GENERACIÓN DE REMESAS DE EFECTOS

Transcripción

1 GENERACIÓN DE REMESAS DE EFECTOS 1 INFORMACIÓN BÁSICA La aplicación de generación de ficheros de remesas de efectos permite generar fácilmente órdenes para que la Caja descuente una remesa de efectos creando una base de datos de efectos en modo local para, en una posterior comunicación con la Caja, enviar el fichero. Los elementos que intervienen en esta aplicación son: Remesas: conjunto de efectos que se van a descontar. Cedentes: titulares de los derechos que derivan de los efectos. En la tabla de provincias constan los códigos de las mismas. 2 GENERACIÓN DE UN FICHERO La generación de un fichero supone crear una base de datos que contendrá los datos necesarios para posteriormente ser enviados a la Caja y procesados por ésta. 2-1 DEFINICIÓN DEL CEDENTE El primer paso para comenzar el fichero de remesas sería definir el nuevo cedente o bien comprobar que ya existe porque ha sido definido con anterioridad. En ambos casos hay que acudir a Datos del Cedente del menú Tablas: Generación de Remesas de Efectos Pág. 1

2 Añadir Eliminar Actualizar En esta tabla: - Se debe introducir el código del cedente y las cuentas de abono, adeudo e impagados. - La parte superior permite: Añadir los datos introducidos que aparecen en pantalla como nuevo cedente a la base de datos. Eliminar el cedente que aparece en pantalla de la base de datos, lo cual será posible siempre que no tenga remesas a su cargo en ningún fichero. Modificar (actualizar) algún dato del cedente. Para realizar cualquiera de estas funciones no basta entonces con escribir los nuevos datos en pantalla sino que también habrá que pulsar el botón correspondiente (siempre antes de salir de esta ventana con el botón ). - La parte inferior permite moverse entre todos los cedentes existentes: Generación de Remesas de Efectos Pág. 2

3 2-2 DEFINICIÓN DE LA REMESA Una vez definido el cedente hay que proceder a definir la remesa, entre dos alternativas: Crear un nueva remesa de efectos (es decir, un nuevo fichero). Seleccionar una remesa introducida anteriormente La pantalla para gestionar las remesas es la siguiente: Los datos necesarios son: - Fecha - Número de soporte y número de remesa - Entidad y oficina receptora - Código de cedente - Si la remesa incluye efectos físicos - Moneda de la remesa - La parte superior permite: Generación de Remesas de Efectos Pág. 3

4 Añadir los datos introducidos que aparecen en pantalla como nueva remesa. Eliminar la remesa que aparece en pantalla de la base de datos general, lo cual será posible siempre que no tenga efectos. Modificar (actualizar) algún dato de la remesa. También se ofrece la posibilidad de buscar alguna remesa en una lista más fácil de consultar. 2-3 DEFINICIÓN DE LOS EFECTOS Una vez seleccionada la remesa es posible comenzar a introducir efectos de la misma mediante la opción Añadir del menú Base de Datos (o mediante el botón ): Los datos que se deben introducir son: - Número de documento. - Tipo de documento (letra de cambio, recibo o pagaré). - Datos del efecto (importe, fechas de libramiento y vencimiento, librador y librado). - Localización del libramiento. - Gastos y aceptación. Generación de Remesas de Efectos Pág. 4

5 - Datos del librado (bancarios y de domicilio). 3 GESTIÓN DE LA BASE DE DATOS 3-1 ELIMINACIÓN Y MODIFICACIÓN DE REGISTROS DE EFECTOS Una vez definidos los efectos es posible seleccionarlos en la tabla principal con el ratón, pudiéndose a continuación realizar alguna de las siguientes acciones: Podemos eliminar el efecto del fichero mediante la opción Eliminar del menú Base de Datos (o mediante el botón ). Podemos igualmente modificar algún dato del efecto mediante la opción Modificar del menú Base de Datos (o mediante el botón ). Si una modificación va a afectar a varios efectos se recomienda hacer una búsqueda de los efectos y actualizarlos (ver apartado siguiente). 3-2 BÚSQUEDA Y ACTUALIZACIÓN DE REGISTROS DE EFECTOS (Acceso por Búsquedas en Base de Datos del menú Herramientas o mediante ) Permite seleccionar un grupo de efectos del fichero según la relación existente entre el contenido del campo seleccionado y el valor o expresión introducido. Por ejemplo: Generación de Remesas de Efectos Pág. 5

6 Esta búsqueda nos selecciona los efectos cuyo número de soporte sea 1. Una vez elegido el criterio de selección se elige Realizar Consulta y el sistema muestra el resultado. Después de consultar el sistema permite modificar campos a todos los efectos que cumplen la condición de consulta mediante la opción Actualizar. Se elige el campo que se desea cambiar, la operación que se quiere y el valor o expresión: Esta actualización incluye en todos los efectos seleccionados (es decir, del número de soporte 1) la expresión Madrid en el campo de Plaza de Libramiento. Una vez elegida la expresión de actualización se elige Realizar Actualización y el sistema efectuará los cambios. Para cambiar entre consulta y actualización usar y. 3-3 CONFIGURACIÓN DE ENTORNO (Acceso por el menú Herramientas). Permite compactar automáticamente la base de datos (recomendado), con dos opciones: - Siempre: se compacta la base en todo momento, para mejorar el espacio en el disco. - Según un intervalo de días: sólo se compacta según la periodicidad indicada (por defecto, cada 7 días). Además hay otras opciones de visualización referentes a: - La barra de herramientas: mostrar, mover y mostrar el texto de ayuda. - La barra de estado: mostrar. 3-4 REPARAR Y COMPACTAR BASE DE DATOS (Acceso por el menú Herramientas). Generación de Remesas de Efectos Pág. 6

7 La opción de Reparar permite en algunos casos recuperar una base de datos dañada que se encuentra en una unidad de disco. Basta con elegir la unidad, el directorio y el nombre de la base de datos y pulsar Aceptar. La opción de Compactar permite reducir el espacio que ocupa una base de datos que se encuentra en una unidad de disco. Basta con elegir la unidad, el directorio y el nombre de la base de datos y pulsar Aceptar. Si se desea compactar siempre o periódicamente la base de datos abierta, consultar Configuración de Entorno. 4 SALIDA DE DATOS 4-1 ENVÍO DE UN FICHERO A LA CAJA Las bases de datos de remesas de efectos generadas por la aplicación permiten ser editadas fácilmente gracias a su formato, pero no se pueden enviar directamente a la Caja ya que los ficheros de remesas de efectos a enviar a ésta deben tener el formato del cuaderno 32 del CSB (.q32). Para convertir una base de datos a este formato, hay que ir a Generar Diskette del menú Herramientas (o mediante el botón ). Para realizar esta operación consultar más abajo la sección: Archivar la Base de Datos - Generar Diskette. Una vez generado el fichero del formato del cuaderno 32 del CSB, para enviarlo a la Caja consultar Transmisión de Ficheros en el capítulo PRESENTACIÓN EN PANTALLA Se puede obtener en pantalla una presentación de los datos introducidos de tres formas: Mediante la opción Presentación Preliminar del menú Fichero. Mediante el botón. 4-3 SALIDA DE DATOS POR IMPRESORA Para obtener en impresora una presentación de los datos introducidos con el mismo formato que aparece en pantalla en la presentación preliminar hay dos opciones: Enviar un informe a la impresora en la opción Listados del menú Herramientas. Mediante el botón. Generación de Remesas de Efectos Pág. 7

8 4-4 ARCHIVAR LA BASE DE DATOS Existen múltiples formatos para archivar la base de datos. Existen tres posibilidades, según que el contenido de ese fichero sea completo, la opción de Generar Diskette con el formato del cuaderno 32 o generar un fichero de texto con los datos de los efectos: 1) Fichero Completo En este apartado se incluyen los dos formatos que guardan todos los datos de la base, de modo que luego se puedan importar y se reconstruya la base de datos en su totalidad, si bien dada la importancia del segundo de ellos (Generar Diskette), hay un apartado específico dedicado a él. Nombre Creación Datos incluidos Formato Cuaderno 32 Generar Diskette Todos + Claves CSB.q32 (Necesarias para el envío) Fichero de texto Exportar Datos Toda la base de datos o.d32 formateado sólo la remesa actual 2 Generar Diskette (Acceso por el menú Herramientas o mediante el botón ) La Generación de un Diskette es el paso previo obligatorio para proceder a la transmisión a la Caja, ya que el fichero debe llegar a ésta en el formato del cuaderno 32 (que es el que se genera con esta operación). Los pasos para generar un diskette son: Dar un nombre al fichero con el sufijo.q32 (se recomienda incluir en el nombre una referencia a la fecha o la remesa para identificar los efectos incluidos) y elegir el directorio en el que se va a almacenar (por defecto en el de la aplicación): Generación de Remesas de Efectos Pág. 8

9 Seleccionar el número de copias de etiquetas y factura: De este modo se ha generado un fichero con el formato del cuaderno 32 del CSB (mayo97.q32) que ya puede ser enviado a la Caja (consultar para ello Transmisión de Ficheros en el capítulo 4). 5 ENTRADA DE DATOS (IMPORTACIÓN) Permite importar los datos de un fichero del disco distinto del actualmente en uso. Al realizar esta operación se pierden todos los datos introducidos en el fichero actual de remesas de efectos por lo que sólo es recomendable hacerlo con un fichero nuevo vacío. Se pueden importar ficheros desde un fichero del cuaderno 32 aunque haya sido generado con otra aplicación. Generación de Remesas de Efectos Pág. 9

10 Nombre Formato Formato del Cuaderno 32.q32 También es posible visualizar un fichero de cualquier formato sin importar los datos y, por tanto, sin perder los datos actuales. Para ello, ir a Abrir Fichero de Texto del menú Fichero. 6 DEVOLUCIÓN DE CUADERNOS 32 Las devoluciones del cuaderno 32 se tratan en el mismo programa de generación de presentaciones. En la pantalla principal del programa se ha incluido un botón de Abrir fichero de devoluciones que pide al usuario el nombre del fichero a abrir y presenta una relación de los efectos devueltos, los cuales se pueden añadir, individualmente, a la remesa activa. En la apertura del fichero de devoluciones (*.d32) se comprueba que los datos del cedente se correspondan con el cedente de la remesa actualmente abierta. Botón para visualizar fichero de devoluciones Generación de Remesas de Efectos Pág. 10

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