MANUAL DE USO E-FACTURA FullPyme

Transcripción

1 MANUAL DE USO E-FACTURA FullPyme Capacitación FullPyme

2 Índice Índice Introducción Certificado Digital Para qué sirve? Cómo se consigue? CAF Cargar CAF en Software FullPyme Factura Electrónica Nota de Crédito Electrónica Tipos de Acciones de una Nota de Crédito Nota de Débito Electrónica Guía de Despacho Electrónica Atajos en Módulos Electrónicos Informes Generador de Envíos Envió diario de DTE Envío de Libro de Ventas Envío de Libro de Compras

3 1. Introducción Estimado Cliente, la facturación electrónica en Chile está cambiando la manera de mirar y automatizar los procesos de su negocio, es por ello que FullPyme ha dispuesto del siguiente manual de uso de e-factura, donde encontrará todo lo necesario para comenzar a utilizar el software de e-factura más moderno que existe en el mercado para las pymes. Recomendamos previo a esto, haber leído el manual de uso, disponible en nuestro sitio web o haciendo clic aquí. Este proceso sólo es posible una vez su empresa haya cumplido con los reglamentos establecidos por el SII para la obtención de la certificación como facturador electrónico (Dicho proceso es realizado en conjunto con nuestros asesores técnicos). 2

4 2. Certificado Digital El certificado digital es un equivalente digital del carnet de identidad de los contribuyentes. Es un documento firmado y emitido electrónicamente por un Prestador de Servicios de Certificación, que asocia una clave pública con su titular durante un periodo determinado. Este documento, debidamente almacenado y publicado es un registro público electrónico, se utiliza como referencia para acreditar la identidad digital del contribuyente titular de dicha clave. El certificado digital, en palabras simples, es el carnet de identidad virtual de cada persona o empresa. Este archivo electrónico, que puede ser transportado por correo electrónico o en un pendrive, permite ingresar e inscribirse en el sistema de Facturación Electrónica de FullPyme y de cualquier otra empresa, además de emitir y firmar los documentos tributarios electrónicos, enviar la Información Electrónica de Compras y Ventas y ceder facturas electrónicas. Además el certificado digital entrega un nivel de seguridad y privacidad al contribuyente en la realización de los trámites y transacciones que realice a través del software FullPyme o cualquier otro software que realice facturación electrónica. 2.1 Para qué sirve? El certificado digital permite a los contribuyentes: Realizar, consultas, declaraciones y rectificatorias de manera segura y privada en el sitio web del SII Firmar electrónicamente los documentos tributarios que se emitirán en el Sistema de Facturación Electrónica FullPyme y todos los sistemas de Facturación electrónica, dándoles mayor autenticidad. Realizar operaciones en otras organizaciones y empresas. 2.2 Cómo se consigue? El certificado digital es comercializado por empresas particulares. Sus precios varían dependiendo de la empresa que lo ofrece, pero en el mercado se pueden encontrar Certificados Digitales bastante económicos con vigencia de un año. Asimismo, se pueden hacer convenios masivos con Organizaciones. En la página del Servicio de Impuestos Internos se encuentran los enlaces para los sitios de Internet de las empresas proveedoras de Certificados Digitales que existen o también puede comunicarse con nuestros asesores para que lo puedan ayudar en su proceso. Para poder utilizar la plataforma del SII y FullPyme usted necesita un certificado digital. 3

5 3. CAF El CAF es el código de autorización de Folios y se origina cuando un emisor solicita folios al SII para poder emitirlos. Los folios serán asignados de acuerdo con los requerimientos del contribuyente y procedimientos establecidos por el SII. La autorización se materializará a través de la entrega de un archivo computacional, llamado Código de Autorización de Folios (CAF), el cual deberá ser guardado por el contribuyente en forma segura, evitando el acceso de terceros y el mal uso del archivo. Por ejemplo, si un contribuyente solicita 1000 folios para Facturas Electrónicas, y se le otorga del 501 al 1500, el SII le entregará: Un CAF que se debe utilizar sólo para las Facturas Electrónicas, desde el rango 501 al Una clave privada que utilizará para timbrar electrónicamente las facturas, desde el rango 501 al 1500, a medida que las vaya emitiendo. Para poder emitir documentos tributarios electrónicos (DTE), debe solicitar los códigos de autorización de folios, mediante el sitio del servicio de impuestos internos, haciendo clic aquí. Después debe almacenarlos en su equipo o servidor de datos. 3.1 Cargar CAF en Software FullPyme Debe dirigirse al menú Principal y luego CAF. 4

6 Paso 1. Debe seleccionar el DTE a subir. Paso 2. Debe buscarlos en su PC. Paso 3. Debe guardar el procedimiento. Debe realizar esta operación con cada uno de sus DTE (Factura electrónica, Guía de Despacho electrónica, Nota de Crédito electrónica, etc.) 5

7 4. Factura Electrónica La factura electrónica es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel, según lo establecido por la Ley Se hace universal y obligatoria la emisión de facturas de manera electrónica, en reemplazo de los documentos físicos o de papel, para todos los contribuyentes con actividades económicas de primera categoría, en los plazos que señala la ley. Para emitir facturas desde el software FullPyme debe ingresar al menú principal Factura Electrónica Factura Electrónica. Este módulo funciona de manera muy similar al módulo de Facturas tradicionales. Cada vez que usted emite una Factura electrónica descuenta los productos correspondientes del inventario. 6

8 Debe seleccionar el medio de pago. Debe seleccionar el vendedor. Puede seleccionar un Centro de Costo. Puede ingresar una orden de compra. Debe ingresar el RUT de su cliente. Puede ingresar un ticket. Debe ingresar el código del producto o leerlo con la lectora de códigos de barra. Buscar Clientes en su base de datos. Valores totales del documento. IVA y Descuentos. Botones del sistema para guardar, eliminar, modificar o salir. 7

9 5. Nota de Crédito Electrónica Es el documento que se emite para modificar un DTE (Factura afecta o exenta, boleta electrónica), emitido con anterioridad, por concepto de anulaciones, descuentos, devoluciones y otros. En qué casos se emite las Notas de Crédito electrónicas? Cada vez que se requiera modificar una factura electrónica, otorgada con anterioridad, por los conceptos de anulaciones, descuentos, devoluciones, entre otros conceptos que impliquen una disminución en el valor de venta de la factura electrónica. Para emitir una Nota de crédito electrónica debe dirigirse al menú principal Electrónica Nota de Crédito Electrónica Nota de Crédito Electrónica. 8

10 Una vez ingresado al módulo de Nota de Crédito electrónica usted puede completar todos los datos o lo más sencillo es referenciar un documento (llamar a un documento emitido), tal como lo mostraremos en la imagen: Una vez en la sección de Referencia: Debe ingresar una razón. Debe ingresar el tipo de documento a llamar. Debe ingresar el folio del documento. Debe selecciona la acción que va a realizar Guardar la referencia. 9

11 Una vez usted haya ingresado los datos anteriores debe regresar a la pestaña Principal y Guardar la Nota de Crédito electrónica. 5.1 Tipos de Acciones de una Nota de Crédito Al referenciar un documento usted puede seleccionar distintos tipos de acciones: Anula documento de referencia: Anula la factura o guía de despacho llamada. También devuelve los artículos al stock de sus bodegas. Se utiliza principalmente cuando ocurren devoluciones de productos. Corrige Textos documento de referencia: Se utiliza para corregir una razón social de una factura emitida con anterioridad o el nombre de un producto. Corrige montos: Puede utilizarse para ingresar un descuento o para modificar un valor que se ingresó por error. 10

12 6. Nota de Débito Electrónica Son documentos que deben emitir los vendedores y prestadores de servicios afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA) por aumentos en el impuesto facturado. Para ingresar al módulo Nota de Débito electrónica debe dirigirse al menú Principal Electrónica Nota de Débito Electrónica Nota de Debito Electrónica. 11

13 7. Guía de Despacho Electrónica Las guías de despacho son documentos que deben emitirse obligatoriamente por vendedores y prestadores de servicios. Dicha emisión debe realizarse cuando se haya optado por postergar la entrega de la factura en una venta y cuando se trasladen bienes (independiente de que eso constituya una venta). Para ingresar al módulo de Guía de Despacho Electrónica, debe dirigirse al menú Principal Electrónica Guía de Despacho Electrónica Guía de Despacho Electrónica. 12

14 Debe seleccionar el medio de pago. Debe seleccionar el vendedor. Puede seleccionar un Centro de Costo. Puede ingresar una orden de compra. Debe ingresar el RUT de su cliente. Debe ingresar el tipo de traslado y quien está trasladando los productos asociados a la guía. Debe ingresar el código del producto o leerlo con la lectora de códigos de barra. Buscar Clientes en su base de datos. Valores totales del documento. IVA y Descuentos. Botones del sistema para guardar, eliminar, modificar o salir. 13

15 8. Atajos en Módulos Electrónicos Los módulos de venta electrónicos funcionan con mucha similitud, a continuación revisaremos las opciones usadas con más frecuencia: Tecla F4: Esta tecla le servirá para la búsqueda de productos en todos los módulos. En caso de que no cuente con una lectora de códigos de barra, esta opción es bastante útil para la productividad de su negocio o puede consultar por nuestras lectoras de códigos de barra aquí. Tecla F2: Esta tecla le servirá para guardar el documento. Sirve en todos los módulos de venta. Tecla F6: Esta tecla le servirá para buscar un folio de un documento que ya creo, así lo podrá modificar, imprimir o eliminar. Sirve en todos los módulos de venta. Importar documentos: Usted podrá importar documentos ya creados. Este cuadro muestra las opciones: Documento Nota de Crédito Electrónica Nota de Débito Electrónica Guía de Despacho Electrónica Factura Electrónica A este documento podrá importar X X Cotización y Nota de Venta Ticket, Cotización, Nota de Venta, Orden de Trabajo y Guías de Despacho Para importar un ticket en el módulo de Factura electrónica sólo debe ingresar el folio del ticket, en la parte superior derecha de la pantalla de cada módulo. 14

16 Para importar los otros documentos debe dirigirse al menú Importar de cada módulo y seleccionar la opción que corresponda. En el módulo de Factura electrónica usted puede importar guías electrónicas de manera masiva: 15

17 9. Informes Cuando ya configuramos FullPyme, hemos alimentado la base de datos y ya comenzamos a registrar las primeras compras y ventas se puede acceder a los informes. Los informes son muy importantes, ya que nos entregarán toda la información para una toma de decisiones oportuna. FullPyme cuenta con más de un centenar de informes, listados de facturas, detalles de pagos, movimiento de un producto, listado general de precios, entre otros. Informes de Factura Electrónica: para acceder a los informes de Factura Electrónica, debe dirigirse al Menú Principal Electrónica - Factura Electrónica Informes y seleccionar el informe a visualizar. Exportar un informe: Cuando ya ingreso a un informe, estos le permitirán exportarlo a Word, Excel y/o PDF, de este modo podrá enviarlos por correo electrónico o presentarlos en una reunión. 16

18 Cuando presione en el botón exportar se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, ahí usted debe seleccionar el formato y lugar donde guardará. 17

19 10. Generador de Envíos 10.1 Envió diario de DTE Esta opción se debe realizar todos los días, al finalizar el día para enviar los DTE al SII. Si usted durante el día no emitió ningún DTE (Facturas electrónicas, Guías de Despacho o Notas de crédito) no debe realizar esta operación. Paso 4. Se desplegarán todos los DTE emitidos durante el día. Paso 2. Debe seleccionar los documentos pertinentes a declarar. Paso 1. Debe estar seleccionada la opción: Buscar DTE para enviar al SII. Paso 3. Debe presionar el botón Buscar. Paso 5. Debe seleccionar el botón: Enviar al SII. 18

20 10.2 Envío de Libro de Ventas Paso 5. Se desplegarán todos los DTE emitidos durante las fechas indicadas. Paso 2. Debe seleccionar los documentos pertinentes que desea declarar. Paso 1. Debe estar seleccionada la opción: Buscar Documentos para Libro de ventas. Paso 3. Debe indicar las fechas. Generalmente se utiliza un mes completo. Paso 4. Debe presionar el botón Buscar. Paso 6. Debe indicar el periodo tributario. Paso 7. Debe presionar el botón Generar Libro 19

21 10.3 Envío de Libro de Compras Paso 5. Se desplegarán todos los documentos de compra emitidos durante las fechas indicadas. Paso 2. Debe seleccionar los documentos pertinentes que desea declarar. Paso 1. Debe estar seleccionada la opción: Buscar Documentos para Libro de compras. Paso 3. Debe indicar las fechas. Generalmente se utiliza un mes completo. Sugerimos utilización de Periodos contables. Paso 4. Debe presionar el botón Buscar. Paso 6. Debe indicar el periodo tributario. Paso 7. Debe presionar el botón Generar Libro Para el envío de DTE diarios y los libros de compra y venta, le sugerimos se asesore tanto por el equipo de técnicos de FullPyme, como por su contador(a). 20

22 Ya cuenta con los conocimientos necesarios para comenzar a utilizar el sistema más moderno de facturación electrónica, inventario y punto de venta que existe en el mercado. Más información: Encuéntrenos en: 21