Herramienta de gestión documental para la optimización de departamentos. 22 de Junio Marzo de X Jornadas Técnicas FACSA

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José Ramón Sáez Rico
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1 Herramienta de gestión documental para la optimización de departamentos. 22 de Junio Marzo de X Jornadas Técnicas FACSA

2 Índice 01 La necesidad 02 Qué es la Gestión Documental? 03 Beneficios de la implantación GD 04 La GD en el GrupoGimeno 05 Conclusiones 2

3 Gestión Documental / La necesidad Es necesario, hoy, convencer a alguien de las ventajas de pasar del papel al documento electrónico? No hay que pensar en la oficina sin papeles. Pero sí en la gestión sin papeles. 3

4 Gestión Documental / La necesidad La Solución: Digitalización de los documentos en papel Convertir los documentos en papel en ficheros: PDF, Word, JPG 4

5 Gestión Documental / La necesidad Pasamos el problema de un lugar a otro 5

6 Gestión Documental / La necesidad Dispersos en varios discos duros En innumerables carpetas CDs o cintas antiguas? Encima de la mesa debajo de otros documentos? Dónde está el documento? En el Servidor? En un PC de la red? En varios ordenadores Se destruyó? La transición de la gestión de documentos en papel a electrónicos genera una nueva necesidad LA GESTIÓN DOCUMENTAL 6

En el Servidor? En un PC de la red? En varios ordenadores Se destruyó?

7 Gestión Documental / La necesidad Características indispensables Archivo centralizado y unificado Facilidad para la realización de las copias de seguridad Búsquedas rápidas de los archivos Control de acceso a los documentos (LOPD) 7

para la realización de las copias de seguridad Búsquedas

8 Índice 01 La necesidad 02 Qué es la Gestión Documental? 03 Beneficios de la implantación GD 04 La GD en el GrupoGimeno 05 Conclusiones 8

9 Gestión Documental / Definición Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos. Sus objetivos son: Facilitar el trabajo con los documentos Facilitar que la información se comparta Conservar la memoria de la empresa, su saber hacer más allá de los individuos que trabajan en ella. 9

10 Gestión Documental / Qué es? Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento : Dónde guardaremos nuestros documentos? Cuánto podemos pagar para almacenarlos? Recuperación : Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación? Clasificación: Cómo organizamos nuestros documentos? Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado? Seguridad : Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella? Custodia : Cómo decidimos qué documentos conservar? Por cuánto tiempo deben ser guardados? Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)? Distribución : Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos? Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos? Creación : Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas? Autenticación : Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación? 10

Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación? Clasificación: Cómo organizamos nuestros documentos?

11 Gestión Documental / Etapas 11

12 Índice 01 La necesidad 02 Qué es la Gestión Documental? 03 Beneficios de la implantación GD 04 La GD en el GrupoGimeno 05 Conclusiones 12

13 Gestión Documental / Beneficios de implantación Según Deloitte un cargo medio ocupa una media de 3 horas semanales buscando o archivando papel. Entre el 50% y el 70% del espacio de la oficina se dedica al papel. La mitad de este papel es duplicado y el 80% nunca se accederá de nuevo. El ROI de la Gestión Documental puede ser inferior a un año 13

Entre el 50% y el 70% del espacio de la oficina se dedica al papel.

14 Gestión Documental / Beneficios de implantación Calculadora de ahorros directos 14

15 Gestión Documental / Beneficios de implantación Comparativa entre los gastos del almacenamiento en papel y electrónico A lm a c e n a m ie n to tra d ic io n a l T ip o d e d o c u m e n to P á g in a s S o p o rte E s p a c io C o s te s a lq u ile r e s p a c io a n u a l E xt e rn a (c o rr e o ) a rc h iv a d o r e s 0,5 m 2 9 0, 1 5 In t e rn a (f a c tu r a s, lis t a d o s ) a rc h iv a d o r e s 5 m ,5 0 H is tó ric o s A rc h iv a d o r e s 6 8 m ,6 5 A lm a c e n a m ie n to e le c tró n ic o T o ta l ,2 3 T ip o d e d o c u m e n to P á g in a s S o p o rte E s p a c io C o s te s a n u a le s E xt e rn a (c o rr e o ) C D R O M 1 2 c m 2 0,9 0 In t e rn a (f a c tu r a s, lis t a d o s ) C D R O M 1 2 c m 2 0,9 0 H is tó ric o s J u k e B o x 0.5 m 2 9 0, 1 5 T o ta l 9 1,

0 0 0 3 0 a rc h iv a d o r e s 0,5 m 2 9 0, 1 5 In t e rn a (f a c tu r a s, lis t a d o s ) 1 2 0.0 0 0 3 0 0 a rc h iv a d o r e s 5 m 2 9 0 1,5 0 H is tó ric o s 1.6 2 5.0 0 0 4.

16 Gestión Documental / Beneficios de implantación Comparativa tiempo dedicado a la gestión documental en papel y electrónica Tarea a realizar Manualmente y con documentación en papel Informáticamente y con documentación digital Lectura y clasificación de la correspondendia 2 minutos 2 minutos Digitalización Referenciación y 0 2 minutos Distribución Interna 2 minutos 0 Fotocopia/s 1 minuto 0 Archivo 4 minutos 0 Búsqueda para consulta solicitada 4 minutos 30 segundos Nueva fotocopia 1 minuto 0 Rearchivo 2 minutos 0 Total 16 minutos 4,5 minutos 16

correspondendia 2 minutos 2 minutos Digitalización Referenciación y 0 2 minutos Distribución Interna 2 minutos 0 Fotocopia/s 1 minuto 0

17 Gestión Documental / Beneficios de implantación Ahorro inducido por la e-factura Gartner Group: Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% (receptor) PriceWaterHouseCoopers: Entre un 60 y un 80% Asoc. Nacional de Empresas de Internet en España (ANEI): Hasta un 40% de ahorro Informe de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC): Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros. Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros. 17

Nacional de Empresas de Internet en España (ANEI): Hasta un 40% de ahorro Informe de Asociación Española de

18 Gestión Documental / Beneficios de implantación Beneficios intangibles 18

19 Índice 01 La necesidad 02 Qué es la Gestión Documental? 03 Beneficios de la implantación GD 04 La GD en el GrupoGimeno 05 Conclusiones 19

20 Gestión Documental / Implantación en el GrupoGimeno A C C I O N E S Emisión de facturas Estimación media de emisión de una factura es de 0,8 efactura SERES Portal Web autentificado Custodia electrónica Certificación Flujos de aprobación Carga directa en SAP Desde el 2009 toda la emisión y recepción de facturas entre empresas del Grupo se gestiona electrónicamente. Actualmente, el 100% de las facturas de reccepcionan a través de la plataforma de factura electrónica, y se envían el 60%. 20

directa en SAP Desde el 2009 toda la emisión y recepción de facturas entre empresas del Grupo se gestiona electrónicamente.

21 Gestión Documental / Implantación en el GrupoGimeno A C C I O N E S Recepción de facturas Estimación media de recepción de una factura es de 3,1 efactura SERES Portal Web autentificado Custodia electrónica Certificación Flujos de aprobación Carga directa en SAP Desde el 2009 toda la emisión y recepción de facturas entre empresas del Grupo se gestiona electrónicamente. Actualmente, el 100% de las facturas de reccepcionan a través de la plataforma de factura electrónica, y se envían el 60%. 21

22 Gestión Documental / Implantación en el GrupoGimeno A C C I O N E S Gestión de tipos documentales Metadatos OCR Indexación 22

23 Índice 01 La necesidad 02 Qué es la Gestión Documental? 03 Beneficios de la implantación GD 04 La GD en el GrupoGimeno 05 Conclusiones 23

24 Gestión Documental / Conclusiones Razones para implantar un sistema de gestión documental Las buenas decisiones requieren de buena información Soporte para la toma de decisiones Es necesario documentar las actuaciones de la empresa Soporte ante posibles acciones legales Los documentos responden a múltiples necesidades de la empresa Memoria Corporativa. Referencia Histórica. Búsqueda de antecedentes Documentos no disponibles o ilocalizables cuestan tiempo y dinero Eficiencia Organizativa Documentos innecesarios representan costes innecesarios Reducción del volumen y los costes del papel y almacenamiento 24

25 Gracias por vuestra atención Miguel Ángel Royo Director T.I.C. - GrupoGimeno maroyo@grupogimeno.com 25

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