Portal Del Emisor MANUAL DEL USUARIO. Plataforma de Facturación Electrónica

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1 Portal Del Emisor MANUAL DEL USUARIO Plataforma de Facturación Electrónica

2 1. Índice 1. Índice Descripción General Alcance Flujo de navegación Perfil del Usuario Descripción Funcional Instalación de la utilidad de autenticación y firma en Internet Explorer Desinstalación de la utilidad de autenticación y firma en Internet Explorer Configuración de Internet Explorer Autenticación Acceso por usuario/contraseña Acceso por certificado Preguntas frecuentes Descargas Inicio Borradores Listado/búsqueda de borradores Alta borrador Editar borrador Importar con metadatos Firmar Enviar firmados Eliminar Detalle borrador Gestión de adjuntos de un borrador Facturas Listado/búsqueda de facturas Importar factura Histórico de estados de factura Detalle de facturas Detalle firmantes factura Descargar factura Página 2 de 35

3 2. Descripción General 2.1. Alcance La plataforma de facturación electrónica de EMCANTA tiene como objetivo simplificar y mejorar la actividad de facturación de la empresa así como mejorar su comunicación con sus proveedores y clientes. La plataforma propuesta se ha llevado a cabo tratando de identificar las necesidades y condiciones administrativas de EMCANTA con el fin de minimizar cualquier repercusión negativa en el proceso de facturación existente. Se ha desarrollado un portal web para permitir el acceso a usuarios de las entidades emisoras de facturas electrónicas. Este Portal del Emisor, que ha sido personalizado para EMCANTA, dispone de una serie de funcionalidades, dando soporte para: Autenticación en el portal tanto por login-password como a través de certificado digital, para autorizar al usuario sobre el uso del portal. Gestión de borradores de facturas: alta en formato Facturae 3.1, baja, modificación, listado, importación con metadatos, gestión de adjuntos (alta, baja, listado, descarga), firma en cliente, detalle de borradores firmados y envío de borradores firmados. Gestión de facturas emitidas: listado, importación, detalle, detalle de los firmantes, descarga y histórico de estados El principal propósito del presente documento es que cualquier usuario sea capaz de llevar a cabo todas estas funcionalidades sin ningún tipo de problema. Página 3 de 35

4 2.2. Flujo de navegación 2.3. Perfil del Usuario Usuario lectura/escritura, cualquier tipo de usuario que acceda al portal tiene plenos derechos a ejecutar cualquiera de las funcionalidades que éste posee. Página 4 de 35

5 3. Descripción Funcional 3.1. Instalación de la utilidad de autenticación y firma en Internet Explorer. La primera vez que se accede al portal con Internet Explorer, se solicitará la instalación de los componentes ActiveX que precisa el portal (para permitir acceder mediante certificado y firmar en cliente). A continuación se indican los pasos a seguir para proceder a la instalación de dichos componentes. Es necesario tener privilegios de administrador sobre la máquina para poder realizar la instalación y ejecución de los mismos. La aparición de algunos de los cuadros de diálogo puede depender de las restricciones de seguridad configuradas en el navegador. Se detallan todos ellos: La siguiente alerta aparece porque se ha detectado que Internet Explorer intenta instalar un nuevo componente, y Windows alerta al usuario de lo que se pretende, solicitando su confirmación: Se solicita la instalación del componente WebPdfAccess.cab, para Internet Explorer, se debe elegir Instalar : Página 5 de 35

6 La siguiente alerta aparece porque se ha detectado que Internet Explorer intenta instalar un nuevo componente, y Windows alerta al usuario de lo que se pretende, solicitando su confirmación: Se solicita la instalación del componente CAPICOM 2.0, propiedad de Microsoft Corporation, para Internet Explorer, se debe elegir Instalar : Página 6 de 35

7 La siguiente alerta aparece porque se ha detectado que Internet Explorer intenta instalar un nuevo componente, y Windows alerta al usuario de lo que se pretende, solicitando su confirmación: Se solicita la instalación del componente WebSigner2.cab, para Internet Explorer, se debe elegir Instalar : Puede aparecer la barra de información solicitando que se pulse sobre ella si se desea ejecutar el componente WebSigner2 (instalado previamente): Página 7 de 35

8 El siguiente mensaje de advertencia aparecerá si ha ocurrido algún problema durante la instalación o la ejecución de los componentes. Para solucionarlo se habrá de confirmar la ejecución del componente WebSigner2, como se indica en el punto posterior. En alguna ocasión se puede solicitar recargar la página o reiniciar el ordenador, en tal caso, es necesario para que el proceso de instalación y ejecución de los componentes concluya satisfactoriamente: Se ha de pulsar sobre la barra de información, confirmando la ejecución del componente WebSigner2 para Internet Explorer, tras lo cual aparecerá la ventana emergente que permitirá dicha ejecución. Se deberá pulsar Ejecutar : Página 8 de 35

9 Una vez permitida la ejecución de los componentes indicados anteriormente, se termina de cargar la página de login, apareciendo una combo con los certificados instalados en el navegador: 3.2. Desinstalación de la utilidad de autenticación y firma en Internet Explorer Para desinstalar los componentes ActiveX existentes en Internet Explorer se deberán seguir los siguientes pasos: Acceder al menú Herramientas de Internet Explorer, seleccionar Administrar complementos y Habilitar o deshabilitar complementos : Página 9 de 35

10 Seleccionar de la combo los Controles ActiveX descargados, se mostrarán en el listado. Eliminar cada uno de los componentes indicados: Puede aparecer la siguiente alerta, solicitando confirmación de la modificación que se pretende realizar desde Internet Explorer: Página 10 de 35

11 3.3. Configuración de Internet Explorer En ocasiones puede ocurrir que Internet Explorer no permita la ejecución del componente ActiveX. Este problema se debe a que la configuración por defecto de Internet Explorer no permite la ejecución de ActiveX desde páginas a las cuales no se les haya considerado como de confianza. Hay que poner el servidor donde se encuentran las páginas que usan WebSigner en una zona de seguridad (Configurar las zonas de seguridad de IExplorer) donde se tenga activado la ejecución de ActiveX. La configuración de seguridad debe permitir la instalación y ejecución, se debe prestar especial atención a la posibilidad de que se encuentren desactivados los puntos que se muestran en la siguiente figura, deben activarse: Página 11 de 35

12 Para añadir una página como de confianza y activar la ejecución de ActiveX hay que realizar los siguientes pasos: 1. Abrir el navegador Internet Explorer. 2. Acceder al menú Herramientas. 3. Acceder al submenú Opciones de Internet. 4. Acceder a la pestaña Seguridad. 5. Marcar la zona Sitios de confianza. 6. Pulsar el botón Sitios. 7. Introducir la url en la que está accesible la aplicación. 8. Pulsar el botón Agregar. 9. Pulsar el botón Cerrar los Sitios de confianza. 10. Pulsar la zona de seguridad Internet o Intranet local en función de si el acceso a la aplicación se realiza a través de una intranet local o a través de Internet. 11. En el área Nivel de seguridad para esta zona pulsar el botón Nivel personalizado. 12. En el área de Configuración, verificar los puntos indicados en la imagen anterior. 13. Pulsar el botón Aceptar la Configuración de seguridad. 14. Pulsar el botón Aceptar las Opciones de Internet Autenticación Al cargar el portal, se muestra la ventana de acceso a la aplicación. En ésta se observan dos formas de acceso: por medio de usuario/contraseña y por certificado digital. Antes de intentar acceder se ha de marcar la opción mediante la cual se desea acceder. Página 12 de 35

13 Acceso por usuario/contraseña Descripción Hay dos cuadros de texto, el primero es para insertar el login o identificador del usuario y el segundo situado justo debajo para la contraseña. Este campo cifra sus caracteres tal como el usuario los va insertando Acciones Se ha de seleccionar la opción Identificador por usuario y contraseña. Una vez rellenados los campos se pulsa el botón Enviar, aquí existe la posibilidad de que alguno de los campos no este bien escrito o que por error alguno se haya dejado en blanco, en este caso no se accede al sistema y se ve un mensaje de error Acceso por certificado Descripción Se ve una lista en la que aparecen todos los certificados instalados en el navegador Acciones Se ha de seleccionar la opción de Identificación por certificado, elegir un certificado y pulsar el botón Enviar, si no hay ningún problema con el certificado accederemos al sistema, si no continuaremos en la página de login Preguntas frecuentes Descripción En la sección de Preguntas frecuentes se pueden encontrar respuestas a las dudas más típicas que pueden surgir sobre facturación electrónica. Página 13 de 35

14 Acciones Pulsando sobre cualquiera de las preguntas se accede a la página con la respuesta. Una vez en la página de la respuesta a una pregunta frecuente, pulsando sobre el botón Volver, se retorna a la página de preguntas frecuentes Descargas Descripción En la sección de descargas se pueden encontrar enlaces a contenidos y software de utilidad relacionados con la facturación electrónica Acciones descrito. Pulsando sobre cualquiera de los enlaces se accede al contenido Página 14 de 35

15 Inicio Descripción Una vez hecho login, por cualquiera de los mecanismos de autenticación existentes, se accede a la página de inicio, que resume los contenidos de la aplicación. En la parte superior central se muestra, durante todo el tiempo en el que la sesión permanezca activa, información sobre el usuario autenticado en la sesión, indicándose los siguientes datos: NIF: nif del usuario de sesión. Login: nombre del usuario de sesión. CIF: cif de la empresa asociada al usuario de sesión. Compañía: nombre de la empresa asociada al usuario de sesión Acciones Pulsando sobre la pestaña de Listado de borradores se accede al listado de borradores. Pulsando sobre la pestaña de Listado de facturas se accede al listado de facturas. En cualquier momento de la sesión se puede finalizar la misma, consiguiéndose pulsando al enlace de la parte superior derecha Cerrar sesión. De esta manera se vuelve a la página de login quedando pendiente de una nueva autenticación. Página 15 de 35

16 3.5. Borradores Desde el listado de borradores se puede acceder a las siguientes funcionalidades: búsqueda de borradores, alta en formato Facturae 3.1, baja, modificación, importación con metadatos, firma en cliente, detalle de borradores firmados, envío de borradores firmados Listado/búsqueda de borradores Descripción Se realiza una búsqueda específica de los borradores que el usuario tiene en el sistema Acciones Se introducen unos parámetros en los campos del formulario, se pulsa el botón Buscar ; debajo del formulario aparece una tabla a modo de resumen que se corresponde con los borradores que cumplen los parámetros que se han insertado. Hay que tener en cuenta que si no hay parámetros de búsqueda la aplicación mostrará todos los borradores que correspondan a la empresa asociada al usuario. Página 16 de 35

17 Alta borrador Descripción Se da de alta un borrador en el portal indicando sus datos generales y conceptos Acciones Desde el listado de borradores se selecciona el botón Alta borrador, al acceder tenemos dos pestañas una para los datos de la factura y otra para los conceptos. En Datos factura se rellenan los datos generales del borrador, se puede elegir los detalles del pago aunque no es necesario, tanto la base imponible como el importe total son calculados dependiendo de los conceptos introducidos. Para pasar a la pestaña conceptos se pulsa el botón Ir a conceptos o la pestaña Conceptos. Página 17 de 35

18 En conceptos se rellenan las líneas que contendrá el borrador, como mínimo una. Cada vez que se rellene una línea se ha de pulsar Insertar línea para que ésta una vez que aceptemos el borrador quede almacenada en el sistema, cuando insertamos una línea aparece debajo una tabla a modo de resumen. Si se desea eliminar una línea de concepto es tan simple como seleccionarla en la tabla y pulsar sobre Eliminar línea. Después de rellenar todos los conceptos volveremos a los datos de factura ya sea vía pestaña o pulsando sobre el botón Volver a datos factura. Página 18 de 35

19 Una vez en Datos factura se pulsa sobre Aceptar, si no en Cancelar y volveremos al listado de borradores sin que este forme parte del sistema. Una vez aceptado este borrador se puede firmar, editar y eliminar Editar borrador Descripción Se editan los datos de un borrador ya existente en el portal Acciones Se entra en la página de edición mediante el icono de edición, que se muestra asociado en el listado a cada borrador en formato Facturae 3.1 que puede ser editado (cuando aun no ha sido firmado). Se observa que hay tres pestañas, datos facturas, conceptos y adjuntos. Datos facturas y conceptos tienen la misma lógica de trabajo que alta borrador (mirar punto 3.5.2). Adjuntos se puede ver en gestión de adjuntos (mirar el punto 3.5.9). Una vez que se han realizado todas las modificaciones que se desean se pulsa sobre el botón Aceptar y éstas quedarán guardadas en el sistema, si por el contrario no se desea que pasen al sistema se pulsa Cancelar. Edición de datos de factura: Página 19 de 35

20 Edición de conceptos: Página 20 de 35

21 Importar con metadatos Descripción Se da de alta un borrador y sus metadatos en el portal importándolo físicamente y especificando sus metadatos Acciones Desde el listado de borradores se selecciona el botón Importar, se accede a una pantalla, la cual en la parte superior tiene la opción de Examinar para adjuntar los metadatos, seguidamente se introducen los datos de la factura: número de factura, serie de la factura, fecha de emisión y fecha del servicio; en la parte central se muestran los datos tanto de la empresa emisora como receptora y finalmente los importes. En la parte inferior se sitúan los botones de Aceptar, que da de alta en el sistema el borrador y Cancelar que nos devuelve al listado de borradores sin haber efectuado el alta. Cuando se acepta el formulario, la aplicación también nos devuelve al listado de borradores, donde se puede observar el nuevo borrador, este puede ser firmado, editado y eliminado. Página 21 de 35

22 Firmar Descripción Se seleccionan una serie de borradores y se firman con uno de los certificados que el usuario tenga instalados en su navegador Acciones Desde el listado se seleccionan los borradores que se desean firmar y se pulsa el botón Firmar, acto seguido aparece una tabla a modo de resumen de los borradores que se han seleccionado y una lista de los certificados que tiene el usuario, se elige uno y se firma. Antes de elegir el certificado, existe la opción de Cancelar la operación, la cual nos lleva de nuevo al listado de borradores, dejando sin esta última firma a los borradores que se habían seleccionado. Por último si todo ha ido bien nos aparece una tabla con los borradores que han sido firmados correctamente, se pulsa Aceptar y se vuelve al listado de borradores. Página 22 de 35

23 Cuando un borrador se ha firmado ya puede ser enviado como factura electrónica a la plataforma AIF y ver su detalle Enviar firmados Descripción Se accede al listado de borradores firmados ya existentes en el portal, se seleccionan los que desean enviar y el sistema los envía a la plataforma AIF Acciones Desde el listado se seleccionan los borradores firmados que se desean enviar a AIF y se pulsa el botón Enviar firmados. Tras ser enviados se muestra la confirmación del envío con una tabla a modos de resumen, junto a ella aparece el botón Listar facturas que lleva al listado de facturas. A partir de ahora estos borradores pasan a ser facturas y por tanto aparecen en el listado de facturas Eliminar Descripción Se accede al listado de borradores ya existentes en el portal y elimina los que desea Acciones Desde el listado de borradores se seleccionan los borradores que se desea eliminar y se pulsa el botón Eliminar. Se vuelve al listado de borradores, ahora los seleccionados anteriormente no aparecen. Página 23 de 35

24 Detalle borrador Descripción Se muestra el detalle de un borrador firmado ya existente en el portal Acciones Se accede desde la página de edición mediante el icono de detalle, que se muestra en el listado asociado a cada borrador que está firmado y tiene como formato Facturae 3.1. Se muestra el borrador en una ventana central mediante la cual se puede ir navegando por el detalle y ver todas y cada una de las partes que componen el borrador. Cuando se ha finalizado se pulsa el botón Aceptar y se vuelve al listado de borradores. Detalle del resumen de lote: Página 24 de 35

25 Detalle de la factura: Página 25 de 35

26 Detalle de un concepto de la factura: Gestión de adjuntos de un borrador Listar adjuntos DESCRIPCIÓN Se muestran todos los adjuntos de un borrador ACCIONES Se accede desde el listado de borradores seleccionando la edición de un borrador y pulsando sobre la pestaña Adjuntos. Se muestran todos los adjuntos del borrador en una tabla a modo de resumen, apareciendo el nombre del adjunto y si tiene algún comentario asociado. En la parte inferior aparecen las distintas funcionalidades: nuevo adjunto, eliminar adjunto, descargar adjunto y volver a la edición de los datos de la factura. Página 26 de 35

27 Nuevo adjunto DESCRIPCIÓN Se da de alta un fichero adjunto a un borrador ya existente en el portal ACCIONES Se accede desde el listado de borradores seleccionando la edición de un borrador, se va a la pestaña Adjuntos y se pulsa sobre el botón Nuevo adjunto. Utilizando el botón Examinar se selecciona el fichero a adjuntar, si se desea se rellena el campo de comentario y se pulsa Aceptar. El adjunto se asocia al borrador y se vuelve al listado de adjuntos, donde aparecerá el recién adjuntado. Si se pulsa Cancelar volveremos al listado de adjuntos sin que se haya realizado ninguna modificación Descargar adjuntos DESCRIPCIÓN Se descargan los ficheros adjuntos a un borrador ya existente en el portal. Página 27 de 35

28 ACCIONES Se accede desde el listado de borradores seleccionando la edición de un borrador, se va a la pestaña Adjuntos. Aquí se selecciona los adjuntos que se desea descargar y se pulsa el botón Descargar adjunto, el cual nos abre un dialogo de descarga que guarda un fichero.zip con los adjuntos seleccionados Eliminar adjuntos DESCRIPCIÓN Se elimina un fichero adjunto a un borrador ya existente en el portal ACCIONES Se accede desde el listado de borradores seleccionando la edición de un borrador, se va a la pestaña Adjuntos. Aquí se selecciona los adjuntos que se desea eliminar y se pulsa el botón Eliminar adjunto, los adjuntos se eliminan del sistema y se vuelve al listado de adjuntos, donde no aparecerán los eliminados. Si cancelamos se vuelve al listado de adjuntos sin que se haya realizado ninguna modificación Facturas Desde el listado de facturas se puede acceder a las siguientes funcionalidades: búsqueda de facturas, importación, histórico de estados de factura, detalle de factura, detalle de firmantes de factura, descarga de factura. Página 28 de 35

29 Listado/búsqueda de facturas Descripción Realiza una búsqueda específica de las facturas que el usuario tiene en el sistema Acciones Se introducen unos parámetros en los campos del formulario y se pulsa el botón Buscar, debajo se observa una tabla a modo de resumen que se corresponde con las facturas que cumplen los parámetros que se han insertado. Hay que tener en cuenta que si no hay parámetros de búsqueda la aplicación mostrará todas las facturas que correspondan a la empresa asociada al usuario. Página 29 de 35

30 Importar factura Descripción Se da de alta una factura en la plataforma AIF importándola físicamente Acciones Desde el listado de facturas se pulsa el botón Importar factura, mediante el cual accedemos a importar archivo, aquí seleccionamos usando el botón Examinar el archivo que contiene la factura y pulsamos Aceptar, si la factura tiene un formato soportado por AIF se vuelve al listado de facturas, si no se generara un error. Página 30 de 35

31 Histórico de estados de factura Descripción Se ven los distintos estados por los que ha pasado una factura Acciones Desde el listado de facturas se pulsa el enlace del estado de una factura, se muestra un resumen de la factura y sus estados. Se pulsa Aceptar y se vuelve al listado de facturas Detalle de facturas Descripción Se ve el detalle de una factura emitida Acciones Desde el listado de facturas se pulsa sobre el icono de detalle, se muestra la factura en una ventana central mediante la cual se puede ir navegando por el detalle y ver todas y cada una de las partes que componen la factura. Si el formato no es soportado por el navegador el portal da la opción de descargar la factura. Si pulsa el botón Aceptar y se vuelve al listado de borradores. Detalle del resumen de lote: Página 31 de 35

32 Detalle de la factura: Página 32 de 35

33 Detalle de un concepto de la factura: Detalle firmantes factura Descripción Se ve la información de los distintos firmantes de una factura Acciones Desde el listado de facturas se pulsa sobre el icono de detalle de firmantes, se muestra un formulario a la izquierda con un resumen de la factura y una tabla a modo de resumen de los datos de los distintos firmantes a la Página 33 de 35

34 derecha, en esta se puede observar: el NIF del firmante, Nombre del firmante, Emisor del certificado y el periodo de validez de éste. Cuando se ha finalizado se pulsa el botón Aceptar y se vuelve al listado de borradores Descargar factura Descripción Se descarga, desde el listado de facturas, una factura emitida Acciones Desde el listado de facturas se pulsa sobre el icono de descarga, el cual nos abre un dialogo de descarga sobre la factura seleccionada. Cuando se ha finalizado se pulsa el botón Abrir, Guardar o Cancelar y se vuelve al listado de facturas. Página 34 de 35

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