Descubra, paso a paso, cómo enviar sus remesas de domiciliaciones a través de Línea Abierta

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1 Descubra, paso a paso, cómo enviar sus remesas de domiciliaciones a través de Línea Abierta 1 Septiembre 20031

2 Presentar al cobro los recibos emitidos por su empresa es, seguramente, uno de los trabajos más importantes que lleva a cabo cada mes su Departamento Financiero. Esta tarea, sin embargo, a veces resulta muy pesada! Imprimir los recibos, firmarlos, preparar las remesas, llevarlas a la oficina... Pero ahora tiene un ayudante. Línea Abierta Empresas le facilitará el envío de sus remesas de recibos al cobro. Así, se ahorrará desplazamientos, podrá resolver más fácilmente las eventuales incidencias con sus clientes y conocerá, al instante, los posibles impagados. En estas páginas, le explicamos, paso a paso, cómo puede ayudarle Línea Abierta Empresas. 2 2

3 Índice 1. Qué necesita para enviar sus remesas a través de Línea Abierta Empresas? 2. Línea Abierta Empresas: un universo de ventajas 3. Información en tiempo real 4. Qué aplicación le conviene más, los Programas Auxiliares o el GUS? 5. El Generador Universal de Soportes (GUS) 6. Los Programas Auxiliares 7. Envío de ficheros 3 3

4 1. Qué necesita para enviar sus recibos a través de Línea Abierta Empresas? Disponer de acceso a Línea Abierta Empresas, el servicio de banca on-line de la Caixa. Si no dispone de él, su oficina de la Caixa se lo facilitará. Ponerse en contacto con su oficina de la Caixa para formalizar el contrato donde se recogerán la modalidad y las condiciones de envío de sus ficheros. Generar el fichero que contiene los datos de sus remesas de recibos en el formato normalizado establecido por la Asociación Española de Banca (AEB) - Cuaderno 19. Si su sistema contable genera soportes en este formato, puede enviarlos directamente según el procedimiento que se detalla en el punto 7 de esta guía, Envío de ficheros. Sin embargo, es posible que su software no genere soportes con estos formatos específicos. En tal caso, le facilitamos dos soluciones, que ponemos a su disposición de forma gratuita, para obtener dichos ficheros: 1. Si usted ya tiene esta información en algún tipo de formato electrónico (.txt,.xls,.mdb, etc.) puede transformarla, mediante nuestra aplicación Generador Universal de Soportes (GUS), en un soporte normalizado. 2. Si no tiene almacenada la información, ponemos a su disposición nuestros Programas Auxiliares, con los que podrá crear una base de datos para introducir y mantener los datos de sus remesas y generar, así, un fichero normalizado. 4 4

5 2. Línea Abierta Empresas: un universo de ventajas Flexibilidad de horarios El envío de ficheros on-line, así como el resto de servicios de nuestra banca a distancia Línea Abierta Empresas, están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que supone que la gestión administrativa de su empresa sea independiente de los horarios de su oficina. Ahorro de tiempo A través de la opción de transmisión de ficheros, podrá enviar de forma cómoda la relación de cobros, y así minimizará los desplazamientos innecesarios y las llamadas telefónicas a su oficina de la Caixa. Ahorro de costes La gestión de los cobros a través de ficheros representa un ahorro considerable en los procesos administrativos de su empresa, que puede llegar hasta el 80%. Prevención de errores Línea Abierta Empresas realiza una validación previa de los ficheros enviados mediante ciertas verificaciones y alerta a los clientes en caso de que los ficheros presenten anomalías, para reducir, así, el riesgo de errores. Transmisión de prueba A través de la opción Ficheros de prueba, podrá comprobar si su empresa está preparada para transmitir ficheros, ya que puede realizar un envío de prueba de un fichero que cumpla las normas de la AEB y recibir de la Caixa el resultado de la transmisión para confirmar si su fichero estaba bien construido. Información en tiempo real Desde Línea Abierta Empresas podrá acceder a las distintas opciones de consulta de sus contratos de gestión de recibos al cobro, de modo que obtendrá información detallada en tiempo real sobre límites, remesas y efectos, además de funciones de búsqueda avanzada. 5 5

6 3. Información en tiempo real A través de Línea Abierta Empresas, podrá consultar en tiempo real todos los datos relativos a sus remesas de recibos. Cómo puede acceder: Acceda a Línea Abierta Empresas e identifíquese. Clique la pestaña Ficheros. En el menú de la izquierda, clique Remesas en gestión y, a continuación, Domiciliaciones. En la pantalla que aparecerá, seleccione el presentador que desea consultar. Gestión de presentaciones: una vez seleccionado el presentador, le aparecerán los datos de sus presentaciones; si lo desea, podrá seleccionar una remesa en concreto para ver el detalle de las entregas. Cuando haya accedido al detalle de las entregas podrá consultar información detallada de los recibos emitidos. modificarlo, anularlo o 6 6

7 3. Información en tiempo real (ii) Relación de ordenantes. Con información sobre los ordenantes asociados al presentador seleccionado. Datos generales: datos generales de una entrega con opciones de modificarlo y anularlo. Modificación modificación de la fecha de cargo de la entrega Anulación: Anulación de una entrega Detalle de recibos: para cada entrega, se puede consultar los datos de cada uno de sus recibos. 7 7

8 4. Qué aplicación le conviene más, los Programas Auxiliares o el GUS? Como ya le hemos comentado, si su software no genera ficheros en los formatos normalizados por la AEB, le ofrecemos dos soluciones. 1. Si no tiene de almacenada la información y, además de generar ficheros electrónicos en el formato de la AEB, también desea: Disponer de una aplicación que le permita mantener y gestionar los datos relacionados con los cobros y los pagos de su empresa (clientes, proveedores y datos bancarios). Confeccionar listados de control de sus órdenes. Generar sus ficheros de históricos, realizar su mantenimiento y poder consultarlos en todo momento. Detectar los posibles errores relacionados con los códigos bancarios, las cuentas bancarias, etc., y solventarlos. En tal caso, le conviene más utilizar los Programas Auxiliares que le facilita la Caixa. 2. Si, por el contrario, su empresa dispone ya de aplicaciones que le permiten gestionar y mantener los datos de sus clientes, proveedores... y sólo precisa convertir los ficheros de Excel, Access o Word a los formatos de la AEB, el GUS es la aplicación que mejor se adapta a su empresa, gracias a las ventajas que le proporciona: El GUS es mucho más fácil de utilizar que otros programas que adaptan ficheros a formatos estandardizados. Sólo tendrá que crear las plantillas una vez y podrá aplicarlas en posteriores ocasiones para convertir sus ficheros. Si se introduce un error en el fichero, el GUS lo detecta y se lo muestra para que pueda solventarlo. 8 8

9 5. El Generador Universal de Soportes (GUS) 5.1. Descubra sus ventajas Se trata de una herramienta sencilla y muy práctica que le permite convertir fácilmente los ficheros de formato Word, Excel o Access a los formatos estandardizados y, de este modo, transmitir órdenes masivas automatizadas a través de Línea Abierta Empresas. Es un servicio gratuito para los clientes de Línea Abierta Empreses que la Caixa pone a su disposición. Ahora mismo y en un momento, usted puede descargárselo y empezar a disfrutar de todas sus ventajas. Cualquier empresa puede utilizarlo: sean cuales sean los programas de gestión contable que utilice su empresa, y sin tener que cambiarlos, puede generar ficheros en formatos normalizados por la AEB para enviar sus ficheros de: Efectos comerciales (Cuaderno 32 AEB) Créditos comerciales (Cuaderno 58 AEB) Órdenes de pago masivas: nóminas y transferencias (Cuaderno 34 AEB) Domiciliaciones (Cuaderno 19 AEB) Facturas confirmadas (CaixaConfirming) Facturas por cobrar (factoring) Es una aplicación muy fácil de usar, y mucho más sencilla que otros programas del mercado, ya que permite crear plantillas que facilitan el trabajo. Sólo tendrá que crear las plantillas una vez para cada tipo de fichero (remesas de efectos, de anticipos de créditos, etc.) y podrá utilizarlas posteriormente para convertir de forma rápida los archivos en ficheros normalizados. Facilita la detección de errores, ya que si se introduce cualquier error en el fichero (código de banco desconocido, cuenta de banco incorrecta...), el GUS lo detecta y se lo muestra para que pueda solventarlo. 9 9

10 5.2. Cómo puede descargarse el programa Generador Universal de Soportes (GUS) Descargarse el programa Generador Universal de Soportes (GUS) es muy fácil. Acceda a Línea Abierta Empresas e identifíquese. Clique la pestaña Ficheros. En el menú de la izquierda, clique Descarga de programas. En la pantalla que aparecerá, clique Generador Universal de Soportes. Para poder instalar el software y aprovechar al máximo este servicio, su equipo informático debe cumplir los siguientes requisitos mínimos: Procesador: Pentium Espacio en el disco: 10 MB Sistema operativo: Windows 95 o superior Memoria RAM: 24 MB Medida del fichero de descarga: 4,5 MB 10 10

11 6. Los Programas Auxiliares 6.1. Descubra sus ventajas Los Programas Auxiliares le permiten realizar el mantenimiento y la gestión de las bases de datos relacionadas con los cobros y los pagos de su empresa (clientes, proveedores, datos bancarios...), y tienen por finalidad la obtención de ficheros en formatos de la AEB para que pueda remitirlos a través de Línea Abierta Empresas. Son un servicio gratuito para los clientes de Línea Abierta Empresas que la Caixa pone a su disposición. Ahora mismo y en un momento, usted puede descargárselos y empezar a disfrutar de sus ventajas. Facilitan la confección de ficheros normalizados en los formatos de la AEB. Actualmente, permiten generar ficheros de: Domiciliaciones (Cuaderno 19 AEB) Efectos comerciales (Cuaderno 32 AEB) Créditos comerciales (Cuaderno 58 AEB) Órdenes de pago masivas: nóminas y transferencias (Cuaderno 34 AEB) Facturas confirmadas (CaixaConfirming) Facturas por cobrar (factoring) Su opción de consulta de los ficheros de devoluciones le permitirá consultar todos los ficheros de devoluciones de cualquier cuaderno. Las funcionalidades adicionales de los Programas Auxiliares le permitirán: Elaborar listados de control de sus órdenes. Generar sus ficheros de históricos, llevar a cabo su mantenimiento y consultarlos en cualquier momento. Detectar los posibles errores relacionados con los códigos bancarios, cuentas bancarias, etc., y solventarlos

12 6.2. Cómo pueden descargarse los Programas Auxiliares Descargarse los Programas Auxiliares es muy fácil. Basta con realizar los siguientes pasos: Acceder a Línea Abierta Empresas con sus claves personales. Clicar Ficheros. En el menú de la izquierda, clicar Descarga de programas. En la pantalla que aparecerá, clicar Programas Auxiliares. Para poder instalar el software y aprovechar al máximo este servicio, su equipo informático debe cumplir los siguientes requisitos mínimos: Procesador: Pentium Espacio en el disco: 20 MB Sistema operativo: Windows 3.x o superior Memoria RAM: 8 MB Medida del fichero de descarga: 12 MB 12 12

13 7. Envío de ficheros Una vez tenga el fichero en un formato normalizado (generado a través del GUS, de los Programas Auxiliares o de su software), podrá realizar su transmisión tal como le indicamos en los siguientes pasos: Paso 1. Para enviar un fichero debe entrar en la pestaña Ficheros Paso 2. Al clicar la pestaña Ficheros, se abrirá un menú en la parte izquierda de la pantalla. Acceda a Envío de ficheros --> Proceso de envío. Paso 3. En esta pantalla debe seleccionar el tipo de fichero que desea enviar. Sólo aparecerán los tipos de ficheros que tenga contratados con su oficina de la Caixa. Si desea enviar otro tipo de fichero (que no aparezca en la lista), debe ponerse en contacto con su oficina. Seleccione el tipo de fichero y clique Enviar. CaixaConfirming 13 13

14 El sistema permite enviar los siguientes tipos de ficheros: Cuaderno 58 AEB. Anticipo o gestión de cobro de créditos comerciales Cuaderno 32 AEB. Descuento o gestión de cobro de efectos comerciales Cuaderno 19 AEB. Recibos domiciliados Cuaderno 34 AEB. Pago de nóminas o pago a proveedores Carnés Factoring CaixaConfirming, etc. Paso 4. A continuación, debe introducir el importe total de la remesa y el número de documentos (domiciliaciones y créditos) emitidos. En caso de envío de pagos masivos, también tendrá que introducir la fecha en que se abonó el fichero enviado. Nota: en caso de que tenga distintos presentadores, el sistema dará la opción, en el paso 1, de elegir el presentador que desea utilizar para este fichero. En caso de que disponga de un único presentador, aparecerá preseleccionado por defecto (ejemplo de la siguiente pantalla). Advertencia: debe comprobar que la moneda introducida coincide con la moneda del fichero generado. Y si indica el importe en euros, debe separar los céntimos con una coma (,). Una vez introducidos estos datos, en la misma pantalla debe seleccionar el fichero que desea enviar y recuperarlo de la unidad donde lo tenga guardado. Para ello, clique Examinar

15 Seguidamente aparecerá una ventana en la que podrá indicar dónde ha guardado el fichero al generarlo. Una vez seleccionado el fichero, clique Confirmar. Y, a continuación, clique Aceptar en la pantalla de confirmación de la operación: 15 15

16 Paso 5. Si es la primera vez que realiza el envío a través de la nueva Aplicación con mejoras, deberá aceptar una advertencia de seguridad. Si activa la opción Siempre confiar en el contenido de Caixa d Estalvis i Pensions de Barcelona", no volverá a aparecerle esta pantalla de advertencia. En caso de que no marque esta opción, cada vez que efectúe un envío aparecerá esta pantalla de advertencia. Paso 6. A continuación, aparecerá una nueva ventana que indicará el progreso del envío. En esta ventana se indicará su resultado

17 De este modo, habrá terminado la transmisión del fichero. Una vez enviado el fichero y en estado Pendiente de firmar, ya puede firmar la orden. Para ello, debe entrar en Envío --> Firma de ficheros pendientes. 1. En esta pantalla aparecerán las órdenes pendientes de firmar. VICTOR SAULER PORTAL Clique la orden que desea autorizar, verifique sus datos, introduzca su número secreto de autorización (PIN 2) y clique Confirmar