MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBASTA DE MOBILIARIO, EQUIPOS, Y OBRAS DE ARTE

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBASTA DE MOBILIARIO, EQUIPOS, Y OBRAS DE ARTE CONTRALORÍA APROBACIÓN CON de junio del 2008

2 Pág.2/21 ÍNDICE I- INTRODUCCIÓN 3 II- ÁREAS Y PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO 4 III- GLOSARIO 5 IV- PROCEDIMIENTO: 4.1 PROCEDIMIENTO: Subasta de Mobiliario, Equipos y Obras de Arte Definición 7 Alcance 7 Políticas y Normas 7 Actividades: Núm.1: Organizar Subasta de Mobiliario, Equipos y Obras de Arte 12 Núm.2: Realizar Subasta de Mobiliario, Equipos y Obras de Arte 13 Núm.3: Recibir Pago por Venta de Subasta 15 Núm.4: Remitir Ingresos Percibidos por Venta de Subasta 17 Núm.5: Entregar Activos Subastados 18 Núm.6: Recibir Documentos de Activos Subastados 19 V- RELACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN EL PROCEDIMIENTO 20 VI- HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES AL MANUAL DE PROCEDIMIENTO 21 VII- ANEXOS 22 - Historial de Cambios a Documentos

3 Pág.3/21 I- INTRODUCCIÓN El Banco de Reservas realiza subastas periódicas de los activos obsoletos, en desuso o irreparables, a través de la Dirección General Administrativa, con la autorización del Comité Administrativo. En interés de optimizar este proceso, documentamos el Manual Subasta de Mobiliario, Equipos y Obras de Arte, cuyo objetivo es dar salida de los almacenes a los muebles, equipos y obras de artes que no utiliza la Institución. Además, dotar al personal que interviene en el proceso de las Subastas, de una guía que les permita conocer los procedimientos a seguir para organizar, realizar y controlar la ejecución de esta actividad. El Manual contiene las políticas y normas que rigen los procedimientos de trabajo, los puestos que intervienen y los formularios que se utilizan.

4 Pág.4/21 II ÁREAS Y PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO - AUDITORÍA GENERAL Auditor - DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE RIESGO Gerente de Valuaciones - DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Director General Administrativo Gerente Administrativo Gerente de Activos Fijos Técnico de Activos Fijos Técnico Control de Muebles - CONSULTORÍA JURÍDICA Abogado - DIRECCIÓN SUMINISTROS Encargado Almacén Km.23 - DIRECCIÓN SERVICIOS GENERALES Director de Servicios Generales - DIRECCIÓN CONTROL INTERNO, CONTRALORÍA Supervisor Control de Operaciones

5 Pág.5/21 III- GLOSARIO Término Descripción M/E Mobiliario, Equipos y Obras de Arte SAF Sistema de Activos Fijos y Bienes Diversos Desapoderamiento Cuando el Banco deja de poseer un M/E. Descargo Depreciación Traslado Valor en Libro Es el proceso de eliminar de los registros contables del Banco, los valores correspondientes a los M/E por desapoderamiento. La asignación proporcional del costo de un Activo Fijo a gastos, durante su vida útil, en una forma razonable y sistemática, de acuerdo a las disposiciones de las autoridades correspondientes y los procedimientos contables. Es el proceso de transferir en los registros contables, el valor de un M/E que ha sido trasladado de un área a otra. Valor obtenido del costo de adquisición de un activo fijo, menos la depreciación acumulada.

6 Pág.6/21 IV- PROCEDIMIENTO

7 Pág.7/ PROCEDIMIENTO: SUBASTA DE MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE DEFINICIÓN Describe las normas y políticas para la realización de subastas de mobiliario, equipos y obras de arte. ALCANCE Aplica en: Contraloría, Auditoría General, Dirección General Administración y Control de Riesgo y Dirección General Administrativa. Desde: Que la Dirección General Administrativa recibe la autorización del Comité Administrativo para la subasta, hasta la presentación al Comité Administrativo de los resultados de esta actividad. POLÍTICAS Y NORMAS (El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) Organización de las Subastas: 1. El Comité Administrativo autorizará, previa solicitud de la Dirección General Administrativa, las subastas de los M/E obsoletos, en desuso o irreparables a nivel nacional. El informe de los M/E que califican para la subasta, lo remitirá el Encargado de Almacén del Km.23, vía electrónica, a la Gerencia de Activos Fijos, Dirección General Administrativa, luego de que el equipo de Técnicos Calificados realice la revisión de los mismos. 2. La Gerencia de Activos Fijos se asegurará de que los M/E a subastar estén descargados en el SAF. 3. Las subastas serán coordinadas por la Dirección General Administrativa y se realizarán una (1) vez al año, en el mes de marzo.

8 Pág.8/21 4. El precio de la primera puja de los M/E lo establecerá un Comité integrado por: a) Gerente de Valuación, Dirección General Control de Riesgos b) Gerente Administrativo, Dirección General Administrativa c) Gerente de Activo Fijo, Dirección General Administrativa d) Encargado de Almacén Km. 23, Dirección de Suministros Dicho Comité, para establecer este precio, tomará en consideración el valor en Libros del artículo a subastar. 5. Se conformará un Comité de Subastas, para conocer las ofertas de Subastas, que estará integrado por un representante de las áreas siguientes: a) Auditoría General b) Dirección Control Interno c) Dirección de Servicios Generales d) Dirección de Suministros e) Gerencia de Activos Fijos f) Consultoría Jurídica 6. La Dirección General Administrativa convocará al Comité de Subasta para la apertura de los sobres con las ofertas, con una semana de anticipación. 7. La Dirección General Administrativa informará oportunamente a todo el personal del Grupo Reservas, con una (1) semana de antelación, el inicio de la exhibición de los M/E a subastar, indicando lo siguiente: a) Relación de M/E a subastar con el valor de la primera puja. b) Lugar, horario y período de tiempo para la exhibición de los M/E. c) Lugar y plazo para la recepción de las ofertas. d) Formulario Oferta para Subasta para someter sus ofertas. e) Remisión a la Dirección General Administrativa del formulario, en sobre cerrado y lacrado. f) Fecha, lugar y hora de la apertura de los sobres con las ofertas. g) Forma de presentación de las ofertas. 8. El Encargado Almacén Km. 23, Dirección de Suministros y el Técnico Control Muebles, Gerencia de Activos Fijos, en coordinación con el Gerente Administrativo, Dirección General Administrativa, serán los responsables de la organización de los M/E a

9 Pág.9/21 subastar en el área destinada para su exhibición, para que el personal del Grupo Reservas pueda observarlos y someter sus ofertas. 9. Los M/E se subastarán a los miembros del personal activo y jubilado del Grupo Reservas. 10. El Comité Administrativo ponderará solicitudes de venta a personas externas, de lotes de partes y desechos de muebles y equipos deteriorados, en desuso o inservibles que no fueron adquiridos en la subasta. 11. La exhibición de los M/E a subastar, tendrá una duración de treinta días. 12. Los concursantes tendrán acceso al lugar de la subasta durante los treinta días establecidos para la exhibición de los M/E a subastar. 13. Las ofertas para la subasta deberán someterse en sobre cerrado y lacrado, en la fecha señalada en la publicación. El concursante remitirá a la Gerencia Administrativa de la Dirección General Administrativa oferta de compra, indicando el o los artículos y monto a ofrecer, además de sus datos particulares como: nombre, código, teléfonos y oficina o área de trabajo, según el formulario diseñado para estos fines. 14. El Gerente Administrativo, Dirección General Administrativa, registrará en los sobres la fecha y hora de su recepción e inicialará los mismos. 15. Las ofertas se harán a través del formulario Oferta para Subasta, DGA-129, el cual se recibirá por solicitante e incluirá los artículos y lotes de su interés. Realización de las Subastas: 16. El Comité de Subastas elegirá dentro de sus miembros un Secretario que se encargará de asentar en el libro de participantes,la fecha y hora de recepción de las ofertas, el nombre de los participantes y el número de orden. 17. El Comité de Subastas será responsable de abrir los sobres, en la fecha y hora señalada. 18. El Secretario de Subasta anotará en el Registro Control de la Subasta, las informaciones sobre las ofertas ganadoras, con el detalle siguiente: a) Fecha

10 Pág.10/21 b) Nombre del Adjudicatario c) Código del Empleado d) Descripción del Artículo e) Precio 19. El Registro Control deberá contener la firma de los miembros del Comité de Subastas. 20. Los artículos subastados se adjudicarán al mayor postor y en caso de empate, el Comité de Subastas tomará como referencia la fecha y hora de recepción de la oferta, para decidir el ganador en base a quien ofertó primero. 21. El Comité de Subastas se reserva el derecho de poder cancelar las ofertas que contengan informaciones erradas o incompletas. 22. El Secretario del Comité de Subastas, al final de la actividad, levantará un acta con los M/E vendidos y los no vendidos en la actividad, la cual será firmada por los miembros del comité. 23. El acta de la subasta será recibida por el Gerente Administrativo, para proceder a la ejecución y materialización de la venta. Resultados de las Subastas: 24. La Dirección General Administrativa gestionará el envío de la carta múltiple a todo el personal del Grupo Reservas, informando los resultados de la subasta. Así mismo, remitirá a cada ganador comunicación informando los M/E que adquirió, precio y plazo para que realice el pago. 25. El ganador pagará a la Gerencia Administrativa, Dirección General Administrativa, mediante cheque personal o de Administración a nombre del Banco de Reservas, en el transcurso de los quince días laborables, posterior a la publicación de los resultados de la subasta. No se aceptarán pagos en efectivo. 26. En caso de incumplimiento del pago del M/E subastado, se declarará ganador al que ocupó el segundo lugar.

11 Pág.11/ La Gerencia Administrativa, tan pronto el ganador efectúe el pago, le expedirá un Recibo de Ingresos, SU-VAR-080, por el importe del mueble o equipo adquirido en subasta. 28. La Gerencia Administrativa enviará a la Contraloría listado de los pagos y los cheques correspondientes a los M/E subastados, para que la Gerencia de Contabilidad Operativa los deposite en la Cuenta Núm , Ganancias por Venta de Activo Fijo. Entrega Artículo al Ganador: 29. Para recoger el artículo adquirido en la Subasta, el ganador presentará al Encargado del Almacén depositario de los M/E lo siguiente: a) Carnet de Empleado b) Recibo de Ingresos, SU-VAR-080 c) Comunicación informando artículos adquiridos en la Subasta. 30. El Encargado de Almacén completará formulario Traslado de Mobiliario, Equipos y Obras de Arte, SU-VAR-203, y firmará como despachado al momento de entregar el artículo al ganador. 31. No se aceptarán reclamaciones después de haber retirado las mercancías. 32. El Encargado de Almacén remitirá a la Gerencia de Activos Fijos el listado de artículos entregados en la subasta, para su control y anexará: a) Formularios Traslado de Mobiliario, Equipos y Obras de Arte SU-VAR-203 b) Copias Recibos de Ingresos, SU-VAR-080. Informe sobre la Subasta: 33. La Dirección General Administrativa presentará informe al Comité Administrativo sobre el resultado de la Subasta, incluyendo los artículos vendidos y los por vender, para su conocimiento y decisión del destino a dar a los no vendidos.

12 ACTIVIDAD NÚM. 1: ORGANIZAR SUBASTA DE MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE RESPONSABLE ACTIVIDADES Director General Administrativo Gerente Administrativo Encargado Almacén Km. 23, Técnico Control Muebles 1. Recibe de la Gerencia de Activos Fijos el listado de M/E a subastar, con el Número de M/E y valor en libro. 2. Remite listado de M/E al Gerente Administrativo. 3. Recibe del Director General Administrativo el listado de los M/E autorizados para subastar. 4. Convoca reunión con el Gerente de Valuación, Gerente de Activos Fijos y el Encargado de Almacén Km. 23, y determinan precio de la primera puja. 5. Coordina con el Encargado Almacén Km. 23 y Técnico Control Muebles, la organización en el almacén de los M/E a subastar y entrega listado. 6. Reciben del Gerente Administrativo el listado de los M/E a subastar. 7. Organizan los M/E por tipo de activo fijo, en función al número control de subasta y colocan en una parte visible del activo. 8. Asignan un número de lote a los artículos que se van a subastar por lotes, según relación e informan al Gerente Administrativo. 9. Fija fecha de la subasta. Gerente Administrativo Director General Administrativo 10. Elabora carta múltiple para informar todo lo relativo a la subasta, tal como se detalla en la Política Núm. 8 del presente Manual. 11. Remite al Director General Administrativo, para su firma. 12. Recibe y revisa carta múltiple y firma. 13. Solicita a la Administración General la publicación de la carta múltiple al personal del Grupo Reservas.

13 Pág.13/21 ACTIVIDAD NÚM. 2: REALIZAR SUBASTA DE MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE RESPONSABLE Director General Administrativo Comité de Subasta ACTIVIDADES 1. Convoca, con una semana de anticipación, al Comité de Subasta, indicándoles la fecha, hora y lugar de su realización, 2. Recibe del Gerente Administrativo, Dirección General Administrativa, el Registro Control de Subasta y Libro de Participantes, en un medio electrónico. 3. Selecciona a uno de sus miembros como Secretario de la subasta. Miembro del Comité de Subasta Secretario de la Subasta 4. Abre los sobres y da lectura a los nombres de los participantes. 5. Registra en el Libro de Participantes, el nombre del participante, fecha y hora de recepción de las ofertas. 6. Obtiene firma de todos los miembros del Comité en el Libro de Participantes impreso. Miembro del Comité de Subasta Secretario de la Subasta 7. Da lectura a las ofertas por participantes. 8. Anota en el Registro Control de Subasta, las ofertas por artículos. 9. Segrega los artículos con ofertas de los sin ofertas. 10. Identifica las ofertas ganadoras. Si se produce empate en las ofertas: 11. El Comité decide la oferta ganadora verificando cual se recibió primero. 12. Anota en el Registro Control de Subasta las ofertas ganadoras. 13. Imprime Registro Control de Subasta, firma y obtiene firma de los demás miembros del Comité de Subasta.

14 Pág.14/ Entrega al Gerente Administrativo el Registro Control de Subasta, junto con la documentación soporte de la subasta (ofertas). Gerente Administrativo, DGA 15. Recibe Registro Control de Subasta y documentación soporte. 16. Elabora carta múltiple informando el listado de ganadores y remite al Director General Administrativo para su firma. 17. Elabora y remite comunicación a cada ganador, especificando artículos adjudicados y el plazo de 15 días para realizar el pago correspondiente. Director General Administrativo Gerente Administrativo, DGA 18. Recibe carta múltiple, firma y solicita a la Administración General su envío a todo el personal del Grupo Reservas. 19. Da seguimiento al plazo señalado para que el ganador realice el pago correspondiente. Si se vence el plazo y el ganador no ha realizado el pago: 19.1 Ofrece el artículo al concursante que quedó en segundo lugar. Si acepta, lo declara ganador y le remite comunicación, tal y como se detalla en el Paso Núm Remite listado de artículos subastados y ganadores al Encargado Almacén Km. 23 y al Gerente de Activos Fijos. Encargado Almacén Km Recibe relación de artículos vendidos y no vendidos. 22. Clasifica los vendidos por ganadores para facilitar su entrega. 23. Los artículos no vendidos los coloca en los almacenes para futuras subastas.

15 Pág.15/21 ACTIVIDAD NÚM. 3 : RECIBIR PAGO POR VENTA DE SUBASTA RESPONSABLE Gerente Administrativo ACTIVIDADES 1. Requiere del ofertante ganador el Carnet de Empleado y la comunicación de ganador. 2. Obtiene del ganador cheque personal o cheque de administración por el monto de lo subastado. 3. Registra en relación de ganadores (Microsoft Excel) la fecha de pago, número y monto del Cheque. 4. Prepara Recibo de Ingresos, SU-VAR-080, en original y 2 copias. 5. Entrega al ganador el original del formulario Recibo de Ingresos, SU-VAR-080. Retiene copias para Expediente de archivo. Si el artículo subastado es Equipo de Transporte, además de los pasos anteriores: 6. Requiere al ganador copia de la Cédula de Identidad y Electoral. 7. Elabora comunicación a la firma del Director General Administrativo, solicitando a la Dirección Legal la confección del contrato de venta del equipo de transporte. 8. Anexa a la comunicación: copia del Registro Control de Subasta, copia matrícula vehículo y copia Cédula Identidad Electoral del ganador. 9. Obtiene firma del Director General Administrativo, y remite comunicación con anexos a la Dirección Legal para elaboración del contrato. 10. Recibe contrato de venta, revisa y obtiene firma del Director General Administrativo y del ganador de Subasta. 11. Remite nuevamente el Contrato a la Dirección Legal, para notarización.

16 Pág.16/ Recibe el Contrato notarizado y obtiene copia. 13. Elabora comunicación, a la firma del Director General Administrativo, autorizando al ganador a traspasar el vehículo a su nombre. 14. Obtiene firma del Director General Administrativo en comunicación y en el reverso de la matrícula original del vehículo. 15. Entrega al ganador contrato de venta, comunicación de autorización de traspaso y matrícula original del vehículo endosada. 16. Retiene copia del contrato de venta y matrícula para expediente de archivo.

17 Pág.17/21 ACTIVIDAD NÙM. 4 : REMITIR INGRESOS PERCIBIDOS POR VENTA DE SUBASTA RESPONSABLE ACTIVIDADES Gerente Administrativo, DGA 1. Suma y determina monto a que ascendieron los cheques recibidos como pagos de la Subasta. 2. Elabora comunicación a la Contraloría, para que la Gerencia de Contabilidad Operativa realice el depósito de los cheques y remite al Director General Administrativo, para su firma. Anexa los cheques recibidos. Director General Administrativo Secretaria Dirección General Administrativa 3. Revisa comunicación y anexos, firma e instruye a la Secretaria para su despacho. 4. Recibe comunicación y cheques anexos, y obtiene copia. 5. Remite a la Gerencia de Contabilidad Operativa, Dirección de Contabilidad e Información Contable, original del Memorando y los cheques. 6. Recibe acuse del Memorando. 7. Prepara expediente para archivo con los siguientes documentos: - Relación de Muebles y Equipos a Subastar. - Comunicación al personal informando la Subasta. - Ofertas de los concursantes. - Listado Ganadores de la Subasta. - Comunicación al personal remitiendo listado de ganadores - Acuse de Recibo de comunicación a la Gerencia de Contabilidad Operativa, Dirección de Contabilidad e Información Contable y copia de los cheques remitidos. - Copia Recibos de Ingresos, SU-VAR Copia Comunicación a Ganadores. - Copias del Contrato Venta y Matrícula, en el caso de subasta de equipos de transporte. 8. Archiva expediente.

18 Pág.18/21 ACTIVIDAD NÚM. 5 : ENTREGAR ACTIVOS SUBASTADOS RESPONSABLE Encargado Almacén Km.23 Ganador de la Subasta Encargado de Almacén Km.23 ACTIVIDADES 1. Recibe de la Gerencia Administrativa, listado de artículos subastados y ganadores. 2. Clasifica los artículos por ganadores. 3. Presenta al Encargado Almacén Km.23 el carnet de empleado, Recibo de Ingresos, SU-VAR-080 y comunicación de ganador. 4. Si el artículo a retirar es equipo de transporte, presenta en adición a lo anterior, copia del contrato de venta notarizado. 5. Obtiene copia de documentos y completa Traslado Mobiliario, Equipos y Obras de Arte, SU-VAR Entrega activo(s) y obtiene del Ganador de la Subasta, firma de recibido en el formulario Traslado Mobiliario, Equipos y Obras de Arte, SU-VAR Firma el SU-VAR-203 como despachado y remite a la Gerencia de Activos Fijos, con copia de los documentos entregados por el ganador. 8. Archiva copia de los documentos remitidos, para su control.

19 Pág.19/21 ACTIVIDAD NÙM. 6 : RECIBIR DOCUMENTOS DE ACTIVOS SUBASTADOS RESPONSABLE Gerente Activos Fijos ACTIVIDADES 1. Recibe del Encargado de Almacén Km. 23, el formulario Traslado Mobiliario, Equipos y Obras de Arte SU-VAR-203, firmado como despachado y los documentos anexos entregados por el ganador. 2. Actualiza la ubicación de los M/E en el archivo en Excel de los M/E descargados, con la información de subastados y estampa sello de procesado en el SU-VAR Archiva copia del Traslado Mobiliario, Equipos y Obras de Arte, SU-VAR-203 y documentos anexos entregados por el ganador, para su control. 4. Remite a la Gerencia Administrativa, copia del Traslado Mobiliario, Equipos y Obras de Arte SU-VAR-203, sellado como procesado. Gerente Administrativo, DGA 5. Recibe de la Gerencia de Activos Fijos copia del Traslado Mobiliario, Equipos y Obras de Arte SU-VAR-203, sellado como procesado. 6. Remite el SU-VAR-203 a la Secretaria de la Dirección General Administrativa, para su archivo. Secretaria Dirección General Administrativa 7. Archiva el SU-VAR-203 en el expediente de la Subasta.

20 Pág.20/21 V. RELACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN EL PROCEDIMIENTO. Núm. Nombre Referencia 1 Formulario Oferta para Subasta DGA Traslado Mobiliario, Equipos y Obras de Arte SU-VAR Recibo de Ingresos SU-VAR-080

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