INFORME Nº GTI INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE

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1 INFORME Nº GTI INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE 1. Nombre del Área El área encargada de la evaluación técnica para la adquisición de licencias del software EMC Documentum, es la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI) de esta Superintendencia. El software EMC Documentum es utilizado por la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI) para el desarrollo de sistemas de información a nivel institucional, en lo que se refiere a la automatización de procesos, la gestión documental y la gestión de contenidos. 2. Nombre y Cargo del Responsable de la Evaluación El responsable de la evaluación es el Sr. Ricardo Berrospi Taquire, Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas (a.i.) de la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI). 3. Fecha La fecha del presente informe es el 11 de noviembre de Justificación La Superintendencia, para el cumplimiento de sus funciones de regulación y supervisión de los Sistemas Financiero, de Seguros y del Sistema Privado de Pensiones, así como para prevenir y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, hace uso del producto de software Documentum, del fabricante EMC, el cual está orientado a la automatización de procesos de negocio y flujos de trabajo (Business Process Management BPM) y la gestión de contenidos (Enterprise Content Management ECM). Actualmente, la Superintendencia cuenta con 701 licencias del software EMC Documentum, adquiridas en los años 2010 (100 licencias), 2011 (501 licencias) y 2012 (100 licencias). Estas licencias se encuentran en completo uso por parte de la Superintendencia, en el desarrollo e implementación de diferentes proyectos institucionales, así como en sistemas en producción. Adicionalmente, para todas las licencias adquiridas, se cuenta con el servicio de garantía, soporte técnico y mantenimiento, incluyendo la actualización de versiones. Este servicio es prestado por el fabricante (o un proveedor autorizado), a fin de mantener la garantía sobre los productos, lo cual lo califica como especializado. Desde su adquisición, el software EMC Documentum ha cumplido satisfactoriamente con las expectativas de los analistas del Departamento de Desarrollo de Sistemas, llegando a convertirse en una importante herramienta para sus labores de programación. De esta manera, con el software EMC Documentum se han desarrollado y se están desarrollando programas, sistemas de información e interfaces para los siguientes proyectos y sistemas institucionales: Automatización del proceso TUPA de Autorización de Transferencia y Adquisición de Cartera Crediticia. Para este sistema, el software EMC Documentum ha servido como plataforma de desarrollo para la automatización del procedimiento TUPA de Autorización de Transferencia y Adquisición de Cartera Crediticia, a través de la implementación de flujos Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511)

2 de trabajo y de documentos. El sistema está basado en una plataforma web, con interfaces que permiten aprobar pasos, cargar y firmar documentos, hacer seguimiento en línea del proceso, entre otras características. El sistema involucra la participación de usuarios de la Alta Dirección, la Superintendencia Adjunta de Banca y Microfinanzas (SABM), la Superintendencia Adjunta de Riesgos (SAR), la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica (SAAJ) y la Secretaría General (SEG). Automatización del proceso TUPA de Emisión de Instrumentos Financieros. Para este sistema, el software EMC Documentum ha servido como plataforma de desarrollo para la automatización del procedimiento TUPA de Emisión de Instrumentos Financieros, a través de la implementación de flujos de trabajo y de documentos. El sistema está basado en una plataforma web, con interfaces que permiten aprobar pasos, cargar y firmar documentos, hacer seguimiento en línea del proceso, entre otras características. El sistema involucra la participación de usuarios de la Alta Dirección, la Superintendencia Adjunta de Banca y Microfinanzas (SABM), la Superintendencia Adjunta de Riesgos (SAR), la Superintendencia Adjunta de Estudios Económicos (SAEE), la Superintendencia Adjunta de Asesoría Jurídica (SAAJ) y la Secretaría General (SEG). Repositorio Electrónico de Documentos de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF). Para este sistema, el software EMC Documentum ha servido para implementar, aprovechando la funcionalidad de gestión de contenidos, un repositorio electrónico de documentos, para almacenar los documentos de trabajo de los diferentes departamentos de la UIF. Este repositorio permite clasificar y almacenar no sólo documentos de ofimática, sino también imágenes digitalizadas, gráficos, entre otros formatos electrónicos. El software EMC Documentum permite definir y aplicar niveles de acceso y de seguridad, a fin de garantizar la integridad de la información. Este repositorio sirve como base para los sistemas de automatización de procesos que se están desarrollando para la UIF, en otros proyectos de dicha unidad. Sistema de Gestión de Trabajo de Análisis para la UIF. En este proyecto, el software EMC Documentum ha servido como plataforma de desarrollo para la automatización de los procesos del trabajo de análisis de la UIF, a través de la implementación de flujos de trabajo y de documentos. Para tal fin, se ha desarrollado un sistema, basado en una plataforma web, con interfaces que permiten aprobar pasos, cargar y firmar documentos, hacer seguimiento en línea del proceso, entre otras características. Así mismo, este sistema está integrado al Repositorio Electrónico de la UIF, en el cual almacena los documentos que forman parte del flujo de trabajo realizado. El sistema es utilizado por los departamentos de Análisis Operativo y Análisis Estratégico. Sistema de Gestión Documental de la SBS. Para este sistema, el software EMC Documentum ha servido como plataforma de desarrollo de un sistema para la automatización del proceso de gestión documental de la Superintendencia, que reemplazará al actual Sistema de Trámite Documentario (STD), a través de la implementación de flujos de documentos. El sistema está basado en una plataforma web, con interfaces que permiten cargar, firmar y derivar documentos, hacer seguimiento en línea del proceso, entre otras características. Este sistema administra el flujo de documentos internos y externos de la Superintendencia, de manera centralizada, integrando para ello todas las mesas de partes de la institución, bajo el concepto de expediente único. En el SISGED, se han incluido los procedimientos del TUPA como parte de los flujos documentales a ser gestionados a través del sistema (en la modalidad de ruta libre). En este contexto, la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI) manifiesta la necesidad de seguir contando con productos de software para la automatización de procesos, la gestión documental y la gestión de contenidos, los cuales deben contar el servicio de soporte, Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /7

3 actualización y mantenimiento respectivo, a fin de atender las necesidades de las áreas usuarias y obtener las últimas modificaciones y actualizaciones que el fabricante del software libere durante la vigencia del contrato. 5. Alternativas Desde su adquisición, el software EMC Documentum ha sido utilizado en el desarrollo e implementación de proyectos y sistemas de información para la automatización de procesos en la Superintendencia, los cuales tienen alcance institucional, tales como el Sistema de Gestión Documental (SISGED). Estos sistemas de información han sido y están siendo desarrollados utilizando el software Documentum, del fabricante EMC, como plataforma de automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos. Si se cambiara de software, sería necesario migrar o volver a desarrollar la totalidad de sistemas de información, programas e interfaces desarrolladas, al formato del nuevo software reemplazante, con el consecuente esfuerzo en horas-hombre y el potencial riesgo de, en ese proceso, perder información o funcionalidad ya incorporada en los actuales programas y sistemas de información. Esta problemática no estaría presente si toda la plataforma se mantuviera en el mismo producto de software, en este caso EMC Documentum, lo cual hizo imprescindible estandarizar su uso en la adquisición de licencias adicionales en los años 2011 y 2012, para minimizar el riesgo de incompatibilidad tecnológica y evitar que se tenga que desarrollar nuevamente todos los programas y sistemas de información ya desarrollados e implementados a la fecha. Como resultado, mediante las resoluciones SBS N , de fecha 25 de octubre de 2011, y N , de fecha 11 de diciembre de 2012, se aprobó la estandarización del uso del software EMC Documentum en la Superintendencia, cumpliendo para ello lo dispuesto por la Directiva N OSCE/CD, que refiere los lineamientos para la contratación que hace referencia a una determinada marca o tipo particular de producto o servicio. Estas estandarizaciones fueron necesarias para la adquisición de paquetes de 501 y 100 licencias adicionales, respectivamente, requeridas para la puesta en producción del Sistema de Gestión Documental (SISGED), y confirman la decisión de la Superintendencia en continuar utilizando el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos. Adicionalmente, el cambio de la plataforma de desarrollo del software EMC Documentum por otro software, implicaría también la reconfiguración de la plataforma de hardware (servidores) que actualmente soporta al software EMC Documentum. Esto demandaría horas-hombre para la instalación y configuración del nuevo software, el cual podría requerir de equipos adicionales o de distinta configuración a los ya adquiridos por la Superintendencia. Así mismo, el uso de un nuevo software obligaría a reemplazar las 701 licencias del software EMC Documentum con que ya cuenta la Superintendencia, con la consecuente pérdida de la inversión realizada para su adquisición. En ese sentido, utilizar un software diferente significaría dejar de lado todo lo desarrollado e implementado a la fecha con el software Documentum, entre sistemas de información, programas e interfaces, así como el gasto de horas-hombre del personal de la Superintendencia y lo invertido en la contratación de empresas especializadas en el desarrollo de sistemas de información con software EMC Documentum. Otro punto a considerar es que las licencias a adquirir son necesarias para atender al número total de usuarios solicitados para los sistemas desarrollados con el software EMC Documentum. De acuerdo a lo requerido por las áreas usuarias en los últimos meses, el número total de usuarios registrados que hacen uso de los sistemas desarrollados en el software EMC Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /7

4 Documentum supera los 770. Dado que la Superintendencia cuenta con 701 licencias, se deben adquirir las licencias adicionales del mismo software en que ha sido desarrollado el sistema, para asegurar su operatividad y compatibilidad. Por ello, resulta imprescindible que las licencias adicionales a adquirir sean del software EMC Documentum. Así mismo, con la finalidad de implementar un mayor nivel de seguridad en la plataforma sobre la cual opera el software, es necesario adquirir licencias de la funcionalidad Documentum Trusted Content Services (TCS), la cual es complementaria al software EMC Documentum y es propiedad del fabricante EMC Corporation. Cabe señalar que Documentum TCS sólo puede implementarse sobre EMC Documentum, por lo que se considera un complemento y no un producto independiente. Documentum TCS permitirá implementar un mecanismo de seguridad para proteger el repositorio de archivos y carpetas en los cuales el software EMC Documentum almacena los documentos electrónicos. En ese sentido, considerando que el SISGED gestiona la documentación de la Superintendencia, así como el Repositorio Electrónico de la UIF, existe un número importante de archivos electrónicos con información sensible que deben ser protegidos y a los cuales se les debe restringir el acceso por parte de usuarios no autorizados. Por ello, esta Gerencia considera conveniente implementar la funcionalidad Documentum TCS para todas las licencias del software EMC Documentum, a fin de contar con herramientas de seguridad acordes a las políticas de seguridad de la información que se están implementando en la Superintendencia. Por otro lado, es importante considerar el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento que complementa la adquisición de licencias, pues garantiza la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas en el mismo, directamente al fabricante. También, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, lo cual garantiza su funcionalidad al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada. Por lo tanto, es imprescindible contar con este servicio de soporte, actualización y mantenimiento, para garantizar la funcionalidad, operatividad y valor económico del software. De esta forma, si bien existen alternativas disponibles en el mercado, en lo que se refiere a software para la automatización de procesos y la gestión de contenidos, por las razones anteriormente expuestas, resulta evidente que la migración hacia cualquiera de estas alternativas implicaría un esfuerzo económico y en horas-hombre significativo para la Superintendencia, pues toda la plataforma de sistemas de información implementada y en desarrollo, tendría que ser reemplazada por un nuevo software. Adicionalmente, se debe considerar que el software EMC Documentum se encuentra en uso en la Superintendencia desde mediados del año 2010 y los sistemas desarrollados en el mismo han sido gradualmente puestos en producción desde el año 2011, por lo que el nivel de la inversión realizada en licencias, proyectos de desarrollo y equipamiento aún está generando retornos para la institución. En ese sentido, no sería razonable descartar una plataforma que satisface las necesidades de los usuarios, para iniciar nuevos desarrollos (de los mismos sistemas de información) en un nuevo software. Por lo tanto, esta Gerencia considera que se debe mantener el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos en la Superintendencia, por lo cual se solicitará la estandarización del uso del software EMC Documentum en la Superintendencia y no se evaluarán alternativas para su reemplazo, debido al nivel de inversión realizado, al número de sistemas de información implementados y de proyectos en curso y al alto costo que implicaría migrar hacia otra plataforma de software. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /7

5 6. Análisis Comparativo Técnico Dado que esta Gerencia considera que se debe mantener el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos en la Superintendencia, para lo cual se solicitará la estandarización del uso del software EMC Documentum en la Superintendencia, no se realizará el análisis comparativo técnico basado en la Parte 3: Proceso de Evaluación de Software de la Guía de Evaluación de Software, aprobada por Resolución Ministerial N PCM, al no ser posible su aplicación puesto que no se evaluarán alternativas para el reemplazo del software EMC Documentum. Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunica a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), tal como está establecido en el mencionado Reglamento. Por otro lado, se debe señalar que para la adquisición de 501 y 100 licencias adicionales del software EMC Documentum, mediante resoluciones SBS N , de fecha 25 de octubre de 2011, y N , de fecha 11 de diciembre de 2012, respectivamente, se aprobó la estandarización del uso del software EMC Documentum en la Superintendencia, cumpliendo para ello lo dispuesto por la Directiva N OSCE/CD, que refiere los lineamientos para la contratación que hace referencia a una determinada marca o tipo particular de producto o servicio. De esta forma, se confirma la decisión de la Superintendencia en continuar utilizando el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos. 7. Análisis Comparativo de Costo Beneficio Dado que esta Gerencia considera que se debe mantener el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos en la Superintendencia, para lo cual se solicitará la estandarización del uso del software EMC Documentum en la Superintendencia, no se realizará el análisis comparativo de costo beneficio, puesto que no se evaluarán alternativas para el reemplazo del software EMC Documentum. A partir de las cotizaciones solicitadas a la empresa EMC Corporation, comercializadora del software EMC Documentum, el costo de la adquisición de 100 licencias adicionales del software EMC Documentum, incluyendo la funcionalidad de Documentum Trusted Content Services para la totalidad de licencias, es de US$133,509.92, incluyendo los impuestos de Ley. Por otro lado, cabe señalar que EMC Corporation ha autorizado a EMC del Perú, como empresa exclusiva para comercializar las licencias del software EMC Documentum a la Superintendencia. 8. Conclusiones Las conclusiones del presente informe son las siguientes: La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Pensiones (SBS), para el cumplimiento de sus funciones de regulación y supervisión de los Sistemas Financiero, de Seguros y del Sistema Privado de Pensiones, así como para prevenir y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, hace uso del producto de software Documentum, del fabricante EMC, el cual está orientado a la automatización de Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /7

6 procesos de negocio y flujos de trabajo (Business Process Management BPM) y la gestión de contenidos (Enterprise Content Management ECM). Actualmente, como parte de su infraestructura tecnológica, la Superintendencia cuenta con 701 licencias del software EMC Documentum, adquiridas en los años 2010 (100 licencias), 2011 (501 licencias) y 2012 (100 licencias). Estas licencias se encuentran en completo uso por parte de la Superintendencia, en el desarrollo e implementación de diferentes proyectos institucionales, así como en sistemas en producción. Para la adquisición de 501 y 100 licencias adicionales del software EMC Documentum, mediante resoluciones SBS N , de fecha 25 de octubre de 2011, y N , de fecha 11 de diciembre de 2012, respectivamente, se aprobó la estandarización del uso del software EMC Documentum en la Superintendencia, cumpliendo para ello lo dispuesto por la Directiva N OSCE/CD, que refiere los lineamientos para la contratación que hace referencia a una determinada marca o tipo particular de producto o servicio. De esta forma, se confirma la decisión de la Superintendencia en continuar utilizando el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos. De acuerdo a lo dispuesto por el Decreto Supremo N PCM, las entidades del Estado Peruano deberán tomar las medidas del caso para asegurar el uso exclusivo de software legal. Por ello, con la finalidad de contar con licencias válidas del software EMC Documentum, para cada usuario de los sistemas desarrollados en dicho software, es necesario adquirir las licencias adicionales y cumplir así con lo dispuesto en el Decreto Supremo N PCM. Actualmente, el número total de usuarios registrados que hacen uso de los sistemas desarrollados en el software EMC Documentum supera los 770. Dado que la Superintendencia cuenta con 701 licencias, se debe adquirir el paquete de cien (100) licencias adicionales del mismo software en que han sido desarrollados los sistemas, para asegurar su operatividad y compatibilidad y cumplir así con lo dispuesto en el Decreto Supremo N PCM. Así mismo, para asegurar la información contenida en los repositorios gestionados por el software EMC Documentum, se adquirirá la funcionalidad Documentum Trusted Content Services, para la totalidad de licencias adquiridas por la Superintendencia. Esta Gerencia considera que se debe mantener el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos en la Superintendencia, por lo cual se solicitará la estandarización del uso del software EMC Documentum y no se evaluarán alternativas para su reemplazo, debido al nivel de inversión realizado, al número de sistemas de información implementados y de proyectos en curso y al alto costo que implicaría migrar hacia otra plataforma de software. Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunicada a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), tal como está establecido en el mencionado Reglamento. Otro factor a tener en cuenta y que favorece a la alternativa de mantener el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos en la Superintendencia, es el valor intangible relacionado al nivel de conocimientos (know how) que posee el personal técnico, lo cual no ha sido valorizado económicamente y que refuerza la alternativa mencionada. Las licencias a adquirir deberán contar con el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento que garantiza la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas en el mismo, directamente al fabricante. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /7

7 También, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, garantizando así su funcionalidad, al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada. Por lo expuesto, se solicita la adquisición de cien (100) licencias adicionales del software EMC Documentum, así como de la funcionalidad Documentum Trusted Content Services, a un distribuidor autorizado por la casa fabricante, con un período del servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento de un (01) año. Estas licencias deberán ser adicionadas al grupo de 701 licencias ya adquiridas por la Superintendencia. 9. Firmas Igor Sakuma Carbonel Gerente de Tecnologías de Información Ricardo Berrospi Taquire Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas (a.i.) Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /7