Facturación Electrónica - Digitalización Certificada. ZeroComa EdasFacturas para:

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1 ZeroComa EdasFacturas para:

2 Este documento contiene información y material confidencial propiedad de ZeroComa, S.L.. Los materiales, ideas y conceptos contenidos en esta propuesta serán utilizados exclusivamente para evaluar las capacidades de ZeroComa, S.L. y no deberán ser divulgados fuera de su organización o utilizados con propósitos distintos a los mencionados. No está permitido su reproducción total o parcial ni su uso con otras organizaciones para ningún otro propósito, excepto autorización previa de Zerocoma S.L. por escrito. 23/01/2009 Pág. 2 de 15 Versión 1.0

3 ÍNDICE 1.- EMPRESA: EdasFacturas: Digital Vs. Tradicional Facturación Tradicional Facturación Electrónica Costes de Emisión Tradicional Vs. Electrónica Costes de Recepción Tradicional Vs. Electrónica Caso práctico para facturas EdasFacturas Enfoque comercial /01/2009 Pág. 3 de 15 Versión 1.0

4 1.- EMPRESA: ZEROCOMA fue fundada en el año 2005 para aprovechar la coyuntura legal respecto a la normativa de conservación de las facturas y crear un producto específico que permitiera a las empresas aprovecharse de los avances legales y los transformaran en ahorro y productividad para el tejido empresarial. El equipo que integra Zerocoma tiene una gran experiencia en el terreno de la gestión documental y también un gran conocimiento de las empresas, lo que le permite desarrollar herramientas que den respuesta a las demandas directas del mercado. La aplicación EdasFacturas que es el buque insignia de la compañía, vio la luz en el año 2005 y ya por entonces permitía la destrucción de las facturas de papel una vez digitalizadas, en virtud de una consulta vinculante remitida a la AEAT. Con posterioridad y atendiendo al desarrollo de la normativa de conservación, se ha incorporado en EdasFacturas todos los elementos que le permiten estar a día de hoy homologada por la AEAT con número de homologación (adjuntar) para llevar a cabo la Digitalización Certificada de las facturas recibidas en papel. 23/01/2009 Pág. 4 de 15 Versión 1.0

5 2.- EdasFacturas: La aplicación EdasFacturas es la única aplicación en España válida simultáneamente para llevar a cabo la Digitalización Certificada de facturas recibidas en papel y para EMITIR Y RECIBIR facturas electrónicas en formato FACTURAE. Además es la única válida en todo el territorio nacional incluidas las zonas de influencia de las Agencias Forales de País Vasco y Navarra, ya que estas requieren otra homologación y EdasFacturas es la única aplicación que ha sido homologada. EdasFacturas basa su funcionamiento en la gran relevancia que el documento factura tiene para cualquier empresa por las implicaciones legales del mismo, por la necesidad de constante consulta y por la cantidad de información importante que contiene. Así pues centra su atención en cumplir la normativa de conservación y emisión, en facilitar enormemente el acceso a las facturas y sus documentos relacionados y en reutilizar la información disponible de cada una de ellas para realizar tareas de forma automatizada (informes de gestión, contabilización, exportaciones, etc ). Muchos de los departamentos de una compañía necesitan acceder a la información de las facturas (Dirección, Comercial, Compras, Soporte Técnico, etc ) hasta ahora la obligación de conservar estos documentos en papel impedía la optimización de los costes y de los sistemas de distribución de las facturas dentro de la empresa. 23/01/2009 Pág. 5 de 15 Versión 1.0

6 3.- Digital Vs. Tradicional Facturación Tradicional Facturación Electrónica 23/01/2009 Pág. 6 de 15 Versión 1.0

7 3.3.- Costes de Emisión Tradicional Vs. Electrónica Costes de Recepción Tradicional Vs. Electrónica 23/01/2009 Pág. 7 de 15 Versión 1.0

8 3.5.- Caso práctico para facturas En emisión un ahorro de por cada facturas En recepción un ahorro de por cada facturas Coste de implantación de EdasFacturas: - EdasFacturas 3 puestos - Módulo Multiempresa hasta 5 CIF - Enlace con aplicación de facturación preexistente - Módulo de Digitalización Masiva Coste total: Amortización: En emisión se amortiza el primer año con 655 facturas Por el resto de las facturas se ahorra 1.155,75 En recepción se amortiza el primer año con 279 facturas Por el resto de las facturas se ahorra 5.667,06 23/01/2009 Pág. 8 de 15 Versión 1.0

9 4.- EdasFacturas Para conocer las ventajas de EdasFacturas es necesario por tanto hacer un análisis en dos vertientes diferentes, una desde el punto de vista de Facturación Electrónica y otra desde el punto de vista de la Digitalización Certificada de facturas de papel. Facturación Electrónica: o Entrada en vigor de la Ley de Contratos del Sector Público 01/08/09 A partir de la fecha indicada se exigirá por parte de Administración General del Estado, las CCAA, las Corporaciones Locales, las Universidades,.a sus suministradores las facturas en formato FACTURAE y el efecto dominó de estas empresas sobre sus proveedores hará, no que se acabe al papel, pero si que se generalice la utilización por las empresas indistintamente de facturas de papel y electrónicas. Se hace muy interesante por tanto disponer de un repositorio LEGAL MULTIFORMATO para todas. o EdasFacturas ha sido homologado por la AEAT para realizar las tareas de emisión/recepción de facturas en formato FACTURAE. 23/01/2009 Pág. 9 de 15 Versión 1.0

10 o EdasFacturas ha recibido el Premio Nacional a la Mejor Solución Software de Factura Electrónica para PYME por su originalidad, novedad, creatividad e ingenio de la solución presentada; la calidad del producto y sus servicios adyacentes; el diseño y facilidad de uso; la accesibilidad; los beneficios para el usuario; el coste y sus expectativas de retorno de inversión (ROI); la interoperabilidad de formatos; la integración con otras soluciones de gestión empresarial o con procesos de digitalización certificada; o el grado de maduración en el desarrollo del modelo de negocio. o EdasFacturas admite la emisión de facturas en cualquier formato (papel, PDF, FACTURAE ) lo que es crucial porque el horizonte que se presenta es de convivencia de varios de estos formatos en todas las empresas. o EdasFacturas está muy indicado para la integración con otras herramientas preexistentes en el cliente, a las cuáles pretende sólo complementar. EdasFacturas desempeñará sólo aquéllas tareas que el sistema que se esté utilizando, por el motivo que sea (legal principalmente), no pueda desempeñar, quedando el resto de funcionalidades intactas, lo que redunda en una menor intrusión en los procesos de la empresa y una mayor facilidad de implantación ya que no hay que aprender a utilizar una nueva herramienta. o EdasFacturas dispone de módulos que complementan las funcionalidades de la aplicación en emisión como por ejemplo: Módulo de Adeudos Domiciliados Módulo de Envío Masivo de facturación emitida a clientes Módulo de Importación de Facturación Emitida Módulo Multiempresa Digitalización Certificada: o EdasFacturas ha sido también homologado por la AEAT para realizar la Digitalización Certificada de las facturas recibidas en papel siendo la única herramienta que ostenta una doble homologación (también en facturación electrónica) de forma simultánea. Además, es la única herramienta que se puede utilizar en todo el territorio nacional por haber sido homologada por las Agencias Forales de País Vasco y Navarra que tienen capacidad normativa para sus zonas de influencia siendo la única aplicación válida para estas Comunidades Autónomas. 23/01/2009 Pág. 10 de 15 Versión 1.0

11 o EdasFacturas ofrece en recepción al igual que en emisión la posibilidad de gestionar facturas en cualquier formato, ya que recibe facturas electrónicas y también a través de la Digitalización Certificada convierte en digitales las facturas recibidas en papel. Supone por tanto el único repositorio legal del mercado para el flujo de facturas emitidas y recibidas en cualquier formato (papel, PDF, FACTURAE, ). o EdasFacturas en Digitalización Certificada también está muy especificado para la integración con otras herramientas como Gestores Documentales no homologados, programas de contabilidad, OCR s, etc En todos los casos EdasFacturas conserva las mismas características de poca intrusión que se han comentado para la emisión de las facturas: EdasFacturas asume sólo las competencias que las otras herramientas por el motivo que sea (legal principalmente) no puedan desempeñar, quedando el resto como hasta ahora, a cargo de la herramienta preexistente. Esto como se ha comentado simplifica y abarata la implantación de la herramienta y redunda en una puesta en marcha mucho más rápida. o EdasFacturas dispone de módulos que complementan las funcionalidades de la aplicación en archivo de facturas como por ejemplo: Módulo de Digitalización Masiva 23/01/2009 Pág. 11 de 15 Versión 1.0

12 XML ZeroComa EdasFacturas Módulo de Exportación automática de las facturas recibidas a los sistemas de gestión Módulo EdasLink para Contabilización Automática de facturas Módulo Multiempresa TWAIN PDF 23/01/2009 Pág. 12 de 15 Versión 1.0

13 EdasFacturas Facturae Factura Cliente con EdasFacturas Factura Facturae Cliente sin EdasFacturas EdasFacturas Factura Proveedor con EdasFacturas Referenciación Referenciación Escáner Firma electrónica (Conservación Digital Certificada AEAT) Factura Proveedor sin EdasFacturas Integración ERP - EdasFacturas Facturas Emitidas Facturas Emitidas ERP (SAP u otro) Facturas Recibidas Asientos Contables Repositorio de Intercamio Facturas Recibidas Asientos Contables con EdasLink EdasFacturas 23/01/2009 Pág. 13 de 15 Versión 1.0

14 5.- Enfoque comercial EdasFacturas es la aplicación idónea para las empresas que quieren implantar un sistema de Facturación Electrónica o llevar a cabo una Digitalización Certificada de las facturas que reciben en papel. Cualquiera de estos 2 conceptos que habitualmente son abordados de forma independiente, nuestra experiencia nos muestra que en realidad están muy estrechamente unidos y que cualquier empresa interesada en hacer Digitalización Certificada, valora mucho los ahorros de eliminar el archivo físico y por tanto será también una gran candidata a recibir Facturas Electrónicas en lugar de en papel y viceversa, una empresa que quiere implantar un sistema de Facturación Electrónica deseará aprovechar la oportunidad y recibir la mayor cantidad de documentos digitales por el ahorro que eso supone y tendrá un gran interés en Digitalizar de forma Certificada aquéllas facturas que siga recibiendo en papel para conseguir un archivo íntegramente digital. Por tanto EdasFacturas ya sea como sistema de Facturación Electrónica o como sistema de Digitalización Certificada va unido de forma irremediable a un dispositivo de escaneo lo que favorece la venta de ellos. EdasFacturas comercialmente tiene dos enfoques: Empresas que desean mejorar en competitividad y que carecen de herramientas apropiadas. En estos casos EdasFacturas funciona de forma independiente y no se integra con nada y se valora mucho por parte del cliente el enorme número de prestaciones y funcionalidades de la herramienta ya que obtiene una completísima herramienta de gestión. Las más importantes de estas funcionalidades son: o Rapidez en la localización de las Facturas labor recurrente a realizar en facturas emitidas y recibidas-. o Posibilidad de obtener información segmentada por conceptos, proveedores, clientes, períodos, etc. o Posibilidad de Emitir Facturas en cualquier formato (papel, PDF, factura electrónica) con archivo y referenciación automática. o Posibilidad de Archivar cualquier factura recibida independientemente del formato. o Simplicidad y ahorros en el envío de facturas a Asesores Contables, Fiscales y Auditores. o Utilidad de Exportación a Excel de los campos de las facturas: Sumas, Cálculos... o Control de Gastos, Compras e Ingresos, por clientes, proveedores, fechas 23/01/2009 Pág. 14 de 15 Versión 1.0

15 o Comodidad al obtener la información desde el puesto de trabajo. o Facilidad para enviar por . o Contabilización automática de las facturas archivadas. o Ahorro de tiempo en la localización y gestión, sin necesidad de rearchivo. o Ahorro del archivo físico: armarios, archivadores, AZ S, subcarpetas, fotocopias etc. o Ahorro de espacio (metros cuadrados, en ocasiones replicado en varios departamentos). o Gran sencillez de utilización. o o Precio muy asequible. Soporte Técnico. Casos de éxito con empresas de este perfil han sido los proyectos Pyme Digital y Nexopyme promovidos por el Consejo General de Colegios de Economistas y el Consejo Superior de Cámaras de Comercio en los cuales se han colocado y licencias de la aplicación respectivamente. Empresas que tienen herramientas de gestión, ERP s, GED s, etc y que desean ampliar las funcionalidades de los mismos, aportando valor legal las facturas y creando el menor impacto posible en la empresa. En éstas lo más valorado de la aplicación EdasFacturas es su enorme capacidad de integración, la modularidad del mismo que permite a las empresas utilizar sólo aquello que necesitan continuando con los procedimientos de trabajo habituales de la empresa, la rapidez de implantación y en definitiva el poco impacto e intrusión que la instalación de EdasFacturas supone para cualquier compañía. 23/01/2009 Pág. 15 de 15 Versión 1.0