- MÓDULO COMUNICACIONES -

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1 - MÓDULO COMUNICACIONES - MANUAL BÁSICO DE USUARIOS FUNDACIÓN PARA LA PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

2 Índice ÍNDICE MANUAL BÁSICO DEL MÓDULO DE COMUNICACIONES...3 DESCRIPCIÓN GENERAL GESTIÓN DE LA ENTIDAD...4 DATOS DE LA ENTIDAD...4 GESTIÓN DE USUARIOS...4 ACCIONES VINCULADAS...5 LISTA DE DISTRIBUCIÓN MÓDULO DE COMUNICACIONES...7 ACCESO A LA BANDEJA DE COMUNICACIONES...7 BANDEJA DE COMUNICACIONES: TIPOS DE BANDEJA...7 BANDEJA DE COMUNICACIONES: CABECERAS...8 CREAR UNA NUEVA COMUNICACIÓN...9 Paso 1 Elección de la solicitud/expediente:...9 Paso 2 Elección de los participantes:...10 Paso 3 Contenido de la comunicación:...10 ENVÍO DE ALERTAS

3 1. Manual básico del módulo de comunicaciones Descripción general Con la puesta en marcha en el año 2008 del Gestor de acciones (en adelante GA), la vía de comunicación ha sido fundamentalmente a través del correo electrónico entre el apoderado vinculado de las distintas entidades y la Fundación. A lo largo de las distintas convocatorias, el módulo de comunicaciones del GA ha ido quedando obsoleto, por lo que se ha desarrollado un nuevo módulo, en el que se ha tenido en cuenta tanto la necesidad de crear un proceso de comunicación limpio y organizado entre los diferentes participantes de las acciones, como el hecho de poder registrar dichas comunicaciones dentro de cada solicitud/expediente y así centralizar todo dentro del GA. El presente documento se constituye como un pequeño manual cuyo objetivo principal es facilitar la transición del antiguo módulo de comunicaciones al nuevo. Si bien el predecesor no tenía un gran uso dentro de la aplicación, esta nueva actualización tendrá una gran repercusión en el uso de la misma. Para ilustrar este manual, se ha utilizado un perfil ejecutante administrador de prueba con los poderes validados, al ser el tipo de usuario con más funcionalidades. 3

4 2. Gestión de la entidad En este apartado se describe brevemente el funcionamiento del módulo de gestión de los datos de la entidad. Los usuarios con perfil administrador podrán acceder a través del menú principal Editar datos de la entidad. Se han dividido las funcionalidades en distintas pestañas para que la gestión sea más ágil e intuitiva para el usuario. Datos de la entidad En este apartado el usuario podrá visualizar los datos de su entidad, modificando únicamente los campos Teléfono y Fax en cualquier momento. Para modificar cualquier otro dato del formulario, será necesario ponerse en contacto con la Fundación. Gestión de usuarios En este apartado se podrán visualizar los datos de los usuarios que tenga registrada una entidad en la aplicación. Además también se podrán modificar o crear usuarios nuevos. Es necesario destacar el hecho de que si se modifican datos asociados a un usuario que tenga los poderes validados por la Fundación, con la excepción del campo correo electrónico, éstos se desvincularán automáticamente y tendrán que realizar el proceso de validación de poderes de nuevo. 4

5 Acciones vinculadas En este apartado, que únicamente podrán visualizar los ejecutantes, el usuario podrá vincular a cualquiera de los distintos administradores que haya dado de alta, las solicitudes y expedientes con los que esté relacionado. Desde el momento en que se haya realizado cualquier cambio, todos los documentos que se autogeneran en la aplicación, lo harán con los datos del representante relacionado en este apartado. Lista de distribución Ante la necesidad manifiesta de que se pudiesen recibir las notificaciones en más de un correo electrónico, se ha desarrollado este apartado, común para todos los perfiles, dónde los administradores podrán gestionar los correos electrónicos a los que se dirigirán tanto las alertas como las comunicaciones del GA. En el momento que un correo electrónico sea dado de alta en este apartado, recibirá todas las alertas relacionadas con los expedientes de la entidad, si bien los apoderados validados los seguirán recibiendo. 5

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7 3. Módulo de comunicaciones La bandeja de comunicaciones se ha enfocado como una herramienta que facilite los procesos de solicitud, justificación y revisión de cada acción, y no cómo un buzón de correo. A continuación se muestra el funcionamiento básico del mismo: Acceso a la bandeja de comunicaciones Los usuarios administradores de las entidades podrán acceder a las comunicaciones de tres maneras diferentes: - A través del menú principal de la izquierda. Pinchando en Bandeja de comunicaciones se accederá a las bandejas generales de la entidad, donde se podrán visualizar todas las comunicaciones, disponiendo de dos bandejas y diversos filtros para agilizar esta tarea. - A través del menú de la solicitud. Pinchando en Bandeja de comunicaciones se accederá a la bandeja específica de la solicitud, donde se muestran todas las comunicaciones relacionadas con la misma. - A través del menú del expediente. Pinchando en Notificaciones se accederá también a la bandeja específica del expediente, donde se muestran todas las comunicaciones relacionadas con el mismo. Cuando exista una comunicación sin leer, en la página principal aparecerá el icono en la columna de las opciones. Pinchando sobre el mismo se dirigirá a la bandeja de comunicaciones de la solicitud o el expediente según el estado de la acción. Bandeja de comunicaciones: Tipos de bandeja La bandeja de comunicaciones se divide en dos: de entrada y de archivados. El objetivo de la división en dos bandejas, es facilitar la lectura de las comunicaciones más recientes a los usuarios con varios expedientes y permitir la organización de éstas. 7

8 En la bandeja de entrada deberían mantenerse las comunicaciones más actuales, mientras que en la bandeja de archivados estarían las que tengan menor uso, si bien, el GA permite la distribución de los mensajes en función de las necesidades particulares de cada usuario. Bandeja de comunicaciones: cabeceras A continuación se describe el significado de las distintas cabeceras de la bandeja de comunicaciones: No leído. Cuando aparece una bandera roja en una fila, significa que el mensaje aún no ha sido leído. Referencia. Número de referencia dentro de la/el solicitud/expediente. Tipo. Actualmente se han desarrollado varios tipos de comunicaciones: - Notificación: comunicación generada por la Fundación que informa al ejecutante sobre posibles incidencias detectadas en su expediente durante el periodo de ejecución. Este tipo de comunicación es unidireccional. - Requerimiento informe final: comunicación generada por la Fundación que informa al ejecutante sobre posibles incidencias detectadas en su expediente durante el periodo de liquidación. Este tipo de comunicación es unidireccional. - Prórroga del informe final: comunicación generada a partir del apartado Solicitar prórroga del informe final. - Comunicación general: Comunicación generada por cualquier usuario del GA vinculado a un/a expediente/solicitud. Titulo. Titulo de la comunicación. 8

9 Opciones: - Visualizar comunicación. Muestra la comunicación y la marca como leída. - Responder comunicación. Esta opción no siempre estará activa, ya que dependerá del estado y del tipo de comunicación (ver tipos de comunicaciones). Permite responder a una comunicación existente. - Ir a la/el solicitud/expediente. Redirige a la/el solicitud/expediente, según el estado en el que se encuentre la acción. - Generar pdf: Comunicación en formato pdf y la marca como leída. - Mover a la bandeja de entrada/archivados: Mueve la notificación a la bandeja de entrada o a la bandeja de archivados. Marca la comunicación como leída. Crear una nueva comunicación Una vez que se accede a la bandeja de entrada, a través de cualquiera de las opciones descritas en el apartado de acceso, aparece el siguiente botón ( ) que nos dirigirá a la creación de una nueva comunicación de tipo Comunicación general. Este proceso se divide en tres pasos que se muestran a continuación: Paso 1 Elección de la solicitud/expediente: En esta pantalla el usuario podrá seleccionar una de las acciones en las que es participe. Dispone de la posibilidad de filtrar a partir del código de acción para agilizar búsqueda. Si la comunicación se realiza desde la bandeja de comunicaciones del expediente o solicitud, este paso se omite. 9

10 Paso 2 Elección de los participantes: En esta pantalla el usuario podrá seleccionar uno o varios de los participantes como destinatarios de la comunicación. En la caja de texto superior se dispone de una lista con todos los participantes de la acción que se deben seleccionar y añadir a la lista de destinatarios, a través de los botones de la pantalla. Una vez que el usuario haya comprobado que en la lista de destinatarios se encuentran las entidades deseadas, se debe pinchar sobre el botón Aceptar destinatarios acceder al siguiente paso. Paso 3 Contenido de la comunicación: En esta pantalla el usuario debe rellenar el contenido de la comunicación, que se conforma por los siguientes campos: 10

11 - Título de la comunicación. Aparecerá en la pantalla de la bandeja de comunicaciones y no se podrá modificar durante el ciclo de vida de la comunicación. - Contenido de la comunicación. Es el cuerpo de la comunicación. - Documento adjunto. Se permitirá adjuntar un archivo con las restricciones propias de la plataforma. Una vez completado el formulario de la comunicación se podrá proceder al envío de la misma. Envío de alertas Una vez realizado el proceso de comunicación, se envía una alerta sin revelar el contenido de la comunicación a las siguientes direcciones: - Correos electrónicos dados de alta en el apartado Lista de distribución de las entidades destino de la comunicación. - Correos electrónicos de todos los apoderados validados por la Fundación de las entidades destino de la comunicación. - En caso de que la Fundación sea una de las entidades destinatarias de la comunicación, se enviará una alerta a un correo establecido y revisado por nuestros técnicos. 11