REGLAMENTO DE RECAUDACIONES

Transcripción

1 CORPORACIÓN DEL CONSERVATORIO DE MÚSICA DE PUERTO RICO REGLAMENTO DE RECAUDACIONES ARTÍCULO I - BASE LEGAL Este Reglamento se promulga en virtud de la Ley Núm. 141 de 9 de agosto de 1995, que establece en el Artículo 2, como poderes del Conservatorio de Música de Puerto Rico, entre otros, lo siguiente: "d. Establecer normas y reglamentos necesarios para la operación y funcionamiento interno y para regir los programas y actividades del Conservatorio." ARTÍCULO II - PROPÓSITO Este Reglamento se adopta con el propósito de establecer las normas y procedimientos que regirán las operaciones de la Oficina de Recaudaciones. Entre ellos: los cobros, los depósitos y los controles internos para garantizar la pureza e integridad del proceso. Todo esto tiene el fin de proteger los intereses y activos de la Corporación del Conservatorio de Música de Puerto Rico. ARTÍCULO III - DEFINICIONES Las palabras y frases usadas en este Reglamento se interpretarán según el contexto y el significado de acuerdo con su uso común y corriente. Las palabras que se detallan a continuación son abreviaturas de términos o definiciones de palabras o frases: a. Conservatorio - Se refiere a la Corporación del Conservatorio de Música de Puerto Rico.

2 2 b. Persona - Significa cualquier persona natural o jurídica. c. Recaudador - Se refiere a la persona autorizada para recibir recaudos. d. Recaudos - Se refiere a dinero, cheque o cualquier otro valor recibido a nombre del Conservatorio que deba ser depositado en alguna de las cuentas de la institución. e. Recibo Oficial - Forma preimpresa y prenumerada que se entrega a cada persona que realiza un pago como prueba del mismo. ARTÍCULO IV - PROCEDIMIENTOS DE RECAUDACIONES a. Cada vez que se realice un recaudo, el Recaudador emitirá un Recibo Oficial en original con dos copias. El original se entregará a la persona que realiza el pago, la primera copia se remitirá a la Oficina de Finanzas con el informe de remesas y la segunda copia se archivará en la Oficina de Recaudaciones. Si el pago se realiza en cheque o giro, deberá indicarse el número que identifica el cheque o el giro. b. En el Recibo Oficial se indicará el nombre de la persona que realiza el pago, el concepto del pago, la fecha, la cantidad en número y en palabras, y la denominación del pago. c. Todo recibo emitido conforme a los incisos a y b de este Artículo deberá estar firmado por el Recaudador al momento de su emisión. El recibo deberá estar cumplimentado en todas sus partes antes de ser firmado por el Recaudador. d. Si el Recaudador tiene que anular un recibo por cualquier razón, deberá escribir la palabra NULO en el original y las dos copias de los recibos oficiales. El original y la primera copia del recibo se remitirán a la Oficina de Finanzas con el informe de remesas. Se deberá indicar la razón de la anulación en el original y las dos copias del recibo anulado. e. Los Recibos Oficiales se emitirán siguiendo un estricto orden numérico. Los saltos en la numeración deberán evitarse salvo justa causa. f. Al final del día el Recaudador preparará el cuadre de los recaudos. La suma de los recaudos del día debe ser

3 3 equivalente a la suma de los recibos emitidos. Cuando la suma de los recaudos exceda a la de los recibos emitidos, el sobrante se depositará como un ingreso adicional. Cuando la suma de los recibos exceda al total de los recaudos, se realizará una investigación, por el Director de la Oficina de Finanzas o por un funcionario designado por éste, y se determinará si el Recaudador debe reponer la diferencia o la acción que estime conveniente seguir. g. El Recaudador preparará el depósito para la compañía que ofrece servicios de recogido o depositará en la cuenta directamente, dependiendo de la situación. h. El Recaudador preparará un informe de remesa por cada depósito realizado. En éste se detallará cada recaudo y su concepto. Este informe se acompañará con copia de la hoja de depósito indicando los números de recibo que comprenden el depósito, recibo del recogido (cuando aplique) y la primera copia del Recibo Oficial. El informe será remitido al Director de la Oficina de Finanzas con prontitud. Copia de este informe deberá permanecer en la Oficina de Recaudaciones. i. El Recaudador efectuará depósitos diarios siempre que la situación lo permita y el volumen de las recaudaciones lo justifique. En las situaciones en que no se pueda realizar el depósito, será responsabilidad del Recaudador tomar todas las medidas necesarias para asegurar el dinero bajo su custodia. En ningún momento esta situación deberá exceder de dos días laborables si los recaudos exceden cien dólares ($100.00). Todos los valores depositados deberán estar debidamente endosados con el número de cuenta y el número del Recibo Oficial. ARTÍCULO V - RECAUDACIONES EN CHEQUES a. Todo cheque deberá ser pagadero en dólares a nombre del Conservatorio de Música de Puerto Rico. El Recaudador deberá verificar: que esté firmado por las personas que lo expiden, que la cantidad en número y en palabras coinciden y la fecha del cheque. b. No se aceptarán cheques por una cantidad mayor al valor de la transacción.

4 4 c. El Conservatorio, como norma, no aceptará cheques personales, salvo por justa causa y que estén autorizados por la Decana de Administración. d. Cuando se reciba un cheque devuelto por el banco por fondos insuficientes o por cualquier otra razón, el Recaudador retendrá el documento y notificará por escrito al emisor la devolución del mismo, solicitándole que proceda a reponer el importe del mismo y el término que tiene para hacerlo. El Recaudador enviará copia de esta comunicación al Director de la Oficina de Finanzas. Si dentro del término establecido las gestiones de cobro resultan infructuosas, el Recaudador someterá los documentos al Director de Finanzas para la acción correspondiente. Por otro lado, si el importe se recupera dentro del término establecido, el Recaudador depositará el importe sin emitir un Recibo Oficial. Deberá indicar en la hoja de depósito que esa transacción corresponde al reembolso del importe de un cheque devuelto y el número del Recibo Oficial que corresponde al recaudo original. e. Todo cheque devuelto tendrá un cargo de quince dólares ($15.00). ARTÍCULO VI - RECAUDACIONES POR CORREO a. El empleado encargado de recibir y repartir la correspondencia entregará todos los pagos recibidos por correo al Recaudador el mismo día en que se reciban. Este empleado mantendrá prueba escrita detallando la entrega y la fecha en que se hace. b. El Recaudador emitirá el recibo el mismo día en que se hace la entrega y enviará el original de los recibos a la dirección indicada en el sobre. Cuando no sea posible emitir el recibo el mismo día por el horario en que el correo funciona, se hará en el próximo día laborable. c. El depósito de estos recaudos está sujeto a lo establecido en el Artículo IV de este Reglamento. ARTÍCULO VII - RECAUDACIONES EN SITUACIONES EXTRAORDINARIAS

5 5 a. Como norma general los Recaudadores serán empleados regulares del Conservatorio, con un nombramiento para ejercer esta función. b. En situaciones especiales como lo son matrículas, conciertos, festivales y otros podrán designarse a estudiantes o a personas que no sean empleados regulares del Conservatorio para actuar como Recaudadores. Estas personas se pondrán bajo fianza y funcionarían bajo la supervisión y dirección del Recaudador. c. En los casos en que se utilice el proceso establecido en el inciso b de este Artículo, será responsabilidad del Rector o de un funcionario designado por éste determinar la confiabilidad de la persona que se va a seleccionar como Recaudador. ARTÍCULO VIII - CONTROL DE LOS RECIBOS OFICIALES a. El control de los Recibos Oficiales lo ejercerá el Director de la Oficina de Finanzas, o un funcionario designado por éste, quienes a su vez custodiarán los Recibos en blanco, ordenarán la impresión de los mismos y mantendrán un inventario perpetuo de los mismos. b. El Director de la Oficina de Finanzas, o un funcionario designado por éste, entregará al Recaudador los recibos mediante una requisición escrita y firmada por este último. El Recaudador firmará un recibo en el que se detallará los números del primer y último recibo entregado, la persona que lo entrega y la fecha en que se haga la entrega. c. Los Recibos Oficiales se guardarán en un lugar bajo llave y se entregarán en estricto orden numérico. d. Cuando renuncie el Recaudador, el Director de Finanzas o un funcionario designado por éste, en presencia del Recaudador saliente y del entrante (si ya ha sido nombrado), realizará un inventario de recibos y de caja. Este inventario estará firmado por todas las personas que estuvieran presentes en el momento en que se realiza el mismo. El original del inventario se enviará a la Oficina de Finanzas y se guardará copia de éste en la Oficina de Recaudaciones. El Director de la Oficina de Finanzas entregará copia de este inventario al Recaudador saliente.

6 6 ARTÍCULO IX - OTRAS DISPOSICIONES a. Todos los fondos que se reciban en el Conservatorio serán recaudados por personas autorizadas para ejercer esta función mediante la extensión de un nombramiento. b. Toda persona a quien se le extienda un nombramiento de Recaudador no podrá ejercer las funciones hasta que no se haya tramitado su fianza. c. En los casos en que en las transacciones que se realicen se utilicen formularios oficiales del Conservatorio, el Recaudador sellará con su sello oficial los formularios, detallará el número de Recibo Oficial y pondrá sus iniciales en el documento. d. El Recaudador mantendrá los fondos del Conservatorio separados de su dinero y objetos personales. e. El Recaudador no podrá cambiar cheques personales ni de ninguna otra índole. f. El Director de Finanzas será la persona responsable de crear los formularios y procedimientos necesarios para poner en vigor este Reglamento. g. Corresponde al Rector, o al funcinario designado por éste, interpretar cualquier conflicto que surja de la interpretación de este Reglamento o con situaciones no previstas en el mismo. ARTÍCULO X - ENMIENDAS a. Este Reglamento podrá ser enmendado o derogado por la Junta de Directores del Conservatorio de Música de Puerto Rico. b. Si por alguna razón cualquier clásula o artículo de este Reglamento fuera declarado nulo por un organismo competente, ello no invalidará el resto del mismo y continuarán rigiendo todas las demás partes con toda su fuerza y vigor. ARTÍCULO XI - VIGENCIA

7 7 Este Reglamento de Recaudaciones entrará en vigor inmediatamente luego de su aprobación por la Junta de Directores de la Corporación del Conservatorio de Música de Puerto Rico. Aprobado hoy, 10 de diciembre de 1996, en reunión ordinaria de la Junta de Directores de la Corporación del Conservatorio de Música de Puerto Rico. Arq. Agustín Costa Presidente Dr. César Rey Secretario