Web ITSM -GUIA RÁPIDA DE USUARIO-

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1 Web ITSM -GUIA RÁPIDA DE USUARIO- Manual básico de la aplicación WebITSM donde se visualiza la funcionalidad completa de la misma y la forma adecuada y eficaz de utilizarla. Ingeniería Técnica en Informática de Gestión Autor: Elena Sánchez Pescador Tutor: Prof. Antonio Folgueras Marcos 2009

2 Índice 1. Introducción Instalación y configuración 1.2 Instalación IIS. 1.3 Restauración de una base de datos 2. Iniciar sesión. 2.1 Inicio de sesión Nuevo usuario 3. Seleccionar proyecto.. 4. Ventana de inicio.. 5. Gestión de proyectos. 5.1 Listar proyectos. 5.2 Nuevo proyecto 5.3 Modificar o borrar proyectos Añadir/Borrar usuario a proyecto 6. Gestión de carpetas. 6.1 Listar carpetas 6.2 Nueva carpeta 6.3 Modificar o borrar carpetas. 6.4 Incorporar requisitos a carpetas 7. Gestión de requisitos Listar requisitos. 7.2 Búsqueda de requisitos 7.3 Nuevo requisito Modificar o borrar requisitos Historial Editar relación entre requisitos. 8. Gestión de usuarios. 8.1 Modificar datos personales Listar usuarios 8.3 Nuevo usuario 8.4 Listar roles Pág. 4 Pág. 4 Pág. 4 Pág. 7 Pág. 9 Pág. 9 Pág. 9 Pág. 10 Pág. 11 Pág. 13 Pág. 13 Pág. 14 Pág. 14 Pág. 15 Pág. 17 Pág. 17 Pág. 17 Pág. 18 Pág. 19 Pág. 20 Pág. 20 Pág. 21 Pág. 21 Pág. 22 Pág. 23 Pág. 24 Pág. 25 Pág. 25 Pág. 26 Pág. 26 Pág. 27 Página 2 de 33

3 9. Informe de trazabilidad. 10. Informe comparativo Glosario de términos Listar términos Nuevo termino Modificar o borrar términos 12. Ayuda. Pág. 28 Pág. 29 Pág. 30 Pág. 30 Pág. 30 Pág. 31 Pág. 33 Página 3 de 33

4 1. Introducción Este documento contiene información acerca de la utilización de la herramienta WebITSM, de forma que el usuario que hace uso de ella saque el mayor partido a las funcionalidades que esta presenta. Pretende ser una herramienta sencilla, fácil de utilizar pero a la vez, útil y con una gestión de requisitos completa. WebITSM es una aplicación Web para la gestión de requisitos basada en la filosofía de ITIL. En principio y a modo de representar una parte de la funcionalidad real de la aplicación, se han incorporados simplemente los requisitos ITIL de los procesos de Incidencias y Problemas, pero no descarta la idea de añadir cualquier otro proceso ITIL en un futuro. La aplicación llevará a cabo una gestión y administración de los requisitos, agrupados en proyectos, así como de los usuarios que desarrollan dichos proyectos. 1.1 Instalación y configuración: Para que la aplicación WebITSM funcione adecuadamente, es preciso seguir una serie de pasos previos relacionados con la instalación de software. La máquina donde se vaya a trabajar debe disponer de: Microsoft.Net frameword 2.0 Visual Web Developed 2005 Microsoft SQL Server 2005 Edition La aplicación se puede ejecutar desde Visual Web Developed 2005, junto con la restauración de la base de datos dada, por un lado, y por otro también es posible realizar la instalación de IIS. 1.2 Instalación de IIS IIS es un servidor de páginas web de la plataforma Windows. Se encargar, por tanto, de crear un servidor de internet en el propio ordenador. Página 4 de 33

5 En primer lugar es preciso disponer del CD de instalación de Windows XP Profesional para poder agregar estos componentes adicionales de Windows. Una vez cargado el CD debe acceder a la opción Instalar componentes opcionales de Windows para poder cargar el IIS en el sistema. Otra de las opciones, y tal vez más común, sea acceder a Inicio -> Panel del control -> Agregar o quitar programas. Cuando aparezca la pantalla pulse sobre Agregar o quitar componentes de Windows, situado en el menú de la izquierda. Página 5 de 33

6 Al pulsar sobre dicho botón se muestra una ventana compuesta por las diferentes opciones adicionales de Windows. En la lista, active la opción Internet Information Services (IIS). Si quiere ver los componentes de estos Servicios de IIS, pulse Detalles y marca las opciones que vea oportunas, pulse Aceptar y a continuación pulse Siguiente. Espere unos minutos hasta que finalice la instalación. Una vez terminada la instalación, pulse Finalizar para cerrar el asistente presente. Si todo ha ido bien ya estará instalado el IIS. El directorio raíz del servidor será C:\inetput\wwwroot. Se debe guardar, por tanto, en esta ruta todo el proyecto WebITSM proporcionado. La pagina defaul.aspx será la pagina que se ejecute por defecto al cargar en nuestro navegador la dirección o la dirección IP de la máquina Como funcionalidad extra a la instalación del IIS comentar que se pueden acceder a las opciones para administrar este servidor de internet. Son opciones avanzadas que a veces puede resultar útil modificarlas. Pulse Inicio -> Herramientas administrativas y haga doble clic en el icono Servicios IIS. El objetivo de entrar en esta zona es poder configurar el servidor web, configurar el numero de usuario que van a acceder, de manera que mejoremos el rendimiento de la aplicación, definir documentos por defecto, crear directorios virtuales y modificar opciones de seguridad, entre otras muchas opciones. Página 6 de 33

7 1.3 Restauración de una base de datos: Para restaurar una base de datos desde una copia de seguridad, realizada previamente, debe iniciar sesión en SQL Server. Sobre el explorador de objetos, pulse el botón derecho del ratón y en la lista desplegable presentada, pulse Restaurar base de datos. Escriba el nombre de la nueva base de datos y seleccione la ruta donde se encuentra la base de datos a restaurar. Página 7 de 33

8 Una vez indicada la ubicación de la base de datos, pulse Aceptar y se restaurará la base de datos. A continuación aparecerá un mensaje de confirmación comentando que la restauración se ha realizado correctamente. Página 8 de 33

9 2. Iniciar Sesión 2.1 Inicio de sesión: Obviamente, para poder iniciar sesión en WebITSM debe ser usuario de la aplicación. En caso de estar registrado simplemente tiene que introducir su nombre de usuario, su contraseña, un tipo de rol válido y pulsar el botón Aceptar. El sistema validará los datos y permitirá el acceso a la aplicación o mostrará un mensaje de error, en el supuesto de que algún dato no sea correcto. En el caso de no estar registrado, no puede acceder a la aplicación hasta que se dé de alta como usuario. Debe pulsar el link Soy un nuevo usuario y rellenar la ficha que se presenta. 2.2 Nuevo usuario Para formar parte de la lista de usuarios registrados de WebITSM debe rellenar la ficha presente. Tenga en cuenta que el usuario debe ser único dentro de la aplicación, por tanto, antes de que el botón Aceptar quede activo se debe comprobar la disponibilidad del usuario introducido. Además, por defecto, se le asignará el rol de usuario. Si desea obtener otro tipo de rol deberá contactar con el administrador de la aplicación. Página 9 de 33

10 3. Seleccionar proyecto Para mantener un orden dentro de la aplicación y así almacenar cada uno de los requisitos de manera lógica se permite crear proyectos. Cada proyecto estará compuesto de una o varias carpetas, dentro de las cuales se almacenarán los requisitos deseados. El siguiente paso, después de iniciar sesión en WebITSM, es la selección de uno de los proyectos creados en la aplicación, que será el que permanecerá activo durante toda la navegación por las páginas de WebITSM. Si se desea cambiar el proyecto simplemente se tiene que pulsar el link Cambiar, situado en la parte superiorizquierda de cada una de las páginas. La lista desplegable de proyectos a elegir contiene, por un lado, el nombre de todos los proyectos creados por dicho usuario registrado, en caso de tener rol de Administrador o rol de Jefe de proyecto que son los únicos usuarios registrados que tienen permiso para crear proyectos nuevos, y por otro lado, el nombre de los proyectos a los que dicho usuario registrado ha sido asignado. En caso de querer visualizar la información de los proyectos de la lista desplegable debe pulsar el link Ver Información detallada de proyectos, donde se podrá visualizar datos como el nombre completo del proyecto, una breve descripción y la fecha y autor de su creación. Cuando haya seleccionado el proyecto, pulse el botón Iniciar. Página 10 de 33

11 4. Ventana de inicio Una vez finalizado el proceso de inicio de sesión se accede a la ventana de inicio donde se puede visualizar varios elementos: un link de cambio de proyecto, el proyecto y el usuario activos actual, un link de cierre de sesión y la fecha actual. Estos atributos permanecerán visibles durante la navegación de todas y cada una de las páginas de la aplicación. La acción de pulsar el botón de cambio de proyecto llevará hasta la página de selección de proyectos, explicada en el apartado anterior. La acción de pulsar el botón de cierre de sesión conducirá de nuevo a la página inicial de la aplicación, permitiendo así cerrar la sesión del usuario actual e iniciar sesión con otro usuario. Página 11 de 33

12 En esta página se da la bienvenida al aplicativo WebITSM. Se incorpora una pequeña introducción con el fin de presentar la herramienta al usuario registrado. En la parte lateral izquierda y en la parte superior de la página se pueden encontrar, además, varias pestañas desplegables a través de las cuales se podrá acceder a las diferentes funcionalidades de la aplicación. Comentar que, dependiendo de los permisos otorgados, se podrá acceder a todas o a parte de las funcionalidades de la aplicación. Página 12 de 33

13 5. Gestión de proyectos 5.1 Listar proyectos Todos los usuarios registrados en la aplicación podrán acceder a la pestaña llamada Gestión de Proyectos. Si pulsa dicha pestaña, aparecerá una lista desplegable con una primera opción, Listar proyectos, disponible para todos los usuarios registrados en la aplicación y donde se podrá visualizar todos los proyectos creados y/o adjudicados al usuario registrado actual. Hay que tener en cuenta que únicamente pueden crear proyectos los usuarios registrados con rol de Administrador o de Jefe de proyecto y por tanto el Administrador tendrá permisos de modificación y borrado sobre cualquier proyecto y el Jefe de proyectos tendrá los mismos permisos pero únicamente para los proyectos creados por el mismo. Por razones justificadas, el proyecto actual se podrá modificar pero nunca borrar en el mismo momento en que se encuentre activo. Página 13 de 33

14 5.2 Nuevo proyecto Si tiene permisos de Administrador o de Jefe de proyecto podrá añadir nuevos proyectos. Simplemente debe rellenar la ficha presentada al pulsar el link Quiero un nuevo proyecto y pulsar el botón Aceptar. Tenga en cuenta que para que el botón Aceptar quede activo, debe comprobar la disponibilidad del nombre del proyecto para que este sea único dentro de la aplicación. Pulse el botón Volver si no quiere seguir adelante con la operación. 5.3 Modificar o borrar proyectos Si lo que desea es modificar la descripción de un proyecto o borrar dicho proyecto, tiene que pulsar Editar o Borrar respectivamente en la lista de proyectos. A la hora de modificar los datos de un proyecto, pulse Editar, haga los cambios oportunos y pulse Ok en caso aceptar los cambios o Cancelar para deshacer dichos cambios. Página 14 de 33

15 Para borrar un proyecto, como ya hemos comentado debe pulsar Borrar, seguidamente le saldrá una ventana de confirmación, pulse Aceptar para borrar definitivamente dicho el proyecto seleccionado o Cancelar para descartar la acción de borrado del proyecto. Cabe destacar que el borrado de un proyecto implica borrar todas las carpetas y requisitos adjuntos al mismo, así como las asignaciones usuario/proyecto que existan. 5.4 Añadir/Borrar usuario en proyecto Un proyecto adjudicado a un usuario registrado es aquel proyecto que, aun no siendo creado por el propio usuario registrado, este tiene permisos para trabajar sobre dicho proyecto, es decir, o al Administrador de la aplicación o el propio Jefe de proyectos responsable de la creación de dicho proyecto le ha otorgado estos permisos. Como ya dijimos en párrafos anteriores, la pestaña de Gestión de Proyectos tiene varias opciones una, ya comentada, Listar proyecto y otra, Añadir/Borrar usuario en proyecto. Si pulsa esta última pestaña podrá añadir o borrar usuarios en sus propios proyectos. Si accede a la aplicación con permisos de Usuario esta pestaña no la podrá visualizar puesto que ningún usuario tiene permiso para crear proyectos y, por tanto, tampoco para asignarle o borrarle usuarios. Página 15 de 33

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17 6. Gestión de carpetas Con el fin de mantener una correcta clasificación de los requisitos dentro de un proyecto, se van a crear carpetas compartidas por todos los usuarios. 6.1 Listar carpetas Si pulsa la pestaña Gestión de Carpetas, visible para cualquier usuario registrado en WebITSM, podrá observar un listado de todas las carpetas creadas dentro del proyecto activo actualmente. 6.2 Nueva carpeta Cualquier usuario registrado, independientemente del tipo de rol que tenga, puede crear carpetas nuevas dentro de un proyecto determinado. La información que se guarda de una carpeta será el nombre, que es obligatorio y debe ser validado previamente, el proyecto al que pertenece, una breve descripción y la fecha y el creador de la misma, que serán datos no modificables. Cuando haya finalizado la acción, pulse el botón Aceptar en caso de querer incorporar la carpeta a la lista de carpetas, o el botón Volver, si desea cancelar la acción y volver a la página anterior. Página 17 de 33

18 6.3 Modificar o borrar carpetas La descripción de cada carpeta es el único campo modificable y puede ser modificada por cualquier usuario registrado. Por el contrario, el Administrador de la aplicación es el único usuario registrado con permisos de borrar cualquiera carpeta, por tanto el Administrador será el responsable final del destino de cada carpeta. Se debe pulsar Editar para modificar los datos de la carpeta, o Borrar para borrar una carpeta. Cabe destacar que el borrado de una carpeta implica borrar todos los requisitos incorporados en la misma. Página 18 de 33

19 6.4 Incorporar requisitos a carpetas Si observa la parte inferior de la página Gestión de Carpetas, podrá visualizar que la aplicación tiene la funcionalidad de asignar requisito, tanto del proceso de Incidencias como del proceso de Problemas de ITIL, a cada carpeta creada. Una vez elegida la carpeta, de la lista desplegable presente, pulse Incorporar Requisitos. Al visualizar los requisitos ITIL disponibles, tiene la posibilidad de marcar o desmarcadas todos los requisitos visibles en la lista de requisitos, simplemente tiene que pulsar el link Seleccionar todo o Borrar todo respectivamente. Incorporé los requisitos deseados y cuando haya finalizado la asignación, pulse el botón Volver. Página 19 de 33

20 7. Gestión de requisitos La parte principal de la herramienta se sitúa en este apartado del manual. Una gestión de requisitos coherente y completa de un proyecto es la base para que dicho proyecto finalice correctamente y en un tiempo y coste estimado. 7.1 Listar requisitos En la lista de requisitos disponibles se puede visualizar todos los requisitos que han sido creados dentro del proyecto activo actual. Página 20 de 33

21 7.2 Búsqueda de requisitos Cuando la lista dispone de una gran numero de requisitos puede resultar engorroso encontrar un requisito especifico, por lo tanto, y para facilitar la búsqueda de requisitos comunes, se ha creado un filtro de requisitos. Es preciso que elija el campo de búsqueda, de entre los disponibles en la lista desplegable, y un valor de búsqueda correcto, a continuación pulse Filtrar requisitos. 7.3 Nuevo requisito Cualquier usuario registrado en la aplicación puede visualizar el link Quiero un nuevo requisito, el fin de este link es crear nuevos requisitos en alguna de las carpetas del proyecto activo. Una vez rellenados todos los campos precisos para crear un nuevo requisito y comprobado la disponibilidad del nombre del requisito, pulse Aceptar o Volver, si desea cancelar la acción. Por defecto, la fecha de creación del requisito será la fecha actual del sistema, el usuario responsable el usuario registrado actual y el estado iniciar del requisito creado será Propuesto por el usuario. Página 21 de 33

22 7.4 Modificar o borrar requisitos Sobre la lista de requisitos hay disponible dos botones, Editar y Borrar. Si pulsamos sobre Editar, visible por todos los usuarios registrados se tiene la posibilidad de modificar el estado del requisito seleccionado. Página 22 de 33

23 Cada vez que añada una modificación se añadirá, a su vez, una nueva versión del requisito y una nueva entrada en el historial de requisitos. Si pulsa el botón Borrar, visible únicamente por el Administrador, podrá borrar el requisito seleccionado. En borrado de un requisito, modificará el Informe de trazabilidad y el Informe comparativo. 7.5 Historial Cada vez que un usuario hace una acción sobre un requisito se añade una nueva entrada en el historial de requisitos. Para acceder al historial de un requisito especifico, sitúese en la parte inferior de la pagina Gestión de Requisitos -> Listar requisitos, elija dicho requisito de la lista desplegable disponible y pulse Ver historial. Página 23 de 33

24 7.6 Editar relación entre requisitos Para crear el Informe de trazabilidad, que veremos más adelante en este documento, es necesario crear una relación de requisitos previamente. Por tanto, si pulsa la pestaña Editar relación entre requisitos podrá visualizar dos listas con los requisitos de los que dispone el proyecto activo. Para relacionar dos requisitos es preciso seleccionar cada uno de ellos en cada tabla y elegir el tipo de dependencia que van a tener entre sí. Cuando todos los datos sean correctos, pulse el botón Añadir relación requisitos. Como funcionalidad extra, el Administrador podrá, además, borrar cualquier relación existente entre dos requisitos. El proceso que ha de seguir es el mismo que cuando añadía una nueva relación, solo que en lugar de pulsar el botón Añadir relación requisitos, deberá pulsar Borrar relación requisitos. Recuerde que tiene disponible un informe con todas las relaciones creadas, pulse Informe de trazabilidad en el menú superior de la página. Página 24 de 33

25 8. Gestión de usuarios Cuando un usuario se da de alta en la aplicación introduce su nombre, sus apellidos y su , junto con un nombre de usuario con el que será identificado unívocamente dentro de la aplicación, una contraseña privada y un tipo de rol, Administrador, Jefe de proyectos o Usuario, del que dependerá su acceso a algunas funcionalidades de la aplicación. 8.1 Modificar datos personales A través de la pestaña Gestión de usuarios podrá visualizar los datos personales con los que se ha dado de alta en la aplicación. Si pulsa en el link Cambiar datos personales, accederá a una página donde podrá visualizar algunos de sus datos editables. Exceptuando el nombre de usuario y el tipo de rol, se tiene permisos para editar todos los datos personales. Una vez realizados los cambios, pulse el botón Aceptar si quiere seguir adelante con la acción o pulse Volver si desea deshacer los cambios. Página 25 de 33

26 8.2 Listar usuario Como funcionalidad extra de usuario con rol de Administrador, se incluye la posibilidad de visualizar, modificar y borrar el nombre, apellidos, y contraseña del usuario, pulsando el link Ver información detallada de usuarios. 8.3 Nuevo usuario Dentro de la página destinada a la visualización de los datos de los usuarios, únicamente accesible por el Administrador, se podrán también crear nuevos usuarios. Pulse Quiero un nuevo usuario y rellene los datos personales del usuario a dar de alta. Desde esta página y obviamente, el usuario Administrador, se podrán crear usuarios registrados con el tipo de rol Jefe de proyecto. Recuerde que es preciso comprobar la disponibilidad del nombre de usuario, puesto que hasta que este no sea correcto el botón Aceptar permanecerá inactivo. Página 26 de 33

27 8.3 Listar roles El Administrador también tendrá permiso para la visualización y modificación del tipo de rol asignado a cada usuario, pulsando el link Ver información detallada de roles. Página 27 de 33

28 9. Informe de trazabilidad Como ya se ha comentado en el apartado de Gestión de Requisitos, la aplicación tiene disponible y accesible para todos los usuarios registrados, un Informe de trazabilidad donde se resumen las relaciones que existen entre los diferentes requisitos del proyecto activo actual. Además se tiene la opción de imprimir dicho informe. Para acceder al informe pulse, en el menú superior, Informe de trazabilidad. Página 28 de 33

29 10. Informe comparativo Muchas veces se crea la necesidad de poder comparar los requisitos. En nuestro aplicativo lo que vamos a comparar son los requisitos que existen entre dos carpetas específicas, de manera que se conozcan los requisitos comunes y no comunes de ambas carpetas y así posteriormente realizar estadísticas y obtener porcentajes sobre dichos requisitos. Pulsando la pestaña Informe comparativo, en el menú superior de cualquiera pantalla, se accede a una página donde debe elegir las dos carpetas a comparar. Las carpetas de la lista desplegable pertenecerán al proyecto activo actual. Cuando se ha realizado la elección, se debe pulsar el link aquí para visualizar el informe generado. En dicho informe, se podrá visualizar un listado con: Los requisitos de la carpeta 1, no comunes con la carpeta 2. Los requisitos de la carpeta 2, no comunes con la carpeta 1. Los requisitos comunes en la carpeta 1 y la carpeta 2. Si para alguno de estos apartados no existen datos, aparecerá vacio. Página 29 de 33

30 11. Glosario de términos Para evitar que cualquier término de la aplicación esté confuso entre los usuarios de la misma, se ha creado un glosario con las definiciones de los términos que creemos que pueden resultar ambiguos Listar términos Si pulsa Glosario de términos, en el menú superior, accede a una página con un listado, ordenado alfabéticamente, con el nombre y la definición de cada término incluido. Este listado es visible para todos los usuarios registrados de la aplicación Nuevo termino Cualquier usuario tiene la posibilidad de crear un nuevo término dentro de la aplicación. Para ello debe introducir un nombre válido y una definición del término en sí. Antes de pulsar el botón Aceptar, debe comprobar la disponibilidad del término. Si desea cancelar la acción pulse Volver. Página 30 de 33

31 11.3 Modificar o borrar términos Si por el contrario, lo que desea es modificar la definición de un término o borrar dicho término, tiene que pulsar Editar o Borrar respectivamente en la lista de términos. A la hora de modificar la definición de un término, haga los cambios oportunos y pulse Ok en caso aceptar los cambios o Cancelar para deshacer dichos cambios. Cualquier usuario registrado tiene accede al botón Editar. Página 31 de 33

32 Para borrar un término, como ya hemos comentado debe pulsar Borrar y Aceptar para borrar definitivamente el termino seleccionado o Cancelar para descartar la acción de borrado del término. Únicamente el Administrador de la aplicación tiene permisos para realizar esta acción de borrado. Página 32 de 33

33 12. Ayuda A modo de guía rápida sobre el funcionamiento de la aplicación, se ha habilitado un link con el nombre Ayuda y accesible desde cualquier página y por cualquiera usuario. Este pequeño manual ayuda al usuario a sacar un gran partido de las funcionalidades que WebITSM aporta, de manera que se tenga un completo conocimiento de los apartados que presenta. Página 33 de 33