MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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2 Página: 2 de 5 ÍNDICE: 1. OBJETO ALCANCE PARTICIPANTES POLÍTICAS Y...3

3 Página: 3 de 5 1. OBJETO Identificar oportunamente posibles casos de fraude con el fin de evitar posteriores reclamos por inconformidad del cliente. 2. ALCANCE Desde: Desde la obtención del reporte diario de facturación. Hasta: Hasta la validación de los datos o confirmación de fraude. 3. PARTICIPANTES - - Soporte Operativo - Emisores de Tarjetas de Crédito 4. POLÍTICAS Y 4.1. Políticas Generales - El proceso de validación de Datos, se realizará de manera diaria sin incumplimiento - Bajo ningún concepto, en caso de presentarse inconsistencias entre la información de la tarjeta de crédito y la información del sistema de la empresa, se autorizará la venta sin realizarse primero la verificación respectiva 4.2. Procedimiento Soporte Operativo - Obtener reporte de ventas - facturación diaria del sistema TMAX a cierre de la facturación diaria. - Depurar el archivo de ventas realizadas con las operadoras de tarjetas que apliquen para este proceso de validación. - Enviar por mail al departamento de monitoreo de riesgo de las Operadoras de Tarjetas de Crédito solicitando la confirmación de dirección y teléfono en base a la cédula de clientes facturados de la base enviada.

4 Página: 4 de 5 - Recibir el archivo que envía la tarjeta de crédito y validar que se encuentren los campos requeridos para su verificación - Verificar consistencia entre la dirección y teléfono de los clientes facturados y los mismos datos de la base enviada por la Tarjeta de Crédito - En caso de existir registros que coincidan por lo menos en uno de los datos de dirección o teléfono, realizar la validación y darla por aceptada. - En caso de existir registros de clientes cuya dirección y teléfono varían entre las dos bases de datos, generar un archivo de no coincidentes, que contenga los datos enviados por la tarjeta de crédito y catalogarlos de dicha manera. - En caso de existir registros de clientes facturados que no constan en la base de la Tarjeta de Crédito, se deben incluir también en el archivo de no coincidentes y catalogarlos como registros no existentes - Enviar el archivo de registros de datos de seguridad no coincidentes a la unidad de. Atención al cliente - Comunicarse con el cliente de acuerdo a los teléfonos que fueron proporcionados por la Tarjeta de Crédito y validar la información - En caso de que el cliente confirme la validez de la dirección y el teléfono proporcionada, permitir el proceso normal de despacho. - En caso de que el cliente no dé razón sobre la venta ni la dirección y teléfono proporcionada, entonces considerar la venta como riesgosa. - Solicitar a la Tarjeta de Crédito, mayor información sobre el cliente con venta riesgosa para identificar posibles direcciones y teléfonos no proporcionados - En caso de no recibir mayor información de la Tarjeta de Crédito, abrir un reclamo en la herramienta de reclamos direccionado a Soporte Operativo, solicitando la suspensión del despacho. Soporte Operativo: - Recibir el reclamo a través de la herramienta de la unidad de. - Solicitar a la unidad de Logística la suspensión del despacho hasta obtener más información sobre la venta. - Obtener más información que permita confirmar la validez de los datos - Una vez validados los datos de seguridad comunicar a la unidad de logística que se puede proceder con el despacho. - Si los datos de seguridad no se validan, solicitar a la unidad de Logística la cancelación del pedido. Logística

5 Página: 5 de 5 - Proceder con la anulación del pedido