LY Conversations Social ERP

Transcripción

1 LY Conversations Social ERP Manual de configuración y uso Libertya 15.03

2 Índice de contenido Introducción...3 Conversaciones LY...4 Módulo de conversaciones...4 Componentes visuales...5 Funcionamiento...7 Conversación relacionada con un registro...7 Incorporando participantes...8 Archivos adjuntos...8 Nueva conversación independiente...9 Búsqueda de conversaciones...9 Recuperación rápida de conversación desde notificación por Acceso desde ventana principal de Libertya...11 Configuración...12 Configuración de servidor de Configuración de envío de mails ante notificaciones...12 Configuración de política de visualización de conversaciones...13 Gestión administrativa de conversaciones...13

3 Introducción El módulo de conversaciones Libertya tiene como finalidad principal la de ampliar Libertya a fin de lograr un ERP Social, en el cual cualquier dato almacenado permita contar con una conversación relacionada en la que sea posible interactuar entre los usuarios de la aplicación a través de mensajes a lo largo del tiempo. El presente documento detalla la funcionalidad de este módulo, así como su configuración y forma de uso. Los aspectos contemplados en el mismo sirven tanto para el cliente pesado como para el web.

4 Conversaciones LY Una conversación LY consta básicamente de una serie de mensajes por parte de uno o más usuarios. Adicionalmente puede contener archivos adjuntos a fin de facilitar la lectura o interpretación de cierta información. Una conversación puede estar relacionada con un dato en particular (registro de una tabla) o bien puede ser una conversación totalmente independiente. Las conversaciones poseen participantes, los cuales pueden ser incorporados a lo largo del tiempo según se considere necesario. Módulo de conversaciones La siguiente imagen presenta el módulo de conversaciones bajo el cliente pesado y el cliente web. La distribución visual es similar en ambos casos. Cliente pesado Cliente web

5 Componentes visuales Se presenta a continuación una breve descripción de cada uno de los componentes que componen la ventana de conversaciones, los cuales posteriormente se explicarán con un mayor nivel de detalle. Conversación XXX en barra de título: Es un identificador único de conversación, el cual será de utilidad para buscar de manera rápida una conversación, tal como se explica posteriormente. Botón [Documento relacionado]: En caso de que la conversación referencie a un registro, dicho botón permitirá visualizar el registro en particular en la ventana en cuestión. Botones [<<] y [>>]: Como resultado de una búsqueda, es probable que se obtengan varias conversaciones, con lo cual estos botones permitirán navegar entre las mismas. Botón [Buscar conversaciones]: Presenta la ventana de búsqueda de conversaciones, la cual puede realizarse a partir de varios criterios. Tema: Es el asunto de la conversación, el cual por defecto contiene información relacionada con el registro en cuestión. El mismo puede ser modificado en cualquier momento junto con el envío de un nuevo mensaje. [Conversación X de Y]: En caso de existir varias conversaciones como resultado de una búsqueda se indicará la posición actual (X) dentro del número total de conversaciones recuperadas (Y). Documento (Tabla) y Documento (Registro): En caso de que la conversación referencie a un dato en particular, se indicará la información de la ventana/tabla y el registro en particular al cual se está referenciando. Iniciado e Iniciado Por: Registra cuándo y por quién se ingresó por primera vez un mensaje en la conversación. Escribir mensaje: Es el área donde debe ingresarse el texto de un nuevo mensaje perteneciente a la conversación. En esta conversación: Indica los participantes involucrados en la conversación. Nuevo Participante: Permite incorporar nuevos participantes a la conversación. Según la configuración, cada nuevo participante recibirá un mail de notificación al respecto. Adjunto (N): Permite recuperar, incorporar o eliminar archivos adjuntos a la conversación. El número N indica el número de archivos adjuntos en una conversación en particular. Agregar mensaje: Efectiviza la incorporación del mensaje a la conversación. Según la configuración, los participantes de la misma recibirán un mail de notificación respecto de la nueva actividad.

6 Conversación: Contiene todos los mensajes pertenecientes a la conversación. Botones [Marcar como leída] y [Marcar como no leída]: Permite marcar o desmarcar a una conversación en particular como leída o no. Una conversación no leida es automáticamente marcada como leida en el caso en que el usuario escriba un nuevo mensaje en la misma. Si otro usuario posteriormente incorpora un mensaje, la conversación quedará marcada como no leida. Botones [Suscribir] y [Desuscribir]: Bajo cualquier conversación, un usuario puede suscribirse a la misma más allá de que no participe en los mensajes. Esto permite realizar un seguimiento de una conversación en particular. Adicionalmente, un usuario puede desuscribirse de cualquier conversación si no desea recibir más notificaciones al respecto.

7 Funcionamiento En los siguientes apartados se explica cómo utilizar todas las funcionalidades que provee LY Conversations. Conversación relacionada con un registro En todas las ventanas tradicionales de LY, se incorpora un nuevo botón de conversaciones dentro de la botonera de herramientas: Cliente pesado Cliente web Nota: Si un registro ya contiene una conversación con mensajes, el ícono en la barra de herramientas difiere, a fin de que el usuario sepa que dicho registro contiene actividad previa: Cliente pesado Cliente web Sin conversación Conversación iniciada Al clickear en dicho botón, se accede a la ventana de conversaciones, específicamente para el registro en cuestión. Automáticamente se relaciona la nueva conversación con el registro. El tema por defecto indica el nombre del documento y el nombre de la tabla/ventana. Cliente pesado Cliente web

8 Una vez en la ventana de conversaciones, la siguiente actividad será escribir un mensaje y clickear el botón Agregar mensaje. Esto generará la primer entrada en el área de mensajes. Posteriormente será posible incorporar participantes a la conversación, incorporar archivos adjuntos, o bien escribir mensajes adicionales. Incluso en esta instancia es posible marcar la conversación como no leida o bien desuscribirse de la misma si así lo desea. El o los mensajes de todas maneras quedarán registrados. Incorporando participantes A fin de incorporar un participante a la conversación, simplemente debe seleccionarse en la ventana de búsqueda de usuarios. Cabe señalar que el usuario a incorporar debe poseer los permisos necesarios a fin de que pueda acceder a la ventana/registro en cuestión. En caso de intentar incorporar un usuario que no posee los permisos correspondientes, se presentará el siguiente mensaje de error: Cliente pesado Cliente web Una vez incorporado un nuevo participante, el mismo se agregará a la nómina de participantes, y se mostrará en el campo En esta conversación. Nota: Según la configuración, el usuario recibirá un mail de notificación indicando sobre esta actividad. Archivos adjuntos Toda conversación puede contener archivos adjuntos (por ejemplo escaneo de documentos, información de respaldo, etc.). Para ésto simplemente es necesario clickear el botón Adjunto, lo cual abrirá la ventana de archivos adjuntos. Una vez incorporados los archivos de interés, el botón visualizará el número de adjuntos en la conversación. Nota: Este mismo botón también es utilizado para poder visualizar los archivos adjuntos.

9 Nueva conversación independiente Si bien la finalidad principal de las conversaciones es intercambiar mensajes entre participantes para un dato o registro en particular, es factible también la creación de conversaciones independientes de un registro. El botón Iniciar otra conversación creará una nueva conversación sin relación alguna con un documento. La operatoria es exactamente la misma, salvo que obviamente en estos casos no existen restricciones de visibilidad de registros, con lo cual será posible incorporar cualquier usuario como participante. Búsqueda de conversaciones El módulo de conversaciones permite recuperar un conjunto de conversaciones según el o los criterios de búsqueda especificados. Clickeando el botón Buscar conversaciones, se presentará la ventana de búsqueda: Cliente pesado Cliente web Los criterios de filtrado podrán ser: Conversación: Es el identificador único de conversación, el cual se visualiza en la barra de título de la ventana. Este tipo de búsqueda simplifica la recuperación de una conversación cuando se recibe una notificación por mail, en el cual se incluye este número. Asunto: Es el tema de la conversación.

10 Tabla: Es la tabla sobre la cual el registro se encuentra almacenado. Por ejemplo Entidades Comerciales, Facturas, Artículos, etc. Iniciado por: Es el usuario que inició una conversación. Esto permite por ejemplo recuperar todas las conversaciones iniciadas por un usuario en particular (o por uno mismo). Nota: En todos los casos, se recuperarán las conversaciones contemplando los permisos de acceso a las ventanas/tablas y la participación sobre las mismas; limitando en todos los casos la recuperación según estas limitaciones de acceso. Por lo tanto se recuperarán las conversaciones que cumplan las siguientes condiciones: Conversaciones con referencia a documento en la cual el usuario tiene acceso a la ventana/tabla. Conversaciones sin referencia a documento en la cual el usuario es actualmente un participante de la misma. Nota: Esta restricción de seguridad puede ser omitida modificando la política de visualización de conversaciones (ver apartado). Recuperación rápida de conversación desde notificación por Al existir nueva actividad sobre una conversación, y en caso de estar configurado acordemente, se recibirá una notificación por mail al respecto: El asunto del mail indicará: [LYC:<nombre de compañía>] Nueva actividad en conversación. <tema> En donde <nombre de compañía> es el nombre de la compañía perteneciente a la conversación, y <tema> es el tema actual de la conversación. En el ejemplo, la compañía se llama FooBar Inc. Y el tema es Consumidor Entidad Comercial_Business Partner. Este nivel de detalle en el mail es de utilidad dado que permite a un usuario crear filtros en su

11 cliente o servidor de correo bajo ciertos criterios para - por ejemplo - redireccionar los mails de conversaciones a otras carpetas. En el cuerpo del mail se presentará todo el detalle de la conversación. Uno de los datos de interés es el número de conversación, el cual en el ejemplo es el El usuario simplemente puede copiarlo desde el mail y luego ser utilizado para recuperar rápidamente la conversación desde la misma ventana de conversaciones, mediante el criterio de búsqueda Conversación. Acceso desde ventana principal de Libertya Tanto para el cliente pesado como para el web, se presenta un nuevo acceso general a la ventana conversaciones: Cliente pesado Cliente web El número indicado (1 en este caso) representa la cantidad de conversaciones no leidas. Al clickear en dicho acceso, se abrirá la ventana de conversaciones y presentará la o las conversaciones pendientes de lectura. Nota: Se respetarán siempre las restricciones de visualización de conversaciones según permisos de acceso del perfil. Por este motivo, es factible que un mismo usuario observe un número distinto de conversaciones no leídas dependient el perfil con el cual acceda a Libertya.

12 Configuración A continuación se detallan los temas de interés relacionados con la configuración del módulo de conversaciones LY. Configuración de servidor de A fin de que Libertya pueda enviar mails de notificación, es necesario configurar los siguientes datos en la ventana de Compañía (la configuración dependerá según el servicio de correo electrónico a utilizar): Configuración de envío de mails ante notificaciones Un usuario podría requerir el envío de mails ante actividades en las conversaciones. Para lograr ésto será necesario que el usuario cuente con una dirección de válida y tildar el check Notificar actividad en conversación. Estas opciones se encuentran en la ventana Usuario:

13 Configuración de política de visualización de conversaciones En caso de no querer aplicar una política de seguridad de visualización a las conversaciones según los permisos de acceso a las ventanas de los perfiles, es posible modificar una preferencia en particular a fin de permitir total libertad de visualización de conversaciones. Para ésto, es necesario modificar el valor predeterminado ConversationSecurityPolicy, el cual contiene por defecto el valor E (Enabled); por el valor D (Disabled). Gestión administrativa de conversaciones Si bien no es aconsejable editar o eliminar mensajes, es posible administrar completamente las conversaciones desde la ventana: Conversaciones (Administrativo). En la misma se presentará, bajo un esquema de ventana tradicional (ventana/pestaña/campo), lo siguiente: Conversaciones: Nómina completa de todas las conversaciones, sin restricción alguna de visualización a las mismas. Mensajes de conversación: Todos los mensajes para una conversación en particular, según se haya seleccionado en la pestaña principal. Suscripciones a la conversación: Todas las suscripciones sobre una conversación en particular, según se haya seleccionado en la pestaña principal.

14 Dicha ventana se encuentra activada por defecto para el perfil Configuración de la Compañía. Dado que desde la misma es posible realizar cualquier tipo de cambios sobre las conversaciones, se aconseja brindar el acceso a la misma únicamente según las necesidades particulares del caso.