NOMBRE EMPRESA AUDITADA

Transcripción

1 GUIA BASICA DE INSTRUCCIONES PARA LA REALIZACION DE INVENTARIO FISICO DE LAS EXISTENCIAS Dirigida a: NOMBRE EMPRESA AUDITADA Elaborada por: Grupo de Auditores Públicos, S.A. 11 de diciembre de 2003

2 NOMBRE EMPRESA AUDITADA Dirección Provincia A/A. Jefe de Administración En,, a 11 de diciembre de 2003 Muy Sres. Nuestros: Con objeto de optimizar el correcto funcionamiento de la realización del inventario físico de las existencias de la sociedad EMPRESA AUDITADA previsto para el próximo día xxxxxxx, a continuación indicamos los puntos mínimos que deben recogerse en las instrucciones que confecciona la empresa y que contribuyen a una mejor organización y control del inventario, los cuales, lógicamente, serán mejorados y aplicados por Udes. en función de la tipología de la existencias, de los almacenes y de los procedimientos aplicados en las operaciones de la Sociedad. Dichas instrucciones han de contribuir a asegurar que las diferentes personas involucradas en el inventario físico de las existencias conozcan sus funciones y sean conscientes de su importancia. Pág. 1

3 GUÍA DE INSTRUCCIONES Las instrucciones que la empresa debe tener en cuenta a la hora de realizar el recuento de sus existencias, se pueden esquematizar de la forma siguiente: 1. Alcance del inventario físico Se determinará la naturaleza y extensión del inventario físico a efectuar, abarcando en este caso, la totalidad de las existencias finales de la sociedad al cierre del ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 200X. 2. Fechas y horarios de realización. La empresa deberá establecer con la suficiente antelación las fichas de realización del inventario físico, con el fin de poder prepararlo correctamente y controlar adecuadamente las entradas y salidas de mercancía ( tanto a nivel externo como interno en las fechas de realización del inventario físico), o, en su caso, paralizar dichos movimientos. 3. Preparación del Almacén: En los días anteriores a la fecha fijada para el inicio del inventario físico y con el fin de facilitar el recuento, el personal del almacén se encargará de organizar el material de acuerdo con los siguientes criterios: Pág. 2

4 Agrupación de las existencias por grupos homogéneos (lotes, códigos, tipos, etc.). Tienen especial relevancia los productos en curso ya que conviene saber en qué fase de fabricación se encuentran y en consecuencia, cuál es su valor añadido en el momento del inventario físico. Colocación en la zona bien diferenciada del material no inventariable. Separación y perfecta identificación de productos obsoletos, en mal estado, de lento movimiento y otras de similares características con objeto de considerarlos en el cómputo de la provisión por obsolescencia. 4. Hojas de recuento Preparación de listados u hojas de recuento/tarjetas, que al final del recuento se entregará a los supervisores del inventario físico. Dichas hojas como mínimo deberán reflejar: (VER ANEXO Nº1) Prenumeración correlativa. Código, identificación y descripción del artículo. Ubicación. Cantidad (número de unidades). Comentarios sobre incidencias. Firma del equipo de recuento. Otros, dependiendo de las características de la empresa. Pág. 3

5 5. Designación del personal encargado del inventario físico. Se designará al personal encargado de la realización del inventario físico. Normalmente este personal estará formado por: A) Director del Inventario: Será el responsable máximo de la realización del inventario, y sus funciones serán: Comprobar el estricto cumplimiento de las instrucciones emitidas por la empresa para la realización del inventario físico de las existencias. Recabar información de las incidencias que surjan en la ejecución del inventario físico para poder subsanar cualquier dificultad que se produzca en el mismo. Administrar los recursos humanos y materiales destinados a la realización del inventario físico. Controlar y verificar los documentos recibidos de los responsables mediante, entre otros los siguientes controles: números de documentos emitidos y devueltos, visibilidad y conformidad de las informaciones escritas en el documento, etc. Establecer la forma en que han de registrarse las cantidades contadas (kg, cajas, unidades, etc.) Recoger toda la información necesaria para el control de las existencias a incluir en el inventario físico y que están fuera de las dependencias de la empresa. El director del inventario es el único autorizado para dar por finalizado el inventario. Controlar las últimas y primeras entradas y salidas con la documentación soporte (albaranes, hojas de embarque, documentos de transportistas, etc.) Pág. 4

6 B) Supervisores: Son los responsables directos del buen funcionamiento de la toma de inventarios en sus respectivas áreas, siendo sus funciones principales: Organizar los equipos. Supervisar la realización del recuento. Observar que se cumplen las normas. Ordenar y repetir el conteo, cuando lo crean necesario, investigando las causas de las diferencias encontradas, comprobando si ha sido un error de anotación, de conteo, etc. Recepción de hojas de recuento debidamente cumplimentada por el personal asignado a su equipo. Validar el fin del inventario en sus respectivas áreas, entregando toda la documentación correspondiente al responsable máximo del inventario. El número de supervisores dependerá de la extensión del inventario y en particular del número de almacenes dónde se encuentren ubicadas las existencias. C) Equipos de recuento: Cada equipo de recuento deberá estar formado por: Contador. Anotador Pág. 5

7 c.1. Contador: Suelen seguir las siguientes técnicas: Repetición de los recuentos para asegurar su exactitud. Comprobación de la adecuada situación de los artículos para facilitar su recuento. Señalización de lo contado para evitar la duplicidad del recuento Apertura, por muestreo, de embalajes y envases para la comprobación de la existencia e identificación de la mercancía indicada. Indicación de las anomalías encontradas en la realización del recuento físico (estado del artículo, ubicación. Códigos incompletos...) Firmar las hojas de recuento. c.2. Anotadores: Suelen asumir las siguientes funciones: Estar junto al contador durante el recuento. Anotación clara y precisa en las hojas de recuento de los siguientes puntos: - Código y descripción del artículo. - Tipo de unidad anotada (cajas, unidades, palets, unidades de medida. etc.) - Cantidad inventariada. - Observaciones indicadas por el contador. Anotación de que el recuento se ha realizado por el contador de forma correcta. Firmar las hojas de recuento. Pág. 6

8 6. Procedimientos específicos para controlar los cortes de operaciones a la fecha del inventario Estos procedimientos se establecen para controlar los cortes de operaciones a la fecha del inventario físico. Los procedimientos que se establezcan deberán cubrir las entradas, los movimientos internos (principalmente por la producción) y las salidas. Las técnicas utilizadas son muy variadas y pueden abarcar desde el timbrado del documento, la agrupación separada de los documentos antes y después del inventario físico, el control numérico de los documentos, los controles informatizados sobre el proceso de registro de transacciones antes y después del inventario físico, la segregación y control físico de partidas específicas del inventario, etc. 7. Problemas y dudas. Conviene detallar los procedimientos que habrían de seguir ante dudas, problemas e imprevistos que puedan ir surgiendo durante el desarrollo del recuento. En este sentido, lo usual es seguir la línea de responsabilidad jerárquica. 8. Productos en curso de fabricación. Las medidas a tomar para la verificación de las existencias de los productos en curso de fabricación, dependerán tanto de la naturaleza de éstos, como del nivel de información que proporcionan los registros contables o extracontables. Pág. 7

9 Las instrucciones tendrán que incluir los procedimientos específicos para este tipo de productos, que pueden ser de recuento o de estimación por parte del propio personal, de encargo a expertos independientes especialistas en el tipo de producto o únicamente de identificación de las diferentes partidas y de su grado de terminación para ponerlo en relación a la información que proporcionan los registros contables o extracontables. 9. Mercancías en situaciones especiales Mercancías en almacenes ajenos a la empresa a) Mercancías en poder del proveedor reservada a la empresa, que el proveedor le factura a medida que se la entrega. La empresa no debe inventariarla. b) Mercancía en poder del proveedor pero propiedad de la empresa. La mercancía se encuentra simplemente en depósito en el almacén del proveedor. La empresa debe inventariarla Mercancía en tránsito a) Propiedad del proveedor: la empresa no debe inventariarlas por no ser todavía de su propiedad. b) Propiedad de la empresa: La empresa debe inventariarlas. Pág. 8

10 8.3. Mercancías propiedad del proveedor en los almacenes de la empresa. Están en depósito en los almacenes de la empresa y no deben inventariarse como existencias propias Mercancías propiedad del cliente en los almacenes de la empresa. Están en depósito en los almacenes de la empresa y no deben inventariarse como existencias propias Mercancías propiedad de la empresa en los almacenes del cliente. Están en depósito en los almacenes del cliente y deben inventariarse Mercancía propiedad de la empresa en proceso de fabricación en poder de terceros. Deberán inventariarse. 9. Inventarios físicos rotativos Este tipo de inventarios rotativos requiere que se establezca un programa determinado de recuento físico de las existencias en el transcurso del año, garantizando que éstas se verificarán como mínimo una vez a lo largo del ejercicio. Las instrucciones para este tipo de recuentos en sus líneas generales no se diferencian de las que se formulan para los inventarios físicos periódicos. Las características especiales de este tipo de recuentos y que por tanto deben plasmarse en las instrucciones son: Pág. 9

11 Preferentemente deben ser sorpresivos, por lo que no se deben anunciar a los responsables de los diferentes centros o localizaciones del recuento. Ha de establecerse un procedimiento ágil de investigación y ajuste de diferencias de inventario. Debe contemplarse el procedimiento de identificación y obtención de productos obsoletos, en mal estado, de lento movimiento y existencias excesivas. Establecer el contenido y periodicidad de los informes a emitir sobre los recuentos efectuados. Sin otro particular y en espera les sea de su interés, reciban un cordial saludo, Grupo de Auditores Públicos, S.A. Pág. 10

12 ANEXO Nº1 MODELO DE TARJETA DE CONTEO Ubicación Almacén: CODIGO ARTÍCULO: Nº hoja recuento: Debe ser correlativo y prenumerado en la medida de los posible. DESCRIPCIÓN: COLOR: UDAD. MEDIDA: CONTENIDO C/UDAD. MEDIDA: CANTIDAD (Nº UDES): Observaciones: Firma del contador: Firma del anotador: Fecha: Nombre y apellidos: Nombre y apellidos: