SERIES DE DOCUMENTOS MARFIL GESTIÓN

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Nieves Correa Henríquez
hace 10 años
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1 SERIES DE DOCUMENTOS Este documento es propiedad de Totware Novelda, SL y su contenido es confidencial. Este documento no puede ser reproducido en su totalidad o parcialmente, ni mostrado a terceros, ni utilizado para otros propósitos que los que han originado su entrega, sin el previo permiso escrito de Totware Novelda, SL. En el caso de ser entregado en virtud de un contrato, su utilización y difusión estarán limitadas a lo expresamente autorizado en dicho contrato. Totware Novelda, SL no podrá ser considerada responsable de eventuales errores u omisiones en la edición del documento.

originado su entrega, sin el previo permiso escrito de Totware Novelda, SL.

Marfil Gestión organiza los documentos agrupándolos por series o grupos de documentos. Cada serie lleva asociado un contador, la combinación serie +contador dará el número de documento.

2 Marfil Gestión organiza los documentos agrupándolos por series o grupos de documentos. Cada serie lleva asociado un contador, la combinación serie +contador dará el número de documento. Las series se crearán para cada tipo de documento a medida de sus necesidades y no tienen porqué ser las mismas para cada documento. Cada tipo de documento (pedidos, facturas, etc.) tiene sus propias series, aunque se puede repetir la misma codificación. Por ejemplo utilizar la serie AE para presupuestos y pedidos, pero cada uno tiene su propio contador. Para cada documento, las necesidades de series pueden ser diferentes. Por ejemplo, si tenemos 2 almacenes de expedición se puede crear una serie para las salidas de cada almacén. Las series permiten que no haga falta cerrar ejercicios cada año contable, se pueden crear nuevas series con el nuevo ejercicio contable o continuar con las mismas. La nomenclatura de las series consta de dos dígitos, el primero siempre una letra y el segundo alfanumérico. De esta forma, en la ventana buscar si teclea un número Marfil buscará el documento en la serie donde se encuentre el cursor, si teclea serie + número se buscará obviamente en la serie indicada. Se definen en el menú Varios / Procesos Especiales / Mantenimiento de Series. Fig. 1 2/7

) tiene sus propias series, aunque se puede repetir la misma codificación. Por ejemplo utilizar la serie AE para presupuestos y pedidos, pero cada uno tiene su propio contador.

Propiedades de las series: Moneda: si se define una moneda en la serie, todos los documentos serán en esa moneda, si se deja en blanco, se tomará la moneda del cliente o proveedor.

3 Propiedades de las series: Moneda: si se define una moneda en la serie, todos los documentos serán en esa moneda, si se deja en blanco, se tomará la moneda del cliente o proveedor. Tipo de impreso por defecto: podemos asociar un formato de impresión a una serie, si no se define, se tomará el del parámetro general y si tampoco se ha definido cogerá el número 1. Cerrada: No permite añadir más documentos a la serie. Fecha de cierre: No tiene relación con el parámetro anterior <Cerrada>. Si introducimos una fecha de cierre no se podrán introducir documentos anteriores a esa fecha. Tipo de cabecera por defecto: Algunos documentos se pueden crear con diferentes cabeceras (por ejemplo para dos empresas o para imprimir o no el logotipo). Imprimir cabecera: Podemos ocultar la cabecera (y el pié) en la impresión. Serie exenta de IVA: Marfil toma el IVA del cliente, si se pone este parámetro a S lo dejará en blanco. Se utiliza sobre todo en series dedicadas a la exportación. Criterio de IVA: Devengo o Caja Serie borrador: Se utiliza para identificar series de pruebas, prácticas, o series de documentos que desean borrarse completamente mediante una utilidad creada al efecto. (Ver Menú Varios / Procesos especiales / Eliminar series borrador). Fig. 2 3/7

Cerrada: No permite añadir más documentos a la serie. Fecha de cierre: No tiene relación con el parámetro anterior <Cerrada>.

IMPORTANTE: Debido a que se sobre-escriben en blanco todos los registros pertenecientes a series borrador no hay ninguna posibilidad de recuperar las series borradas mediante esta opción.

4 IMPORTANTE: Debido a que se sobre-escriben en blanco todos los registros pertenecientes a series borrador no hay ninguna posibilidad de recuperar las series borradas mediante esta opción. Si la utiliza compruebe antes que tiene copias de seguridad válidas. También es posible crear un icono de acceso directo en el Escritorio que directamente ejecute el programa de borrar series. Para ello haremos una copia del icono de acceso a Marfil (botón derecho <Copiar> Pinchar en una parte del escritorio en blanco y botón derecho <Pegar>, luego cambiarle el nombre: Botón derecho <Cambiar nombre>) Finalmente hay que editar el acceso directo y añadir borraser a la derecha de marfil.exe (Botón derecho <Propiedades>). Fig. 3 De esta forma, después de identificarse se arrancará automáticamente la pantalla de borrar series. Insistimos en que antes de usar una opción como esta debe tener una copia de seguridad verificada. Empresa asociada a la serie, Emisor para la creación de e-facturas: Desde el menú Varios / Procesos especiales / Emisores / Empresas podemos definir la/s empresas con las que trabajamos. 4/7

Para ello haremos una copia del icono de acceso a Marfil (botón derecho <Copiar> Pinchar en una parte del escritorio en blanco y botón derecho <Pegar>, luego cambiarle el nombre: Botón derecho

5 Fig. 4 Estas empresas las asociamos a la serie de documentos desde el mantenimiento de series. Fig. 5 Si tenemos definida más de una empresa, aparecerá un botón en la barra de menús: Fig. 6 5/7

6 Que nos permite fijar en todo el programa (introducción de datos e informes) las series que pertenecen a la(s) empresa(s) seleccionadas. Fig. 7 El acceso a las empresas se puede administrar por usuarios desde la Configuración de Usuarios. Directorio de la contabilidad y Nº de empresa de contabilidad asociada a la serie: Aquí se define el directorio de trabajo de la Contabilidad Marfil y el número de contabilidad que recogerá los movimientos de esta serie. Parámetros para la creación de facturas Asignar número de texto predefinido: Introduce de forma automática como notas de la factura el número de texto predefinido indicado aquí. Tipo de operación por defecto: Sólo se podrán crear facturas de ese tipo de operación (nacional, intracomunitario, etc.) Recordamos que el tipo de operación es una propiedad del cliente o proveedor con lo que no se podrán hacer facturas si no coinciden los tipos de operación del cliente y la serie. Tipo de retención y % de retención: Se puede utilizar en facturas de obras y servicios. Todos los documentos no tienen todas las propiedades indicadas, por lo que las pantallas de presupuestos, pedidos, albaranes y facturas son ligeramente distintas. 6/7

Directorio de la contabilidad y Nº de empresa de contabilidad asociada a la serie: Aquí se define el directorio de trabajo de la Contabilidad Marfil y el número de contabilidad que recogerá los

GRUPOS DE SERIES Los Grupos de Series son agrupaciones de series. Estos permiten unir o relacionar determinadas series asignándoles un código de grupo único.

7 GRUPOS DE SERIES Los Grupos de Series son agrupaciones de series. Estos permiten unir o relacionar determinadas series asignándoles un código de grupo único. Únicamente tiene aplicación en los listados, pulsando la tecla de función F5 sobre el filtro Series. Es muy importante tener en cuenta que el concepto Empresa prevalece sobre los grupos de series, por tanto, si seleccionamos un grupo de series que contiene una serie perteneciente a una empresa a la que el usuario no tiene acceso no podremos visualizar ningún documento de esa serie aunque el grupo la contenga. 7/7

Únicamente tiene aplicación en los listados, pulsando la tecla de función F5 sobre el filtro Series.

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