INDICE. Prólogo... 7 Palabras de Profesores y Amigos... 9 Palabras del autor, 20 años después Antecedentes del Autor 17. CAPíTULO 1 INTRODUCCiÓN

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1 INDICE Prólogo... 7 Palabras de Profesores y Amigos... 9 Palabras del autor, 20 años después Antecedentes del Autor 17 PRIMERA PARTE CAPíTULO 1 INTRODUCCiÓN l. Hitos y evolucion del concepto de control interno Los últimos años Escándalos y fraudes contables Reacciones en estados unidos: Ley Sarbanes - Oxley Sección 404 de la Ley Sarbanes - Oxley El informe COSO COSO 11- ERM Diferencias y similitudes entre COSO I Y COSO II Análisis crítico Revalorización de nuestra propuesta 55 CAPíTULO 2 El SISTEMA DE CONTROL INTERNO l. Introducción Editorial Osmar D. Buyatti 19

2 2. Identidad del sistema de control interno Flexibilidad y plasticidad del sistema de control interno Normas generales y normas particulares Normas generales Formación de un «ambiente de control» Evitar «zonas disputadas» o «tierras de nadie» Formalización de operaciones por escrito Autorización de operaciones - niveles de autorización Separación de funciones/control cruzado por oposición de intereses Prenumeración (de imprenta) de los formularios utilizados Control numérico de formularios en las distintas áreas receptoras (control de integridad) Existencia de determinadas funciones: operativas, de control y de asesoramiento Análisis de riesgos/cobertura de seguros/análisis de conveniencia Dependencia entre sectores/el sector que ejerce control no debe depender del sector controlado Revalorización de la función de archivo Custodia de formularios sin utilizar Rotación interna del personal afectado a áreas sensibles Evitar rotación interna acelerada de personal Registraciones claras, adecuadas y al día Mecanismos o canales para reclamos de los clientes Normas particulares 73 CAPíTULO 3 COMPRAS Y CUENTAS A PAGAR l. Alcance La función de compras/separación de funcioneslincompatibilidades Descripción del circuito Módulo 1: detección de la necesidad de compras Descripción general y global del módulo Artículos con stock José Luis Pungitore

3 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CO TROL INTERNO - 2 EDICIÓN 4.3. Artículos sin stock Límites para la autorización de compras S. Módulo 2: selección del proveedor y adjudicación de la compra Descripción general y global del módulo Solicitud de cotización a distintos proveedores Registro de su comportamiento a lo largo del tiempo Proceso de selección Adjudicación de la compra/su comunicación Prenumeración de formularios intervinientes Control numérico de las órdenes de compra por parte de los sectores receptores Revisión de los precios de compra por personas ajenas al sector Rotación de empleados del sector Módulo 3: recepción: control y almacenamiento Descripción general y global del módulo La recepción y el recuento de la mercadería. Comunicación a otros sectores El control de calidad El almacenamiento de la mercadería El control numérico de informes de recepción por parte de los sectores receptores Registración de la operación Módulo 4: control de la compra y registración Descripción general y global del módulo Armado del legajo de compras y su composición Admisión únicamente de originales de facturas Identificación precisa de duplicados o fotocopias Control de facturas de proveedores Sello "únicamente para fines de control interno" Registración de la deuda/aprobación del pago de facturas Aprovechamiento de descuentos: análisis financiero Controlde facturas de servicios (fletes, honorarios, publicidad, etc.) Modificación de la silueta del circuito ante la introducción de un computador para la sistematización de las compras Módulo 1: detección de necesidades de compra 108 Editorial Osmar D. Buyatti 21

4 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL INTERNO - 2 EDlCIÓN CAPíTULO 5 VENTAS Y CUENTAS A COBRAR l. Alcance La función de ventas/separación de funciones/incompatibilidades Descripción del circuito Módulo 1: recepción y aprobación del pedido Descripción general y global del módulo Colocación del pedido Control de créditos Control de créditos: utilización de un sistema de módulos Control de existencias Control de pedidos rechazados Módulo 2: despacho y entrega de la mercadería Descripción general y global del módulo Preparación de la mercadería/emisión de remito s y órdenes de expedición El despacho y el reparto de la mercadería/la hoja de ruta Transporte de la mercadería/riesgos/seguros Expedición: un sector de tránsito Control de entrega de la mercadería solicitada por el cliente Módulo 3: facturación, registración y control Descripción general y global del módulo Facturación Precios y condiciones de venta Prenumeración de formularios Control de la facturación Registración de la operación Resúmenes de facturación/estadísticas Control mínimo de facturas Nota de venta al contado (tres fonnularios en uno) Venta al contado/separación de funciones Módulo 4: seguimiento y control de los pedidos Descripción del módulo 154 Editorial OS1/Iar D. B uyatti 23

5 8. Modificaciones de la silueta del circuito ante la introducción de un computador para la sistematización de las ventas Informes adicionales que podrían surgir con motivo del proceso de facturación 162 CAPíTULO 6 COBRANZAS l. Alcance La función de cobranzas/separación de funciones/incompatibilidades Descripción del circuito : Módulo 1: cobranzas mediante cobradores : Descripción general y global del módulo Listado de cobranzas Recibo provisorio/recibo oficial (o definitivo) Recibos anulados: su tratamiento ; Módulo 2: cobranzas por correspondencia Descripción global y general del módulo l. Apertura de la correspondencia Listado de valores recibidos por correspondencia Descripción del módulo Boletas de depósito: copia del detalle de valores depositados El parte de ingresos Depósito diario e íntegro de las cobranzas Custodia de talonarios de recibos sin utilizar Prenumeración de formularios que intervienen Control numérico de recibos, listados de cobranzas, planillas de valores recibidos por correspondencia y partes de ingresos por parte del sector contaduría Módulo 4: control y registración de la operación a fin del día Descripción del módulo Otras modalidades de cobranzas Modificación de la silueta del circuito ante la introducción de un computador para la sistematización de las cobranzas José Luis Pungitore

6 CAPíTULO 7 CONTROL INTERNO EN El ÁREA DE TESORERíA Control interno en el área de tesorería 187 CONTROLES CAPíTULO 8 Y CONCILIACIONES 1. Sobre «ventas y cuentas a cobran> 194 A) control de custodia de documentos a cobrar (también válido para títulos públicos, etc.) 194 B) resúmenes de cuenta a clientes y proveedores 194 C) análisis de antigüedad de las cuentas a cobrar 195 D) conciliación de cuentas de mayor general (cuentas corrientes y cuentas documentadas) con subcuentas analíticas 195 E) control en los créditos otorgados y de excesos 196 F) control de las renovaciones de documentos a cobrar 196 G) devolución de documentos a cobrar a clientes, una vez que éstos han sido cancelados 196 H) sellado de documentos a cobrar Sobre «compras y cuentas a pagan> 197 A) resúmenes de cuenta a proveedores 197 B) conciliación de cuentas de mayor general (proveedores en cuenta corriente y cuentas documentadas) con subcuentas analíticas Sobrelos movimientos de fondos (cobranzas y pagos) 197 A) conciliación de las cuentas corrientes bancarias/análisis de las partidas pendientes 197 B) comprobantes bancarios/su recepción dentro de la empresa 198 C) revisión interna de las operaciones de movimientos de fondos. 198 D) control del depósito diario e íntegro de las cobranzas Sobre las registraciones contables en general A) asientos de diario en formularios preimpresos 199 B) registros contables permanentemente actualizados 199 Editorial Osmar D. Buyatti 25

7 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL INTER 0-2 EDICIÓN 5. Existencias de bienes de cambio y costo de ventas 199 A) sistema de inventario permanente 199 B) toma de inventarios físicos 200 C) registro y control de mercaderías en consignación 200 D) identificación de mercadería dañada u obsoleta 200 E) comprobaciones globales de existencias y de costo de ventas Activos fijos 201 A) registro permanente de activo fijo 201 B) libros en biblioteca 201 C) montos mínimos a activar Sueldos, jornales y cargas sociales 202 A) comprobaciones globales 202 B) cuidado de requisitos legales: libro de sueldos y recibo de sueldos 202 C) pago de remuneraciones 203 D) autorización de horas extras 203 E) constancias para la liquidación de subsidios familiares 203 F) control de asistencia del personal G) control de las remuneraciones del personal Aspectos generales aplicables sobre todos los controles establecidos en cada uno de los circuitos 204 SEGUNDA PARTE CAPíTULO 9 RIESGOS Y PERJUICIOS l. Controles que debería sortear un error o fraude para no ser detectado Perjuicio o daño 210 CONTROLES CAPíTULO 10 GENERALES 1. Modalidades de procesamiento José Luis Pungitore

8 4. Controles generales organizativos Seguridad física y lógica Documentación de los sistemas Controles en biblioteca Controles sobre la continuidad del procesamiento Auditoría de sistemas 241 CONTROLES CAPíTULO 11 DE APLICACiÓN l. Controles de entradas 244 l.a) preparación de la documentación por el usuario 245 I.B) digitación C) consistencia : 251 I.D) validación 252 I.E) ítemes en suspenso 253 I.F) control de integridad Controles de procesamiento A) controles programados de balanceo de archivos B) rótulos de encabezamiento y cierre Controles de salidas Controles sobre los datos fijos 258 SELECCiÓN CAPíTULO 12 DE SOFTWARE l. Características y modalidades Distintos tipos de software Requisitos esenciales Propiedad 266 la. Precio Calidad de diseño Documentación Programas fuente 269 Editorial Osmar D. Buyatti 27

9 1.7. Diseño modular / grado de integración entre módulos Portabilidad Parametrización Disponibilidad de analistas para comenzar el trabajo / plazo de entrega Servicio de post venta Continuidad en la prestación del servicio Importancia relativa de la operación para el proveedor Actualización Otras opciones Referencias de usuarios Evaluación final Consideraciones acerca de la prueba y de la puesta en marcha Ventajas/desventajas relativas entre el software desarrollado a medida y los paquetes 278 CAPíTULO 13 SISTEMA DE VENTAS Y CUENTAS A COBRAR l. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos Archivos Módulos adicionales Estructura del sistema Módulos del sistema Módulo de administración de clientes Módulo de administración de los artículos Módulo de administración de vendedores Módulo de administración de pedidos y facturación Módulo de cobranzas y cuentas corrientes Módulo de cuentas documentadas y de cheques diferidos Módulo de subdiarios y contabilidad Módulo de estadísticas y operaciones especiales José Luis Pungitore

10 SISTEMA DE COMPRAS CAPíTULO 14 Y CUENTAS A PAGAR l. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos Archivos Módulos adicionales Estructura del sistema Módulos del sistema Módulo de administración de proveedores Módulo 2. La secuencia de transacciones: compras y pagos 310 CAPíTULO 15 SISTEMA DE STOCK l. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos Archivos Estructura del sistema Módulos del sistema Módulo de artículos Módulo de procesamiento de movimientos Módulo de subdiarios y contabilidad Módulo de estadísticas y operaciones especiales 328 MOVIMIENTO CAPíTULO 16 DE FONDOS l. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos 331 Editorial Osmar D. Buyatti 29

11 4. Estructura del sistema Listados e informes 331 CAPíTULO 17 SISTEMA DE SUELDOS Y JORNALES 1. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos Archivos Listados e informes 341 SISTEMA CAPíTULO 18 DE CONTABILIDAD l. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos 351 TERCERA PARTE CAPíTULO 19 los CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS 1- Los cursogramas Los manuales de procedimientos Los circuitos administrativos sección práctica 382 Bibliografia José Luis Pungitore