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1 iniciativas tecnológicas :: ekimen teknologikoak Enpresaldea, Ctra. Basurto Castresana Bilbao (Bizkaia), tel: Manual de administrador Red Ofisat Tabla de contenidos: 1. Definición del entorno 2. Area de administración 3. Crear proyectos y subproyectos 1. Añadir categorías 2. Añadir campos personalizados 3. Asignar usuarios al proyecto 1. Creación de nuevos usuarios 2. Administración de usuarios 4. Transición de estados 1. Definición del entorno Actores: La Central: Es el proyecto principal y tiene el control de todas las acciones. Los grupos CAT-SAT: Son los diferentes subproyectos. Responsable del CAT-SAT: Es el responsable (manager) de resolver las acciones reportadas por la Central o por su grupo. Las diferentes acciones se catalogan a través de las categorías de los proyectos, que en buena parte de los casos van a dar cuenta del origen de las acciones, y son las mismas en todos los grupos. Reuniones Auditorías internas Auditorías externas Acción correctiva (en este caso los también indicadores catalogan la acción correctiva y pueden ser origen de nuevas acciones) Las acciones se resuelven por los agentes que corresponden a usuarios asociados a un grupo (CAT-SAT). 2. Area de administración Un usuario con los permisos adecuados puede acceder al panel de administración pinchando en la pestaña Admin. En este área, con la vista clásica del mantis, se muestran las distintas opciones en la administración de proyectos, subproyectos, usuarios, etc... dependiendo de los permisos de usuario (administrador o manager de proyecto) Para volver al gestor de acciones Red Ofisat es necesario pinchar en la opción Panel en el menú clásico del mantis. También es posible a través de la URL de inicio que le redireccionará al usuario correspondiente al Panel de 1 de 9

2 Inicio Rápido. 3. Crear proyectos y subproyectos Todos los CAT-SATs (proyectos) del gestor de acciones derivan del proyecto Centros, por lo que todos los nuevos CAT-SATs que se creen serán subproyectos de Centros. Para crear un nuevo CAT-SAT (subproyecto), accedemos al área de administración de proyectos mediante el enlace Administrar Proyectos del menú de administración. Una vez ahí, veremos el listado de los proyectos actuales. Para crear un CAT-SAT (subproyecto) que derive de Centros, primero debemos editar este proyecto, haciendo click en Centros. Cuando se nos muestre el formulario de edición iremos a la sección Subproyectos, en la que se visualizarán los diferentes subproyectos. Para crear un nuevo subproyecto de Centros, haremos click sobre el botón Crear nuevo subproyecto. Los campos del formulario son los siguientes: Nombre del Proyecto: El nombre del CAT-SAT Visibilidad: Define qué usuarios pueden acceder. Se define por defecto como privado. Estado: El estado en el que se encuentra el subproyecto. Tiene cuatro valores posibles: desarrollo, release, estable, obsoleto Ruta para subida de archivos: Ruta para archivos subidos. Por defecto se deja vacío. Descripción: Un texto que describe el proyecto. 2 de 9

3 Los nombres de todos los proyectos y subproyectos tienen que ser únicos Añadir categorías Un proyecto puede tener distintas categorías. En el gestor de acciones de la Red Ofisat se utilizan siempre las mismas categorías para todos los proyectos y subproyectos. Estas categorías son: Acción Correctiva Auditoría externa Auditoría interna Reunión Podemos administrar las categorías en la sección Categorías del formulario de edición del proyecto. Cuando se crea un nuevo subproyecto lo más cómodo es copiar las categorías de otro proyecto. Para hacerlo, en el menú desplegable seleccionaremos el proyecto desde el que queremos copiar las categorías y haremos click sobre el botón Copiar Categorías de. Si tenemos uno o más proyectos a los que aún no hemos añadido ninguna categoría, podemos añadir todas las categorías a esos proyectos seleccionándolos de uno en uno mediante el menú desplegable y haciendo click sobre el botón Copiar categorías a Añadir campos personalizados Las acciones tienen definidas los siguientes por defecto: Categoría: La categoría a la que pertenece la acción. Resumen: Breve resumen de la acción. Descripción: Descripción detallada de la acción. Asignar a: Qué responsable de C.A.T. se encargará de esta acción. Además de estos campos, en las acciones se pueden definir los campos personalizados que necesitemos. Estos campos adicionales se han definido de forma global en el gestor de acciones para todos los proyectos, y son los siguientes: % de resolución: El porcentaje de lo que está resuelto en la acción. 3 de 9

4 Fecha Finalización: La fecha en la que termina la acción. Fecha Inicio: La fecha en la que comienza la acción. Indicador: Los indicadores relacionados con la Acción correctiva. Participantes: Los participantes de las acciones pertenecientes a la categoría Reunión. Para añadir campos personalizados, iremos a la sección Campos personalizados del formulario de edición de proyectos. En la sección encontramos un menú desplegable del que podemos seleccionar los campos personalizados que deseamos añadir al proyecto, los campos pueden añadirse con el botón Añadir este campo personalizado. Lo más fácil en este caso, es copiarlos de un proyecto existente, y en caso de ser necesario, copiarlos a otros proyectos. Si el menú desplegable aparece vacío es porque se han añadido todos los campos personalizados disponibles, al añadir un campo personalizado al proyecto este se elimina del menú Asignar usuarios al proyecto Si queremos que un usuario pueda acceder a las acciones de un proyecto, leerlas, crearlas, modificarlas, etc. lo gestionaremos en la sección Agregar usuario al proyecto. En este menú se listan todos los usuarios del gestor de acciones y otro desplegable para asignar el nivel de acceso a los usuarios seleccionados. Se puede seleccionar más de un usuario manteniendo pulsada la tecla Control y haciendo click sobre los usuarios requeridos. Si añadimos varios usuarios al mismo tiempo a todos se les asignará el mismo nivel de acceso. Se pueden copiar usuarios entre proyectos. Los usuarios administradores están automáticamente asignados a todos los 4 de 9

5 proyectos y subproyectos Creación de nuevos usuarios En caso de que necesitemos añadir un nuevo usuario al gestor de acciones, haremos click sobre el enlace Administrar usuarios del menú de administración y accederemos a la sección de administración de usuarios. Una vez ahí veremos un listado de usuarios. Podemos crear un nuevo usuario para el gestor haciendo click sobre el botón Crear cuenta que se encuentra sobre el listado en la parte izquierda. Entonces se nos mostrará el formulario de creación de usuarios. El formulario se compone de los siguientes campos: Usuario: Nombre de usuario de la cuenta, se utilizará para realizar la autenticación. El nombre de usuario (campo Usuario) no puede contener caracteres especiales como vocales acentuadas o eñes. Nombre real: Nombre real y completo del usuario. Este se mostrará en las acciones. Dirección de correo electrónico del usuario. Es importante que sea real, para poder recuperar la contraseña, etc. Nivel de acceso: El nivel de acceso que tiene el usuario con respecto al gestor de acciones. Los valores posibles son: espectador: Solamente puede navegar y ver los listados de acciones. informador: Puede informar de nuevas acciones y añadir notas. actualizador: Es como el informador, pero además puede actualizar acciones. 5 de 9

6 desarrollador: Puede crear, actualizar, asignar y borrar acciones. Es el perfil indicado para la gente que participa activamente en el proyecto. manager: Es el administrador del proyecto. Puede crear, actualizar, asignar y borrar acciones como el desarrollador y además ciertos privilegios administrativos, como definir categorías para el proyecto, campos personalizados, niveles de acceso de los usuarios... administrador: El nivel de acceso más alto. Puede crear cuentas, reestablecer contraseñas, eliminar usuarios, etc. Activado: Activación de la cuenta. Protegida: Si está protegida la cuenta sigue activa pero el usuario no puede acceder ella. Hay ciertos convenios para los usuarios (por ejemplo: John Doe) de un proyecto en la Red Ofisat: El Usuario sería: jdoe El Nombre Real (donde en primer lugar aparecería el CAT entre paréntesis): (Central) John Doe Además es necesario tener en cuenta que: Hay 1 usuario con nivel de acceso administrador para todos los proyectos. Hay 1 usuario con nivel de acceso manager por proyecto. Todos los usuarios del proyecto (CAT) son desarrolladores. El resto de los usuarios de otros proyectos son espectadores. Los usuarios de Central son por lo menos actualizadores. El administrador es el encargado de dar de alta un usuario. Tras el alta, el usuario recibe un correo electrónico con un enlace para completar el registro. Pinchando en el enlace, el usuario deberá introducir su contraseña y completar el registro. Este proceso usualmente lo hace el administrador disponiendo su correo electrónico, recibiendo la notificación de registro y verificando que el usuario tiene acceso a la aplicación. Posteriormente cambia el correo electrónico. De esta manera, el administrador verifica que la cuenta está activa y que las contraseñas son seguras Administración de usuarios Para editar las cuentas de usuarios, en el listado haremos click sobre el nombre de usuario de la cuenta que deseemos editar. Esta acción nos llevará al formulario de edición de usuarios. Lo primero que encontramos en el formulario es la sección Editar usuario, en la que podremos editar los datos de registro. 6 de 9

7 A continuación podremos modificar la asignación del usuario con respecto a los distintos proyectos en la sección Agregar usuario al proyecto. Finalmente nos encontramos las Preferencias de Cuenta en las que podremos establecer el proyecto por defecto del usuario, qué acciones se le notificarán y en base a qué criterio... 7 de 9

8 Si deseamos reestablecer las preferencias de la cuenta con los valores por defecto haremos click sobre el botón Reinicializar preferencias Transición de estados Pasamos a administrar la transición de estados, es decir, qué estados estarán disponibles cuando asignamos un estado concreto a una acción. Para ello iremos a la administración de transición de estados a través del menú de administración haciendo click sobre el enlace Transición de estados, en cuanto se nos muestra la configuración iremos a la sección Flujo de trabajo y ahí tenemos una tabla, en la que podemos definir que estados estarán disponibles en la acción cuando nos encontremos en un estado en concreto. En el caso de nuestro gestor de acciones, la configuración siempre debe ser la misma: Cuando una acción está asignada, los estados que le pueden aplicar son resuelta y cerrada. Si está resuelta, puede pasar a estar asignada (reabierta) o cerrada. Si está cerrada en cambio, sólo podrá pasar a estar asignada (reabierta). Como se refleja esto en la tabla? Lo primero a tomar en cuenta es que siempre nos mostrará el estado del flujo del proyecto actual, lo que significa que hay que configurar el flujo de trabajo de cada uno de los proyectos. Para cambiar de proyecto nos valdremos del menú desplegable que hay en la parte derecha de la cabecera. En la parte izquierda vemos el estado actual, que quiere decir: Cuando la acción se encuentre en este estado debe poder pasar a los siguientes estados: Y en la parte superior vemos los estados que podrá tener una acción cuando se encuentre en un estado en concreto. Sería como añadir a la frase anterior los estados que vayamos seleccionando uno tras otro. Al final quedaría: Cuando en la acción se encuentre en este estado (asignada) debe poder pasar a los siguientes estados: Resuelta, Cerrada. Como ya sabemos cual es la configuración de estados que siempre deben tener todos los proyectos, ahora veremos como se refleja en la tabla: Enpresaldea, Ctra. Basurto Castresana Bilbao (Bizkaia) Tfno : Movil: de 9

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