EASY TIME REPORT Because time is money. For real. Gestión de tiempos profesionales

Transcripción

1 EASY TIME REPORT Because time is money. For real. Gestión de tiempos profesionales Brochure

2 EL QUE NO BUSCA SOLUCIONES, ENCUENTRA PROBLEMAS. Hoy a las empresas no les alcanza con adaptarse a los cambios. Deben anticiparse. En un mercado cada vez más competitivo la eficiencia es más que necesaria. Es vital. Nuestro equipo de trabajo se especializa en soluciones de software para empresas orientadas a proyectos. Su amplia experiencia en el mercado de consultoría, sumada a la ventaja de haber asesorado a las principales empresa del país, le permite brindar productos y servicios a estudios de arquitectura o ingeniería, de abogados, contadores, agencias de imagen y comunicaciones, software houses, empresas de consultoría de negocios y áreas centralizadas. En Easy Time Repot sabemos que convertirse en proveedor es más que vender un producto o programa. Significa establecer una relación a largo plazo. Proporcionar un software flexible, confiable y profesional adaptado especialmente a las necesidades particulares y políticas de cada cliente. Ser proveedor es acompañar el crecimiento de cada uno de los usuarios a través de personal capacitado, profesional y comprometido, asegurando siempre el cumplimiento de las propuestas de servicio pactadas. Es por eso que la eficiencia de nuestro outsourcing en procesamiento, informes y análisis de la información es tan elevada como la calidad de cada uno de nuestros productos. Consideraciones preliminares Las empresas de servicios profesionales y las áreas centralizadas de grandes empresas generalmente facturan sus servicios o distribuyen sus costos en relación con el tiempo y gastos incurridos en los trabajos realizados, con las tareas prestadas, o con alguna variante que toma en consideración la actividad realizada. A su vez los precios de facturación/distribución, toman en consideración aspectos tales como capacidades requeridas para el trabajo, riesgos de trabajo, complejidad del trabajo, etc. Aproximadamente el 80/90 % de los costos de tales empresas o áreas, están compuestos por costos en personal (profesional y no profesional). La productividad y la eficiencia operativa se logran a través de la mejora continua en: La composición de los equipos de trabajo: delegación, capacitación, asignación de trabajos. La asignación de claras responsabilidades, presupuestación y control de los proyectos. La captación y mantenimiento de proyectos "productivos". La distribución de los costos de los proyectos a los distintos "clientes" a través de la

3 Organización. El tiempo y los gastos "cargables" a clientes versus el tiempo y los gastos "no cargables" a clientes (tiempos o tareas realizadas para el propio área de trabajo). Con Easy Time Report la alta gerencia podrá: Identificar de manera clara y sencilla el estado de cada proyecto a través de toda la cartera de proyectos de su área. Verificar el desempeño de cada equipo de trabajo y responder a la brevedad ligando los recursos disponibles con las actividades requeridas. Mejorar la productividad con una inversión notoriamente baja en relación con los beneficios. El problema Los responsables de estas empresas son conscientes de lo antedicho. Sin embargo, les resulta laborioso responder a algunas de las siguientes preguntas: 1. Cuál es el presupuesto, y la inversión en cada Proyecto y Cliente o los tiempos incurridos o tareas desarrolladas para cada Cliente Interno, en un momento o período determinado? 2. Qué producción administra cada responsable de Proyecto y cuán eficientemente maneja los recursos aplicados al trabajo. 3. Qué proporción del tiempo disponible de un equipo o persona determinada está destinada a trabajos en Clientes o proyectos y a qué se destina el resto del tiempo disponible? 4. Cuál es el resultado de la gestión del área y de los distintos grupos de trabajo? Las respuestas a éstas y muchas otras preguntas, generalmente, implican un esfuerzo importante de recopilación de información y rara vez se logra obtenerla integralmente y en tiempo oportuno. Además, no contar con una medición dinámica de estos aspectos impide lograr una clara concientización del personal, así como de los directivos, a fin de orientar su accionar hacia la eficiencia y mejora de las variables clave del negocio. Por otra parte el costo de implementar sistemas que ayuden a resolver el problema es alto y distrae a los profesionales de las necesidades y urgencias cotidianas derivadas de los requerimientos de los Clientes. Beneficios de Easy Time Report Sin duda la utilización de Easy Time Report en su empresa le generará una sustancial mejora de la productividad a partir de los tres primeros meses de uso. Easy Time Report le brindará información para la motivación de todo el personal de su Empresa, orientando las actividades hacia los clientes y proyectos, y promoverá la mejora

4 sistemática en cada una de las variables clave de su negocio: Asignación de recursos a los distintos proyectos. Información actualizada sobre el estado de cada Proyecto. Información actualizada sobre las actividades realizadas para cada Proyecto. Mejora general en la delegación y en la toma de responsabilidad y rendición de cuenta sobre los proyectos. Mejora en el nivel de tiempos cargables a Proyectos. Aumento de la eficiencia operativa ahorro de costos. Disminución de stock de tiempos y gastos pendientes de facturación/distribución. Control de la inversión presupuestada vs. real. Configuración estratégica de equipos basada en los datos de rendimiento anteriores. El resultado de la optimización de las variables arriba aludidas genera, sin duda, una mayor productividad a través de una mejor utilización de los recursos humanos y una mejor posición financiera de su negocio. Por otra parte Easy Time Report permite objetivizar los resultados de los distintos trabajos, proyectos y Clientes, a través de una información concisa, homogénea y oportuna acerca de: Monto de los trabajos pendientes de facturación/distribución por Departamento, Responsable, Cliente y Proyecto. Monto de las Cuentas a cobrar por Departamento, Responsable, y Cliente. Rentabilidad por Departamento, Responsable, Cliente y Trabajo. Horas Trabajadas en Clientes, Proyectos y Otras por Departamento, Categoría y Persona. Adicionalmente y debido a estar desarrollado bajo una tecnología de última generación, Easy Time Report le brinda acceso fácil en línea y tiempo real a una variada gama de consultas específicas sin necesidad de depender de especialistas en informática. Es totalmente comunicable con distintas aplicaciones y herramientas de trabajo tales como Excel, Word, Acrobat Reader, etc. Servicios En Easy Time Report comprendemos que la etapa más importante y delicada para obtener los mejores beneficios de la optimización de tiempos se debe a la implementación efectiva de las herramientas necesarias y a la continuidad de la calidad de información que se le brinden a lo largo del tiempo. Ofrecemos a nuestros clientes el servicio de implementación completa del software dentro de la organización así como también la capacitación del personal, consultoría sobre la información que arroja el Easy Time Report y administración del software en forma integral. (hosting + SysAdmin) Através de estos servicios de valor agregado, Usted y su empresa podrán contar con uno de los softwares más efectivos de gestión y facturación de tiempos dentro de su organización con un costo mínimo económico y de energía.

5 Capacitación Pondremos a su disposición profesionales altamente capacitados para brindarle a Usted y a su equipo de trabajo la instrucción necesaria para sacar el mayor provecho del sistema Easy Time Report, así como también la información necesaria para que Usted pueda administrarlo en forma autónoma. SysAdmin Easy Time Report es un completo sistema de adminsitración general de tiempos y facturación. Su correcta administración y carga, representan la calidad de información que Usted obtendrá en sus informes. Es por ello, que pondremos a su disposición un técnico administrador del sistema (SysAdmin) para que usted pueda pasarle sus requerimientos (altas y bajas de personal/clientes/jobs/tarifas/etc.) y de esta forma evitar la asignación de esta tarea a su equipo de trabajo, que sin lugar a dudas, le costaría a Usted una cantidad de horas incobrables. Consultoría Una vez instalado el sistema, y capacitado su personal, podrá disponer de la más avanzada información referida a la actividad de su equipo de trabajo o empresa. Esta información, le permitirá tomar decisiones desde un nuevo punto de vista y encontrará en ellas un significativo incremento de su rentabilidad/productividad y la de su equipo de trabajo. Easy Time Report, pone a su disposición un equipo de analistas que se encargará de analizar la nueva información que arroja el sistema y sugerirle posibles modificaciones/mejoras que Usted podría implementar para incrementar aún más su capacidad de trabajo y rentabilidad horaria. Estos informes, son entregados mensualmente en una reunión personal con Usted y su grupo de analistas donde podrá indicarnos sus objetivos de rentabilidad y producción. Nosotros nos encargaremos de brindarle toda la asesoría necesaria de forma tal que logremos juntos alcanzar sus estándares de forma rápida y efectiva. Easy Time Report ofrece productos innovadores, brinda soluciones informáticas que facilitan el trabajo y permiten reducir costos, garantizando siempre la confidencialidad de la información de cada uno de los clientes. Es que la confianza, la honestidad e integridad son un valor agregado fundamental que se suma al elevado nivel tecnológico. Easy Time Report es más que una empresa de servicios y productos de software. Es la solución.