Módulo 1 - Lección 1

Transcripción

2 Módulo 1. Aspectos Generales de la Facturación Electrónica Lección 1: Características Generales 1 Ley sobre factura electrónica 2014 La Ley N , indica que los contribuyentes deben emitir exclusivamente documentos tributarios electrónicos, en reemplazo de la emisión de documentos físicos. Artículos principales que menciona la ley: a) Documentos que la ley obliga a emitir en formato electrónico: Facturas, facturas de compra, liquidaciones facturas, notas de débito y notas de crédito. b) De los plazos: Los Plazos estipulados para la emisión de documentos tributarios electrónicos: c) Emisión de boletas de ventas y servicios: Será optativo para el contribuyente emitir boletas electrónicas de ventas y servicios.

3 d) Plataforma de soporte del SII: El SII cuenta en su sitio Web, con una plataforma tecnológica orientada a: Contribuyentes de difícil fiscalización, Escaso movimiento operacional o económico, Empresas de menor tamaño y otros que determine el SII. La plataforma llamada Sistema de Facturación Gratuito del SII permite: Emitir y recibir facturas y demás documentos electrónicos definidos en la ley. Registrar las operaciones. Ceder y/o recepcionar las facturas. Para ello se cuenta con el Sistema de Facturación Gratuito del SII. e) El acuse de recibo: El impuesto recargado en las facturas electrónicas dará derecho a crédito fiscal para el comprador o beneficiario, en el período en que hagan acuse de recibo. El Servicio deberá autorizar el uso de documentos tributarios en papel a aquellos contribuyentes que desarrollen su actividad económica en un lugar: Sin cobertura de datos móviles o fijos. Sin acceso a energía eléctrica. Decretada zona de catástrofe. Otras que pueda establecer el SII. El Servicio dispondrá de 30 días hábiles para dar respuesta al contribuyente. Pasado este plazo se entiende aceptada la solicitud del contribuyente.

4 2. Beneficios de la facturación electrónica A continuación se presentan los principales beneficios del uso de la facturación electrónica: Beneficios para el Contribuyente Permite verificar en línea la validez de documentos tributarios electrónicos. Ahorro en costos de impresión, despacho y almacenamiento de documentos. Disminución de timbraje de documentos físicos, ahorrando en tiempo, costos de traslado y espera. Eliminación de riesgo de pérdida de documentos tributarios físicos. La factura electrónica favorece la productividad y la eficiencia en la realización de los negocios, ya que: Evita el trámite de autorización de documentos tributarios (timbre) en las oficinas del SII. Reduce los costos asociados. Es gratuita para los contribuyentes que optan por el Sistema de Facturación Gratuito del SII. Mejora la eficiencia. Mejora la relación cliente/proveedor. Permite aplazar la declaración y pago del IVA desde el día 12 al 20 de cada mes (solo por Internet). Libera de algunas obligaciones tributarias (por ejemplo, realizar Declaraciones Juradas por cambio de sujeto, Declaraciones Juradas de IVA 3327 y 3328).

5 3. Consideraciones previas al sistema de facturación electrónica 3.1. Requisitos para ser un facturador electrónico a) Tener inicio de actividades vigente. b) Ser contribuyente de Primera Categoría, Art. 20 de la Ley de Impuestos a la Renta (LIR). Para poder emitir documentos tributarios con IVA, se requiere, además, ser contribuyente de IVA y contar con verificación de actividades positiva. Las nuevas empresas pueden inscribirse al sistema, aun cuando la verificación de actividad en proceso Dónde se debe realizar la solicitud de inscripción al RUT y dar aviso de inicio de actividades? Via Internet:

6 Via Presencial: Para contribuyentes que conjuntamente al Inicio de Actividades, requieran solicitar timbraje de documentos: a) Tratándose de la emisión de documentos electrónicos: b) Tratándose de la autorización de facturas de inicio:

7 4. Qué es el sistema de facturación electrónica? El Sistema de Facturación Electrónica es un modelo de operación electrónico que permite a los contribuyentes autorizados por el SII, emitir facturas y otros documentos tributarios electrónicos (DTE) como respaldo tributario de sus operaciones comerciales. De esta manera; se reemplazan los documentos tributarios tradicionales con timbre de cuño. Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación y un aumento de su productividad, lo que impulsa y favorece el desarrollo del comercio electrónico en el país Participantes en el proceso Existen casos especiales de receptores electrónicos que no son emisores electrónicos, como son los: Organismos públicos. El resto de los receptores son considerados Receptores no electrónicos o receptores manuales.

8 4.2. Obligaciones generales del emisor electrónico Envío de información electrónica de compras (IEC) En el mes en curso: - Se anota la información de los DTE s recibidos. A fin de mes: - Se agrega la información de los documentos no electrónicos. A más tardar el último día del mes siguiente: - Se manda al SII, antes del último día del mes siguiente, el detalle y resumen. Envío de información electrónica de ventas (IEV) En el mes en curso: - Se anota la información de los DTE s emitidos. - Se registran los documentos anulados. A fin de mes: - Se agrega la información de los documentos no electrónicos. - Resumen de boletas electrónicas y no electrónicas. A más tardar el último día del mes siguiente: - Se manda al SII, antes del último día del mes siguiente, el detalle y resumen. Entregar respuestas Respuestas al envío: - Reconocimiento de recepción de un envío válido para el destinatario. Respuesta comercial a documentos: - Entrega de aceptación comercial a lo expresado en el documento. Acuse de recibo de mercaderías (entrega merito ejecutivo): - Entrega merito ejecutivo a la cobranza del documento. - Acusa el recibo de mercaderías o servicios prestados.

9 5. Características relevantes del sistema de DTE 5.1. Respecto a los Documentos Tributarios Electrónicos Cuentan con firma digital - Una firma digital es un conjunto de caracteres, incluido en el DTE, que permite verificar con certeza la identidad del emisor electrónico; y, al receptor, verificar la integridad del documento y su autor. Respecto de la identificación de los documentos: - Los DTE tienen un nombre que los identifica, el cual contiene la palabra electrónica. Por ejemplo, se llaman Factura Electrónica, Guía de Despacho Electrónica, etc. Con este nombre se reconocen en todos los sistemas del SII, en particular en timbraje y en la consulta de los folios autorizados. - La representación impresa de un DTE, también lleva destacada la frase electrónica en el recuadro superior derecho. De esta manera, puede ser reconocida en cualquier control de los documentos. - Los DTE s tienen una numeración paralela a los documentos tradicionales con timbre de cuño del SII. Esto significa que un mismo emisor podrá, por ejemplo, emitir la Factura N 100 en papel y la Factura Electrónica N 100. Respecto de la obligatoriedad de su emisión: - Los Emisores Electrónicos no están obligados a emitir solo DTE s, ya que pueden emitir en un mismo mes, DTE s y documentos con timbre de cuño. - Los Emisores Electrónicos están obligados, los documentos que la Ley obliga a emitir en formato electrónico, no podrán emitirse de forma manual. Esta situación es diferente con las boletas de ventas y servicios, guías de despacho y otros documentos tributarios (no clasificados como obligatorios en la Ley), los que podrán seguir emitiéndose en formato tradicional.

10 5.2. Seguridad de un DTE en el Sistema de Facturación Electrónica El Sistema de Facturación Electrónica cuenta con las siguientes medidas de seguridad: Identificación del emisor mediante un certificado digital. Firma digital. Código de autorización de folios del SII (CAF) para contribuyentes con software propio o de mercado. Timbre electrónico. Impresión del timbre (en formato PDF). Registro de emisores electrónicos. 6. Inicio de la operación con el sistema: elección del software para la generación de facturas. Para emitir un DTE, el contribuyente debe primero definir el software que le permitirá generar esos documentos. Para esto existen dos alternativas: El sistema de Factura Electrónica Gratuito del SII: Autoriza a cualquier contribuyente que cumpla con los requisitos para ser emisor electrónico. El sistema de Facturación de Mercado: Esta modalidad considera un proceso de postulación en el cual deben cumplirse satisfactoriamente ciertas pruebas para que el SII certifique los DTE (no el software que los emite).

11 Las diferencias entre ambos software se resumen en el siguiente cuadro:

12 6.1. Elección de una solución de facturación electrónica Para analizar cuál es la solución que más se ajusta a las necesidades de su empresa, es necesario que el contribuyente tenga claridad acerca de sus características en cuanto al uso de la tecnología y a su proceso de facturación, por ejemplo: El volúmen de facturación mensual. Las características: inmediata (en línea), mensual (masiva). La forma de despacho de factura (correo, personal, con mercadería, etc.). Qué servicio de conexión a Internet utiliza (banda ancha, enlace dedicado). Las aplicaciones que sostienen su facturación (software nacional, hecho a la medida, internacional -world class-, etc.) 6.2. Aspectos clave a considerar en la elección de una solución de facturación electrónica de mercado Actualmente, el mercado ofrece una variedadde opciones que le permiten emitir DTE, desde soluciones de servicios por Internet sin inversión en hardware (servidores o computadores), hasta productos de software para instalar en las plataformas informáticas, con consultorías para integrar las aplicaciones de la empresa. El contribuyente debería considerar que ésta cumpla con lo siguiente: a) Administración de folios: Acceso al Código de Autorización de Folios (CAF) habilitado solo para usuarios autorizados. Aplicación del CAF en Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y sus respectivos timbres electrónicos. Asignación y control de folios usados, disponibles y anulados. b) Emisión de DTE s: Generación y envío de DTE s al SII y a los receptores también participantes del sistema. Generación de DTE s sin descuadre y sin errores aritméticos. Administración de respuestas de validación recibidas desde el SII. Administración de respuestas de envíos hechos a otros emisores electrónicos. Generación, recuperación y visualización de la representación impresa del DTE. Es muy importante que esta información sea consistente con los documentos enviados al SII.

13 Si el contribuyente opera con factura de compra, factura de compra electrónica, liquidación factura, liquidación factura electrónica o documentos de exportación (factura de exportación, factura de exportación electrónica, nota de crédito de exportación, nota de crédito de exportación electrónica, nota de débito de exportación y nota de débito de exportación electrónica) deberá asegurarse que la solución escogida sea capaz de generar, emitir y administrar todos estos documentos. c) Recepción de DTE s: Recepción de DTE s emitidos por otros contribuyentes emisores electrónicos. Generación de respuestas de envío, dirigidas al emisor de los DTE s. Generación de mensajes de aceptación o rechazo, dirigidas al emisor de los DTE s. Generación de acuse de recibo de las mercaderías entregadas o servicios prestados. d) Construcción de la Información Electrónica de Compra y Ventas (IECV) y libro de guías de despacho electrónicas: Generación de la IECV, en base a información de los DTE s y documentos tributarios no electrónicos, emitidos y recibidos. Generación de libro de guías de despacho electrónicas. Generación de ajustes a la IECV. e) Generación del Archivo Electrónico de Cesión (AEC): Generación del AEC, para anotar la cesión del crédito contenido en un documento tributario electrónico cedible en el Registro Público de Transferencia de Crédito. f) Alertas: Una buena solución de facturación electrónica debe incluir mecanismos que entreguen tranquilidad al usuario. Por tanto, es importante que cuente con un sistema que alerte al usuario cuando se vulnere alguno de los principios de este modelo. Por ejemplo, es importante: Identificar los Documentos Tributarios Electrónicos emitidos. Verificar que los DTE s enviados al SII han sido recibidos correctamente. Advertir cuando se genere un Documento Tributario Electrónico con fecha de emisión anterior a la fecha de generación y envío. Que todos los documentos emitidos que corresponda sean adecuadamente considerados en la generación de la información electrónica de ventas.

14 Que todos los documentos recibidos, además de las facturas de compra emitidas, sean incluidos en la información electrónica de compra. Cuando se envíe la información electrónica de compras y ventas dividida en segmentos, no se debe permitir enviar el segmento final hasta que los segmentos parciales no hayan sido recibidos correctamente por el SII, ya que de otra forma será rechazado. g) Almacenamiento: Es importante que se considere la necesidad de almacenamiento de los documentos tributarios electrónicos y de la información electrónica de compras y ventas por un lapso de 6 (seis) años, independientemente de que el servicio de almacenamiento provea la solución de facturación electrónica o no. Es importante, especialmente para los servicios vía Internet, que se permita el acceso, descarga y respaldo de los DTE s, IECV y del libro de guías de despacho. 7. Herramientas de apoyo a la micro y pequeña empresa Cuando el contribuyente es usuario del Sistema de Facturación Gratuita del SII puede, además, acceder a los sistemas de apoyo a la gestión de su negocio, que son: Sistema de Facturación Electrónica Gratuito Del SII Sistema GRATUITO que el SII pone a disposición de los contribuyentes, para emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y generar los libros electrónicos de compra y venta. Los sistemas de apoyo son: Sistema de Tributación Simplificada (14 ter) (Opcional solo para facturador SII) Permite a los contribuyentes inscritos en el régimen de tributación y contabilidad simplificada (14 ter de la LIR) llevar los registros para la determinación de la base imponible del Impuesto a la Renta. Sistema de Contabilidad Completa MIPYME (CCM) (Opcional solo para facturador SII) Ayuda a realizar el ciclo contable y tributario de la empresa. Ha sido diseñado para empresas que no poseen sistemas contables computacionales o que no cuentan con los recursos necesarios para cubrir esta necesidad.