Facturación Electrónica (efactura) Beneficios para la empresa

Transcripción

1 Facturación Electrónica (efactura) Beneficios para la empresa

2 Quiénes somos? Fabricante de software especializado en Firma Digital, Factura Electrónica y Cifrado de la Información. Premiados en dos ocasiones por el SIMO como empresa innovadora. Pertenecemos al grupo de trabajo del DNI-e a nivel nacional. Asociados en ASIMELEC pertenecemos al grupo de trabajo de Factura Electrónica y DNI-e. Referente en INTECO en soluciones de seguridad que mejoran la eficiencia de las empresas Presentes en múltiples foros para la difusión de la firma digital: CEIN, ADER (Agencia desarrollo económico de La Rioja), Elkargi, Izenpe, Cámaras de Comercio, Plan Avanza

3 Algunas referencias

4 Impacto Nº de ficheros firmados y enviados al mes Entre y 1 millón Empresa involucradas Entre 3000 y 5000 Particulares afectados por la recepción de efactura Entre y personas Empresas multiplicadoras (Canal de distribución) Entre 30 y 50 (España Sudamérica) Profesores formados en entidades educativas Entre 200 y 300 (FP) Alumnos potenciales en nuevas líneas educativas Entre 500 y 1000 Jornadas laborales ahorradas Entre 1 y 4 al mes (depende volumen)

5 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

6 Facturación Electrónica Objetivo Eliminar del proceso todas las tareas que no generan valor: impresión, manipulación, envío por correo ordinario, así como sus costes asociados para lograr un nuevo proceso más eficiente

7 Qué es la Facturación Electrónica? efactura Una Factura electrónica es un documento digital que sustituye a la Factura Tradicional. En un primer momento se llamó Factura Telemática. Se denomina de varias maneras: efactura Factura Digital Factura Electrónica Factura desmaterializada Factura en línea etc

8 Qué NO es la Facturación Electrónica? efactura La Factura Electrónica tiene validez legal porque el documento está firmado digitalmente, NO ES UN DOCUMENTO SIN FIRMAR.

9 FIRMA DIGITAL

10 Qué aporta la Firma Digital? Identidad. La documentación deja de ser anónima. Integridad. Nos aseguramos que el documento no ha sido alterado.

11 Qué necesita la empresa para FIRMAR DIGITALMENTE? Certificado Digital Software que integre la firma en el documento.

12 EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA

13 Cómo afrontar un proyecto de efactura? Se debe contar con una empresa especializada en el sector. El emitir una factura digital no es sólo realizar una firma, cómo se realice puede ser determinante. El proyecto de consultoría inicial para analizar el proceso de la empresa y decidir las herramientas tecnológicas es fundamental. La elección del formato, tecnología y producto determinará el éxito o fracaso del proyecto.

14 Proceso de la Factura Se eliminan los procesos que NO APORTAN VALOR.

15 Facturación Electrónica Automatización del proceso Generación Firma Archivo Envío Cliente Contamos con herramientas que automatizan el proceso de facturación electrónica integrables en cualquier sistema de gestión y capaces de: Tratamiento de facturas: formatos, separación, acceso a BBDD Firmar, mediante firma avanzada y reconocida, conjuntos de facturas: efirma completa (timestamp + OCSP) en PDF efirma XML (XAdES X-L) Enviar a diferentes destinos dependiendo del destinatario: Impresora Envío vía de PDF, fichero plano, XML, txt, formatos híbridos, etc Depositar el archivo en un portal web

16 Facturación Electrónica Proceso convencional Sist. Gestión Proveedor (Emisor) Sist. Gestión Cliente (Receptor)

17 Facturación Electrónica Proceso electrónico Sist. Gestión Proveedor (Emisor) Cliente (Receptor) Sist. Gestión Factura Firmada Electrónicamente Cliente (Receptor) Sist. Gestión

18 Facturación Electrónica Tecnología Formatos Certificados Digitales Software

19 Facturación Electrónica Soluciones Existe una gama completa de soluciones de Facturación Electrónica: Soluciones para la emisión de e-factura Autónomos o microempresas Pymes Grandes Corporaciones Soluciones para la recepción de e-factura Digitalización certificada Integración automática de albaranes y facturas (electrónico y/o papel) Estas soluciones se ajustan a las necesidades y recursos de cualquier empresa independientemente de su tipología, tamaño o volumen de facturación Diferentes entornos de trabajo: Windows, Linux, Web, librerías de desarrollo

20 Facturación Electrónica Tecnología: Certificados Digitales En el ámbito de la facturación electrónica, son válidos los certificados digitales emitidos por las autoridades de certificación registradas en la Agencia Tributaria ( Los más utilizados son los emitidos por Camerfirma, FNMT, Firma Profesional, ANF, etc Estos certificados y las CA s posibilitan que las efacturas cumplan los requisitos básicos que exige la AEAT para la emisión y verificación de las efacturas: Autenticidad en el origen Integridad del contenido Confianza en la CA Caducidad del Certificado Estado de revocación (OCSP)

21 Facturación Electrónica Tecnología: Formatos Las facturas y documentos sustitutivos deben: Emitirse en cualquier formato (.pdf,.doc,.xls,.html,.xml, edifact, ), aunque lo recomendable es utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido Y deben gestionarse en el formato original junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma. xml Recomendación de formatos: Legibilidad y facilidad: PDF Integrabilidad: XML Facturae: AEAT - CCI Internacional: UBL Híbrido

22 Facturación Electrónica Marco normativo La legislación que regula el uso de la facturación electrónica es: RESOLUCION 2/2003, de 14 de febrero de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática. Derogada por EHA 962/2007 ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por las que se establecen las normas específicas sobre uso de firma electrónica en las relaciones tributarias EHA 962/2007, Orden Ministerial sobre Digitalización Certificada (y otros aspectos de la factura electrónica) se publicó en el BOE del pasado sábado 14 de abril.

23 Principales ventajas de la efactura Ventajas Ahorro de costes. Se estima un coste/factura entre 0,70 y 8. Esta estimación depende de la calidad del material y el tiempo empleado. Empresas con efactura estiman un ahorro anual de Agilidad. Se reduce tiempo de gestión y el tiempo de dedicación al proceso de envío de la factura. Difícil de cuantificar hasta que se ejecuta un proyecto de efactura. Archivo. Mejora en la accesibilidad a la información, no se debe buscar el papel, el envío firmado digitalmente es fiel reflejo del documento. El documento está asegurado y se puede conocer la integridad e identidad del documento enviado.

24 Otros beneficios Ventajas Reducción de tareas reiterativas. Reducción del error humano. Mejor comunicación con los clientes (mejor canal). Mejorar la imagen de la empresa presentándose como alguien innovador. Ventaja competitiva/comparativa respecto a la competencia.

25 SOLUCIONES Software Sin automatización Sinadura ESecure PYME Word - Facturae Automatización de procesos. f4ktur Backtrust ecofactura Plataformas. Bancos que ofrecen Facturae Seres Eurobits ecopfn Faccil

26 SOLUCIONES Software Entornos de trabajo: Aplicación de escritorio. PDA. Ejecutable en versión USB (No requiere instalación). ActiveX Librerías para entornos de desarrollo (Windows / Linux).

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30 SOLUCIONES - Automatización Software Solución de escritorio para la firma digital de facturas de forma automatizada. o Firma digital de los documentos (PDF y XML). o Envío por de la factura firmada. o Separación de ficheros PDF si es necesario. o Impresión del documento en caso de no encontrar el . o Incorporación de Marcas de Agua al documento firmado. Versión Servicio de Windows Es una solución enfocada a optimizar el proceso de facturación, minimizando costes y eliminando tareas que no añaden valor.

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34 SOLUCIONES Plataforma web Software Solución de plataforma web para la firma de de facturas de forma automatizada. o Firma digital o cifrado de los documentos (PDF, XML y arbitrarios - CAdES). o Envío por del documento. o Acceso del usuario al documento. o Posibilidad de firma o cifrado por parte de los usuarios. o Verificación de los archivos firmados. o Extracción de los archivos cifrados. o Enlazable desde ecofactura y ecoasesoría Solución enfocada a optimizar el proceso documentación: minimiza costes y elimina tareas que no añaden valor. Posibilita la facturación electrónica en la empresa al poder trabajar con cualquier formato de archivo.

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36 Sistema Factura-e Gobierno de La Rioja Plataforma Tecnológica. Arquitectura General

37 Sistema Factura-e Gobierno de La Rioja Plataforma tecnológica: Módulo Web Clientes Aplicación web que ofrece toda la funcionalidad de generación manual, importación/exportación de ficheros que contienen facturas, emisión y recepción de facturas, etc. El Módulo Web Clientes se ofrece a las Entidades Promotoras en código fuente Java, y puede ser personalizado para adaptarlo a la imagen corporativa e integrado en el portal de cualquier Entidad Promotora de servicios de facturación digital que desee utilizar Sistema efactura Eurobits como su plataforma tecnológica

38 Principales ventajas de la efactura Aspectos a tener en cuenta - Resumen Plan de comunicación. El cliente es muy importante, es quien acepta la factura. Certificado digital. Fundamental una buena elección. Hay diversas posibilidades. A elegir adecuadamente. Qué hacer con los ERP s que emiten en un PDF un conjunto de facturas? Formato de factura. Método de envío del documento al cliente: Plataforma. Las facturas son sólo una parte de los documentos de la empresa.

39 RECEPCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA

40 Digitalización certificada Gestión manual de las Facturas Recepción y preregistro Centralizada, descentralizada, sello, clasificación, etc. Valijas, pérdida de tiempo, extravíos,... Control Comprobar si la factura coincide con el pedido/albarán, si la mercancía ha sido recibida conforme, a qué centro de coste se asigna,etc. Gestión de incidencias y descuadres,... Distribución Aprobación Contabilización Solicitar el VºBº a los diferentes departamentos o personas Fotocopias, valijas, tiempo, extravíos, duplicidad de archivos,... Visto bueno e imputación contable (centro de coste, cuenta contable) No trazabilidad, disponibilidad del aprobador, tiempo de aprobación,... Entrada manual de datos en el sistema (de la factura y las anotaciones) Baja productividad (tarea de poco valor añadido), baja calidad de datos,... Pagos Archivo Generación de los ficheros y órdenes de pago Gestión de reclamaciones de proveedores, no optimización de necesidades Ordenación física (por proveedor, por fecha,...). Duplicidad de archivos, coste del archivo, tiempo de archivo,... Consulta y recuperación Auditorías, inspecciones y reclamaciones, custodia externa o interna Tiempos de consulta, pérdidas, coste de recuperación,... 40

41 Digitalización certificada Marco normativo La AEAT (Orden EHA 962/2007) posibilita la digitalización certificada de facturas de proveedores recibidas en papel. Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base y contar tan solo con un archivo digital de las facturas recibidas Nuestras soluciones de recepción están homologadas para desarrollar este procedimiento ya que cumplen los siguientes requisitos: Garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada factura digitalizada, y esa imagen digital es firmada con firma electrónica avanzada y reconocida El resultado de la digitalización certificada debe organizase en torno a una base de datos. Por cada factura digitalizada se conserva: Un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Reglamento del IVA Un campo que contiene la imagen binaria de la factura digitalizada y firmada El software de digitalización certificada dispone de las siguientes funcionalidades: Firma de la BBDD que garantiza la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período impositivo. Acceso completo (visualización de los documentos, búsqueda selectiva, impresión y copia o descarga en línea a un soporte digital estándar) y sin demora injustificada a la base de datos.

42 Digitalización certificada Software ecofactura Recepción (Homologada para Digitalización Certificada) Recepción multicanal Papel XML Fax Escaneo Tecnología OCR: Identificación factura Extracción de información Interpretación y validación interna Gestión documental Transferencia de datos

43 ERP Digitalización certificada Gestión de las facturas digitalizadas Papel Recepción de Factura ESCANEO Imágenes Identificación del proveedor EXTRACCIÓN E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN Pdf, Tiff Xml Fax Datos CONTROL DE CALIDAD BASE DE DATOS Validación de datos TRANSFERENCIA

44 DESARROLLO DE PRODUCTOS PROPIOS EXPERTOS EN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA