Diagrama de Bloques PEPSU

Transcripción

1 Diagrama de Bloques PEPSU

2 Mapa General de Procesos (PEPSU) El Mapa General de Procesos (PEPSU) es producto del diagnóstico y del análisis de la unidad administrativa, en donde se identifica con claridad, el producto final de trabajo, el proceso respectivo como punto de partida para la integración del procedimiento correspondiente. Es una imagen sencilla de cómo opera el proceso de relación con sus proveedores (P); entradas, (E); proceso, (P); salidas, (S) y usuarios (U).

3 Componentes Proveedores. Son entidades o personas que proporcionan las entradas, tales como: materiales, información y otros insumos. Pueden ser uno o varios proveedores en un proceso, ya sean internos o externos. Entradas. Son los materiales, información y otros insumos necesarios para operar los procesos, en donde invariablemente las entradas deben ser medibles, con la finalidad de establecer si satisfacen los requerimientos del proceso y pueden ser una o varias entradas. Proceso. Es el conjunto de sistemas y procedimientos, materiales, máquinas, personas, ambiente laboral y mediciones empleadas para producir bienes o servicios. Es donde se convierten las entradas en salidas. Salidas. Son los bienes o servicios resultantes de un proceso; por lo tanto, deben ser medibles a fin de identificar si satisfacen las necesidades de los usuarios. Hay procesos que tienen una salida para cada usuario y otros que tienen una salida que está orientada a varios usuarios. Usuarios. Son las personas o entidades que se benefician con las salidas

4 Entidades Personas -Materiales. -Información. -Otros insumos necesarios para operar los procesos. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan Una salida es el producto resultado de un proceso. Los productos pueden ser bienes o servicios. Los requisitos de las salidas deben estar definidos (necesidades de los usuarios, estándares definidos por la institución, normatividad vigente, etc.) Organizaciones o personas que reciben un producto. El usuario (o cliente), puede ser interno o externo a la organización.

5 Consideraciones Recomendaciones El análisis del proceso considera la revisión del mismo en sentido inverso a la presentación del diagrama PEPSU. Enlistar a los usuarios actuales y verificar si son los que reciben el trabajo o servicio. Checar si no hay usuarios que no han sido considerados. Análisis de procesos dando respuestas a las preguntas que se formulen para cada aspecto.

6 Se conocen realmente las necesidades del usuario? Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? Las necesidades o expectativas son satisfechas? Ha preguntado al usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora) Sabe realmente lo que quiere el usuario? Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades? Cuál es el impacto por el incumplimiento de las características del servicio?

7 Se conocen realmente las necesidades del usuario? Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? Las necesidades o expectativas son satisfechas? Ha preguntado al usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora) Sabe realmente lo que quiere el usuario? Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades? Cuál es el impacto por el incumplimiento de las características del servicio?

8 Existen salidas que no tienen razón de ser? Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? Está usted conforme con la calidad de la salida? Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida?

9 Existen salidas que no tienen razón de ser? Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? Está usted conforme con la calidad de la salida? Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida?

10 Cómo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del proceso? Existe otra forma de hacer el trabajo? Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? Puede ser simplificado? Sabe si está realizando un buen trabajo? Qué es capaz de aportar en el proceso? Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?

11 Cómo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del proceso? Existe otra forma de hacer el trabajo? Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? Puede ser simplificado? Sabe si está realizando un buen trabajo? Qué es capaz de aportar en el proceso? Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?

12 La Gestión por procesos es la generalización de la gestión de un proceso y se aplica a una organización en su conjunto. Se marcan objetivos, logros y actividades. Los objetivos deben ser cuantificables (mejora de indicadores) Se coordinan esfuerzos parciales e interrelacionados Una organización se visualiza como un conjunto de flujos de producto y/o servicio Los flujos están constituidos por todas las secuencias de actividades que se producen en la organización

13 Gestionar una organización supone Gestionar Los clientes y sus expectativas. Las salidas. Las actividades internas que aportan valor. Las entradas

14 La dirección gestiona su organización: 1.- Estabilizando y desarrollando su concepto de organización (Misión, Visión y Valores). 2.- Definiendo su red de procesos en general y más en concreto sus procesos clave y prioritarios. 3.- Estableciendo mecanismos de medición (Sistemas de indicadores) 4.- Estableciendo planes de actuación a largo, medio y corto plazo

15 Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos. El resultado de la mejora puede manifestarse en: Incremento de su efectividad y eficiencia,. Eliminación de errores. Reducción de los tiempos de producción y entrega del producto o servicio (ciclo del proceso). Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos y externos. Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades cambiantes de los usuarios y el entorno. Consistencia de su desempeño. Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnología, personas, dinero), métodos y controles (mediciones).

16 Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos. El resultado de la mejora puede manifestarse en: Incremento de su efectividad y eficiencia. Eliminación de errores. Reducción de los tiempos de producción y entrega del producto o servicio (ciclo del proceso). Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos y externos. Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades cambiantes de los usuarios y el entorno. Consistencia de su desempeño. Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnología, personas, dinero), métodos y controles (mediciones).

17 Elementos que permiten describir un proceso: Salida y flujo de salida del proceso Tornillos, 10, 000 año. Destinatarios del flujo de salida Los intervinientes del proceso Secuencia de actividades del proceso Recursos Indicadores Eficacia % de tornillos fuera de tolerancia Eficiencia Toneladas de acero/ toneladas de tornillos

18 Se va a transformar (a agregar valor) ese elemento? MAPA GENERAL DE PROCESOS Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: Conoce el proveedor éstas deficiencias? Existen insumos que no tienen razón de ser? Las especificaciones o medidas de los requerimientos están bien definidas y actualizadas? Existen requerimientos que no han sido atendidos? Está conforme con la calidad de los insumos? Ha negociado su requerimiento con el proveedor?

19 Se va a transformar (a agregar valor) ese elemento? MAPA GENERAL DE PROCESOS Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: Conoce el proveedor éstas deficiencias? Existen insumos que no tienen razón de ser? Las especificaciones o medidas de los requerimientos están bien definidas y actualizadas? Existen requerimientos que no han sido atendidos? Está conforme con la calidad de los insumos? Ha negociado su requerimiento con el proveedor?

20 Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos Enliste sus proveedores actuales Separe los internos de los externos. Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.

21 Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos Enliste sus proveedores actuales Separe los internos de los externos. Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.

22 Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos Enliste sus proveedores actuales Separe los internos de los externos y Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza. Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: Conoce el proveedor éstas deficiencias? Existen insumos que no tienen razón de ser? Las especificaciones o medidas de los requerimientos están bien definidas y actualizadas? Existen requerimientos que no han sido atendidos? Está conforme con la calidad de los insumos? Cómo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del proceso? Existe otra forma de hacer el trabajo? Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? Puede ser simplificado? Sabe si está realizando un buen trabajo? Qué es capaz de aportar en el proceso? Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados? Existen salidas que no tienen razón de ser? Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? Está usted conforme con la calidad de la salida? Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida? Se conocen realmente las necesidades del usuario? Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? Las necesidades o expectativas son satisfechas? Ha preguntado al usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora) Sabe realmente lo que quiere el usuario? Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades? Cuál es el impacto por el incumplimiento de las características del servicio? Ha negociado su requerimiento con el proveedor?

23 Preguntas para llenar el PEPSU Quién recibe las entradas? Qué es lo primero que se hace con la entrada? Qué se produce o realiza con las entradas? Qué sucede después? Cuáles son las salidas resultantes de lo que se produce?

24 Preguntas para llenar el PEPSU Requieren algunas etapas (o subprocesos) del proceso entradas que actualmente no se muestran? Están mostrándose todos los flujos de trabajo en los procesos de entradas y salidas? Muestra el PEPSU la naturaleza consecutiva y paralela de las etapas o subprocesos? Cuáles son las expectativas de los clientes? Cuentan con estándares de servicio?