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1 SOLICITUD DE PROPUESTA CONVERSIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE GESTIÓN PARA UNA CLÍNICA VETERINARIA

2 JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Somos una Clínica Veterinaria situada en la ciudad de Caracas y fundada desde hace más de veinte años. Desde hace casi diez años, contamos con un sistema automatizado desarrollado por nosotros que nos permite obtener información tanto de nuestros pacientes y sus historias clínicas, así como de nuestros clientes, su facturación y estados de cuenta. Nuestro sistema actual fue desarrollado en Access 97, el mismo nos proporciona información en línea sobre nuestros pacientes y clientes. Sin embargo, tenemos una necesidad urgente de cambiarlo ya que el Office ha tenido muchas actualizaciones desde entonces y las últimas ya no soportan el modelo de nuestra base de datos. Es importante señalar además, que el sistema actual es bastante inestable por lo que a veces se presentan problemas de inconsistencia de datos. Si bien hemos mantenido el sistema al día modificando y añadiendo módulos según requerimientos internos de médicos y personal administrativo, necesitamos incluir módulos nuevos y optimizar otros. El módulo de facturación a clientes no incluye la discriminación exigida por el estado entre los ingresos de la clínica y los de nuestros médicos; así mismo tampoco lleva registros históricos de sus ingresos.

3 Por lo anteriormente expuesto, hemos estudiado la opción de implementar un sistema nuevo, más moderno con información adicional a la que disponemos actualmente y accesible también fuera de nuestras instalaciones tanto para la gerencia como para ofrecer información a nuestros clientes.

4 Objetivo Principal: Nuestro objetivo principal es implementar un sistema de información para la gestión de una clínica veterinaria en un entorno web sin perder la información de nuestra base de datos actual. Objetivos Específicos: 1. Conversión de la base de datos actual. El nuevo sistema debe ser desarrollado utilizando las herramientas disponibles actualmente en el mercado y es importante que sean flexibles y actualizables en el tiempo para que el sistema no pierda su vigencia. Con respecto a este punto es importante destacar que la información actual existente debe ser validada y depurada antes de la migración. 2. Entorno Web: Creación de un entorno web para poder acceder al sistema de forma remota. 3. Módulo de seguridad. Necesitamos implementar un esquema de seguridad con niveles de acceso según el cargo del usuario. Actualmente se manejan claves de acceso solamente al entrar al sistema y esto pone información confidencial a disposición de cualquier usuario. (Etapa Preliminar) 4. Optimización de módulos existentes: Los módulos de Pacientes, Clientes e Historia Clínica son módulos que solo requieren algunas modificaciones sencillas que nos permitirían obtener algunos reportes adicionales sobre clientes y mascotas para toma de decisiones a nivel gerencial. (Etapa 1)

5 5. Diseño, desarrollo e implementación de módulos adicionales: Hace aproximadamente un año comenzamos a trabajar con previa cita para ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes y evitar que congestionaran la recepción de la clínica, en este momento la programación de citas se hace a través de una hoja de Excel y queremos incluir un módulo de previa cita que permita una buena coordinación de nuestro personal y un mejor aprovechamientos de las instalaciones y los equipos. (Etapa 2) 6. Optimización del módulo de facturación/cobranzas y presupuesto Este es el módulo más importante del sistema ya que proporciona toda la información referente a ingresos de la clínica: información financiera, servicios mensuales facturados, cuadros comparativos por semestre, así como: facturación por médico y estados de cuenta de clientes. El personal médico, que anteriormente trabajaba bajo un perfil de empleado, pasó a ser asociado y necesitamos actualizar el módulo de facturación para cumplir con los requerimientos legales que nos exige el estado. Además queremos ofre cerle a nuestros doctores información en línea sobre sus ingresos. (Etapa 3y4)

6

7 Alcance y limitaciones Estamos conscientes que el proyecto a desarrollar debe tener una duración de cuatro meses por lo que podríamos dividir nuestra propuesta en Etapas o módulos y desarrollar aquellos que puedan cumplirse en el periodo asignado para el trabajo instrumental de grado. Disponemos del espacio y los equipos necesarios para que el aspirante pueda trabajar en nuestras instalaciones durante el periodo de la pasantía.

8 Actualmente solo contamos con Office y específicamente con Access 97 como herramienta para el manejo de bases de datos. Sabemos que es necesario obtener el software necesario para desarrollar nuestro proyecto y estamos abiertos a las sugerencias que nos presenten. Podemos comenzar a trabajar en el proyecto de inmediato.

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