Qué es SPIRO? Características

Transcripción

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2 Qué es SPIRO? Características Tecnología de SPIRO Módulos principales Otros módulos de Spiro

3 Qué es Spiro? Software para la planificación y gestión integral Qué es un Sistema Integrado de Gestión? Se podría definir un Sistema Integrado de Gestión (S.I.G.) como un Sistema de administración y estilo de trabajo cuya metodología y atributos permitan incrementar la satisfacción del cliente y la eficiencia personal y organizacional mediante el Ciclo Deming (planificar, hacer, verificar y actuar), generando una cultura orientada a la calidad, seguridad y la excelencia en el servicio con la aplicación de los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OSHAS 18001:1999.

4 Qué es Spiro? SPIRO es una solución que permite gestionar con herramientas informáticas todos los aspectos de un Sistema Integrado de Gestión (S.I.G.). SPIRO nace de la necesidad real de simplificar y facilitar la gestión del sistema ayudando a cumplir con el mismo, evitando transformar el día a día en una insoportable tarea burocrática. Las soluciones informáticas tienen su razón de ser en facilitar la gestión de las organizaciones y en posibilitar la obtención de información de análisis que de otro modo sería imposible. SPIRO lo cumple para su Sistema Integrado de Gestión. Aplicación Web para la Gestión Integrada Sistema de información. Gestor Documental SPIRO

5 Características de Spiro Entorno Web SPIRO ha sido diseñado bajo dos premisas: que sea sencillo de uso y potente en los beneficios que se obtienen. Por ese motivo se ha desarrollado en un entorno Intranet/Internet/Extranet. Esto posibilita la facilidad de acceso al sistema tanto desde dentro como desde fuera de la organización. Por supuesto contemplando las adecuadas medidas de seguridad de acceso. Así mismo libera a los usuarios de tener instalada la aplicación en sus propios equipos informáticos. Únicamente necesitan un navegador de Internet para poder acceder a la aplicación. Integración SPIRO integra en su entorno tanto la gestión documental del sistema, la gestión de procesos y procedimientos, el seguimiento de objetivos e indicadores, la gestión de desviaciones del sistemas (no conformidades) y la gestión de la mejora del sistema. Además permite integrar dentro del sistema información de las bases de datos de gestión de la empresa. Esto es importante sobre todo para obtener datos que nos permitan realizar de forma automática el seguimiento de los indicadores de proceso o el cumplimiento de objetivos. La documentación vinculada al sistema puede estar realizada en cualquier formato que permita el sistema operativo (Word, Acrobat.pdf, imágenes, videos ). Esto permite migrar fácilmente el sistema actual de calidad de la organización al entorno de SPIRO. Orientación a procesos SPIRO está concebido plenamente a la orientación organizacional por procesos. Toda su estructura se basa en la definición y control de los procesos, sub-procesos y procedimientos. Controla las distintas versiones, responsables, objetivos y demás datos vinculados a estos.

6 Características de Spiro Multi-norma El sistema SPIRO permite gestionar las normativas de CALIDAD, MEDIO AMBIENTE y RIESGOS LABORALES. De una forma sencilla y transparente identifica tanto la documentación, registros generales y registros específicos (No Conformidades, Acciones Correctivas, Acciiones de Mejora y Auditorias) según la norma que se esté aplicando. No son varias gestiones, es una con las tres normas integradas. Comunicación SPIRO incorpora un sistema de comunicaciones interno que integra a todos los usuarios dentro del flujo de trabajo de la organización. Esta opción simplifica y automatiza las tareas de revisión, aprobación y distribución de documentos. Así mismo mantiene informados a los responsables de las distintas desviaciones y mejoras que se realizan. Seguridad Desde el momento que el usuario entra en el entorno de SPIRO se identifica mediante su clave de acceso. Cada usuario pertenece a un perfil o rol que condiciona su nivel de seguridad y acceso al sistema. Tanto los menús de opciones como la capacidad de entrar o modificar un registro de no conformidad o la visualización de un documento, están condicionados al nivel de seguridad del usuario. Adaptación Quizás la característica más diferencial de SPIRO es la facilidad de adaptar su aspecto y funcionalidad a las necesidades de la organización. La tecnología con la que se ha desarrollado permite desde el inicio adaptar la aplicación para que se convierta en una herramienta personalizada para el cliente.

7 Tecnología de Spiro Servidor Mysql BBDD de Gestión Usuarios SPIRO

8 Módulos principales Gestión Documental NET PROMOTER SCORE (NPS) Objetivos e Indicadores SPIRO Acciones de Mejora Garantías de Clientes Acciones Correctivas No Conformidades

9 Módulos principales GESTIÓN DOCUMENTAL Módulo que permite crear, aprobar y distribuir toda la documentación del sistema de una forma sencilla, accesible y sin papel. La documentación incluye procesos, procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos y todo lo necesario para la planificación y control del sistema de gestión. Los usuarios acceden de forma fácil y personalizada a la documentación vigente. OBJETIVOS E INDICADORES Planificación y seguimiento de los objetivos corporativos y de gestión del sistema. Control de los objetivos y de la consecución de los procesos mediante indicadores del sistema que se reflejan en informes de cuadro de mando y gráficas de seguimiento. GARANTIAS DE CLIENTES Gestión de las garantías de los trabajos realizados a los clientes. Este módulo facilita el flujo de decisiones y de soluciones a las incidencias en el servicio para proporcionar al cliente una pronta solución y aumentar la eficacia y control del proceso de calidad. Incluye informes de explotación de los datos generados desde todas las dimensiones posibles para promover la mejora en el servicio prestado. NO CONFORMIDADES Módulo para la gestión de las No Conformidades que provienen de las desviaciones del sistema de gestión. Como el resto de funcionalidad de Spiro, permite automatizar los flujos de información para optimizar la actuación de solución y la toma de decisiones.

10 Módulos principales ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS Del análisis de las Garantías y de las No Conformidades se crean las Acciones Correctivas necesarias para cambiar el Sistema de Gestión mejorándolo y eliminando la raíz de los problemas detectados. Este módulo permite gestionar y controlas las acciones de corrección de forma eficaz. ACCIONES DE MEJORA (GMC) Los Sistemas de Gestión se han de ajustar a la realidad de la empresa y a los cambios organizativos. Una de las herramientas para ello es a través de las acciones de Mejora y a su control por medio de la gestión de la mejora continua (GMC) de Spiro. NET PROMOTER SCORE (NPS) El NPS (Índice de Clientes Promotores) es un valor estadístico que mide la satisfacción real de los clientes por su voluntad en promover los servicios de la empresa. Del análisis de este índice se derivan Acciones NPS con la finalidad de mejorarlo y por lo tanto de incrementar la calidad del servicio. Por medio de este módulo se gestiona y controla el NPS y las acciones de mejora del mismo.

11 SPIRO Otros módulos de Spiro Auditorías Internas Formación y Recursos Humanos Análisis de datos y Revisión por la dirección Encuestas Mantenimiento de Infraestructuras Gestión Medioambiental Prevención de Riesgos Laborales Requisitos Legales CRM Gestión de proyectos Configuración y herramientas del sistema

12 Otros módulos de Spiro AUDITORÍAS INTERNAS Gestión para la realización de las auditorías del sistema y de las Acciones Correctivas derivadas. FORMACIÓN Y RECURSOS HUMANOS Módulo para gestionar la planificación y realización de la formación. Además permite la definición de los puestos de trabajo de la empresa, la definición del organigrama de la misma, la ficha de empleados y toda la documentación vinculada a estos con avisos de caducidad de la misma. ANÁLISIS DE DATOS Y REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Herramientas que extraen la información necesaria del sistema para la toma de decisiones y para la realización de la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión. ENCUESTAS Creación y generación de encuestas tanto internas como externa (clientes y proveedores). El encuestado recibe un formato online que tras ser rellenado pasa directamente al sistema obteniendo claridad y rapidez en el análisis de los resultados. MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURAS Gestión de la planificación y realización de las acciones de mantenimiento de todas las infraestructuras de la empresa. Control y registro de los consumos. GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL Definición y evaluación de los aspectos medioambientales. La valoración de los aspectos se realiza por medio de fórmulas configurables facilitando su cálculo. En este módulo también se registran los residuos generados en la actividad empresarial y genera los informes de los mismos.

13 Otros módulos de Spiro PREVENCIÓN DE RISGOS LABORALES Gestión de la Planificación de Los Riesgos y el control operacional de los mismos. Registro de accidentes laborales, vigilancia de la salud, visitas de seguridad y la formación en riesgos. REQUISITOS LEGALES Registro de los Requisitos Legales aplicables a la prestación del servicio de la empresa, así como la gestión del control operacional de los mismos. CRM Módulo completo para gestionar las acciones comerciales realizadas con los clientes. Ficha de clientes, control de su documentación, control de las tareas GESTIÓN DE PROYECTOS Sencillo pero eficaz módulo para gestionar la realización de proyectos. Incluye la definición del proyecto, participación de colaboradores en el mismo, planificación y control de las tareas. CONFIGURACIÓN Y HERRAMIENTAS DEL SISTEMA SPIRO es flexible en la configuración de muchos aspectos de su funcionalidad. Entre otras cosas permite la creación de distintos perfiles de acceso a las módulos, configurar cómo se comportarán estos en alguna de sus funciones, creación de avisos automáticos de cualquier evento que ocurra en el sistema.