INFORME Nº GTI. A : Miguel Castro Román Superintendente Adjunto de Administración General (a.i.) DE : Gerente de Tecnologías de Información

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1 INFORME Nº GTI A : Miguel Castro Román Superintendente Adjunto de Administración General (a.i.) DE : Gerente de Tecnologías de Información ASUNTO : Informe Técnico Previo de Evaluación de Software REFERENCIA : Memorando N SG FECHA : 16 de marzo de Antecedentes El presente informe ha sido elaborado en cumplimiento a lo dispuesto por el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la Administración Pública, y formará parte del requerimiento que será formulado por esta Gerencia para la adquisición de licencias del software Cyberscan, actualmente en uso en la Superintendencia. 2. Nombre del Área El área encargada de la evaluación técnica para la adquisición de licencias del Software de Producción de Microformas, es el Departamento de Desarrollo de Sistemas de la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI) de esta Superintendencia. El Software de Producción de Microformas es la herramienta que cubre las necesidades del Sistema de Producción de Microformas (SPM) utilizado por el Departamento de Gestión Documental de la Secretaría General (SG). 3. Nombre y Cargo del Responsable de la Evaluación El funcionario responsable de la evaluación es el Sr. Néstor Jiménez Munares, Analista de Desarrollo de Sistemas I del Departamento de Desarrollo de Sistemas de la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI). 4. Fecha La fecha del presente informe es el 16 de marzo de Justificación La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones (SBS), para el cumplimiento de sus funciones de regulación y supervisión de los Sistemas Financiero, de Seguros y del Sistema Privado de Pensiones, así como para prevenir y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, cuenta con un sistema de producción de microformas, a través del cual digitaliza con valor legal diversos documentos físicos y electrónicos generados por las áreas usuarias o ya archivados en el Archivo Central. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511)

2 En ese sentido, mediante Resolución SBS N de fecha 04 de mayo de 2011, se autorizó la conversión de los documentos de la Superintendencia al sistema de microformas y microarchivos. El Manual Técnico N SBS-MTC-SGE regula el funcionamiento de la Línea de Producción de Microformas de la Superintendencia. Actualmente, el Sistema de Producción de Microformas (SPM) utiliza el software CyberScan v 1.5 en las tareas de digitalización, indización, control de calidad y almacenamiento de los documentos físicos y electrónicos que maneja la Superintendencia. Desde su adquisición, el software Cyberscan v1.5 ha cumplido satisfactoriamente con las expectativas requeridas por el SPM, llegando a convertirse en la herramienta central para sus funciones. Sin embargo, el software señalado ya no cuenta con los servicios de soporte técnico y actualización por haber concluído su ciclo de vigencia tecnológica. La empresa que ofrece el software Cyberscan ha migrado el software de una arquitectura cliente-servidor a una arquitectura web y ha decidido no brindar más soporte a sus versiones cliente-servidor, por lo que, de seguir con la misma herramienta, el upgrade (incremento en la versión) implicaría migrar al nuevo producto Cyberscan Cloud. En este contexto, la Secretaría General, a través del Memorando N SG, ha manifestado la necesidad de continuar utilizando el software Cyberscan en el Sistema de Producción de Microformas, como plataforma para la gestión del flujo de digitalización e indización de documentos masivos en la Superintendencia. 6. Alternativas Desde su adquisición, el software Cyberscan ha sido utilizado como plataforma para la gestión del flujo de digitalización e indización de documentos masivos que se administran en el Sistema de Producción de Microformas, el cual es operado por la Secretaría General. De esta forma, a través del Memorando N SG, la Secretaría General ha confirmado su decisión de continuar utilizando el software Cyberscan en el Sistema de Producción de Microformas, debido al óptimo rendimiento ofrecido por el mismos desde su implementación. Si se cambiara de software, sería necesario migrar o volver a integrar el Sistema de Producción de Microformas, sus programas e interfaces, con el nuevo software reemplazante, con el consecuente esfuerzo en horas-hombre y el potencial riesgo de, en ese proceso, perder información o funcionalidad ya incorporada en los actuales programas y sistemas de información. Esta problemática no estaría presente si toda la plataforma se mantuviera en el mismo producto de software, en este caso Cyberscan, para minimizar el riesgo de incompatibilidad tecnológica y evitar que se tenga que integrar nuevamente todos los programas y sistemas de información ya implementados a la fecha en el Sistema de Producción de Microformas. Adicionalmente, el cambio de la plataforma de desarrollo del software Cyberscan por otro software, implicaría también la reconfiguración de la plataforma de hardware (servidores) que actualmente soporta al software Cyberscan. Esto demandaría horas-hombre para la instalación y configuración del nuevo software, el cual podría requerir de equipos adicionales o de distinta configuración a los ya adquiridos por la Superintendencia. Así mismo, el uso de un nuevo software obligaría a reemplazar las quince (15) licencias del software Cyberscan con que ya cuenta la Superintendencia, con la consecuente pérdida de la inversión realizada para su adquisición. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

3 En ese sentido, utilizar un software diferente significaría dejar de lado todo lo desarrollado e implementado a la fecha con el software Cyberscan, entre sistemas de información, programas e interfaces, así como el gasto de horas-hombre del personal de la Superintendencia. Así mismo, es importante considerar el servicio de soporte técnico y actualización que complementa la adquisición de licencias, pues garantiza la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas en el mismo, directamente al fabricante. También, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, lo cual garantiza su funcionalidad al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada. Por lo tanto, es imprescindible contar con este servicio de soporte técnico y actualización, para garantizar la funcionalidad, operatividad y valor económico del software. De esta forma, si bien existen alternativas disponibles en el mercado, en lo que se refiere a software para la gestión del flujo de digitalización e indización de documentos masivos, por las razones anteriormente expuestas, resulta evidente que la migración hacia cualquiera de estas alternativas implicaría un esfuerzo económico y en horas-hombre significativo para la Superintendencia, pues toda la plataforma de sistemas de información implementada y en desarrollo, tendría que ser reemplazada por un nuevo software. Por lo tanto, la Secretaría General, a través del Memorando N SG, ha manifestado la necesidad de continuar utilizando el software Cyberscan en el Sistema de Producción de Microformas como plataforma para la gestión del flujo de digitalización e indización de documentos masivos en la Superintendencia, por lo cual se solicitará la estandarización del uso y del servicio de soporte técnico y actualización del software Cyberscan en la Superintendencia y no se evaluarán alternativas para su reemplazo, debido al nivel de inversión realizado en la adquisición de licencias, la integración del software con el Sistema de Producción de Microformas, el nivel de conocimiento en el manejo del software por parte del personal técnico de esta Gerencia y al alto costo que implicaría migrar hacia otra plataforma de software. 7. Análisis Comparativo Técnico De acuerdo a lo indicado por la Secretaría General a través del Memorando N SG, se debe mantener el software Cyberscan como plataforma para la gestión del flujo de digitalización e indización de documentos masivos del Sistema de Producción de Microformas de la Superintendencia, para lo cual se solicitará la estandarización del uso y del servicio de soporte técnico y actualización del software Cyberscan en la Superintendencia, y no se realizará el análisis comparativo técnico basado en la Parte 3: Proceso de Evaluación de Software de la Guía de Evaluación de Software, aprobada por Resolución Ministerial N PCM, al no ser posible su aplicación puesto que no se evaluarán alternativas para el reemplazo del software Cyberscan. Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunicado a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), tal como está establecido en el mencionado Reglamento. Por otro lado, tal como se ha señalado, para la adquisición de licencias del software Cyberscan, se solicitará la estandarización del uso y del servicio de soporte técnico y actualización de dicho software en la Superintendencia, cumpliendo para ello lo dispuesto por la Directiva N OSCE/CD, que refiere los lineamientos para la contratación que hace referencia a una Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

4 determinada marca o tipo particular de producto o servicio. De esta forma, se confirma la decisión de la Superintendencia en continuar utilizando el software Cyberscan como plataforma para la gestión del flujo de digitalización e indización de documentos masivos del Sistema de Producción de Microformas de la Superintendencia. Así mismo, la necesidad de que el servicio de soporte técnico y actualización del software Cyberscan sea provisto por un distribuidor autorizado del fabricante, responde a que es indispensable asegurar los siguientes puntos: El soporte técnico es prestado por personal del fabricante o del distribuidor que, formalmente, está autorizado por el fabricante para revisar código fuente, librerías, modificar programas o resolver problemas, asumiendo la responsabilidad de los cambios realizados. De esta forma, no se pierde la garantía sobre el software. La condición de distribuidor autorizado asegura que el personal está en capacidad de resolver problemas recurriendo a las fuentes de información provistas por el fabricante, algo a lo que un distribuidor no autorizado no tendría acceso. La actualización de las versiones del software garantiza su vigencia tecnológica en el tiempo, además de permitir el acceso a mejoras en la funcionalidad del software, en beneficio de los usuarios. Un distribuidor autorizado comparte con el fabricante, por contrato, la responsabilidad sobre el desempeño del software y cualquier eventualidad que el mismo pueda originar. En ese sentido, todo incidente de orden técnico o funcional es atendido por el fabricante, a través de su distribuidor original, el cual provee las instrucciones o realiza los contactos con el fabricante. En ese sentido, contar con un servicio de soporte provisto por el fabricante del software, garantiza la correcta operatividad, funcionamiento, soporte técnico y actualización de versiones del software. Caso contrario, la inversión realizada podría estar en riesgo de pérdida ante la eventualidad de una falla o error, que no estaría cubierta por la garantía del fabricante al no contar la Superintendencia con un servicio que permita atender estos requerimientos. Adicionalmente, este servicio no puede ser brindado por otra empresa, debido a que no se contaría con la autorización (por derechos de propiedad intelectual) para modificar el software, por lo cual la contratación de un servicio de soporte brindado por una empresa no autorizada resultaría contraproducente, desde el punto de vista operativo y económico. 8. Análisis Comparativo de Costo Beneficio De acuerdo a lo indicado por la Secretaría General a través del Memorando N SG, se debe mantener el software Cyberscan como plataforma para la gestión del flujo de digitalización e indización de documentos masivos del Sistema de Producción de Microformas de la Superintendencia, para lo cual se solicitará la estandarización del uso y del servicio de soporte técnico y actualización del software Cyberscan en la Superintendencia, y no se realizará el análisis comparativo de costo beneficio, puesto que no se evaluarán alternativas para el reemplazo del software Cyberscan. A partir de las cotizaciones solicitadas a la empresa CYBERSEC CONSULT S.A., comercializadora del software Cyberscan, el costo de la adquisición de la licencia por procesador de servidor (sin caducidad) de la última versión del software Cyberscan Cloud y la migración de los registros en el sistema actual al nuevo sistema es de US$47,436.00, incluyendo los impuestos de Ley. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

5 9. Conclusiones Las conclusiones del presente informe son las siguientes: La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones (SBS), para el cumplimiento de sus funciones de regulación y supervisión de los Sistemas Financiero, de Seguros y del Sistema Privado de Pensiones, así como para prevenir y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, cuenta con un sistema de producción de microformas, a través del cual digitaliza con valor legal diversos documentos físicos y electrónicos generados por las áreas usuarias o ya archivados en el Archivo Central. Actualmente, el Sistema de Producción de Microformas (SPM) utiliza el software CyberScan v 1.5 en las tareas de digitalización, indización, control de calidad y almacenamiento de los documentos físicos y electrónicos que maneja la Superintendencia. De acuerdo a lo dispuesto por el Decreto Supremo N PCM, las entidades del Estado Peruano deberán tomar las medidas del caso para asegurar el uso exclusivo de software legal. Por ello, con la finalidad de contar con licencias válidas del software Cyberscan, para cada usuario de los sistemas desarrollados en dicho software, es necesario adquirir la licencia por procesador de servidor (sin caducidad) y cumplir así con lo dispuesto en el Decreto Supremo N PCM. La Secretaría General, a través del Memorando N SG, ha manifestado la necesidad de continuar utilizando el software Cyberscan en el Sistema de Producción de Microsoformas como plataforma para la gestión del flujo de digitalización e indización de documentos masivos en la Superintendencia, por lo cual se solicitará la estandarización del uso y del servicio de soporte técnico y actualización del software Cyberscan en la Superintendencia y no se evaluarán alternativas para su reemplazo, debido al nivel de inversión realizado en la adquisición de licencias, la integración del software con el Sistema de Producción de Microformas, el nivel de conocimiento en el manejo del software por parte del personal técnico de esta Gerencia y al alto costo que implicaría migrar hacia otra plataforma de software. Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunicada a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), tal como está establecido en el mencionado Reglamento. Otro factor a tener en cuenta y que favorece a la alternativa de contratación del servicio de soporte técnico y actualización del software Cyberscan Cloud, es el valor intangible relacionado al nivel de conocimientos (know how) que posee los analistas y supervisores, lo cual no ha sido valorizado económicamente y que refuerza la alternativa mencionada. El servicio de soporte técnico y actualización garantiza la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte técnico y actualización que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas en el mismo, directamente al fabricante. También, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, garantizando así su funcionalidad, al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada. Por lo expuesto, se requiere la adquisición de la nueva versión del software Cyberscan Cloud, con su respectivo servicio de soporte técnico y actualización, el cual es utilizado como plataforma Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

6 para la gestión del flujo de digitalización e indización de documentos masivos en el Sistema de Producción de Microformas de la Superintendencia. 10. Firmas Igor Sakuma Carbonel Gerente de Tecnologías de Información Néstor Jiménez Munares Analista de Desarrollo de Sistemas I Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6