Workflows? Sí, cuántos quiere?

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1 Workflows? Sí, cuántos quiere? Servicios Profesionales Danysoft Son notables los beneficios que una organización puede obtener gracias al soporte de procesos de negocios que requieran la intervención humana. INTRODUCCIÓN: Son notables los beneficios que una organización puede obtener gracias al soporte de procesos de negocios que requieran la intervención humana. Por ejemplo: Aprobación: una de las características más comunes de un proceso es la necesidad de pasar por el control o verificación de múltiples participantes. Coordinación de grupos: ya sea que se trate de la construcción de un producto, o la traducción de un documento, la gente en muchas oportunidades necesita trabajar en forma conjunta y organizada. Seguimiento de Incidencias: no es extraño que en una organización se produzcan problemas que requieran ser solucionados. El proceso de solución puede requerir la participación de diferentes miembros de la organización, la gestión de todos los estados por los que el incidente ha de pasar y el seguimiento de los resultados. LA ARQUITECTURA: Microsoft ha potenciado la gestión de workflows en MOSS 2007 (Microsoft Office Sharepoint Server 2007) gracias al soporte de Windows Workflow Foundation (WFF), una plataforma que provee una infraestructura de desarrollo (y sus herramientas) para el desarrollo y ejecución de aplicaciones basadas en workflow. WFF facilita el proceso de programación asíncrona para permitir crear aplicaciones de workflow que soporten gestión de estado, manejo transaccional y persistencia, entre otras funcionalidades. El motor de ejecución de WFF regula la ejecución de los workflows permitiendo que su ejecución pueda tomar largos períodos de tiempo (incluso si se reinicia el ordenador). Este run time de WFF ofrece los servicios que cada aplicación de workflow necesita, tal como secuenciado, gestión de estado, características de seguimiento, y soporte de transacciones. Dicho motor funciona como una máquina de estado responsable de cargar y descargar workflows, así como el manejo de cualquier workflow que se encuentre en ejecución. Es importante entender que WF no es sí mismo una aplicación completa de workflow, solo proporciona las bases para que el desarrollador pueda crear aplicaciones basadas en workflow. Y dado que puede ser utilizado en cualquier proceso Windows, WF se puede combinar con cualquier otra tecnología para proveer servicios de workflow. Esto es exactamente lo que hace Windows Sharepoint Services V3. 1

2 Windows Sharepoint Services aloja al motor de WFF. En lugar de utilizar los servicios directos de WFF, Windows Sharepoint Services proporciona una implementación específica de los siguientes servicios: transacciones, persistencia, notificaciones, roles, seguimiento y mensajería. Es decir que el desarrollador puede crear workflows que se ejecuten sobre Windows Sharepoint Services. La siguiente imagen proporciona una vista de la arquitectura de Windows Sharepoint Services V3. Microsoft provee dos herramientas para la creación y mantenimiento de workflows: El diseñador de Visual Studio 2005 para WFF: dirigido a los desarrolladores profesionales. Está enfocado a que se puedan crear modelos de workflows a ser desplegados en múltiples sitios. Generalmente contienen código y actividades. Se trata de un add ins para Visual Studio que proporciona una herramienta gráfica integrada con el IDE para construir workflows. Para obtener este componente es necesario descargar Microsoft WFF Runtime Components Beta 2.2 and Visual Studio 2005 Extensions for WFF Beta 2.2 desde el Download Center de Microsoft. Incluidos en este paquete se descargarán el WFF run time engine y el WFF SDK. Gracias al diseñador de Visual Studio, es posible organizar las actividades de un workflow. En realidad, una actividad es una clase, por lo que es posible crear workflows directamente desde el código sin necesidad de utilizar el diseñador visual. Si bien el diseñador puede utilizar cualquier actividad que el desarrollador quiera, WFF provee una Librería Básica de Actividades (cuyas siglas en inglés son BAL). Esta librería proporciona distintas actividades, tales como: bifurcaciones, iteraciones, ejecuciones en paralelo, llamadas a web services, etc.

3 El diseñador de Office Sharepoint 2007: orientado para perfiles menos técnicos que el de un desarrollador. Está enfocado a la creación de un workflow contra un item de una librería de documentos o de una lista. Las actividades están restringidas a una lista específica (no se pueden agregar actividades personalizadas) y el workflow no puede incluir código. Una vez creado el workflow, el autor, puede desplegarlo directamente en la librería o lista deseada. Al margen de la herramienta que se utilice para crear un workflow, el resultado de este proceso es un workflow template que deberá ser desplegado en Sharepoint antes de poder utilizarlo. Posteriormente al despliegue, deberá ser asociado a una librería de documentos, lista o tipo de contenido. Estas operaciones ocurren automáticamente si se ha utilizado el Diseñador de Sharepoint. Por el contrario, si se ha utilizado el diseñador WFF de Visual Studio, el proceso requiere realizar estos pasos para poder utilizar el workflow creado. Es necesario conocer y entender ciertas características relacionadas con un workflow en WSS. Un workflow en WSS, básicamente, consiste en dos elementos: los formularios que el workflow utiliza para interactuar con el usuario y la lógica que describe el comportamiento de dicho workflow. En el caso de WSS, un workflow depende de ASP.NET para mostrar sus formularios, es decir que los formularios son páginas ASPX. Un workflow en WSS puede mostrar sus formularios en alguna de las cuatro etapas del ciclo de vida del workflow: Asociación: ocurre cuando el administrador de WSS asocia un template de workflow con una librería de documentos o una lista en particular. En este caso, él puede configurar opciones específicas de la instancia que está asociando. Iniciación: si el iniciador de un workflow necesita cambiar las opciones por defecto de un workflow, lo hará por medio de este formulario. Finalización de una tarea: un workflow en ejecución podría utilizar un formulario para mostrar a los participantes que una tarea se ha completado. Modificación: es posible realizar modificaciones a un workflow que ya se encuentra en ejecución, para ello se ofrece este tipo de formulario, en donde el participante puede realizar los cambios que deberían hacerse. Los workflows construidos en Windows Sharepoint Services utilizan solamente formularios ASPX, mientras que los que se han construido utilizando Office Sharepoint Server pueden, además, utilizar formularios Infopath. Office Infopath 2007 ofrece la funcionalidad de crear formularios simétricos, es decir, formularios que lucen y operan exactamente igual ya sea que se muestren por medio de la interfase web de Sharepoint Office Server o el algún cliente office como puede ser Word, Excel, PowerPoint o el mismo Infopath. El desarrollador no necesita crear formularios separados (uno para el servidor y otro para el cliente) sino que, Sharepoint Server, utiliza Office Form Services para brindar esta funcionalidad. Este producto es un entorno de ejecución para formularios Infopath que consume los formularios creados con Infopath y lo recrea dentro de un formulario ASP.NET. Otra buena noticia es que, como los clientes Office 2007 tales como Word, Excel y PowerPoint incluyen la funcionalidad para representar formularios Infopath, el usuario no necesita tener instalado Infopath para utilizar estas ventajas de integración en su computador. 3

4 UTILIZACIÓN DE UN WORKFLOW: Una vez se haya creado el template de un workflow, ya sea utilizando cualquiera de las dos técnicas expresadas anteriormente, se debe desplegar en Sharepoint para poder ser utilizado por una librería de documentos o una lista. Y antes de poder utilizarse, el template tiene que asociarse a una librería, lista o tipo de contenido en particular. Para poder iniciar un workflow Windows Sharepoint Services proporciona tres opciones: - el workflow puede inicializarse manualmente por el usuario. - el workflow puede configurarse para que se ejecute automáticamente cuando un documento o item es modificado - el workflow puede configurarse para que se ejecute automáticamente cuando un documento o item es creado. Por ejemplo, para iniciar un workflow manualmente, se utiliza la opción Flujos de Trabajo como se aprecia en la siguiente imagen: Sharepoint Portal Server dispone de dos templates de workflow: Aprobación: que permite redistribuir un documento para que sea aprobado por un conjunto de usuarios. Recopilar comentarios: que redistribuye un documento para que sea revisado por un conjunto de usuarios.

5 Vamos a solicitar aprobación a mis jefes para que me permitan publicar este artículo sobre workflows. Para ello, voy a iniciar el flujo de trabajo de Aprobación. Ahora, el workflow ha sido iniciado y se encuentra en curso, como se puede apreciar en la siguiente imagen: Para interactuar con el flujo de trabajo los participantes utilizan las tareas. Una tarea, es una unidad de trabajo que puede ser asignada a un individuo. En este ejemplo, a cada persona seleccionada en el formulario se le asignará la tarea de aprobar el documento. Por ejemplo, sin consultamos las tareas de jgarcia, veremos que tiene pendiente la aprobación del documento que le hemos enviado. 5

6 Ahora jgarcia puede acceder a la tarea de aprobación y aprobar o denegar la publicación de este artículo. La información a rellenar es la siguiente: Al presionar el botón Aprobar, esta tarea se da por cumplida. Cuando todos los integrantes hayan completado sus tareas se dará por terminado el flujo de trabajo como se ve en la siguiente imagen: CONCLUSIÓN: Gracias a Windows Workflow Foundation y la extensión para Sharepoint Services, ahora es posible crear flujos de trabajo que funcionen incrustados dentro del portal o sitio de la empresa. Para crear estos workflows se pueden utilizar herramientas de uso simple como es el Sharepoint Designer o más complejas y

7 potentes como es Visual Studio A la hora de definir los formularios de interacción con el workflow se puede optar entre utilizar ASP.NET o directamente Infopath que ahora también ofrece formularios simétricos. En resumen, que no hay excusas para no organizarse si de workflows se trata. Para más información, tanto de licencias como servicios profesionales de formación o consultoría, no dude en contactar con Danysoft en el o en info@danysoft.com. 7