COMO LLEVAR LOS LIBROS Y/O REGISTROS ELECTRONICOS. RES. N /SUNAT modificada por la RES: N /SUNAT

Transcripción

1 I. ANTECEDENTES NORMATIVOS COMO LLEVAR LOS LIBROS Y/O REGISTROS ELECTRONICOS RES. N /SUNAT modificada por la RES: N /SUNAT A partir del 01 de julio de 2010, los contribuyentes que obtienen rentas de tercera categoría deben llevar obligatoriamente s Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios de manera física considerando los formatos establecidos por la SUNAT y podían optar por llevarlos de manera electrónica, según lo establecido por la Resolución de Superintendencia Nº /SUNAT y normas modificatorias. Los que optasen por llevar los libros electrónicos deben afiliarse con carácter definitivo al Sistema de Libros Electrónicos siempre que: 1. Esté obligado a llevar algún Libro y/o Registro, señalado en el Anexo 1 de la RS /SUNAT. 2. Tenga en el RUC la condición de domicilio fiscal habido. 3. No se encuentre en estado de suspensión temporal de actividades o de baja de inscripción en el RUC. Por otra parte, a partir del 01 de enero de 2013, la Resolución de Superintendencia Nº /SUNAT ha establecido la incorporación obligatoria al Sistema de Libros Electrónicos a los Principales Contribuyentes (PRICOS), de acuerdo a lo siguiente: - Deben llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras de manera electrónica, a partir del 01 de enero de Deben presentar ante la SUNAT la información en detalle de los comprobantes de pago y documentos autorizados que se anotaron en el Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras. - Deben llevar el Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder) de manera electrónica, a partir del 01 de junio de Pueden llevar de manera voluntaria los libros y/o registros señalados a continuación: Bancos

2 icas II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS Modelo de los Libros Electrónicos El Modelo de solución, implementado por la SUNAT, para el llevado de libros electrónicos se puede apreciar en el siguiente gráfico: Los pasos establecidos en dicho Modelo son los siguientes: 1. El Contribuyente debe tener un software contable que permita generar archivos de formato texto (.txt), de acuerdo a las estructuras establecidas en el Anexo 2 de la R.S. N /SUNAT. Cabe señalar que los sistemas informáticos deben ser ajustados para tal efecto, sea que se trate de un ERP (por ejemplo el SAP) o de una simple hoja de cálculo (por ejemplo el Excel).

3 2. Asimismo, el Contribuyente deberá instalar en su PC el software denominado PLE (siglas del Programa de Libros Electrónicos), el cual permitirá validar que la información de cada libro o registro no contenga errores lógicos o de estructura, establecidos en el mencionado Anexo 2. La validación rápida de los archivos de formato texto permite generar un Reporte de Información Inconsistente cuando hay errores en la información, señalándose la fila, la columna y la descripción por cada tipo de error, o un Reporte de Información consistente cuando no hay errores en la información. Este proceso permite corregir la información oportunamente antes de generar el libro oficial. 3. Sólo cuando la información está totalmente validada por el PLE recién se puede generar el libro electrónico que es el equivalente al cierre de un libro llevado de manera física. La generación implica la emisión de un archivo muy pequeño denominado Resumen el cual contiene algunos totales, según el tipo de libro que se trate, y además contiene el Hash (algoritmo matemático que permite detectar si la información de un archivo no ha sido alterado). Una vez generado el Resumen este puede ser enviado automáticamente a la SUNAT. Cabe señalar que el contribuyente, para poder interactuar con la SUNAT mediante el PLE, inicialmente debió incluir en el mismo su RUC, usuario y clave SOL, de esta manera hay una conexión on line con SUNAT de manera permanente. El envío del Resumen de cada Libro deberá efectuarse una sola vez luego de haber finalizado el mes o ejercicio al cual corresponde el registro de las actividades u operaciones, según sea el caso, manteniendo la correlatividad de períodos. 4. Luego que el Resumen es enviado mediante la conexión por internet, la SUNAT realizará validaciones referidas a confirmar si el contribuyente se encuentra afiliado, si es la primera vez que se envía el Resumen del libro y si hay una correcta correlatividad del periodo del mismo. 5. De estar todo conforme, el Sistema enviará dicho Resumen con la fecha y hora de respuesta y la firma digital de SUNAT, pero el documento electrónico ahora se denominará Constancia de Recepción, el cual se enviará automáticamente por internet a la PC del contribuyente. 6. El PLE recibirá automáticamente la mencionada Constancia de Recepción y lo grabará automáticamente en un subdirectorio de la PC del contribuyente. 7. Por último, el contribuyente deberá almacenar en su domicilio fiscal dos (2) archivos: la Constancia de Recepción y el archivo de formato texto validado. Cabe resaltar que los 2 archivos serán considerados legalmente el libro electrónico. 8. En caso se trate de un Principal Contribuyente, éste deberá almacenar un ejemplar adicional del libro electrónico en un local diferente al domicilio fiscal. Dicho local se deberá declarar en el momento de la generación del primer libro electrónico Nombre de los Libros Electrónicos

4 Ahora bien el PLE sólo reconoce aquellos archivos de formato texto cuyos nombres contienen en sí mismos información relevante, como se puede observar en el ejemplo siguiente: En este caso, el nombre del archivo tiene las siguientes características: - LE (siempre es fijo y son las siglas de Libro Electrónico). - RUC del Generador (11 dígitos). - Periodo del Libro Electrónico (año, mes y día en formato AAAMMDD) - Identificador del Libro Electrónico (Libro 14: Registro de Ventas e Ingresos, Sub-Libro: 01, Sub- Sub-Libro: 00). En este caso este Libro sólo tiene un Sub-Libro, pero hay otros que pueden contener muchos Sub-Libros y los Resúmenes de todos ellos deben ser enviados de manera simultánea. - Código de oportunidad: 00 (sólo corresponde cuando se trata del Libro Inventarios y Balances). - Operaciones: 1 (con operación) o 0 (sin operación que significa que es el cierre del Libro Electrónico). - Contiene información: 1 (con información) o 0 (sin información que significa que el archivo está vacío). - Moneda: 1 (moneda nacional) o 2 (moneda extranjera en dólares). - PLE: 1 (siempre es fijo y significa que el Libro Electrónico ha sido generado por el PLE) El Programa de Libros Electrónicos - PLE El contribuyente deberá tener presente que el PLE no es un software contable sino que es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que permite efectuar las validaciones necesarias a la información de los Libros y/o Registros elaborados por el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrónicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y finalmente obtener la Constancia de Recepción de un libro electrónico por parte de la SUNAT. Adicionalmente, el PLE también tiene otras funcionalidades, como:

5 - La generación y envío del Resumen del Libro Electrónico validado - La verificación, que permite contrastar si la información de los Libros y/o Registros es aquella por la que se generó la Constancia de Recepción respectiva. - La consulta del historial, y - Los reportes de los libros y registros electrónicos. Cabe señalar que el PLE considera un modo interactivo donde el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrónicos podrá validar los archivos textos y generar los libros electrónicos. Asimismo, el PLE considera adicionalmente el Modo de Prueba que simula la validación de la información contenida en archivos de textos, que serían los potenciales libros electrónicos, de acuerdo a la estructura señalada. Para ingresar al PLE en el Modo de Prueba, no es necesario que el usuario tenga Clave SOL para utilizar el programa, basta con ingresar el número de RUC del contribuyente cuyos archivos de texto que contienen información contable serán validados. El PLE detecta los errores y señala el número de la fila y la columna así como el tipo de error, los cuales pueden ser, entre otros, los siguientes: - El número de columnas del registro no coincide con la definición del Libro - Campo es obligatorio - Formato incorrecto - Longitud incorrecta - El valor es incorrecto - El valor no se encontró en la tabla de parámetros - Campo debe ser correlativo - Índice duplicado - El registro presenta inconsistencias - Se ha excedido el límite de errores encontrados - La fecha es mayor al periodo del Libro - La fecha es incorrecta - Indicador del estado es incorrecto. - Los montos deben ser excluyentes

6 - El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 1 - El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 8 - El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 9 - La fecha debe ser menor o igual al periodo del registro - El periodo del registro para este libro no debe contener día - El periodo del registro para este libro debe contener día - El número correlativo es incorrecto para el indicador del estado 1. - El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 2 - El código de plan de cuentas es incorrecto - Campo es obligatorio - La longitud del número de serie debe ser de 4 - El periodo del registro contiene una fecha incorrecta - Solo se acepta positivos o El valor es incorrecto - Solo se acepta negativos o El periodo del registro no debe contener mes y día - El índice es incorrecto - El porcentaje debe estar entre 0 y 100% - Numero de documento es incorrecto - Solo se acepta positivo o un número mayor a cero - No se acepta negativo - El tipo de cambio es mayor o igual a cero - El periodo no puede ser menor al El periodo no puede ser menor al 2010 Actualmente está vigente la versión 2.0 del Programa de Libros Electrónicos PLE la cual puede ser descargada desde la página web de la SUNAT.

7 La nueva versión 3.0 del PLE será puesta a disposición el 31 de diciembre del 2012 y las novedades serán las siguientes: - Esta nueva versión del PLE incluirá totales de control (sumatorias acumuladas por estado) a efectos de que los contribuyentes puedan cotejar con su información interna. - Se incluirán campos libres en las estructuras del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras. Dichos campos libres pueden o no ser utilizados a opción del contribuyente. - El Resumen del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras incluirá el detalle de las Facturas, de las Notas de Crédito y de las Notas de Débito. - Se llevará un control automático del plazo de atraso del llevado de libros electrónicos. III. LLEVADO ELECTRÓNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y DEL REGISTRO DE COMPRAS Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrónico A continuación se presenta un ejemplo de un Registro de Ventas e Ingresos correspondiente al mes de enero del 2013 donde podremos apreciar las diferencias de la información contenida en los Libros Electrónicos respecto de los Libros llevados de manera física. Periodo: Enero 2013 Así tenemos que los libros llevados de manera física tienen que considerar los formatos, los cuales tienen como información mínima obligatoria desde la columna 1 (CUO/# Correlativo) hasta la columna n (Libre). Dependiendo de la cantidad de información o filas que tenga el libro (denominada tuplas), puede tener desde la fila 1 hasta la fila m y en el caso del ejemplo será 5.

8 Los Libros Electrónicos tienen dos (2) columnas adicionales al de los libros llevados de manera física: la primera columna (donde se consigna el periodo del Libro) y la última (donde se consigna el Estado ). Los Estados significan lo siguiente: - Estado 1: la anotación corresponde al mes de emisión del Comprobante de Pago (Enero 2013). Ello significa que toda la fila de información (tupla) pertenece al periodo cuyo Resumen será enviado (por tanto debe coincidir con el periodo consignado en el nombre del archivo texto). - Estado 2: corresponde a la anotación del Comprobante de Pago anulado (Boleta de Venta N ). Cabe señalar que corresponde al mes de Enero 2013 por la correlatividad que correspondía. Sin embargo, en el siguiente mes se advierten que se han incurrido en los siguientes errores u omisiones: - Hay un error en la anotación de la Factura N dado que fue emitida por $ 3,846 + IGV (Tipo de cambio: 2. 60) debiéndose haber considerado el monto de S/ 10, Se omitió registrar la Factura N por el monto de S/ 10, En tal sentido, al no poder modificarse el Registro de Ventas e Ingresos de Enero 2013, se deberá hacer la rectificación correspondiente en el mes en que se detecte (Febrero 2013), tal como se aprecia a continuación: Periodo: Febrero 2013 En este caso, los Estados significan lo siguiente: - Estado 1: la anotación corresponde al mes de emisión del Comprobante de Pago (Febrero 2013)

9 - Estado 8: la anotación corresponde a un Comprobante de Pago omitido (Factura N ) en un mes anterior (Enero 2013). En este caso se está considerando el número correlativo correspondiente (6). - Estado 9: la anotación corresponde a la corrección de la información de un mes anterior (Enero 2013) por la anotación incorrecta (se debió aplicar el tipo de cambio correspondiente a la Factura N ) Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrónico A continuación se presenta un ejemplo de un Registro de Compras correspondiente al mes de enero del Periodo: Enero 2013 En este caso, los Estados significan lo siguiente: - Estado 1: La anotación del Comprobante de Pago de compra corresponde al mes de emisión (Enero 2013). - Estado 6: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado, pero dentro de los 12 meses siguientes a su emisión. - Estado 7: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado, pero fuera de los 12 meses siguientes a su emisión. - Estado 9: Corrige la información de un Comprobante de Pago de compra de meses anteriores. Cabe precisar que en el caso del Registro de Compras los Estados 6 y 7 son de uso exclusivo y no se ha previsto el uso del Estado 8 (Comprobantes de Pago omitidos). IV. RECOMENDACIONES Para una óptima implementación de libros electrónicos se recomienda lo siguiente:

10 - Revisar las estructuras de libros electrónicos publicadas por la SUNAT, en especial la última columna (observaciones) que son las validaciones que efectuará el PLE. - Verificar que la cantidad de columnas coincida con el señalado por las estructuras. - Verificar que el nombre del archivo texto cumpla las reglas señaladas. - Verificar que los datos estén separados por, denominado palotes (pipes). - Verificar que cada tupla de información (fila) empiece con el dato y termine con. - Probar los archivos texto que genere los sistemas informáticos del contribuyente mediante el modo prueba del PLE e ir ajustando el programa informático correspondiente para levantar las inconsistencias señaladas de acuerdo con el tipo de error detectado