HERRAMIENTAS DE RIESGO Y SOFTWARE PARA AUDITORÍAS MINERÍA DE DATOS

Transcripción

1 HERRAMIENTAS DE RIESGO Y SOFTWARE PARA AUDITORÍAS MINERÍA DE DATOS Subtema 1.2 Martine Meunuer Jefe de la Dirección Interregional de Auditoría Tributaria Dirección General de Finanzas Públicas (Francia) Contenido: Resumen. 1. Marco jurídico. 2. Las herramientas y la organización administrativa. Conclusión / perspectivas Ver Presentación PPT (Francés) RESUMEN El marco legal francés para controlar la contabilidad computarizada ha sido renovado al final del A partir de 2014, será obligatorio que todas las empresas que cuentan con programas de contabilidad computarizada, presenten los documentos contables en forma digital y los archivos contables serán entregados en un formato definido por el decreto. Está medida permitirá el uso generalizado de esta herramienta, que actualmente solo se utiliza en un 40% de todos los controles realizados por los auditores del DIRCOFI. El segundo procedimiento se refiere a la obligación de las empresas para llevar a cabo el procesamiento de datos solicitado por los servicios de control o permitir que la autoridad realice estos procesos. La administración usa la herramienta de auditoría ACL, particularmente para controlar las medianas y grandes empresas que están bajo la jurisdicción del DIRCOFI y DVNI. El uso de ACL no es fácil, requiere práctica que solo un número limitado de especialistas puede lograr y que los mismos luego apoyan las otras actividades de sus colegas. En este sentido, un estudio comparativo revela que varios países han optado por formar a especialistas para el control de la contabilidad computarizada y de

2 esa forma poder apoyar a los auditores generales. El procedimiento ACL es utilizado en Francia para el 3% de los controles externos, esto alarga considerablemente la duración de las operaciones sobre el terreno, aumentando en 90% el promedio del tiempo en la DIRCOFI. Sin embargo, para estos casos, la herramienta ACL se caracteriza por tener un mejor rendimiento financiero, el promedio de los ingresos netos para estos casos, superan el 45% del promedio total de los ingresos recaudados por la DIRCOFI. DIRCOFI: dirección de control fiscal DVNI: dirección de auditorías nacionales e internacionales Actualmente casi todos los sistemas de contabilidad se ejecutan con programas computarizados, y por esta razón los auditores cambiaron el enfoque de los controles ya que deben basarse en las nuevas herramientas del marco jurídico existente. En Francia, hay una legislación específica que rige el control de la contabilidad computarizada. 1. EL MARCO JURÍDICO El marco legislativo actual faculta pero no obliga a las empresas a presentar su contabilidad mediante la entrega de una copia de los archivos de la contabilidad de forma digital. Esta opción se convierte en obligatoria a partir del 01 de enero de Los datos computarizados solo se refieren a los registros contables, y no se incluyen los documentos que respaldan los mismos. El contribuyente puede grabar una copia de los archivos en CD- ROM o permitir que el auditor lleve una copia aparte. Esta entrega se formaliza por escrito en un documento presentado por el auditor y firmado por el contribuyente. La medida debe permitir y facilitar al auditor conocer la contabilidad y comparar las declaraciones enviadas con la contabilidad presentada, permitiendo paralelamente acortar el tiempo en la empresa. Las operaciones que el auditor puede realizar en las copias de los archivos se limitan a las operaciones, tales como la selección, la clasificación y todos los cálculos simples. En este sentido, no todos los datos podrán ser procesados. 90

3 Otra disposición legislativa permite a los servicios de control procesar datos, los cuales el contribuyente puede elegir entre tres modalidades: los tratamientos son realizados por la administración a la empresa, con el material que los contribuyentes tienen a disposición de la misma: En este caso, el contribuyente debe tomar todas las medidas adecuadas para preservar la integridad de los datos y la seguridad de los equipos utilizados y poner a disposición de la administración, la información, datos, tratamientos y documentación para que se realicen las investigaciones en condiciones normales. los tratamientos son realizados por el contribuyente que realiza todo o parte del tratamiento de los datos necesario para su verificación: Una vez que la empresa elija una opción, los oficiales a cargo de la auditoría deberán indicar por escrito la naturaleza de los trabajos a realizar (especificación) y el periodo solicitado para su implementación, que debe ser compatible con las limitaciones inherentes a la operación del negocio, en un documento firmado por el representante de la empresa. Los resultados de la solicitud de tratamiento deben ser presentados en forma digital y cumplir con lo especificado anteriormente. La administración acusa recibo de dichos resultados por escrito, pero se reserva el derecho de evaluarlos. Los tratamientos son realizados por la administración fuera de la empresa, después de la entrega de los archivos por el contribuyente: El contribuyente pone a disposición del auditor las copias de los documentos, datos y tratamiento solicitados para llevar a cabo la auditoría de todos los archivos informáticos para verificar que cumplan con las normas. Las mismas deben ir acompañadas de una descripción de la información de gestión (nombre de áreas, títulos,...) y técnica (tipo, estructura, posición, zonas, fuentes...). En caso de rectificación como resultado de los controles realizados, el auditor comunica a los contribuyentes la naturaleza y los resultados del análisis de datos que motivan la rectificación al más tardar cuando se envía la propuesta de acuerdo. 91

4 2. LAS HERRAMIENTAS Y LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Este enfoque de contabilidad computarizada es diferente en Francia según el nivel de control de las empresas. Tres niveles de controles se superponen con competencias geográficas y por el volumen de facturación. A nivel nacional, la DVNI controla los grandes grupos internacionales basándose en estructuras computacionales especializadas, llamadas BVCI (brigadas de verificación de contabilidades computarizadas) cuyos auditores son totalmente dedicados a la asistencia para la contabilidad computarizada. A nivel regional, auditores especializados están capacitados en el uso de la herramienta ACL. A nivel local, los auditores utilizan a menudo los programas de Excel para procesar algunos datos. Por supuesto, las intervenciones de expertos en informática pueden implementarse de una estructura a la otra. El auditor general puede leer la contabilidad general con una herramienta que permite el uso de filtros simples para la conciliación de cuentas. Como programa de consulta de registros contables, esta herramienta está diseñada para satisfacer las necesidades de los auditores que no tengan conocimiento específico en informática. Esta herramienta facilita el análisis de la contabilidad y la reconstitución de la cadena de tratamiento entre la entrada de los datos contables y la producción de los documentos fiscales, y permite estructurar las investigaciones y el seguimiento de los movimientos contables. Por ejemplo, consultas pre-llenadas o personalizables permiten detectar las entradas inversas, rupturas en las secuencias numéricas, etc. El auditor también puede actuar solo para los tratamientos más complejos con herramientas Excel o ACL o hacerse asistir por un colega especializado. Finalmente, las grandes empresas siempre requieren un control especializado con la ayuda de las BVCI o de expertos en ACL. 92

5 Los objetivos para el control computarizado El control computarizado tiene varios objetivos: Eficiencia: Exhaustivo SUBTEMA 1.2 (Francia) Ahorro de tiempo para el auditor con las reconciliaciones contables (método de audito). Arriba de un cierto volumen de negocio, es imposible procesar la masa de datos, sin herramienta, al igual que revisar las cuentas (ex: provisiones, facturas de compras...). Por su creciente calidad, las rectificaciones se pueden sostener a nivel jurídico y penal. Ejes usuales de investigación Simulación de ingresos: Todas las actividades con importantes flujos de efectivo son controladas para detectar inconsistencias en el sistema de cajas registradoras. Desviación de mercancías: Cualquier empresa mediana con una gestión computarizada de inventario, mediante el examen de la regularización de las existencias. Tipos de IVA: Todas las actividades con varios tipos de IVA. Precios de transferencia: Todas las actividades mediante el análisis de los márgenes por cliente, producto y reconstituyendo cuentas de resultados distintos por actividad. Provisión sobre inventarios: Todas las actividades con una provisión de al menos 1 millón de euros mediante la realización de un análisis estadístico. 93

6 El control computarizado se utiliza también para propósitos de programación, por ejemplo al recuperar el archivo de clientes de un vendedor al por mayor para detectar cuales son los clientes que pagan en efectivo. Dificultades de implementación El procedimiento a aplicar para el procesamiento de datos (ver arriba) es complejo, y hay aún más complejidad técnica por el hecho que la legislación francesa no prevé un archivo estándar para auditoria. La etapa del formato de datos es pesada y requiere fuerte habilidades informáticas. Es un obstáculo importante al desarrollo de los controles computarizados. En fin, cabe señalar la importancia de los programas de contabilidad llamados permisivos que se utilizan en Francia, los cuales tienen un módulo que permite al usuario modificar los datos de contabilidad mientras preservan al máximo su consistencia. Hoy, esta función para cambiar las bases de datos contables es frecuentemente externa al programa de contabilidad oficial, lo que aumenta la dificultad del control. Este tipo de fraude requiere recursos pesados para permitir su detección y proporcionar elemento de pruebas para identificar al creador de dicho ilícito. El uso de procedimientos sofisticados (pesquisa) resulta indispensable. Conclusión / perspectivas La noción de control de la contabilidad computarizada corresponde cada vez más a las DIRCOFI, la simple lectura de la contabilidad digital con una herramienta local a veces complementada con sencillas operaciones de sorteo o de cálculos y no a la aplicación de procesamiento de datos complejos que involucran no sólo los elementos de contabilidad, sino también los archivos de gestión, los cuáles constituyen verdaderamente los controles de contabilidad informatizada. 94