INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE MICROSOFT OFFICE Cargos : Gerente de Sistemas (e) Analista de Sistemas Gestor de Proyectos

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1 INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE MICROSOFT OFFICE 365 I-OS Nombre del Área : Oficina de Sistemas 2. Responsables de la Evaluación : Eduardo Vasquez Díaz Ronald Mallqui Meza 3. Cargos : Gerente de Sistemas (e) Analista de Sistemas Gestor de Proyectos 4. Fecha : 24 de febrero del Justificación Los programas de Ofimática Online actualmente constituyen software de apoyo para facilitar la labor diaria del personal de oficina en toda entidad pública o privada, brindando herramientas de texto, hojas de cálculo, presentaciones, agenda y correo electrónico. El software ofimático online de MICROSOFT OFFICE 365 desde su implementación ha demostrada alta fiabilidad y eficiencia, existen también una serie de formularios electrónicos desarrollados con este software que son llenados y procesados por las diferentes oficinas, asimismo todos los usuarios y equipo técnico del Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería (Osinergmin), ya se encuentran capacitados y familiarizados con su uso. La adquisición de las licencias de este software ofimático online permitirá al Osinergmin la continuidad de las operaciones, el mantenimiento a buen recaudo de todos los documentos generados por usuarios, un importante ahorro en licenciamiento y en la curva de aprendizaje de otros sistemas ofimáticos. 6. Alternativas Considerando los requerimientos de Osinergmin, se ha buscado alternativas de software en el mercado local que cumpla con dichos requerimientos y disponga de soporte local. Por lo tanto, la herramienta seleccionada debe permitir manejar de manera clara, sencilla y sobre todo que sea una herramienta segura. Se ha procedido a evaluar las siguientes alternativas en el mercado: Microsoft Office 365 Google Apps Suscripción 7. Análisis Comparativo Técnico 1

2 El análisis técnico ha sido realizado en conformidad con la metodología establecida en la Guía Técnica sobre evaluación de software e la administración pública (R.M. Nº PCM) tal como exige en el reglamento de la Ley Nº Propósito de evaluación Validar que las alternativas seleccionadas sean las más convenientes para el uso en Osinergmin Identificar el tipo de producto Software Ofimática Online 7.3. Identificación del modelo de calidad Para la evaluación técnica del software ofimático online se va utilizar la guía de evaluación de software aprobado por Resolución Ministerial Nº PCM Selección de métricas Las métricas fueron seleccionadas en base al análisis de los requerimientos del área usuaria y a la información técnica de los productos de software ofimática online señalados en el punto 6 Alternativas. Del análisis realizado, se han determinado las siguientes características técnicas mínimas y sus respectivas métricas. Ítem Características Descripción Puntaje Atributos Internos 1 Rendimiento 2 Instalación 3 Compatibilidad 4 Operabilidad Atributos Externos Indicar de la cantidad de recursos utilizados por la computadora por el software de ofimática, como memoria y procesador Indicador de la facilidad del software de instalarse, en modo stand alone y a través de la red sobre la plataforma Windows de la institución. Mide la compatibilidad del programa al momento de generar archivos de formato de uso común, es decir, formato doc, xls y ppt, ya la posibilidad de importar y exportar archivos entre los formatos de textos, hojas de cálculo y presentaciones generalmente. Mide la facilidad, periodicidad y automatización del proceso de actualización del software ante fallas de seguridad y erres del mismo 2 10

3 5 Balanceo de carga de trabajo 6 Actualizaciones 7 Adaptabilidad Eficacia Atributos de Uso 9 Facilidad 10 Conocimiento 11 Productividad 12 Disponibilidad de soporte directo del fabricante Administración automática de la carga de trabajo Se puede automatizar el proceso de actualización del software de ofimática ate fallas de seguridad y errores del mismo Se adapta íntegramente con los entornos actuales en uso Seguridad para el acceso al equipo, para evitar que personas no autorizadas puedan manipular la información. Facilidad de uso, facilidad de pruebas y mantenimiento Conocimiento del software en el mercado y por los usuarios del Osinergmin Aumenta la productividad de los usuarios. Capacidad de acceder en forma inmediata al soporte online o vía telefónica con los fabricantes 10 Luego de determinar las características técnicas mínimas y las métricas aplicables, se procedió al análisis comparativo técnico, para lo cual se aplicó el Modelo de Calidad de Software descrito en la Parte I de la Guía Evaluación de Software por Resolución Ministerial No PCM. Ítem Características Atributos Internos 1 Rendimiento 2 Instalación 3 Compatibilidad Descripción Indicar de la cantidad de recursos utilizados por la computadora por el software de ofimática, como memoria y procesador Indicador de la facilidad del software de instalarse, en modo stand alone y a través de la red sobre la plataforma Windows de la institución. Mide la compatibilidad del programa al momento de generar archivos de formato de uso común, es decir, formato doc, xls y ppt, ya la posibilidad de 3 MICROSOFT OFFICE 365 GOOGLE APPS Puntaje Máximo

4 4 Operabilidad Atributos Externos Balanceo de carga 5 de trabajo 6 Actualizaciones 7 Adaptabilidad Eficacia Atributos de Uso 9 Facilidad 10 Conocimiento 11 Productividad 12 Disponibilidad de soporte directo del fabricante importar y exportar archivos entre los formatos de textos, hojas de cálculo y presentaciones generalmente. Mide la facilidad, periodicidad y automatización del proceso de actualización del software ante fallas de seguridad y erres del mismo Administración automática de la carga de trabajo Se puede automatizar el proceso de actualización del software de ofimática ate fallas de seguridad y errores del mismo Se adapta íntegramente con los entornos actuales en uso Seguridad para el acceso al equipo, para evitar que personas no autorizadas puedan manipular la información. Facilidad de uso, facilidad de pruebas y mantenimiento Conocimiento del software en el mercado y por los usuarios del Osinergmin Aumenta la productividad de los usuarios. Capacidad de acceder en forma inmediata al soporte online o vía telefónica con los fabricantes Total Análisis Comparativo de Costo Beneficio A. Licenciamiento 4

5 A continuación se ha realizado un análisis de costos referencial (en dólares americanos, no incluye el IGV) de los productos y complementos necesarios para cumplir con la evaluación técnica realizada. El análisis se ha realizado para el periodo de 1 año por las actuales licencias de software MICROSOFT OFFICE 365 que dispone Osinergmin y que son comparadas con el software GOOGLE APPS. Productos MICROSOFT OFFICE 365 GOOGLE APPS Costo Referencial $ 1.06 $ Total sin IGV $ 1.06 $ Para el análisis de beneficios se ha comprobado: Costo de la Licencia del producto. Para el software MICROSOFT e GOOGLE, se considera el costo de lista de dichos productos los cuales, ya incluye el pago del soporte por un año. (Ver Anexo 01 y Anexo 02) B. Hardware necesario para su funcionamiento El software Microsoft Office 365, actualmente operan en las estaciones de trabajo de Osinergmin. C. Soporte y Mantenimiento externo Se va contar con el soporte y actualizaciones durante el primer año; posteriormente se renovará el servicio de soporte y actualizaciones cada año. D. Personal y Mantenimiento Interno El personal del Osinergmin será capacitado en el software ofimático online adquirido, para el apoyo en sostenimiento del software ofimática ante cualquier inconveniente. E. Capacitaciones Los representantes de los productos evaluados cuentan con el personal calificado para brindar las capacitaciones. F. Otros puntos En general, si se cambiara el software MICROSOFT OFFICE 365, esto implicaría un alto impacto en la actual plataforma tecnológica de Osinergmin, pues sería necesario migrar a los usuarios y el potencial riesgo en este proceso, de perder funcionabilidad ya incorporada en las actuales aplicaciones de información. 5

6 Por otro lado, se deberían modificar y actualizar todos los manuales técnicos y de usuario que hacen referencia específica al software MICROSOFT OFFICE 365. Así mismo, el uso de un nuevo software ofimática online obligaría a remplazar las licencias del software MICROSOFT OFFICE 35 con que ya se cuenta Osinergmin, con la consecuencia pérdida de la inversión realizada para su adquisición. 9. Conclusiones Las conclusiones de la evaluación realizada son las siguientes: El software MICROSOFT OFFICE 365 en el análisis comparativo técnico obtienen el mayor puntaje, los factores han sido definidos para la evaluación. En el análisis comparativo de Costo Beneficio, el costo del software MICROSOFT OFFICE 365, es de menor costo para Osinergmin. Se recomienda mantener los productos de software de MICROSOFT OFFICE 365, para las operaciones de los usuarios internos y externos de Osinergmin, con el fin de asegurar la continuidad de las operaciones y los proceso de negocios de las áreas usuarias de Osinergmin. Finalmente, se recomienda realizar la estandarización del software marca MICROSOFT OFFICE 365 por los beneficios técnicos y económicos. 10. Firmas: Ronald Mallqui Meza Analista de Sistemas Eduardo Vasquez Diaz Gerente de Sistemas (e) EVD / Hfc 6

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8 ANEXO 01 COTIZACIÓN DE PRODUCTO MICROSOFT COTIZACIÓN Lima, 15 de enero de 2015 Señores: ORGANISMO SUOPERVISOR DE LA INVERSIÓN EN ENERGÍA Y MINERÍA - Osinergmin Estimado Señores: A través de la presente, presentamos nuestra cotización concerniente a la solicitud realizada al respecto de los bienes a continuación descritos: WINDOWS OFFICE 365: NRO. CANTIDAD PART NUMBER 1 1 Q4Y DESCRIPCIÓN Office365PlanE1Open ShrdSvr SubsVL OLP NL Annual Gov Qlfd (x1usuariox1mes) PRECIO UNITARIO (US$) PRECIO TOTAL (US$) US$ 1.06 US$ 1.06 Condiciones Comerciales: El precio total INCLUYE IGV.1% y está expresado en DÓLARES AMERICANOS. Tiempo de Entrega: 15 días calendario. Incluye el servicio de Instalación Atentamente, Jorge Luis Román Vargas COSAPI DATA S.A. DNI N

9 ANEXO 02 COTIZACIÓN DE PRODUCTO GOOGLE APPS Los precios son referenciales fueron solicitados a la empresa Google, fueron cotizados el 15 de enero del