Presentación AVEIN. La oficina sin papeles

Transcripción

1 Presentación AVEIN La oficina sin papeles

2 Índice 1) Características generales 2) Modelo actual de tratamiento de facturas 3) Objetivos de la solución y nuevos recursos disponibles 4) Detalle solución digitalización certificada 5) Detalle solución procesamiento e.factura 6) Detalle soluciones emisión para proveedores 7) Solución definitiva para recepción de facturas 8) Propuesta de implantación 9) Propuesta de ahorro y modelo de ingresos

3 Características generales Compatible con todo tipo de software. Fácil instalación y manejo. Gestiona y Facilita el día a día documental. Sello de tiempo real en cada firma. Ahorro de costes contrastado. Admitido como prueba legal.

4 Modelo actual de tratamiento de facturas por las Empresas Genéricamente se basa en la recepción de las facturas en papel por parte del proveedor. Las facturas corren por los distintos departamentos (Entrada-Compras-Técnico Responsable-Director Técnico- Director Financiero-Contabilidad) hasta llegar a su contabilización y archivo Costes origen Impresión Manipulado Envío Costes Destino Manipulado Introducción datos Validación manual Archivo En este modelo de gestión de facturas, todas las partes implicadas asumen los costes derivados del uso del papel como soporte y su tratamiento manual

5 Modelo actual de tratamiento de facturas por Gestores/Asesores El modelo de servicio tradicional, se ha basado en la recepción de las facturas en papel por parte del cliente. Éste las entrega periódicamente al asesor externo, que las registra en el programa especializado en la gestión contable y entrega al cliente la documentación o la conserva durante la fase de custodia. Costes origen Impresión Manipulado Envío Costes Destino Manipulado Introducción datos Validación manual Archivo En este modelo de gestión de facturas, todas las partes implicadas asumen los costes derivados del uso del papel como soporte y su tratamiento manual

6 Objetivos Cumplir la normativa legal vigente Reducir los costes provocados por el proceso actual en : - Tiempo - Dinero - Espacio Reducir y mejorar los plazos de cobro: - Derivados de la Ley de Morosidad Aumentar la seguridad en la gestión diaria - Reduce errores de manipulación - Evita perdidas de documentación - Aumenta la confianza en la emisión-recepción

7 Necesidades que solucionamos Recepción y gestión documental de factura telemática en formato Factura.e ML. Integra un transformador de facturas y otros documentos recibidos en formato PDF, a estructuras ML. Digitalización certificada para documentos recibidos en papel. Registro de entrada: Generación de acreditaciones de entrega. Certificación digital de larga duración. Emisión de factura telemática.

8 Objetivo : Eliminar los costes de las facturas en papel Todas las empresas son conscientes del coste que supone emplear el papel como soporte de las facturas emitidas y recibidas. Los estudios realizados en el ámbito de la UE establecen que el coste por cada factura genera un coste de 1,8 euros para el receptor, entre manipulación, procesado y archivo. Emisor 1,5 euros Receptor 1,8 euros Desde la óptica de las empresa o profesional que recibe las facturas, la posibilidad de recibir e.factura ofrece un potencial de ahorro de costes y tiempo significativo. El principal reto en este contexto es adoptar una solución válida tanto para los proveedores como para la empresa receptora.

9 Solución de recepción de factura telemática En el ámbito de la gestión contable, la factura telemática ofrece su máximo potencial de eficacia y ahorro dado que tanto la empresa receptora de la factura como la emisora, pueden optimizar sus procesos administrativos. Empresa receptora factura Departamento contabilidad Gracias al soporte digital de la factura recibida y el formato interoperable, el receptor de la e.factura puede realizar el archivo de las facturas, los procesos de validación y planificación de pagos sin emplear papel una vez validada por el departamento correspondiente, la factura es recibida automáticamente contabilidad para la generación del asiento correspondiente. Gracias a las posibilidades de conversión al formato interoperable, los datos de la factura pueden ser procesados y convertidos a los registros contables definitivos sin necesidad de introducir los datos manualmente.

10 Escenarios de uso Trámites Telemáticos Cifrado de documentos Firma de documentos Emisión e.factura Recepción e.factura Digitalización facturas Digitalización documentos Notificación certificada

11 Objetivo de la solución y recursos disponibles El objetivo de la solución propuesta consiste en reducir los costes provocados por el proceso actual y generar un nuevo modelo de ingresos, para ello se combinan dos nuevos recursos reconocidos en la normativa tributaria a) Digitalización certificada Consiste en digitalizar las facturas recibidas en papel mediante una solución homologada por AEAT a efectos de poder eliminar el original en papel y conservar a efectos de custodia la copia digital certificada b) Facturación telemática Consiste en emplear una solución de firma electrónica para emitir la factura en soporte digital y evitar así el uso del papel como soporte de las facturas y los costes que esto provoca

12 Detalle del proceso de digitalización certificada Este módulo tiene por objetivo permitir a la empresa aplicar la digitalización de las facturas en papel. En la presente propuesta se asume que el departamento de Administración dispone de la solución A3 Scan (por ejemplo), por tanto, se plantea el siguiente esquema: 1) La digitalización se realizará con el add-on Legal Snap Scan para A3 Scan, de este modo, únicamente se deberá realizar la digitalización una vez. Este módulo incluye un sistema OCR que permite gestionar la agrupación de imágenes en el caso de facturas multipágina y entregarlas a A3 Scan ya unificadas. 2) Desde A3 Scan se realizará la interpretación de las imágenes para automatizar la importación de asientos contables en A3 Conta 3) Desde Legal Snap Scan se generará el cierre del periodo y se preparará el volumen para inspección en el caso de ser requerido

13 Ahorros aportados por la e.factura para el receptor La adopción de la factura telemática desde la perspectiva del receptor, permite eliminar los factores de coste que provoca el papel: Manipulado y gestión interna del documento Recuperación de datos en el sistema de gestión Archivo y localización ocasional para consulta Conservación durante custodia obligatoria Destrucción al finalizar el periodo de custodia A partir de los costes eliminados, cada empresa puede establecer el objetivo de ahorro a conseguir en función de las facturas recibidas al mes Objetivo de ahorro con la recepción de e.factura 50 Facturas/ mes 250 Facturas/ mes Facturas/ mes /año /año /año 100 Facturas/ mes 500 Facturas/ mes Facturas/ mes /año /año /año

14 La e.factura ideal desde la perspectiva del receptor Para que este objetivo de ahorro se convierta en realidad, la solución de recepción de factura telemática debe cumplir tres premisas: A. Debe permitir el envío por parte de todos los proveedores con su programa actual Cuando se pretende optimizar el proceso administrativo de recepción de facturas, el aspecto clave reside en emplear una solución que permita a todos los proveedores el envío de e.factura B. Vinculada a una firma electrónica con los elementos de verificación integrados La normativa tributaria establece que el receptor debe conservar la firma electrónica y los elementos de validación de vigencia del certificado empleado por el firmante C. Posibilidad de automatizar la recuperación de datos ML Tan importante como la supresión del papel, es la posibilidad de recuperar los datos de las facturas de forma automática para realizar los procesos de revisión, archivo y registro contable.

15 Los tres recursos clave de efacturanet Para cumplir las tres premisas establecidas en la diapositiva anterior, la única solución consiste en dividir el problema y aplicar los recursos de solución en el momento preciso Cómo conseguir que todos los proveedores puedan adoptar la solución? PDF Solicitando que preparen las facturas en formato PDF desde su aplicación actual y las remitan a la cuenta de correo indicada por la entidad receptora Cómo se convierte un documento PDF en una e.factura con los elementos de validación? La cuenta de correo de recepción es gestionada por el servicio efacturanet, que genera la firma electrónica de larga duración del documento PDF, con la inclusión de la validación de vigencia del certificado y sello de tiempo. Cómo se automatiza la recuperación de datos? El módulo de recepción, Tradise Paperless, permite configurar la extracción de datos del documento PDF en base a las peculiaridades del diseño de cada factura recibida, creando el fichero ML adaptado al entorno de tratamiento y conservación de las facturas recibidas.

16 Esquema del proceso de recepción con efactura La gran ventaja de efacturanet es que todos los receptores de la entidad pueden empezar a emitir factura telemática de forma inmediata y sin duplicar procesos administrativos 1 PDF 3 ERP Gestión documental PDF Extracción de datos Contabilidad 2 PDF 1. Los proveedores envían las facturas en PDF a la dirección de correo indicada por el cliente. 2. El sistema de facturación delegada integra la firma de larga duración en los documentos. 3. El módulo de recepción recupera la información y realizar el registro en Paperless para gestionar su validación o exportarlo a la solución de gestión de la entidad cliente

17 Funcionalidad de Tradise Paperless La entidad receptora emplea la solución Tradise Paperless para automatizar la recepción de facturas. Gracias el editor de formatos, puede automatizarse la recuperación de la información contenida, gestionar el proceso de validación y la exportación al módulo contable de la empresa. PDF Clasificación automática Workflow validación Gestión documental Digitalización certificada Pagos y contabilidad Las empresas que lo deseen, pueden adquirir la versión completa de Tradise Paperless y aplicar la digitalización certificada para eliminar las facturas que se sigan recibiendo en papel.

18 Esquema de reducción de costes en una empresa La supresión de los costes asociados al uso del papel como soporte de las facturas aporta un modelo de ahorro operativo cierto. El siguiente esquema plantea tres escenarios de ahorro en función del volumen de comunicados, clientes y proveedores, contabilizadas. 2euros x factura Manipulado Extracción datos (digitalización) Supervisión Archivo Conservación Entrega 20 comuni cados 150 clientes 150 provee dores 12 meses facturas 12 facturas ,10 euros x factura Manipulado Extracción datos (digitalización) Supervisión Archivo Conservación Entrega 20 comuni cados 150 clientes 150 Provee dores 12 meses facturas 12 facturas

19 Esquema de reducción de costes para el despacho asesor La supresión de los costes asociados al uso del papel como soporte de las facturas aporta un modelo de ahorro operativo cierto al despacho. El siguiente esquema plantea tres escenarios de ahorro en función del volumen de clientes y facturas por cliente, contabilizadas por el despacho. 1 euro x factura Manipulado Extracción datos (digitalización) Supervisión Archivo Conservación Entrega 60 clientes 100 clientes 150 clientes 50 facturas 60 facturas 80 facturas ,10 euros x factura Manipulado Extracción datos (digitalización) Supervisión Archivo Conservación Entrega 60 clientes 100 clientes 150 clientes 50 facturas 60 facturas 80 facturas

20 El objetivo de desarrollo de efacturanet ha sido para ofrecer el máximo ahorro. Para que esto sea una realidad, el pago del servicio se realiza en base a una cuota equivalente al 1% del ahorro total obtenido con la supresión del papel en la recepción de facturas. Número de facturas/año Ahorro potencial Cuota anual Cuota mensual (+20%) , , ,00 Tarifas servicio integral efacturanet ,00 18, ,00 45, ,00 90, ,00 135, ,00 180,00 (1) Junto con la cuota elegida, la entidad receptora precisa adquirir la licencia Tradise Paperless por un precio de 29,95. Si se desea adquirir la versión Pro con el módulo de digitalización certificada el precio es de 250,00 Euros (incluye certificado digital compatible) (2) El pago mediante cuota mensual supone un incremento del 20% sobre el equivalente de pago anual anticipado

21 Modelo de ingresos por venta directa a cliente final para partners Ejemplo básico: El partner, facilita las licencias corporativas a sus clientes finales. Las ventas generadas por el propio uso de las soluciones en base al modelo de partnership desarrollado por Tradise, generan el derecho de comisión para el partner (30%) Ingreso potencial para un partner que vende la solución a UN cliente final El cálculo de comisiones se realiza sobre el precio de las licencias efactura Printer y Paperless (29,95 +29,95 ) 10 Nivel A 1 venta 30% S/ 59,9 17,98 179,8 El cálculo de comisiones se realiza sobre el precio de un paquete standard de coste Nivel A 1 venta 30% S/

22 Propuesta de modelo de ingresos virales para partners-i La plataforma e.factura Asesor, basada en las soluciones presentadas, plantea dos beneficios: 1. La optimización de los procesos relacionados con el tratamiento de las facturas 2. La activación de un modelo de ingresos de comisiones extendidas El partner, facilita las licencias corporativas tanto a sus clientes como a los proveedores de estos. Las ventas generadas por el propio uso de las soluciones en base al modelo de partnership desarrollado por Tradise, generan el derecho de comisión para el partner. Ejemplo de ingreso potencial para un partner que implementa la solución Primer año (el cálculo de comisiones se realiza sobre el precio de las licencias efactura Printer y Paperless) 10 Ventas ,98 Nivel A Nivel B Renovaciones (el cálculo de comisiones se realiza sobre el precio de las cuotas anuales de mantenimiento) 10 Ventas ,98 Nivel A Nivel B

23 Propuesta de modelo de ingresos virales para partners-ii La plataforma e.factura Asesor, basada en las soluciones presentadas, plantea dos beneficios: 1. La optimización de los procesos relacionados con el tratamiento de las facturas 2. La activación de un modelo de ingresos de comisiones extendidas El partner, facilita las licencias corporativas tanto a sus clientes como a los proveedores de estos. Las ventas generadas por el propio uso de las soluciones en base al modelo de partnership desarrollado por Tradise, generan el derecho de comisión para el partner Ejemplo de ingreso potencial para un partner que implementa la solución efactura Asesor Primer año (el cálculo de comisiones se realiza sobre el precio de las licencias efactura Printer y Paperless) 100 ventas ,98 Nivel A Nivel B Renovaciones (el cálculo de comisiones se realiza sobre el precio de las cuotas anuales de mantenimiento) 100 ventas ,98 Nivel A Nivel B

24 Muchas gracias por su atención Francisco Bas Peña Ricardo Longarela del Hoyo

25 Predicamos con el ejemplo: Si desea descargar el contenido de esta presentación, puede hacerlo en : Para más información: asi@asi2010.es Asesoría Servicios Integrales