NewsLetter Asesoría Financiera, S.A.

Transcripción

1 NewsLetter Asesoría Financiera, S.A. NEWSLETTER Nº 19/2015 (19 de marzo 2015). ACTUALIDAD FISCAL Gal.la Sánchez Vendrell. Socia. Abogada. Facturación electrónica Desde el pasado 15 de enero que es obligatoria la factura electrónica a las administraciones públicas. Ello ha supuesto que la facturación electrónica, vigente desde la Ley 25/2013, vuelva estar en boca de todos. Son muchas empresas las que ya se han adaptado a la emisión de facturas por medios electrónicos, pero todavía quedan que son reticentes a ello, la mayoría de las veces porque no saben muy bien cómo implementarla o porque no pueden descartar del todo la facturación en tradicional en papel. En esta Newsletter le recordamos los requisitos que debe tener la facturación electrónica y le damos las claves para que su empresa pueda adaptarse a la misma. La información de esta Newsletter vamos a comentarla detenidamente en la jornada informativa que vamos a impartir el próximo día 26 de marzo. Como ya les informábamos en nuestra Nota Informativa 04/2014, de 4 de noviembre de 2014, el pasado 15 de enero entró en vigor la ley por la que las empresas proveedoras de las administraciones públicas están obligadas a presentar sus facturas en formato electrónico, bajo multa de hasta

2 Desde hoy todas las factura asociadas a bienes o servicios prestados a las administraciones públicas cuyo importe supere los euros deberán ser enviadas en formato electrónico a través del Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado (FACE). La ley establece un modelo único de factura electrónica en toda la administración al que deberán adaptarse tanto los ayuntamientos como las comunidades autónomas para el pago a sus proveedores. Mediante esta ley, por la que además se crea un único registro contable de pagos en el sector público, asegurará una mayor transparencia en la lucha contra la morosidad de las Administraciones públicas y permitirá que salgan a la luz todas las facturas pendientes de cobro en las administraciones públicas. Por su especial transcendencia, hay que destacar la creación del Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado, conocido como FACe, gracias al cual la mayoría de las Administraciones Públicas podrán recibir las facturas electrónicas Facturae 3.2, disponiendo los proveedores de un registro de entrada y de la información del estado de las facturas, que permitirá conocer si se ha producido alguna incidencia, si la factura está aprobada y cuándo ha tenido lugar el pago. De las que no entren por el punto general, por no ser electrónicas, no dispondrán de información del estado de tramitación, por lo que se considera altamente recomendable que todos los proveedores de la Administración emitan Facturae 3.2. La obligación de emitir facturación electrónica afecta a los contratos suscritos con las Administraciones Públicas pero también es aplicable a las denominadas empresas de especial trascendencia económica que realizan transacciones con el público en general, como servicios financieros, suministro eléctrico, de agua o gas, agencias de viajes o transporte de viajeros Con esta iniciativa se persigue el ahorro en los costes asociados a la factura en papel y una mejor agilidad y eficacia en la gestión administrativa. El grupo de expertos de la Comisión europea de normalización de la facturación electrónica estimó que los ahorros producidos a sustituir las facturas convencionales por facturas electrónicas son 2

3 de entre 5 y 15 euros en la emisión de cada factura y de 20 por factura recibida. En estos costes no están solo contemplados los costes directos (papel, sobre, franqueo), sino todos los relacionados con los procesos de negocio en los que interviene la factura: pedido, proforma, envío, recepción, tramitación, seguimiento, cobro, garantía, casación con pedido, flujo de aprobación, contabilización, control de tesorería, incidencias, declaraciones tributarias, etcétera. Todos ellos, procesos administrativos susceptibles de ser automatizados. No es acaso este ahorro razón de peso suficiente para animar a todas las empresas a utilizar la factura electrónica? La implantación de la ley supondrá una oportunidad para optimizar los procesos de facturación, por lo que es fundamental encontrar el sistema que no sólo cumpla con la normativa, sino que se ajusta mejor a la estrategia de cada empresa. Pese a las ventajas del sistema electrónico, la convivencia del papel y la factura tradicional es inevitable. Además, no todas las empresas están en el mismo momento de implantación del sistema electrónico, esto es, no todas las empresas dan el salto tecnológico al mismo tiempo. A continuación vamos a responder a las preguntas más frecuentes que suelen formularnos nuestros clientes (FAQ), que dividimos en 4 grupos: a) Aspectos generales de la factura electrónica b) Especificidades en la facturación electrónica de empresa a empresa c) Empresas con obligaciones específicas d) Facturación a las Administraciones Públicas e) Recepción de facturas electrónicas ASPECTOS GENERALES DE LA FACTURA ELECTRÓNICA 1. Qué es la factura electrónica? Una factura electrónica es un documento que sirve para describir el costo de los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar. Sustituye, según las disposiciones legales correspondientes, a las facturas tradicionales en papel y 3

4 garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La factura electrónica es, por tanto, la versión digital de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales. La validez de una factura electrónica es exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y, gracias a la firma digital que incluye, se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo que judicialmente es un documento considerado como vinculante y que no necesita de mayor prueba o confirmación que su propia existencia. 2. Qué requisitos debe tener la factura electrónica? La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico. Una factura electrónica se construye en 2 fases: 1. Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos. 2. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza: que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad). El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CD, memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país. 4

5 Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad. 3. Es admisible como factura electrónica un PDF enviado por correo-e, sin firma electrónica? Lo será, como cualquier otro sistema adoptado, en la medida en que los controles de gestión usuales de la actividad permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios, o se garanticen de algún otro modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura. 4. Las facturas electrónicas tienen que emitirse en formato Facturae 3.2 ó 3.2.1? No necesariamente. Existen otros formatos de factura electrónica. El formato Facturae 3.2 ó sólo son obligatorios en las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas. 5. Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a su destinatario? Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, igual que si se hubiera tratado de una factura en papel. El plazo general de conservación es el plazo de prescripción del impuesto (esto es, 4 años desde que finaliza el plazo de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación). 6. Qué beneficios obtengo con la facturación electrónica? Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. 5

6 Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización. 7. Normativa por países: Entre los países que disponen de normativa de factura electrónica están Argentina, Chile, México, Costa Rica, Colombia y Australia, además de todos los de la Unión Europea, en función de la adopción de la Directiva 2001/115 En España, se aplica de forma general la Directiva 115/2001, si bien esta normativa está adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. (BOE, 14 de abril de 2007) Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE 15-octubre de 2007) Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas 6

7 ESPECIFICIDADES DE LA FACTURACION DIGITAL DE EMPRESA A EMPRESA 1. Puedo obligar a mi cliente a aceptar una factura electrónica? No, el destinatario debe dar su consentimiento para que se le puedan enviar facturas electrónicas. 2. El consentimiento para recibir facturas electrónicas tiene que ser expreso? El consentimiento del receptor de la factura depende del tipo de receptor: En general, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que puede ser implícito o tácito. El consentimiento podrá ser implícito o tácito cuando el receptor realice alguna acción de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas electrónicas, como el procesamiento de la factura o el pago de ésta. Sin embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del receptor tiene que ser expreso. No obstante, el consentimiento expreso no tiene por qué ser específico. Esto significa que la recepción de facturas electrónicas puede ser una condición más del contrato que firme con un proveedor. Por tanto, el receptor aceptará recibir facturas electrónicas cuando contrate el servicio conforme a esas condiciones generales. Se recomienda leer con detenimiento las cláusulas de los contratos porque la recepción de facturas electrónicas puede ser una de ellas. EMPRESAS CON OBLIGACIONES ESPECÍFICAS EN RELACIÓN A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 1. Qué empresas tienen obligaciones específicas en relación con la factura electrónica? En primer lugar, las empresas que operen en los siguientes sectores económicos (denominados servicios al público en general de especial trascendencia económica): 7

8 Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores. Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros. Servicios de suministro de agua a consumidores. Servicios de suministro de gas al por menor. Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales. En segundo lugar, quienes presten los servicios que se detallan a continuación sólo en el caso de que la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos: Servicios de agencia de viajes. Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea. Actividades de comercio al por menor. 2. Qué obligación específica tienen estas empresas? A partir del 15 de enero de 2015 están obligadas a remitir facturas electrónicas, si el cliente lo solicita expresamente, con independencia del tamaño de su plantilla o de su facturación. 3. Pueden obligar a sus clientes a recibir facturas electrónicas? No, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica sólo podrán enviar facturas electrónicas a las empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. 4. Pueden cobrar a sus clientes por recibir facturas en papel? La legislación actual no lo impide que las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica cobren a sus clientes por recibir las facturas en papel. 8

9 FACTURAS ELECTRÓNICAS A LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Como les comentábamos al inicio de esta Newsletter, desde el 15 de enero de 2015 todas las Administraciones Públicas tienen que recibir de forma obligatoria las facturas de sus proveedores por vía electrónica. Por tanto, a partir de esa fecha, todos los proveedores de la Administración estarán obligados a emitir facturas electrónicas por sus servicios. Atención: La factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. El hecho de enviar las facturas por correo electrónico (por ejemplo, adjuntando un fichero Word o PDF) no implica que ya está facturando electrónicamente. Para que la factura electrónica sea válida como ya hemos comentado antes- debe quedar garantizada la autenticidad de su origen (la identidad de su emisor) y la integridad de su contenido (que no se haya modificado), para lo cual deberá insertar en ella una firma electrónica a través de un certificado digital. 1. A quién afectará esta obligación? Este cambio sólo afectará a las sociedades. Por tanto, los profesionales o empresarios individuales no se verán afectados por esta obligación y podrán seguir emitiendo todas sus facturas en papel. En concreto, el artículo 4 de la Ley 25/2013 establece que estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes: a) Sociedades anónimas; b) Sociedades de responsabilidad limitada; c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española; 9

10 d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria; e) Uniones temporales de empresas; f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones. Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado: Administración General del Estado (Estatal). Comunidades Autónomas (Autonómica). Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.). Y también a: Organismos autónomos. Universidades Públicas. Entidades de derecho público. Órganos constitucionales. Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. 2. Hay alguna exención a la hora de facturar electrónicamente? Quedan exentas las facturas que no superen los euros, siempre y cuando la Administración pública lo indique previamente de forma reglamentaria. Además, quedan excluidos las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades 10

11 locales, y las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública. Atención: Si aparte de trabajar para la Administración también tiene clientes que son empresas privadas, no deberá emitir facturas electrónicas por dichos servicios. Es válido compaginar la facturación electrónica con la facturación en papel en función del tipo de cliente que tenga. 3. Qué necesito para crear una factura electrónica? Hay dos formas de hacerlo: Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero). Atención: En ambos casos, asegúrese de que cumplen todos los requisitos específicos de las Administraciones Públicas. Si no dispone de un programa que le permita generar facturas electrónicas, también puede utilizarse el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo ( que le permitirá generar facturas electrónicas ajustadas al formato que exige la Administración (el formato Facturae). Una vez emitida la factura con todos los datos necesarios (como número, fecha de expedición...), ya la podrá firmar con firma o sello electrónicos. Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos: Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1). Estar firmadas electrónicamente. Indicar el destinatario de la factura electrónica. 11

12 4. Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas? Las facturas electrónicas se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. Atención: Envíe por Internet a la Administración con la que haya trabajado a través del punto de entrada de facturas electrónicas que dicha administración haya creado en su página Web. Si no ha creado dicho punto de entrada, envíela al punto de entrada de la Administración General del Estado (a través de la página web Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local). Atención: FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. A través de FACe las empresas presentarán sus facturas electrónicas obligatoriamente desde el 15 de enero de El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son: a través del portal Web del punto general de entrada de las facturas electrónicas. mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas. Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas. Atención: El envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, 12

13 satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas tengan que registrarse en un registro administrativo. 5. Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas? Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas. Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel. En este sentido, el programa de facturación electrónica le permitirá conservar una copia legible de ella, por lo que no será necesario que la imprima para su correcta conservación. RECEPCIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS 1. Pueden obligarme a recibir facturas electrónicas? No, no pueden obligarme a recibir facturas electrónicas, tengo que dar mi consentimiento. 2. Pueden cobrarme por recibir facturas en papel? Depende de mi condición: En general, la legislación actual no impide que me cobren por recibir las facturas en papel. Sin embargo, si soy un consumidor o usuario, mi derecho a recibir la factura en papel no podrá quedar condicionado al pago de cantidad económica alguna 13

14 (artículo 63.3 de la Ley por la que se modifica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre). 3. Tiene que ser expreso el consentimiento para recibir facturas electrónicas? El consentimiento del receptor de la factura depende del tipo de receptor: En general, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que puede ser implícito o tácito. El consentimiento podrá ser implícito o tácito cuando el receptor realice alguna acción de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas electrónicas, como el procesamiento de la factura o el pago de ésta. Sin embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del receptor tiene que ser expreso. No obstante, el consentimiento expreso no tiene por qué ser específico. Esto significa que la recepción de facturas electrónicas puede ser una condición más del contrato que firme con un proveedor. Por tanto, el receptor aceptará recibir facturas electrónicas cuando contrate el servicio conforme a esas condiciones generales. Se recomienda leer con detenimiento las cláusulas de los contratos porque la recepción de facturas electrónicas puede ser una de ellas. 4. Qué necesito para recibir facturas electrónicas? En primer lugar se necesita una conexión a Internet, un buzón de correo-e (esto es, una cuenta de ) y un programa ofimático que lea la factura electrónica, para, después, proceder a descargarlas de la web del proveedor de los bienes o prestador de los servicios. 5. Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas que reciba? Los empresarios y profesionales que realizan la entrega del bien o la prestación del servicio, tienen la obligación de conservar las facturas electrónicas recibidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel. El plazo general de conservación es el 14

15 plazo de prescripción del impuesto (esto es, 4 años desde que finaliza el plazo de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación). 6. Puedo delegar en un tercero la conservación de las facturas electrónicas recibidas? Sí, la conservación de las facturas electrónicas recibidas la puede realizar materialmente un tercero, aunque usted seguirá siendo el responsable. 7. En el caso de recibir facturas firmadas electrónicamente tengo que verificar la firma electrónica? En el caso de recibir facturas firmadas electrónicamente tiene que verificar tanto la firma electrónica como la vigencia del certificado electrónico utilizado. Generalmente son el propio programa informático o el servicio contratado los que realizan estas verificaciones, y, en ocasiones, algunas verificaciones adicionales. Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto. Un cordial saludo, Gal.la Sánchez Vendrell. Socia. Abogada. 15