CRONO SISTEMA DE CONTROL DE PRESENCIA. Software abierto. Distintas opciones para realizar las picadas. Web personal para cada usuario

Transcripción

1 Software abierto Distintas opciones para realizar las picadas Web personal para cada usuario Gestión de incidencias Informes individuales y colectivos CRONO SISTEMA DE CONTROL DE PRESENCIA Qué es Crono? Crono es un sistema de software abierto que, conociendo los horarios de trabajo, puede controlar las asistencias de los empleados. También media, planifica y automatiza en la relación entre los empleados y la empresa que lo implanta con su consecuente reducción de costes y mejora de la productividad y transparencia. Habitualmente se conoce a esta actividad como control de presencia. Muchas posibilidades de configuración de horarios ELELOG S.L. Parque Comercial San Jerónimo Calle E, número Sevilla Tlf: Fax:

2 Qué ventaja tiene el software abierto? Un sistema de software abierto indica que su periodo de vida de desarrollo nunca está cerrado. Gracias a esto, si el día de mañana aparece una nueva normativa o necesita una nueva funcionalidad, su sistema no quedará obsoleto. Es más, Crono tiene una vida de más de 10 años. Durante todos estos años, Crono se ha ido adaptando a nuevas normativas y necesidades de nuestros clientes, lo que hace de Crono un sistema completo y actualizado hasta los últimos decretos aparecidos de regulación laboral. Además al ser un sistema de software abierto y como símbolo de transparencia, usted siempre dispone del código fuente, por lo que puede realizar usted mismo los cambios que desee, por otro lado el compromiso de Elelog es ofrecerle siempre los mejores precios de mantenimiento. Cómo está compuesto Crono? Diagrama Crono está compuesto por tres módulos separados que comparten datos: Página 1

3 Aplicación de administración: Desde ella se configurará todo el sistema y se llevará la gestión de tiempos de los empleados. Consiste en una aplicación de escritorio que sólo va instalada en los equipos de aquellas personas que se encargarán de la administración. Web personal: A la que podrán acceder todos los empleados para llevar el seguimiento de sus tiempos o el del personal supeditado. Es de acceso personal para cada usuario. Recogida de picadas: Se utiliza para recoger las picadas. Las picadas son las horas de entrada y salida que justifican los tiempos de trabajo de los empleados. Crono permite realizar estas picadas de distintas formas y en distintos dispositivos. Algunas de las formas más usadas son: o Código de usuario: introduciendo un código alfanumérico en algún dispositivo que identifique a cada empleado. EL usuario escribirá ese código y automáticamente se guardará su picada. o Tarjetas de proximidad (RFID): son tarjetas sin contacto que deberán ser asignadas en Crono a cada usuario. Al acercar la tarjeta al receptor del dispositivo, automáticamente queda recogida la hora y la persona que realizó la picada. RFID o Biometría de huella dactilar: Utilizando unos lectores de huella. Al colocar el empleado el dedo sobre él, se recogerá la hora a la que realizó la picada. Biometría dactilar Página 2

4 Para recoger las picadas pueden usarse dos tipos de dispositivos: Ordenador convencional: las picadas pueden ser recogidas usando un PC normal mediante la aplicación de escritorio específica de Crono o mediante la web de Crono. Cronopicar Terminal de picadas: un dispositivo específico para el control horario. Tiene la ventaja de su pequeño tamaño y de estar disponible en caja de acero antivandálica e incluso cerrada hermética para colocar en exteriores. Además puede configurarse para controlar accesos. Si se conecta a una puerta con cerradura eléctrica o un torno, el dispositivo puede permitir el acceso a los empleados una vez realizada la picada si esta es correcta. Terminal autónomo Quién usa Crono? Existen dos roles distintos entre los usuarios de Crono: Empleado: Es el rol que desempeñan todos los usuarios. Sus funciones son las de picar para justificar el tiempo trabajado. Interaccionan con Crono al introducir Página 3

5 las picadas de cualquiera de las formas arriba explicadas y mediante la página web. Desde la página web de manejo fácil e intuitivo podrán consultar todos los datos relacionados con su horario. Dentro de estos empleados también podrá haber hasta tres subtipos de empleado para adaptar Crono al funcionamiento de su empresa. Estos son: o Personal general: trabajadores sin mayor responsabilidad que el trabajo de cada uno. Podrán consultar sus datos desde la web y justificarán las ausencias. o Jefe/a: Persona a cargo de un departamento y responsable de un pequeño grupo de empleados de tipo personal general. Además de consultar sus datos y justificar sus ausencias, podrán consultar y controlar el del personal general a su cargo. Además, Crono permite que las justificaciones de las ausencias de personal general necesiten del visto bueno de un jefe/a que los supervise. o Director/a: Persona a cargo de varios departamentos, responsable de sus trabajadores ya sean Personal general o Jefe/a. Al igual que los jefes/as, controlan su tiempo trabajado además del de todos aquellos jefes/as y personal general que estén a su cargo. Y al igual que ocurría con los jefes, existe la posibilidad de configurar Crono para que los directores autoricen las justificaciones de las ausencias de personal general y/o jefes. Empresa Página 4

6 Administrador: Este rol está desempeñado por uno o varios empleados, así que también desempeñará el rol de Empleado, independientemente del tipo de empleado que sea. El administrador de Crono es el encargado de configurar el sistema, dar el alta de los empleados y de llevar el control de sus horarios desde una aplicación que tendrán instalada en sus ordenadores. Administrador Cómo trabaja Crono? Cualquier empleado realizará su picada al llegar al lugar de trabajo por cualquiera de los medios descritos. Esta picada se almacena de forma independiente. Al salir del lugar de trabajo realizará otra picada que también se almacena de forma independiente. Al final del día, un procedimiento automático se encarga de comparar las picadas de cada trabajador con el horario que tenga asignado y establece el tiempo de trabajo de cada uno. Página 5 Horarios y Jornadas

7 Los horarios los configura y asigna a cada trabajador el administrador. En Crono pueden configurarse múltiples horarios que después se asignarán a los empleados. Un horario está formado por un grupo de jornadas. En una jornada se establece la hora de entrada y de salida que tendrá un trabajador durante un periodo de tiempo. De esta forma, se puede configurar una jornada para invierno y otra para verano con horas de entrada y salida distintas. Estas dos jornadas (o más, puesto que no hay límite) configurarían un horario que se le asigna a un empleado. De esta forma, no hay que estar corrigiendo el horario de los empleados según la época del año en la que se esté, si no que se crea y asigna una sola vez. Además, Crono prorroga los horarios de un año a otro automáticamente, por lo que si este no cambia de un año para otro, no hay que hacer cambios en los datos de los empleados. Picadas y estancias Pues según esta configuración de horario, cuando el procedimiento automático encargado de calcular los tiempos trabajados realiza los cálculos, consulta cual es el horario que tendría el trabajador dueño de la picada y según ese horario, busca la Página 6

8 jornada que corresponde con el día de la picada. Después compara las picadas con las horas de entrada y salida correspondientes a la jornada y con otros aspectos configurados en el horario para calcular el saldo horario del día. A este saldo horario diario lo llamamos peonada. Estas peonadas se guardan de forma independiente a las picadas. De esta forma, si se hiciese algún cambio en la configuración de un horario, se podría recalcular la peonada a partir de las picadas, que siempre serán invariables. Listado de peonadas Al final de cada mes, se hace el cálculo completo mensual sumando todas las peonadas y queda guardado. De esta forma es fácil y rápido consultar el cómputo horario de meses anteriores. Horario mensual Si un trabajador se ausenta de su trabajo durante parte o la totalidad del día, tendrá una ausencia sin justificar. Si esa ausencia ha sido realmente justificada, el trabajador tendrá que solicitar una incidencia. Estas incidencias se usan para justificar tiempo que se ha trabajado fuera del lugar habitual lo que no ha permitido al trabajador realizar las picadas o también se usan para justificar el tiempo que dispone el trabajador para uso personal y que recoge su convenio como pueden ser vacaciones, asuntos particulares, asistencias a tribunales, asistencia a exámenes, horas sindicales, enfermedad... Página 7

9 Incidencias Para justificar estos tiempos de ausencia mediante incidencias, el trabajador deberá acceder a su web personal desde donde podrá hacer la solicitud. Los tipos de incidencia que se usarán para justificar son configurados por el administrador y pueden añadirse tantas como se quieran. Además, puede haber algunos tipos de incidencias disponible para un tipo de empleado y no haberlos para otro. Resumen personal Una vez solicitada la incidencia, está seguirá un camino de validaciones que concluirá con la aceptación por parte del administrador de Crono y que puede pasar por jefes/as y/o directores/as para que den su aprobación si fuese necesario, según se lo hayamos configurado. Este camino que seguirá la incidencia desde que el usuario la solicita hasta que queda aprobada es el Flujo de la incidencia. Página 8

10 Flujo de incidencias Cómo interactúa el usuario con Crono? Inicio de sesión en la web personal Como ya se ha comentado, los usuarios picaran en el sistema con alguno de los métodos descritos. Si algún día no realiza la picada pero es una ausencia justificada, desde su web personal introducirá una incidencia para que se justifique la ausencia. Con esto, se calcularán sus tiempos de trabajo. Página 9

11 Incidencia solicitada Desde la web personal, los usuarios podrán controlar sus saldos y todo lo relacionado con su gestión horaria. Tendrán la posibilidad de sacar informes con sus picadas, con sus saldos, con los días disponibles de vacaciones y asuntos propios, de las incidencias solicitadas, etc. Informes Si el usuario tiene un perfil de jefe o de director, además de sus datos, podrá llevar este control de los empleados a su cargo y sacar sus informes además de los propios. Página 10

12 Resumen de la web personal de perfil de jefe o director Los jefes y directores además tienen la posibilidad de dar el visto bueno a las incidencias de sus empleados antes de que estas justifiquen las ausencias. Esto también lo harán desde su web personal. Validación de incidencias por un jefe o director. Página 11

13 Cómo interactúa el administrador con Crono? Como ya se ha comentado, el administrador es también un usuario normal, por lo que podrá hacer en Crono todo lo que hace cualquier empleado. Además de esto, podrá realizar los siguientes trabajos desde la aplicación de escritorio: Altas de personal nuevo. Configuración de horarios y jornadas. Verificar las incidencias. Gestionar las bajas médicas. Añadir o eliminar incidencias así como modificar el funcionamiento de las existentes. Cambiar parámetros de configuración para que el sistema se adapte al funcionamiento necesitado. Sacar informes para controlar el absentismo y la productividad. Página 12