Mucho mas que factura-e! José Vicente VALDENEBRO GARCÍA, PhD Arch Gerente Municipal Ayuntamiento de Pamplona

Transcripción

1 Mucho mas que factura-e! José Vicente VALDENEBRO GARCÍA, PhD Arch Gerente Municipal Ayuntamiento de Pamplona VI JORNADA DE DIFUSIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS DE CALIDAD EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS DE NAVARRA Pamplona, 4 junio 2015

2 1. NUEVO MARCO NORMATIVO... Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público [BOE 311, 28 diciembre 2013] 2

3 2. Ley 25/2013 factura-e OBJETIVO Reducir la morosidad de las Administraciones Públicas: agilizando los procedimientos de pago al proveedor dando certeza de las facturas pendientes de pago 3

4 2. Ley 25/2013 factura-e OBJETIVO Reducir la morosidad de las Administraciones Públicas: agilizando los procedimientos de pago al proveedor dando certeza de las facturas pendientes de pago Para ello: Factura electrónica obligatoria Indicador periodo medio de pago: con seguimiento riguroso de la morosidad Punto general de entrada de facturas electrónicas por cada nivel administrativo [o adhesión al de AGE] 4

5 2. Ley 25/2013 factura-e OBJETIVO Reducir la morosidad de las Administraciones Públicas: agilizando los procedimientos de pago al proveedor No es el caso de Pamplona dando certeza de las facturas pendientes de pago Para ello: Factura electrónica obligatoria Indicador periodo medio de pago: con seguimiento riguroso de la morosidad Punto general de entrada de facturas electrónicas por cada nivel administrativo [o adhesión al de AGE] 5

6 2. Ley 25/2013 factura-e OBJETIVO Reducir la morosidad de las Administraciones Públicas: agilizando los procedimientos de pago al proveedor No es el caso de Pamplona dando certeza de las facturas pendientes de pago Para ello: Pieza clave en la apuesta Factura electrónica obligatoria por la modernización y Indicador periodo medio de pago: con seguimiento riguroso de la morosidad simplificación Punto general de entrada de facturas electrónicas por cada nivel administrativo [o adhesión al de AGE] 6

7 3. LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA COMO OPORTUNIDAD AYER TANGIBLE Basada en papeles, archivos, compulsas,... 7

8 3. LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA COMO OPORTUNIDAD AYER HOY TANGIBLE Basada en papeles, archivos, compulsas,... INTANGIBLE Basada en datos 8

9 3. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Ventajas 1. Disponibilidad de la Administración n las 24 horas y 365 días d del año. a Facilidad de acceso para la realización n de trámites. Estos podrán realizarse sin la necesidad de desplazarse hasta un lugar concreto. 2. Reducción n del tiempo de tramitación de los procedimientos: eliminación n desplazamientos y tareas de poco valor añadido, a adido, automatización n de procedimientos y aplicación n eficiente de recursos humanos (mayor( productividad). 3. Aumento de la seguridad de los datos sensibles. Estos permanecen en centros de datos, los cuales serán n más m s fácilmente f recuperables. 4. Flexibilidad,, ante la posibilidad de elegir entre los diferentes canales que se ofertan para la resolución n de trámites administrativos. 5. Ahorro en costes directos e indirectos,, relacionados con la generación n de documentación n en papel, transporte y el espacio físico f para su custodia y archivo. 6. Transparencia,, al disponer de más m s información n sobre su propia gestión, así como de canales a través s de los cuales publicarla. 9

10 4. EL SALTO A LA e-administración Punto de partida - Sede electrónica: Ayuntamiento abierto 24 horas 365 días Registro Electrónico Municipal Carpeta ciudadana Pago online de recibos e impuestos - Gestor de Expedientes - Ordenanza de uso Administración Electrónica 10

11 4. SEDE ELECTRÓNICA Disponibles 158 servicios de los 229 que ofrece el Ayuntamiento 11

12 4. EL SALTO A LA e-administración contamos con nuevo canal de comunicación y ahora qué? 12

13 4. EL SALTO A LA e-administración Cómo comenzar? 13

14 4. EL SALTO A LA e-administración Estrategia... Cómo comenzar? LIDERAZGO POLÍTICO + EQUIPO MULTIDISCIPLINAR 14

15 4. EL SALTO A LA e-administración Estrategia... + BUSCAR SINERGIAS Modernización, simplificación, reorganización, calidad, participación, transparencia, datos abiertos, eficiencia, e-servicios, interoperabilidad,... 15

16 4. EL SALTO A LA e-administración Estrategia... se tút mismo el cambio que quieres ver en los demás Gandhi 16

17 4. EL SALTO A LA e-administración Estrategia... Expediente Electrónico De arriba a abajo: Alcaldía y concejales con firma delegada Directores y Secretarios Técnicos Letrados, asesores jurídicos,... Proyecto Piloto: Seleccionar un expediente que se pueda hacer 100% electrónico y que de algún modo implique a todas las áreas Defensor del Pueblo Implicar a más agentes: asesores jurídicos, técnicos... en contratación. 17

18 4. EL SALTO A LA e-administración Estrategia... Expediente Electrónico Implicar a más agentes: técnicos,... y 1 proveedor La Gerencia Municipal como banco de pruebas. Gerencia ANIMSA: Relación estrictamente electrónica [1 cliente 1 proveedor] Implicar a más proveedores: e-factura [tramitación 100% electrónica] - Implica a todas las áreas - Número reducido de usuarios - Usuarios de nuevas tecnologías - Usuarios del certificado electrónico 18

19 5. factura-e ÁMBITO NORMATIVO Comunicación 26 junio 2013 La facturación electrónica en la contratación pública. Propuesta de directiva. Plazo esperado entrada en vigor: 4 años de transposición [2018?] En España Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. [BOE 311, 28 diciembre 2013] Obligatoria a partir de 15 de enero de 2015 para todas las empresas Posibilidad de que AAPP excluyan facturas < 5000 Reducir cargas administrativas Facturas presentadas en un registro administrativo siempre. Constancia de fecha Mejor cumplimiento de plazos y pago Beneficio neto en AGE EUR 51 MM y EUR 2.3 MM en ahorro de papel Formato: facture [.xml] 19

20 5. factura-e BENEFICIOS Para el proveedor [emisor de facturas]: sistema eficiente para enviar al Ayuntamiento facturas electrónicas, con disponibilidad y compatible con los sistemas más habituales de gestión de facturas reducir el coste de emisión facturas y otros documentos justificativos disponer de información on-line del estado de tramitación de cada factura reducir el tiempo de cobro de facturas. 20

21 5. factura-e BENEFICIOS Para el Ayuntamiento [receptor]: eliminar el papel factura y proceso de tramitación reducir el coste de gestión de facturas Actuar como prescriptor de la factura electrónica (uno de las ideas apuntadas en la Agenda Digital Europea), colaborando de esta forma en incrementar la competitividad de las empresas del entorno Reducir plazos de tramitación de facturas, principalmente mediante eliminando tiempos muertos. Pagar en menos de 30 días [Real Decreto-ley 4/2013, de 22 de febrero, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo] 21

22 5. factura-e qué necesita el proveedor? DNI electrónico + lector Certificado electrónico [+ lector] 22

23 5. factura-e qué necesita el proveedor? 23

24 5. factura-e 24

25 5. factura-e 25

26 5. factura-e cómo se visualiza? 26

27 5. factura-e algunas ideas Emisor de facturas [proveedor]: Debe contar con DNI-e o Certificado electrónico La factura se envía en formato.xml facturae vía FACE Se obtiene de acuse de recibo con el nº de registro. Se puede consultar en la Carpeta Ciudadana y en FACE el estado de tramitación de la factura. Una única oficina de registro para factura en papel. Receptor de facturas [ayuntamiento]: Se ha modificado la Ordenanza para incluir obligatoriedad de facturae (con periodo de transición) Las Áreas Municipales reciben inmediatamente las facturas desde el Registro Toda la tramitación interna se hace de forma electrónica reduciendo costes de gestión, y tiempo de tramitación Palanca para la implantación de la firma electrónica y la utilización de certificados por parte de los emisores 27

28 5. factura-e COMPARATIVA PROCESOS Comparativa de los procesos de tramitación 28

29 5. factura-e COMUNICACIÓN + FORMACIÓN Divulgación y formación sobre el nuevo sistema Envío a todos los proveedores municipales de información [electrónica] explicativa del nuevo sistema de e-factura Publicación en la Sede Electrónica un manual de instrucciones Sesiones formativas y demostraciones prácticas dirigidas a proveedores municipales y a otras empresas relacionadas con servicios de facturación electrónica Formación del personal del SAC 010 para atender las consultas más frecuentes planteadas por los proveedores respecto a la elaboración y envío de las facturas electrónicas Soporte telefónico desde ANIMSA a aquellas empresas que plantean dudas de carácter técnico 29

30 5. factura-e TRAZABILIDAD 30

31 5. factura-e TRAZABILIDAD 31

32 5. factura-e TRAZABILIDAD 32

33 5. factura-e ALGUNOS INDICADORES % facturae recibidas DIC 2012 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO_2014 FEBRERO_2014 MARZO_2014 ABRIL_2014 MAYO_2014 JUNIO_2014 JULIO_2014 AGOSTO_2014 SEPTIEMBRE_2014 OCTUBRE_2014 NOVIEMBRE_2014 DICIEMBRE_2014 ENERO_2015 FEBRERO_2015 MARZO_2015 ABRIL_2015 MAYO_2015

34 5. factura-e ALGUNOS INDICADORES % proveedores que emiten facturae DIC 2012 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO_2014 FEBRERO_2014 MARZO_2014 ABRIL_2014 MAYO_2014 JUNIO_2014 JULIO_2014 AGOSTO_2014 SEPTIEMBRE_2014 OCTUBRE_2014 NOVIEMBRE_2014 DICIEMBRE_2014 FEBRERO_2015 MARZO_2015

35 5. factura-e ALGUNOS INDICADORES... 35

36 5. factura-e ALGUNOS INDICADORES... Periodo medio de pago de facturas [días por ] 60,0 54,9 53,9 51,6 50,0 42,7 40,9 47,7 48,2 42,9 40,0 30,0 36,8 30,6 32,4 35,1 31,6 31,7 27,0 28,6 31,4 29,9 32,7 27,1 25,2 26,4 28,0 29,0 25,5 27,3 29,5 25,1 20,0 10,0 0,0 Enero_2013 Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero_2014 Febrero_2014 Marzo_2014 Abril_2014 Mayo_2014 Junio_2014 Julio_2014 Agosto_2014 Septiembre_2014 Octubre_2014 Noviembre_2014 Diciembre_2014 Enero_2015 Febrero_2015 Marzo_2015 Abril_

37 5. factura-e ALGUNOS INDICADORES... Importe facturado pagado en 30 días [% euros] 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 21,62% 34,20% 21,67%21,12% 40,66% 16,98% 19,42%19,31% 47,80% 67,36%66,87% 36,85% 71,76% 69,55% 83,89% 61,05% 70,47% 59,97% 57,08% 56,04% 45,41% 72,45% 65,87%66,66% 80,50% 71,46% 56,94% 84,46% Enero_2013 Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero_2014 Febrero_2014 Marzo_2014 Abril_2014 Mayo_2014 Junio_2014 Julio_2014 Agosto_2014 Septiembre_2014 Octubre_2014 Noviembre_2014 Diciembre_2014 Enero_2015 Febrero_2015 Marzo_2015 Abril_

38 5. factura-e ALGUNOS INDICADORES... Facturas registradas por franja horaria [%] [40% en periodo no laborable] 0,4% 0,1% 0,2% 0,7% 0,3% 0,0% 0,0% 0,6% 1,6% 0,8% 1,3% 0,7% 7,0% 7,0% 5,9% 3,6% 6,3% 5,7% 4,0% 3,7% 14,4% 12,6% 11,9% 11,0% 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0%

39 5. factura-e y CONSIDERACIONES FINALES... Obligatoria desde enero de 2013 [salvo excepciones] Tramitación totalmente electrónica hasta el pago En 2015 el 98% facturas recibidas en formato electrónico xml [88% en 2014, 76% en 2013] Reducción periodo medio de pago [55 días en 2012; 42 días en 2013; 29,5 días en 2014] Ahorro/año estimado [ proveedores ayuntamiento] [ en 2013 (76%)] Estas empresas se vuelven más competitivas porque ya cuentan con el know-how sobre la factura-e sobre e- firma, y certificados digitales Está contribuyendo a cerrar la brecha digital 39

40 6. Expediente electrónico Órganos Colegiados 40

41 6. Expediente electrónico Desde enero de 2014 ya superamos el 50% de resoluciones en formato electrónico 100% Resoluciones firmadas 80% 60% 40% 20% 0% [1C] En Papel Electronicas % Electronicas 10,86% 23,59% 34,59% 43,32% 62,74% 69,03% 41

42 7. factura-e... Mucho más que factura electrónica es un cambio cultural en la gestión municipal 42

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