Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper Abril de 2011

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1 Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper Abril de 2011 Ronda Guglielmo Marconi, 9 Parque Tecnológico Paterna Valencia Spain T Please Recycle PrefSuite Document

2 Contenidos 1. Propósito 3 2. Características del asistente 4 3. Crear albaranes de ventas Crear albaranes desde fases de producción 9 4. Facturación Facturación normal Facturación desde el pedido Facturación desde el albarán Facturación a origen Facturación por porcentaje Factura anticipo Pago de retenciones Deducir facturas Cambiar texto automático al generar facturas 24 Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 2

3 1. Propósito PrefGest dispone de un sistema de facturación de documentos de venta guiado a través de un asistente. En este documento se explican todas las posibilidades que ofrece este sistema, los distintos tipos de facturación, cómo albaranar y facturar pedidos de venta, cómo albaranar/facturar por grupos de envío, facturación a origen Este documento va dirigido a aquellas personas de administración que trabajen en el la creación de albaranes y facturas de pedidos de venta. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 3

4 2. Características del asistente Características principales Las tareas principales del asistente de facturación son las siguientes: Crear albaranes a partir de pedidos de venta. Crear facturas a partir de pedidos de venta. Crear facturas a partir de albaranes de venta. Este sistema permite crear albaranes y facturas de datos parciales del pedido, tanto a nivel de instancias como a nivel de grupos de envío. Por ejemplo, si disponemos de un pedido con dos líneas con cantidades de 10 y 5 unidades, es posible crear una factura con 3 y 2 unidades respectivamente. Además, también es posible facturar solamente el vidrio y/o la persiana de los modelos. Al final de cada ejecución, el sistema avisa si queda cantidad pendiente de albaranar o facturar. Datos de entrada Hay que destacar que este sistema trabaja con un solo documento de entrada y genera un solo documento de salida. En otras palabras, un albarán se crea a partir de un único pedido. Del mismo modo, una factura se crea a partir de un único pedido o albarán. Datos de salida Como resultado, se va a generar un nuevo albarán o una nueva factura. También es posible añadir los datos a un documento destino ya existente. Es decir, a un albarán ya creado se puede añadir el contenido albaranado de otro pedido. De este modo, el albarán contendrá datos de dos pedidos distintos. Del mismo modo, a una factura ya creada se le puede añadir datos de un pedido o albarán. Por otra parte, es posible generar varios albaranes y facturas a partir de un único pedido. Para albaranar o facturar varios pedidos a la vez, PrefGest dispone de otro asistente para realizar dicha operación. Vea el documento WP Facturación Automática de Ventas para más información. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 4

5 Copiar o vincular ítems en el albarán o factura Figura 1. Selección del filtro a aplicar en las líneas del pedido a albaranar/facturar. Con el nuevo asistente, en el apartado Operación de la pantalla que se muestra en la imagen anterior, se permite copiar o vincular las líneas. Copiar: realiza una copia de las líneas, de forma que el albarán y el pedido son independientes y los cambios en pedido no se reflejan en el albarán. Vincular: no realiza una copia sino un "enlace" de tal forma que el albarán apunta al pedido. De este modo, los cambios en el pedido, se reflejan en el albarán, puesto que apuntan a la misma ventana. Para que se apliquen correctamente los cambios, tras hacerlas en la línea original (que normalmente estará en el pedido) y guardar, es necesario ir al albarán o factura, y recalcular el documento seleccionando Recalcular todo. Este concepto se ha establecido como novedad en PrefSuite En PrefSuite y anteriores versiones, PrefSuite únicamente establecía la función Copiar. Filtrado por particiones y clases En el nuevo asistente de documentos de venta, también permite establecer un filtro de los ítems a albaranar/facturar. En PrefSuite 2008 es posible separar una ventana en un pedido en diferentes partes o clases para producirlas, albaranarlas o facturarlas de forma independiente. Pulsando el botón Seleccionar filtro que se muestra en la figura 1, es posible indicar que partición, y que clases dentro de esta se desea albaranar/facturar. En caso de que se quiera albaranar/facturar el modelo completo, no es necesario editar este aparatado del asistente. Seleccionando el botón Siguiente, no se aplica ningún filtro a los ítems. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 5

6 Se entiende como: Figura 2. Selección de particiones y clases para la generación del albarán o factura. Particiones: es el nombre que se le da al ítem completo. Clases: es cada parte que se puede separar de la ventana. Un ejemplo de esto puede ser ventana y premarco para producir y enviar por separado. Algunas veces también es necesario tener la persiana, marco y hojas separados. Esta configuración de particiones y clases se debe definir previamente en PrefWise. Tipos de facturación Este sistema permite crear cinco tipos distintos de facturación: Facturación normal Facturación a origen (facturación acumulativa) Facturación por porcentaje Factura anticipo Factura de pago de retenciones Estos tipos de facturación se explican más detalladamente en el apartado de facturación. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 6

7 3. Crear albaranes de ventas Un albarán de ventas solamente se puede crear a partir de un pedido de ventas. No es posible crear un albarán a partir de una versión de presupuestado. Sin embargo, existe la posibilidad de albaranar una fase de producción. En este caso, el albarán está relacionado con el pedido, nunca con la fase de producción. Esto equivaldría a albaranar el contenido de la fase de producción desde el pedido. Simplemente es una forma de seleccionar el contenido adecuado. Para más información sobre los distintos tipos de documentos de venta, puede echar un vistazo al documento WP Workflow de Documentos de Venta. Para crear un albarán, vaya a la aplicación de documentos de venta dentro de PrefGest y abra el pedido que desee albaranar. Seleccione botón derecho sobre la pestaña de pedido, y en el menú desplegable, la opción Asistente creación de documentos de Venta. En este caso, es necesario seleccionar en el tipo de documento el valor Albarán en el asistente, como indica la figura 1. Figura 3. Asistente de documentos de venta en PrefSuite Tipo de documento Albarán. Presione el botón Siguiente. Con esto el usuario indicará si desea crear un albarán nuevo (así como la numeración y el número a aplicar en el nuevo albarán), o si desea albaranar el pedido en un albarán existente, indicando el mismo. Después de esto, presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo donde se indicará el tipo de operación, y el filtro que se desea establecer para generar el albarán. Dichos casos se indican en el punto anterior ( Copiar o vincular ítems en un albarán o factura y Filtrado por particiones y clases ). Después de esto, presione el botón Siguiente. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 7

8 Figura 4. Selección de unidades a albaranar. En este diálogo es posible seleccionar las cantidades a albaranar. Por defecto aparecerá activado todo el contenido que no ha sido albaranado. Es posible cambiar la cantidad del albarán en la columna A añadir. Si se introduce un cero como cantidad, la línea del pedido no se añadirá al albarán. En el campo Restante aparece la cantidad que no ha sido albaranada todavía. El asistente no deja albaranar más cantidad que la de la línea del pedido. En la parte inferior de esta pantalla, se indica información concreta de las instancias. Se puede seleccionar/deseleccionar las instancias concretas a Albaranar, marcando el check Seleccionar. De esta forma, aumentará o disminuirá el numero indicado en la columna A añadir, en la parte superior del documento. Aparecen dos botones para seleccionar/deseleccionar todo el contenido, facilitando de este modo la edición del albarán. Para seleccionar todos los ítems, se pulsará el botón Todas. Para deseleccionar todos los ítems, se pulsará el botón Ninguna. La descripción generada en el albarán se podrá ver afectada en el caso de que se haya aplicado un filtro en la generación del albarán. Una vez ha seleccionado el contenido deseado, presione el botón Terminar. Aparecerá un diálogo como indica la figura 5. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 8

9 Figura 5. Información sobre el proceso realizado. En este diálogo se muestra información relativa al proceso realizado. En nuestro caso, se ha albaranado el pedido completamente. También es posible que el pedido no esté completamente albaranado, por lo que aparecerá un mensaje como No todo el contenido del documento origen ha sido albaranado. Por el contrario, si por algún motivo se hubiera albaranado más cantidad que la del pedido, también se mostraría aquí la información. Si por algún motivo determinado la acción no se ha podido llevar a cabo, aparecerá este diálogo mostrando un mensaje de error para identificar el motivo Crear albaranes desde fases de producción Es posible generar albaranes a partir de las fases de producción. Dado que es una tarea común el hecho de entregar fases de producción completas, el contenido del albarán equivaldrá al contenido de la fase de producción. Es decir, si en el pedido se tienen 10 unidades, y en la fase únicamente 4. Solo se podrán albaranar desde la fase estas 4 unidades como máximo. A diferencia de las versiones anteriores, la fase de producción si que estará relacionada con el albarán. Figura 6. Documentos relacionados de la fase. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 9

10 4. Facturación La facturación en PrefGest se hace en base al pedido. Por lo tanto, el pedido es el documento que se puede facturar. También es posible facturar directamente albaranes, los cuales están relacionados con el pedido o fase. PrefGest permite crear cinco tipos distintos de facturación: Facturación normal. Ésta es la forma de facturar habitual. Se selecciona el contenido del pedido que se desea facturar y se crea una nueva factura. Esta factura es independiente a las demás facturas del pedido. Facturación a origen (facturación acumulativa). En este tipo de facturación, se van creando las diversas certificaciones. Cada certificación lleva el contenido acumulado de las certificaciones anteriores del pedido. El importe de la factura será la suma del contenido menos el importe de la certificación anterior. Facturación por porcentaje. En este tipo de facturación se facturan cantidades fijas o porcentajes del pedido origen. Estas cantidades no están relacionadas con el contenido. Cuando se ha facturado todo el importe del pedido, la última factura incluye el contenido del pedido. El importe de esta última factura será la suma de su contenido menos el importe de la certificación anterior. Factura anticipo. Este tipo de facturación sirve para facturar cantidades a cuenta. Se define este tipo de facturación explícitamente para poder contabilizar adecuadamente los anticipos. Factura de pago de retenciones. Este tipo de facturación sirve para facturar cantidades retenidas por el cliente. Se define este tipo de facturación explícitamente para poder contabilizar adecuadamente las retenciones. Un documento de venta tiene asociados unos datos de facturación. Para poder ver estos datos seleccione la opción de menú Documento > Facturación. Aparecerá el diálogo que muestra la figura 7. Figura 7. Datos de Facturación. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 10

11 En este diálogo aparecen cuatro secciones: Datos de la certificación. Se utilizan en la facturación a origen y en la facturación por porcentaje. Aquí se controla el número de certificación y el importe de la certificación anterior (base imponible). Estos datos solamente tienen sentido en facturas. En condiciones normales, no se deben modificar estos datos, ya que son gestionados por el asistente de facturación. Ahora bien, si después de crear una certificación se modifica su contenido, habrá que revisar también de forma manual este campo en las facturas relacionadas. Retención. En este campo se indica el porcentaje de retención de la factura. Cuando se crea una factura a partir de un pedido, ésta hereda los datos de retención del pedido. Existen dos modos de aplicar la retención: o Antes de aplicar las tasas. La base imponible de los impuestos se calcula después de haber aplicado la retención. Por lo tanto, el IVA no incluye la retención. En este caso, será necesaria una factura de pago de retenciones para poder contabilizar el IVA. o Junto con las tasas. La retención se aplica sobre la misma base imponible que se aplican los impuestos. En este caso sí que se está contabilizando todo el IVA, por lo que cuando se cobren las retenciones, no hará falta una factura de pago de retenciones. Tipo de facturación. Indica cómo ha sido o están siendo facturados los documentos de venta. Si se factura un pedido de forma normal (por ejemplo), al generar la primera factura se actualizará este campo en el pedido, para que las demás facturas se facturen también de forma normal. También es posible asignar un tipo directamente al pedido, forzando la generación de un tipo determinado de facturación. En las facturas, este campo indica de qué tipo es la factura. Debería ser de solo lectura y el usuario no lo debería modificar. Cantidad a Cuenta. Este campo no tiene validez, es decir, es puramente informativo y su valor no es tenido en cuenta. Se mantiene este campo por su uso en versiones anteriores. Para gestionar cantidades a cuenta, genere facturas de tipo anticipo. A continuación se pasa a explicar cada una de las modalidades de facturación Facturación normal Facturación desde el pedido Para facturar un pedido desde PrefGest, la única restricción que se impone es que el pedido no esté modificado. Si ha hecho modificaciones en el pedido, guarde el documento para poder facturarlo. Esta restricción se aplica a cualquier tipo de facturación. Para facturar un pedido de forma normal, seleccione botón derecho sobre la pestaña de pedido, y en el menú desplegable, la opción Asistente creación de documentos de Venta. En este caso, es necesario seleccionar en el tipo de documento el valor Factura en el asistente (ver figura 3). Presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 8. El flag Deducir facturas anteriores añade en el detalle un recopilatorio de las facturas anteriores. Vea el apartado Deducir Facturas (4.6) para más información. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 11

12 Figura 8. Elección del tipo de facturación. Seleccione como tipo de facturación el valor Normal en el desplegable, y pulse Siguiente. Aparecerá el diálogo donde se indicará el tipo de operación, y el filtro que se desea establecer para generar el albarán. Dichos casos se indican en el punto 2 ( Copiar o vincular ítems en un albarán o factura y Filtrado por particiones y clases ). Después de esto, presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 9. Figura 9. Selección de las cantidades a facturar. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 12

13 En este diálogo es posible seleccionar las cantidades a facturar. Por defecto aparecerá activado todo el contenido que no ha sido facturado. Es posible cambiar la cantidad de la factura en la columna A añadir. Si se introduce un cero como cantidad, la línea del pedido no se añadirá a la factura. En el campo Restante aparece la cantidad que no ha sido facturada todavía. El asistente no deja facturar más cantidad que la de la línea del pedido. En la parte inferior de esta pantalla, se indica información concreta de las instancias. Se puede seleccionar/deseleccionar las instancias concretas a facturar, marcando el check Seleccionar. De esta forma, aumentará o disminuirá el numero indicado en la columna A añadir, en la parte superior del documento. Aparecen dos botones para seleccionar / deseleccionar todo el contenido, facilitando de este modo la edición de la factura. Para seleccionar todos los ítems, se pulsará el botón Todas. Para deseleccionar todos los ítems, se pulsará el botón Ninguna. La descripción generada en la factura se podrá ver afectada en el caso de que se haya aplicado un filtro en la generación de la misma. Una vez ha seleccionado el contenido deseado, presione el botón Terminar. Aparecerá un diálogo como indica siguiente imagen. Figura 10. Información sobre el proceso realizado. En este diálogo se muestra información relativa al proceso realizado. En nuestro caso, se ha facturado el pedido completamente. También es posible que el pedido no esté completamente facturado, por lo que aparecerá un mensaje como No todo el contenido del documento origen ha sido facturado. Por el contrario, si por algún motivo se hubiera facturado más cantidad que la del pedido, también se mostraría aquí la información. Si por algún motivo determinado la acción no se ha podido llevar a cabo, aparecerá este diálogo mostrando un mensaje de error para identificar el motivo. A continuación, PrefGest mostrará la factura recién creada. Es posible acceder al presupuesto y a las facturas indistintamente haciendo doble clic a través del árbol de documentos relacionados, como indica la figura 13. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 13

14 Figura 11. Documentos relacionados de la factura recién creada. Para crear sucesivas facturas en el caso de no haber facturado todo el pedido, vuelva a seleccionar la opción de menú Asistente creación de documentos de Venta en la pestaña del pedido. En este caso, el asistente mostrará la pantalla inicial del asistente para documentos de venta (figura 3). Presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 8, donde podrá seleccionar directamente la numeración. Pero en el desplegable del tipo de facturación, solo permitirá seleccionar la facturación de tipo normal, o generar facturas de tipo anticipo o de pago de retenciones (descartando la facturación por porcentaje o a origen). Esto es así porque el pedido ya ha sido facturado inicialmente con un tipo determinado de facturación (normal, en este caso). Ver figura 12. Figura 12. Generación de factura desde un pedido con otra factura creada previamente Facturación desde el albarán PrefGest también permite crear una factura directamente a partir de albaranes. Para ello, abra un albarán seleccione botón derecho sobre la pestaña de dicho albarán, y en el menú desplegable, la opción Asistente creación de documentos de Venta. El asistente mostrará la pantalla inicial del asistente de documentos de venta (figura 3). Presione el botón Siguiente. Aparecerá un diálogo como el de la figura 8. Seleccione la numeración de dicha factura, y opción Facturación Normal y presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 9, para seleccionar el contenido de factura. Hay que destacar que, a diferencia de las versiones anteriores, en los albaranes no es necesario facturarlos completamente. Es posible elegir parte del contenido de un albarán para facturarlo. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 14

15 4.2. Facturación a origen Para facturar un pedido a origen, seleccione botón derecho sobre la pestaña de pedido, y en el menú desplegable, la opción Asistente creación de documentos de Venta. En este caso, es necesario seleccionar en el tipo de documento el valor Factura en el asistente (ver figura 3). Presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 8. En este caso, se seleccionará la numeración a aplicar, y el tipo de facturación A origen. Presione el botón Siguiente. En la siguiente pantalla, se podrá seleccionar la aplicación de un filtro y el tipo de operación que se desea realizar (copiando las líneas, o vinculándolas con respecto a las líneas del documento origen), como se muestra en la figura 1. Dichos casos se indican en el punto 2 ( Copiar o vincular ítems en un albarán o factura y Filtrado por particiones y clases ). Después de esto, presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 13. Figura 13. Selección de las cantidades a facturar. En este diálogo es posible seleccionar las cantidades a facturar. Por defecto aparecerá activado todo el contenido del pedido que no ha sido facturado. Es posible cambiar la cantidad de la factura en la columna A Añadir. Si se introduce un cero como cantidad, la línea del pedido no se añadirá a la factura. En el campo Restante aparece la cantidad que no ha sido facturada todavía. El asistente no deja facturar más cantidad que la de la línea del pedido. En la parte inferior de esta pantalla, se indica información concreta de las instancias. Se puede seleccionar/deseleccionar las instancias concretas a facturar, marcando el check Seleccionar. De esta forma, aumentará o disminuirá el numero indicado en la columna A añadir, en la parte superior del documento. Aparecen dos botones para seleccionar / deseleccionar todo el contenido, facilitando de este modo la edición de la factura. Para seleccionar todos los ítems, se pulsará el botón Todas. Para deseleccionar todos los ítems, se pulsará el botón Ninguna. La descripción generada en la factura se podrá ver afectada en el caso de que se haya aplicado un filtro en la generación de la misma. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 15

16 Una vez ha seleccionado el contenido deseado, presione el botón Terminar. Aparecerá un diálogo como indica siguiente imagen. Figura 14. Información sobre el proceso realizado. En este diálogo se muestra información relativa al proceso realizado. En nuestro caso, se ha facturado una parte del pedido. Si salimos del asistente, PrefGest abrirá la factura recién creada. El contenido de la factura contiene las cantidades seleccionadas, ya que acabamos de crear la primera factura (ver figura 15). Figura 15. Contenido de la primera factura. Si volvemos a repetir los pasos y generamos una nueva factura a origen desde el pedido, la factura resultante tendrá como contenido lo asociado en esta segunda factura, y no el conjunto de ambas facturas como ocurría en anteriores versiones (figura 16). Figura 16. Contenido de la segunda factura. Pero al presentar la plantilla de Doc. Ventas, aparecerá la unión de ambas facturas (la primera, generada con 1 unidades en la primera línea y 3 unidades de la segunda línea, siguiendo el ejemplo de la imagen 15, y también una unidad de la primera línea que se presenta en la segunda factura Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 16

17 correspondiente a la imagen 16). Figura 17. Plantilla Doc. Ventas, correspondiente a la segunda factura a origen. La base imponible de esta segunda factura será el importe del contenido de la segunda factura menos la base imponible de la certificación anterior. El importe de la certificación anterior está definido en la opción de menú Documento > Facturación. Aparecerá un diálogo como el de la figura 18. En este diálogo se puede observar que la certificación es la número 2, que se ha facturado a origen y que el importe de las certificaciones anteriores es de 6216,37. Hay que destacar que si por algún motivo se modifica la primera factura de forma manual de modo que la base imponible cambia, habrá que actualizar también de forma manual el importe de la certificación anterior de esta segunda factura. Figura 18. Datos de la segunda factura. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 17

18 4.3. Facturación por porcentaje La facturación por porcentaje en PrefGest permite generar facturas a partir del importe global del pedido, sin tener en cuenta su contenido. Este tipo de facturación permite generar varias facturas a partir de porcentajes sobre la base imponible del pedido. Por ejemplo, se pueden generar 3 facturas de un pedido: la primera contendrá el 25% del importe, la segunda el 50% del importe y la tercera el 25% restante. Esta última factura contendrá todo el contenido del pedido, y su importe será la suma de su contenido menos el importe de las facturas anteriores. Para facturar un pedido por porcentaje, seleccione botón derecho sobre la pestaña de pedido, y en el menú desplegable, la opción Asistente creación de documentos de Venta. En este caso, es necesario seleccionar en el tipo de documento el valor Factura en el asistente (ver figura 3). Presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 8. En este caso, se seleccionará la numeración a aplicar, y el tipo de facturación Facturación por porcentaje. Presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 19. Figura 19. Selección de la cantidad a facturar. Este diálogo parte de la base imponible del documento origen (pedido), que en este ejemplo es de , Para definir el documento destino se podrá introducir o bien un porcentaje o bien una cantidad fija. Marque la casilla Cantidad restante cuando desee crear la última factura del pedido. También aparece una grid con las facturas anteriores. En este caso, como estamos en la primera factura, la grid aparece vacía. Una vez seleccionada la cantidad a facturar presione el botón Terminar para finalizar el asistente. Estos pasos son iguales que los tipos de facturación anteriores. La factura generada contendrá una línea con el importe seleccionado, como indica la figura 20. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 18

19 Figura 20. Contenido de la factura por porcentaje. Repita los pasos anteriores hasta generar todas las facturas del pedido. No olvide activar el flag Cantidad Restante para la última factura, como muestra la figura 21. Figura 21. Selección de la cantidad a facturar en la última factura. La última factura contendrá todo el contenido del pedido, como indica la figura 22. Figura 22. Contenido de la última factura. El importe total de la última factura será el importe de su contenido menos el importe de la certificación anterior. Este importe puede verse en los datos de facturación, como indica la figura 23. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 19

20 Figura 23. Datos de facturación de la última factura por porcentaje Factura anticipo Con PrefGest es posible crear facturas de anticipos o cantidades a cuenta. De este modo es posible contabilizar adecuadamente las cantidades a cuenta. Para generar una factura de anticipo, seleccione botón derecho sobre la pestaña de pedido, y en el menú desplegable, la opción Asistente creación de documentos de Venta. En este caso, es necesario seleccionar en el tipo de documento el valor Factura en el asistente (ver figura 3). Presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 24. En este caso, se seleccionará la numeración a aplicar, y el tipo de facturación Factura anticipo. Figura 24. Elección de factura anticipo. Presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 25. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 20

21 Figura 25. Datos de la factura anticipo. En este diálogo se selecciona la cantidad a facturar, que puede ser o bien un porcentaje o bien una cantidad fija. Puede activar la casilla IVA Incluido si quiere introducir el precio con IVA. Una vez seleccionados los datos de la factura presione el botón Terminar para finalizar el asistente. Estos pasos son iguales que los tipos de facturación anteriores. Sin embargo, en este caso no podrá activar Deducir facturas anteriores. La factura generada contendrá una línea con el importe seleccionado, como indica la figura 26. Figura 26. Contenido de la factura anticipo. No es el propósito de este documento explicar cómo se contabiliza este tipo de facturas. Consulte los whitepapers que explican los subtotales de documentos de venta y la exportación a contabilidad para más información Pago de retenciones Con PrefGest es posible crear facturas de retenciones. De este modo es posible contabilizar adecuadamente las retenciones. Una factura de retención se hará cuando en un pedido se hayan aplicado unas retenciones. Además, estas retenciones se deben haber aplicado con la opción Antes de aplicar las tasas, ya que en este caso la base imponible de los impuestos se calcula después de haber aplicado la retención. Por lo tanto, el IVA no incluye la retención. Para generar una factura de pago de retención, seleccione botón derecho sobre la pestaña de pedido, y en el menú desplegable, la opción Asistente creación de documentos de Venta. En este caso, es Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 21

22 necesario seleccionar en el tipo de documento el valor Factura en el asistente (ver figura 3). Presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 24. En este caso, se seleccionará la numeración a aplicar, y el tipo de facturación Pago de retenciones. Seleccione Factura de retenciones y presione el botón Siguiente. Aparecerá el diálogo de la figura 27. Figura 27. Datos de la factura de retención. En este diálogo se selecciona la cantidad a facturar, que puede ser o bien un porcentaje o bien una cantidad fija. Una vez seleccionados los datos de la factura presione el botón Terminar para finalizar el asistente. Estos pasos son iguales que los tipos de facturación anteriores. Sin embargo, en este caso no podrá activar Deducir facturas anteriores. La factura generada contendrá una línea con el importe seleccionado, como indica la figura 28. Figura 28. Contenido de la factura de retención. No es el propósito de este documento explicar cómo se contabiliza este tipo de facturas. Consulte el whitepaper que explica la exportación a contabilidad para más información. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 22

23 4.6. Deducir facturas Cuando se activa la casilla de Deducir facturas al generar una nueva factura, se añade en el detalle de la última factura un resumen de las certificaciones anteriores (tanto en facturación normal, como por porcentaje y facturación a origen). Para cada factura se añade una línea de detalle con cantidad 0 y con importe unitario el importe de la factura. Deducir facturas se debe aplicar cuando se está generando la última factura del pedido. Pero el propósito principal de la deducción de facturas se basa en las facturas anticipo. El funcionamiento de la deducción de facturas se basa en el hecho de descontar los anticipos, ya que se generan asientos diferentes a nivel contable. Para ello, deberá existir un subtotal de tipo Cantidad anticipada. Este subtotal deberá estar en la última posición de la definición de subtotales, para que los demás subtotales no se vean afectados por el importe deducido de las cantidades anticipadas. Vea el documento sobre subtotales para más información. Al deducir facturas, el importe de todas las facturas de tipo anticipo se acumula en el subtotal de cantidad anticipada. Ésta es la forma que tiene PrefGest de descontar las facturas generadas anteriormente de tipo anticipo. Vea el documento sobre exportación a contabilidad para más información sobre los asientos generados al deducir anticipos. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 23

24 5. Cambiar texto automático al generar facturas El programa permite configurar el texto por defecto al crear facturas por porcentaje, por anticipo, y por pago de retenciones. Por ejemplo, para indicar el texto por defecto al generar una factura por porcentaje, lo designa la variable global 'PercentageDescription'. El valor de esta variable global solo se presenta mediante una sentencia SQL, seleccionando el valor que almacena la variable 'PercentageDescription' en la tabla VariablesGlobales. Un script a modo de ejemplo para ver el texto asociado sería este: SELECT RTRIM (Valor) FROM VariablesGlobales WHERE Empresa=1 AND Nombre='PercentageDescription' De la misma forma, para cambiar su valor, se debe hacer mediante una sentencia SQL utilizando la sentencia "UPDATE". Un ejemplo de este script será el siguiente (cambiando XXX por el texto deseado): UPDATE VariablesGlobales SET Valor== XXXX WHERE nombre='percentagedescription' En caso de que esta variable no exista (ya que nunca se haya configurado. Esto se puede ver si al ejecutar la anterior sentencia "SELECT" no presenta nada) es necesario crearla mediante una sentencia SQL, de esta forma: INSERT INTO VariablesGlobales (Empresa,Nombre,Valor) VALUES (1,'PercentageDescription','XXXX') El usuario deberá sustituir XXXX por el texto que desee aplicar. Es recomendable realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar cualquier sentencia SQL que modifique los datos en las tablas. A parte de esta variable para la descripción de una factura por porcentaje, existen estas otras variables: AdvancePaymentDescription: para facturas de tipo anticipo. RetentionPaymentStr: para facturas de tipo retención. DeductInvoiceString: para facturas a deducir. Para modificar estas variables, se debe actuar de la misma forma que lo explicado anteriormente para 'PercentageDescription'. Sistema de Facturación de Ventas en PrefSuite 2008 WhitePaper 24

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