la cuenta de IVA Figura 2. Definir cuentas contables En esta tabla de IVA se definen todos los tipos de IVA posibles. Cada tipo de IVA lleva asociado una cuenta distinta, de este modo, cuando se traspasa una Factura a contabilidad se busca una entrada en la tabla del IVA de la Factura y así, añadirlo a la cuenta especificada. Los clientes tienen tres tipos de cuentas: Cuenta Contable. Esta es la cuenta a la que se dirigen los asientos del cliente Cuenta Anticipo. Esta es la cuenta a la que se dirigen los asientos de tipo anticipo. Cuenta Retención. Esta es la cuenta a la que se dirigen los asientos de tipo retención. Conexión a Contabilidad WhitePaper 5

6 2.3. Exportación de Facturas Facturas de venta La exportación a contabilidad de facturas de venta que realiza el programa genera los siguientes asientos contables: Facturas normales, acumulativas o por porcentaje con IVA Facturas normales, acumulativas o por porcentaje sin IVA Importe total (Cuenta de ventas) Facturas de anticipo Base imponible(cuenta anticipo cliente) Factura en la que se descuenta el anticipo Base imponible anticipo (Cuenta anticipo cliente) Base imponible anticipo (Cuenta anticipo cliente) Factura con retención de tipo 1 (calculada junto con las tasas) Importe retención (Cuenta retención cliente) Factura con retención de tipo 2 (calculada antes de aplicar las tasas) Conexión a Contabilidad WhitePaper 6

7 Abonos Factura de compras La exportación a contabilidad de facturas de venta que realiza el programa genera los siguientes asientos contables: Facturas normales Importe total (Cuenta contable proveedor) Base imponible(cuenta de compras) IVA (Cuenta de IVA soportado) 2.4. Procedimiento a seguir para la exportación Dígitos cuentas contables El procedimiento a seguir para establecer la cantidad de dígitos de cuentas contables, se especifica en el punto 2.1. Definir los dígitos de cuentas contables Cuentas contables El procedimiento a seguir para establecer las cuentas contables, se especifica en el punto 2.2. Definir las cuentas contables. Es necesario que cada cliente tenga asociada una cuenta contable. Para comprobar que los clientes tienen asociada una cuenta contable hay que ir a PrefGest en la aplicación de Clientes y editando el cliente especificado, dentro de la solapa Todos existe un campo llamado CuentaContabilidad que tiene que tener el valor de la cuenta contable. Con los proveedores ocurre lo mismo que con los clientes. El proceso para comprobar si el proveedor tiene asignada una cuenta contable, es el mismo que para clientes pero desde a aplicación de Proveedores Definir protocolos de contabilidad Este procedimiento se especifica en un documento que se le envía al cliente junto con los ficheros de conexión a contabilidad, dónde se especifica los pasos que tiene que seguir para poder establecer dicha conexión. Conexión a Contabilidad WhitePaper 7

8 Especificar facturas a exportar Desde la bandeja PAF ventas y PAF compras tenemos que hacer un filtro de aquellas facturas de las cuales queramos realizar la exportación. Una vez hemos definido el filtro, desde el menú Operaciones \ Exportar a Contabilidad. Tras realizar la exportación se nos generarán los ficheros que contienen toda la información exportada. Posteriormente dichos ficheros serán importados al programa de Contabilidad y ya se podrán ver los resultados obtenidos en dicho programa. Conexión a Contabilidad WhitePaper 8