PERFIL Y DESCRIPCION DE PUESTO JEFE DE COMPRAS Fecha de levantamiento de la información: Septiembre 2010

Transcripción

1 . Ubicación dentro del organigrama de la organización GERENTE COMERCIAL JEFE DE COMPRAS JEFE DE VENTAS MAYOREO JEFE DE VENTAS MOSTRADOR RADIADORES JEFE DE VENTAS ASEGURADORAS TELEMARKETING JEFE DE ALMACÉN RADIADORES Y BATERÍAS COMPRADOR SR. COMPRADOR JR. AUILIAR DE COMPRAS 2. Perfil del puesto 2. Requerimientos Mínimos: Edad años Indispensable Honestidad Sexo Masculino Presentación Buena presentación Complementarios Ninguno 2.2 Escolaridad o nivel educativo: Escolaridad Licenciatura en Administración de Empresas o Ingeniería Industrial (Trunca) Carrera Técnica con 3 ó 4 años de experiencia en el área. Cursos Compras Manejo de grupos Comercio Internacional Otra formación 2.3 Conocimientos: Conocimientos indispensables Conocimientos deseables Observaciones: Compras Computación (Office) Administración de recursos Inglés 50% hablado y escrito Autopartes Importaciones y exportaciones ISO 9000:2008 Página de 5

2 2.4 Experiencia laboral: Indispensables Experiencia deseable Observaciones: 2.5 Habilidades: Indispensables Deseables Observaciones año de experiencia en el puesto. 2 años de experiencia en manejo de material dentro del almacén. año de experiencia en compras de la industria automotriz. 2 años de experiencia dentro de la empresa. Facilidad de palabra Actitud de servicio Sentido de responsabilidad Adaptación al cambio 2.6 Competencia conductual Nada Poca Media Alta Muy Alta Capacidad para negociar Trato con la gente Manejo de personal Control Administrativo Habilidad para Relacionarse Liderazgo Proactivo Rendimiento Bajo Presión Solución de Problemas Trabajo en Equipo Orientado a resultados 2.7 PROYECCIÓN DEL PUESTO: No tiene proyección hacia otro puesto dentro de la organización 3. Descripción de puesto 2. Datos generales del puesto: # de personas en el puesto: Lugar de trabajo: Reporta a: Supervisa a: Objetivo del puesto: Instalaciones RUNSA Gerente Comercial Comprador Sr. 6 Comprador Jr. Auxiliar de Compras Adquirir y abastecer adecuada y oportunamente los productos y servicios necesarios para el desarrollo de la operación comercial, obteniendo siempre el mejor precio, calidad, servicio y condiciones de compra. Página 2 de 5

3 2.2 Funciones del puesto: Propósito Definir los proveedores que requieren Lograr realizar compras anuales con condiciones programas o convenios de compra. favorables para la organización 2 Verificar que los programas o convenios de Asegurar que los acuerdos con los proveedores se compra con los proveedores se cumplan. cumplan y logremos los beneficios asociados 3 Supervisar la colocación de ordenes de Asegurar que el fill rate se logra disminuyendo el compra en tiempo y forma producto negado y espacios ociosos en almacén 4 Negociar las mejores condiciones y costos con cada uno de los proveedores nacionales e internacionales Asegurar que se obtienen los márgenes establecidos por la Dirección General y las Gerencias Buscar oportunidades para el desarrollo de nuevos proveedores definiendo que productos pueden comprarse con ellos (fabricantes). Supervisar la actualización del catalogo de proveedores y productos. Supervisar la actualización de los catálogos entregados por los proveedores. Dar seguimiento a la logística de los embarques desde su lugar de origen hasta la llegada a la empresa con las condiciones y fechas pactadas. Supervisar y dar seguimiento a la documentación legal para la liberación de cada embarque Certificados, Facturas, Cartas de liberación, Clasificación Arancelaria. Supervisar el control y seguimiento de las garantías y devoluciones con los proveedores. Supervisar el pago oportuno a los proveedores para evitar entorpecer el abastecimiento de productos. Supervisar que la recepción de productos se realice en tiempo (Nacionales e Importaciones) autorizando costeo de Importaciones. Verificar que la documentación entregada al área de Contabilidad este completa y en tiempo. Supervisar traspasos del almacén de Paso (Alm. 9) Realización de Reportes para Gerencia Administrar los recursos asignados. Realización de manuales del área Capacitar al personal Evaluar el desempeño del Capturista y auxiliares de almacén Ampliar la capacidad de negociación y tener alternativas adicionales para crecer el catálogo de productos, no dependiendo de un proveedor Contar con información en los puntos de venta para asegurar la rotación de producto Contar con las especificaciones para orientar a los clientes o entender sus requerimientos Asegurar la proveeduría para no negar producto, y apoyar al almacén para que estén preparados para desembarcar y acomodar Liberar Los productos para tenerlos disponibles en los puntos de venta, cubriendo los aspectos de importación requeridos Contar con productos que cumplan los requisitos de funcionalidad, recuperar notas de crédito o remplazo de productos Dar trato adecuado a los proveedores para que nos atiendan adecuadamente Supervisar que los proveedores cumplan los acuerdos tomados para que podamos comprometer las ventas realizadas Apoyar las actividades contables de la organización Mantener control de la mercancía que por su ubicación en el almacén debe traspasarse Mantener informada a la Alta Dirección Ejecutar el presupuesto de la organización en las áreas de almacén Página 3 de 5

4 2.3 Responsabilidades del puesto: Supervisar al personal a su cargo reportando desviaciones a las políticas establecidas al área de recursos humanos 2 Cuidar y hacer cuidar los equipos de cómputo y comunicación de la organización 3 Manejar de manera confidencial la información que le sea confiada 4 5 Supervisar el adecuado resguardo de los productos en garantía y documentar adecuadamente las notas de crédito o reposición de producto, ajustando la facturación en caso necesario Informar a la Alta Dirección sobre las negociaciones con los proveedores y sobre el desempeño de fill rate por línea o familia de sus colaboradores 2.4 Datos adicionales para el desempeño del puesto Relación externa: Relación interna: Con: Proveedores Autoridades Almacén Ventas Contabilidad Métodos y Procedimientos Para: Realizar negociaciones con los proveedores que cumplan con los lineamientos de la organización, en cuanto a precio, calidad, garantías y cantidades. Acordar los temas necesarios para que la capacitación de proveedores a nuestro personal obedezca a criterios de competencia y propicie las ventas. Contar con catálogos de productos actualizados. Garantizar que la documentación de compra sea adecuada (facturación) y cuentas por pagar Realizar las gestiones necesarias para que las importaciones se realicen de manera adecuada y oportuna Preparar al responsable para que cuente con espacios de almacenaje en la recepción de productos Mantener los productos en garantía para su reposición Recibir información sobre productos con stock bajo Recibir información de producto negado o dañado Recibir información de producto negado Informar a ventas e ingeniería sobre el arribo de productos, materiales, etc. Documentar las compras y realizar la actividad de cuentas por pagar Apoyar las actividades de mejora continua, calidad, auditorías internas, capacitación Evidencia documental: Ordenes de compra Sistema e-si Catálogos de productos Relación de Garantías Control de Garantías Entradas Salidas Traspasos Devoluciones Página 4 de 5

5 Reportes que debe entregar: Aspectos ambientales asociados al puesto Aspectos legales o normativos asociados al puesto Nombre del reporte: Fill rate por comprador Estado de las garantías Estado de cumplimiento de negociaciones con proveedores Frecuencia: Semanal a Gerencia Semanalmente a Gerencia Mensualmente Uso discreto de la energía eléctrica, agua y papelería, disposición adecuada de Residuos Sólidos. Legislación y normatividad hacendaria y aduanal Normatividad PROFECO Uso de extintor, conocimiento sobre evacuaciones, estibas permitidas, políticas de la organización Indicador del desempeño: Fill Rate, Order rate y Line Rate Meta: 95% Monitoreo: Mensual 2.5 Documentación para ingreso a la organización: Solicitud de empleo Currículum vital Acta de nacimiento Comprobante de domicilio Credencial de elector IFE Comprobante de afiliación al IMSS Ultimo comprobante de estudios 3 cartas de recomendación CURP Acta de matrimonio (en caso de estar casado) Acta de nacimiento de hijos (en caso de tener hijos) fotografía reciente tamaño infantil Página 5 de 5