Cómo se hace para? En general los contribuyentes necesitan timbrar los siguientes documentos:

Transcripción

1 TIMBRAR DOCUMENTOS Importante: esta información que entrega el Servicio de Impuestos Internos, es sólo una guía de apoyo para los contribuyentes. Es deber de todo contribuyente leer la normativa vigente del SII. Información vigente a Descripción del trámite paso a paso 2. A qué se refiere este trámite? 3. Quiénes deben realizar este trámite? 4. Cuándo se hace este trámite? 5. Dónde se hace este trámite? 6. Requisitos para efectuar el trámite 7. Observaciones 8. Normativa relacionada al trámite 9. Preguntas frecuentes del trámite 10. Formularios relacionados al trámite 1.- Descripción paso a paso a) Descripción del trámite paso a paso de Timbraje de Documentos en la Unidad. (Ver página 6). b) Descripción del trámite paso a paso para ser autorizados a emitir Facturas Electrónicas. (Ver página 7-8). 2. A qué se refiere este trámite? La autorización de documentos electrónicos y/o el timbraje de documentos en papel es un procedimiento que legaliza los documentos necesarios para respaldar las diferentes operaciones que los contribuyentes realizan al llevar a cabo sus actividades económicas, y que consiste en la autorización del SII de rangos de documentos a emitir por medio electrónico y/o aplicación de un timbre seco en cada documento y sus copias. En general los contribuyentes necesitan timbrar los siguientes documentos: - Boletas de ventas y servicios - Rollos de máquinas registradoras - Boletas de honorarios - Entradas de espectáculos - Boletas de prestación de servicios de terceros - Letras de cambio - Facturas - Pagarés - Notas de débito - Liquidación - Notas de crédito - Liquidación Facturas - Guías de despacho - Libros de contabilidad empastados - Contabilidad en hojas sueltas con numeración única - Factura de Ventas y Servicios no Afectas o Exentas de IVA Otros Este instructivo ha sido confeccionado de acuerdo con la normativa e instrucciones vigente; las modificaciones posteriores deberán ser consideradas para la aplicación de la información contenida en este documento Página 1 de 8

2 3. Quiénes deben realizar este trámite? Los contribuyentes personas naturales, jurídicas, chilenas o extranjeras, y otros entes sin personalidad jurídica, que hayan hecho inicio de actividades ya sea como contribuyentes de primera (1 ) o segunda categoría (2 ) de la Ley de la Renta: Contribuyentes de 1ª Categoría, como por ejemplo, empresas comerciales, industriales, mineras y otras. Contribuyentes de 2ª Categoría, como por ejemplo, profesionales, trabajadores independientes, directores de sociedades anónimas, etc. 4. Cuándo se hace este trámite? Cuando el contribuyente requiera autorizar y/o timbrar documentos para respaldar sus operaciones de ventas y servicios. 5. Dónde se hace este trámite? La autorización de emisión de documentos por medio electrónico se hace en el sitio web del SII (sii.cl), menús Factura Electrónica y Boleta de Honorarios Electrónica, y el timbraje de documentos se debe realizar en la Unidad del Servicio bajo cuya jurisdicción se encuentra el domicilio del contribuyente o el de la Casa Matriz, declarado al SII en su Inicio de Actividad o el nuevo domicilio comunicado en posterior aviso de modificaciones. El detalle de las direcciones, teléfonos y horarios de atención de las Unidades del Servicio a lo largo del país lo puede encontrar en el sitio web del SII, menú Ayudas, opción Oficinas y horarios. 6. Requisitos para efectuar el trámite Es importante mencionar que los contribuyentes de Primera Categoría que deseen autorizar o timbrar documentación que respalda operaciones afectas al Impuesto al Valor Agregado (IVA) y que dan derecho a Crédito Fiscal por dicho IVA (Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito, Guías de Despacho, etc.), deben haber sido previamente verificados en su actividad en forma positiva. Los contribuyentes que deban autorizar y emitir documentación electrónica deben tener presente lo siguiente: 1.- Por Internet, para lo cual debe ingresar al sitio web del SII, menú Factura Electrónica, donde encuentra los siguientes sistemas: Sistema de Facturación Gratuita del SII (Portal Mipyme): desde donde se puede acceder a la emisión de documentos tributarios electrónicos, opción Sistema de Facturación Gratuito del SII. Sistema de Facturación Propio o de Mercado: desde donde debe verificar que su sistema de emisión cumpla con los requisitos establecidos por el SII. Desde estas aplicaciones se pueden emitir documentos tributarios electrónicos, tales como facturas, guías de despacho, notas de débito y crédito, facturas de compras y liquidaciones facturas, entre otros. Este instructivo ha sido confeccionado de acuerdo con la normativa e instrucciones vigente; las modificaciones posteriores deberán ser consideradas para la aplicación de la información contenida en este documento Página 2 de 8

3 Los documentos que se emiten desde las aplicaciones electrónicas no requieren del trámite manual denominado timbraje de documentos. Téngase presente que la Ley N de 2014, publicada en el Diario Oficial del 31 de enero del 2014, establece el uso obligatorio de la factura electrónica, junto a otros documentos tributarios electrónicos como liquidación factura, notas de débito y crédito y factura de compra. Los plazos que tendrán las empresas para adoptar este cambio dependerán de sus ingresos anuales por ventas y servicios y de su ubicación, si esta corresponde a una zona urbana o rural. Además téngase presente la Ley N , publicada en el Diario Oficial de 29 de septiembre de 2014, que en su artículo noveno transitorio, modifica el inciso segundo del artículo primero transitorio de la ley N citada, fijando nuevos plazos para los contribuyentes emisores de factura electrónica que precisa. 2.- Los contribuyentes que timbren documentación en la Unidad del Servicio deben presentar en términos generales los siguientes antecedentes, para realizar dicho trámite: Cédula RUT del Contribuyente. Sólo para Extranjeros, Personas Jurídicas u otros entes sin personalidad jurídica. Las Personas Naturales, deben presentar la Cédula de Identidad del Contribuyente o fotocopia autorizada ante Notario de ésta, si es un mandatario quien efectúa el trámite. Cédula de Identidad de quien realiza el trámite. Poder simple firmado ante Notario o refrendado ante el Secretario de la Dirección Regional o Jefe de la Unidad a quien se le haya conferido la condición de Ministro de Fe u Oficial de Registro Civil donde no exista Notario, otorgado por el contribuyente o representante legal, en los casos de terceras personas que se presentan a efectuar el trámite de timbraje. Formulario 3230 (en duplicado) disponible en cualquier Unidad del SII, lleno con los datos de los documentos que el contribuyente viene a solicitar timbraje; o llenado e impreso desde el sitio web del SII con la misma información anterior. En ningún caso los funcionarios podrán llenar los recuadros en los cuales se registran los documentos a timbrar y cantidad solicitada por el contribuyente. Último Formulario 3230 presentado por el contribuyente, correspondiente al último/s documento/s autorizado/s de cuyo timbraje está solicitando. Documentos a Timbrar ordenados y numerados en sus lomos, por cada caja o talonario. Última declaración mensual vigente del Impuesto a las Ventas y Servicios (Formulario 29) en el caso de los contribuyentes afectos a Primera Categoría de la Ley de la Renta. Página 3 de 8

4 7. Observaciones Usted puede ser emisor de factura electrónica eligiendo una de las siguientes alternativas: o o El Sistema de Facturación Gratuito del SII tiene como objetivo proveer a los contribuyentes de un sistema que les permita operar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa legal vigente. El Sistema de Facturación Propio o de Mercado en el cual los contribuyentes pueden desarrollar un software propio o adquirir en el mercado un sistema que le permita operar con factura electrónica. Los contribuyentes que timbren documentación en la Unidad del Servicio, en su primer timbraje de facturas, guías de despacho, así como de cualquier documento que otorgue derecho a Crédito Fiscal de IVA, deberá ser autorizado por la Unidad del Servicio de la que dependa el contribuyente, que procederá previamente al timbraje, a efectuar una verificación de actividad y domicilio para tal efecto, en un plazo no superior a los 10 días hábiles. Una vez verificada satisfactoriamente, el contribuyente puede presentarse a timbrar este tipo de documentos. Se recomienda efectuar este trámite y aprovechar de timbrar una cantidad suficiente de documentos y registros. Antes de concurrir a la Unidad del SII a timbrar algún tipo de documento, revise los stocks de los otros tipos de documentos. Si no fueran suficientes, solicite el timbraje de ese tipo de documentos en la misma ocasión, de modo de minimizar sus venidas al SII. 8. Normativa relacionada al trámite Consulte la siguiente normativa en el sitio web del SII ( menú Circulares y Legislación: Decreto ley Nº 825 sobre impuestos a las ventas y servicios (IVA). Circular Nº 19 de 1995, sobre timbraje de documentos. Circular Nº 14 de 1996, sobre modificaciones, timbraje, y otras. Ley N de 2014, publicada en el Diario Oficial del 31 de enero del 2014, establece el uso obligatorio de la factura electrónica, junto a otros documentos tributarios electrónicos. Ley N , publicada en el Diario Oficial de 29 de septiembre de 2014, que en su artículo noveno transitorio, modifica el inciso segundo del artículo primero transitorio de la ley N citada, fijando nuevos plazos para los contribuyentes emisores de factura electrónica que precisa. Resolución Nº 18, del 22 de abril de Establece que los contribuyentes que sean autorizados para emitir documentos tributarios electrónicos, deberán otorgarlos impresos en soporte papel a los receptores no electrónicos y a los receptores electrónicos en los casos que indica. Resolución N 45 del 01 de Septiembre del 2003.Establece normas y procedimientos de operación respecto de los documentos Tributarios Electrónicos. Página 4 de 8

5 Resolución N 83 del 30 de Agosto de Establece Instrucciones Sobre la Emisión y Uso de Boletas de Honorarios Emitidas a Través de Internet. Resolución N 86 del 01 de Septiembre del 2005 Autoriza como emisores de Documentos Tributarios Electrónicos a contribuyentes que se inscriban en la Aplicación de Facturación Electrónica, disponible en el Portal Tributario Mipyme publicado por este Servicio en su Oficina Virtual en Internet, observando los requisitos exigidos. Resolución N 93 del 22 de Septiembre del Establece normas referentes a la autorización para emitir Facturas de Exportación Electrónicas, Notas de Crédito de Exportación Electrónicas y Notas de Débito de Exportación Electrónicas. Resolución N 107 del 20 de Octubre del Establece Normas y Procedimientos Respecto de la Emisión de Facturas de Compra Electrónicas. Resolución N 93 del 02 de Agosto del 2006 Complementa Res. Ex. SII N 45, de y Res. Ex. SII N 86, de , permitiendo la incorporación al Sistema de Facturación Electrónica de personas y entidades que no son contribuyentes de IVA. Resolución N 124 del 18 de Octubre del Modifica Resolución N 86, de , eliminando la cantidad de facturas emitidas y aumentando el monto de las ventas anuales, establecidos como requisito para acceder al Sistema de Factura Electrónica del Portal Tributario Mipyme, de este Servicio. Resolución N 19 del 12 de Febrero del 2008, Establece Requisitos para Autorizar a Contribuyentes como Emisores de Boletas Electrónicas y Boletas no Afectas o Exentas Electrónicas. Circular N 10 de 1998, que imparte nuevas instrucciones sobre verificación de actividad. 9. Preguntas frecuentes del trámite En el sitio web del SII (sii.cl) usted podrá acceder al menú de Preguntas Frecuentes. 10. Formularios relacionados al trámite Los contribuyentes que timbren documentación en la Unidad del Servicio, pueden ingresar al sitio web del SII (sii.cl), menú Formularios, a fin de llenar e imprimir el F3230, que es válido para ser presentado en las Unidades del Servicio, recordando lo siguiente: Llene en su PC el original y la copia del mismo Verifique que en la impresión aparezca el documento completo Página 5 de 8

6 DESCRIPCIÓN PASO A PASO TIMBRAJE DE DOCUMENTOS EN LA UNIDAD SII Ud. deberá encargar la confección de documentos (facturas, boletas, guías de despacho, etc.) a una imprenta. Los datos requeridos son: Nombre o Razón Social Rut Domicilios (Casa Matriz, Sucursales) Actividades Recuerde que antes de timbrar por primera vez documentos con derecho a Crédito Fiscal de IVA (Facturas, Guías de Despacho, Notas de Débito, etc.), deberá solicitar Verificación de Actividad al SII. Descargue desde Internet el formulario 3230, o bien puede solicitarlo en su respectiva Unidad del SII. Llene cuidadosamente el formulario 3230, especialmente la línea correspondiente a los documentos a timbrar. Además debe llenarse de forma obligatoria (si ha timbrado con anterioridad), la cantidad de facturas emitidas en los últimos 6 meses y nombre y RUT de la persona que realiza el trámite. Diríjase a la Unidad del SII correspondiente a su domicilio, específicamente al área de timbraje: Entregue los documentos requeridos y el material a timbrar (boletas, facturas, etc.) Revisión de antecedentes del contribuyente Retire los documentos timbrados con su Cédula de Identidad. Página 6 de 8

7 DESCRIPCIÓN PASO A PASO PARA SER AUTORIZADO A EMITIR FACTURAS ELECTRÓNICAS MODALIDAD SISTEMA DE FACTURACIÓN PROPIO O DE MERCADO (CON SOFTWARE DE MERCADO O DESARROLLADO POR LA EMPRESA) facturación propio o de mercado Para que un contribuyente postule al sistema de facturación electrónica propio o de mercado debe cumplir las siguientes condiciones: Tener inicio de actividad aprobada. Para poder emitir documentos tributarios electrónicos con IVA, se requiere además ser contribuyente de IVA y contar con verificación positiva de actividades. Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. No estar procesado ni sancionado por delito tributario. (Recuerde que antes de obtener autorización por primera vez para emitir facturas deberá solicitar Verificación de Actividad al SII.) La empresa que cuente con las condiciones para ser emisor electrónico con la modalidad indicada debe estudiar la documentación publicada en el sitio web del SII (sii.cl), menú de Factura Electrónica con el fin de adecuar sus procedimientos y sistemas a lo establecido por el SII. Para hacer la postulación en el sitio web del SII (sii.cl), el Representante Legal del contribuyente, debe: Contar con un certificado digital de Rut (persona natural) adquirido en una empresa certificadora acreditada por el SII y, Estar inscrito en el Registro de Contribuyentes del SII. (Si operarán en el sistema otras personas, como Administrador o firmantes, para ellos también deben adquirirse los certificados digitales correspondientes en las empresas certificadoras acreditadas por el SII). Habiéndose aceptado la postulación del contribuyente, se obtiene acceso al ambiente de certificación del SII, en donde podrá efectuar las pruebas definidas por el SII, proceso que consta de varias etapas que tienen como objetivo asegurar que el contribuyente postulante esté en condiciones de generar adecuadamente los documentos tributarios electrónicos. Página 7 de 8

8 Una vez realizadas correctamente todas las pruebas de Certificación, el contribuyente, a través de su representante legal, deberá declarar en el web del SII que: - Cumple con los procedimientos formales para la adecuada generación de documentos tributarios electrónicos y - Conoce y acepta la normativa asociada. Después que el Representante Legal ha efectuado la declaración de cumplimiento de requisitos señalada en el punto anterior, el SII emite una resolución indicando el período tributario desde el cual el contribuyente puede comenzar a generar documentos tributarios legalmente válidos. Para emitir los documentos debe obtener folios autorizados para cada tipo de documento desde el sitio web del SII. Téngase presente que los contribuyentes se obligan a enviar mensualmente al SII la Información Electrónica de Compras y Ventas. Recuerde que toda la información requerida para efectuar la postulación y la certificación de la Factura Electrónica se encuentra en el sitio web del SII (sii.cl). Además que existe la modalidad Sistema de Facturación Gratuito del SII que tiene como objetivo proveer a los contribuyentes de una funcionalidad básica y gratuita que les permita operar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa que el SII ha establecido para los contribuyentes autorizados a emitir documentos tributarios electrónicos. Página 8 de 8