Aplicación para la gestión de prácticas en empresas. Memoria

Transcripción

1 Aplicación para la gestión de prácticas en empresas. Memoria El proyecto se basa en la creación de una aplicación para la gestión de prácticas curriculares en empresas de los alumnos de la Facultad de Informática de A Coruña, tanto sean de Grado como de Master. Puesto que hasta ahora ni la Facultad de Informática, ni la Universidad de A Coruña disponían de un sistema informatizado para la gestión de estas prácticas, todo el proceso se estaba llevando de forma manual. Con la creación de esta aplicación se conseguirá facilitar el proceso de tramitación de las prácticas puesto que, será todo más intuitivo para todas las partes y se ahorrará tiempo y esfuerzo. También se podrán registrar en ella diferentes tipos de usuarios como: empresas interesadas en formar parte del programa de prácticas curriculares, alumnos interesados en realizar prácticas y tutores académicos encargados de tutorizar a los alumnos en prácticas. Por último, cada usuario podrá crear y mantener su perfil, además de realizar la gestión oportuna de sus prácticas. Por ejemplo, las empresas podrán ofertar sus prácticas y hacer un seguimiento continuo de las mismas. El objetivo principal que se busca es la correcta gestión de las prácticas curriculares para la facultad de informática de A Coruña. Entre los objetivos específicos se pueden destacar: La aplicación es única para los diferentes tipos de usuarios. Favorece la organización y coordinación de los usuarios durante las diferentes etapas de la gestión de prácticas Permite la creación de oferta de prácticas por parte de la empresa Favorece el intercambio de información entre las personas implicadas Y como novedad, facilita al alumnado extranjero y/o con discapacidad la solicitud de prácticas

2 Esta aplicación está desarrollada para Drupal7, con el fin de integrarlo con los demás servicios que gestiona la facultad. Drupal es un gestor de contenidos modular con el que se puede crear un sitio web instalando o desinstalando los módulos oportunos según las necesidades de cada uno y sobre todo como el software libre, cualquiera puede instalar o modificar este software para que mejor se adapte a las necesidades de cada sitio web. Para la creación de este proyecto tan solo se han utilizado herramientas de software libre como el sistema operativo Ubuntu 12.4 con el servidor Apache2 y el gestor de bases de datos MySQL, necesarios para la instalación del gestor de contenidos Drupal7 y para la implementación de este software se ha utilizado el lenguaje de programación PHP. Es necesario mencionar que esta aplicación se encuentra disponible en los diferentes idiomas oficiales de la universidad de A Coruña (gallego, castellano e inglés). Además, es capaz de gestionar toda la estructura de prácticas en la web de Trello, creando automáticamente un espacio para la relación alumno-práctica que favorecerá la comunicación entre alumno y tutores. Trello es un sitio web para la gestión de proyectos que proporciona un seguimiento de las tareas mediante el uso de tarjetas. La aplicación está formada por diferentes submódulos según su funcionalidad; de esta forma, se pueden activar o desactivar funcionalidades según las necesidades de cada momento. Cabe destacar que todos los mensajes proporcionados al usuario están internacionalizados, es decir, son traducibles a cualquier idioma. Se cuenta con diferentes tipos de usuarios disponibles en la aplicación. Cada tipo de usuario debe de tener un rol definido en la aplicación: responsable, empresa, alumno, o tutor académico : Responsable: Docente encargado de la gestión de prácticas Empresa: Empresa que oferta sus prácticas Alumno: Alumnos matriculados en Prácticas en Empresas ya sea en Grado o Master

3 Tutor académico: Profesor encargado de tutorizar a un alumno en prácticas Por un lado, las tareas que puede realizar el responsable son: Visualizar los datos de las empresas, prácticas ofertadas, alumnos y solicitudes. Aceptar o denegar las prácticas ofertadas por las empresas o las solicitudes si no cumplen las condiciones Asignar prácticas a los alumnos que hayan realizado solicitudes y asignarles un tutor académico Puede generar informes para su posterior análisis exportando los datos bien sean referentes a solicitudes o a tutores a formato.doc o.xls. Pudiendo escoger los datos a exportar entre un intervalo de fechas. Panel de administración: en él se pueden modificar las explicaciones mostradas a empresas y a alumnos para cumplimentar los formularios, gestionar los plazos o modificar el número máximo de prácticas por solicitud. Por otro lado, la empresa puede: Crear, ver y modificar los datos de su perfil Crear, ver y modificar toda su oferta de prácticas Añadir y asignar tutores profesionales encargados de tutorizar al alumnos por parte de la empresa Visualizar la relación de tutor profesional, alumno y práctica asignada Generar el Plan Formativo para cada alumno en prácticas El alumno, en su caso, puede: Gestionar su perfil e información de contacto Visualizar todas las prácticas ofertadas que puede solicitar y acceder a la información detallada tanto de una práctica concreta como de la empresa que oferta dicha práctica

4 Crear una solicitud de prácticas, en la que deberá subir su expediente y curriculum vitae, y seleccionar las prácticas en las que esté interesado por orden de preferencia. Como el número de prácticas por preferencia está limitado, el alumno tiene la opción de escoger que hacer en el caso de que no se le asignara ninguna de las anteriores, pudiendo escoger otras prácticas pero esta vez sin preferencia o no querer que se le asigne ninguna otra. Una vez creada la solicitud el alumno podrá generar un justificante conforme a realizado su solicitud. Finalmente, el tutor académico puede: Gestionar su perfil y facilitar sus datos de contacto Visualizar todos sus alumnos tutorizados y prácticas que están realizando, aparte de acceder a la información detallada de los mismos. Aparte para cada alumno en prácticas podrá generar el documento de aceptación del Plan Formativo ya cumplimentado, después tan solo le faltaría imprimirlo y firmarlo. Las ventajas que supondría su puesta en marcha son numerosas, siempre beneficiando a las partes implicadas en estas. Así, con una adecuada estructura organizacional se pretende lograr los objetivos establecidos en las prácticas curriculares de cada alumno y realizar un adecuado seguimiento de solicitud de las prácticas. De esta manera se mejorarían, además, aspectos como la organización y coordinación entre el triángulo principal y vertebrador de las prácticas curriculares: alumno-tutor académico-empresa. Otra ventaja añadida se basa en solventar el papeleo o desplazamientos innecesarios, ya que a través de esta plataforma es posible hacer diversas gestiones de forma telemática, ahorrando además tiempo.

5 Por último, y no por ello menos importante, se debe de tener en cuenta que con esta aplicación se fomenta la integración de alumnos de habla inglesa, gracias a la inclusión de este idioma (en la actualidad la aplicación tiene la opción de seleccionar como idioma gallego, castellano o inglés). Como la aplicación ha sido internacionalizada, en un futuro, si se desea, se pueden incluir otros idiomas. También es necesario subrayar que se intenta asegurar la adaptación del puesto de trabajo a alumnos con discapacidad gracias a la facilitación de esta información por parte de la empresa. Esto tiene como ventaja añadida que el alumno con discapacidad pueda saber de antemano si puede optar o no a las prácticas que desea solicitar. Se puede concluir que este proyecto se rige por su novedad, ya que en la actualidad son raros los casos en que las universidades empleen un sistema informatizado de gestión de prácticas empresariales.