Instructivo de Caja. Instructivo de Caja. Cargo Fecha Firma. Elaborado/ Actualizado por: Jefe de Tesorería 14/05/2015.

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1 Página: 1 de 7 Instructivo de Caja Cargo Fecha Firma Elaborado/ Actualizado por: Jefe de Tesorería Revisado por: Líder de Gestión de la Calidad Aprobado por: Líder del Proceso de Tesorería

2 Página: 2 de 7 1. OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos adecuados para la correcta administración y resguardo de los fondos percibidos o recaudados en las ventanillas de la Unidad de Tesorería, de la Municipalidad de San Borja, así como el pago a proveedores, devolución de dinero y otros. 2. TERMINOLOGÍA Filamático: Aplicativo informático que emite los tickets para la atención de los ciudadanos. Cuponera: Documento que recibe el Contribuyente y contiene la información de los tributos a pagar correspondientes al año en curso. 3. DESARROLLO 3.1. Controles de dinero CUSTODIA DE DINERO El Tesorero mantiene una caja fuerte de seguridad donde almacena el dinero recolectado diariamente por los Operadores de Plataforma de la Unidad de Tesorería. Cada Operador de la Plataforma podrá tener como máximo en el día la suma de S/. 15, (QUINCE MIL QUINIENTOS NUEVOS SOLES). Una vez excedido el monto en mención en forma periódica harán entrega del dinero al Tesorero para su custodia en la caja fuerte de seguridad, el cual será registrado en el Cuaderno de Entrega de Dinero RECAUDACION DE DINERO: EN EFECTIVO a.- A través del Filamático da un turno al Ciudadano para su atención. b.- El Operador de la Plataforma solicita al Ciudadano la cuponera/estado de cuenta/ recibo/ código de contribuyente, para el cobro respectivo. c.- Se identifica en el sistema la cuota de pago a cancelar. d.- El Operador de la Plataforma recibe el dinero y verifica, valida el monto de pago. e.- Se descarga el pago en el sistema. f.- El Operador de la Plataforma genera 2 recibos de pago, sella y entrega uno al Ciudadano como cargo y el otro se queda para el archivo.

3 Página: 3 de 7 TARJETA CREDITO/DEBITO a.- A través del Filamático se da turno al Ciudadano para su atención. b.- El Operador de la Plataforma solicita la cuponera/estado de cuenta/ recibo, para el cobro respectivo. c.- Se identifica en el sistema la cuota de pago a cancelar. d.- El Operador de la Plataforma solicita DNI para validar la Tarjeta de Crédito. e.- Verifica la fecha de caducidad de la Tarjeta de Crédito. f.- Desliza la Tarjeta de Crédito y/o Debito en el P.O.S. g.- Si es tarjeta de Debito a través de la clave autoriza el pago. h.- Se descarga el pago en el sistema. i.- j.- Verifica firma del voucher con el DNI. El Operador de la Plataforma genera 2 recibos de pagos, sella y entrega uno al Ciudadano como cargo y el otro se queda para el archivo. CHEQUE a.- A través del Filamático se da turno al Ciudadano para su atención b.- El Operador de la Plataforma solicita al Ciudadano la cuponera / estado de cuenta/ recibo, para el cobro respectivo. c.- Se identifica en el sistema la cuota de pago a cancelar d.- Se verifica si el monto del cheque sea igual a la deuda que se indica en el sistema e.- Se aceptan cheques certificados o de gerencia f.- Se verifica que el cheque esté girado a nombre de la Municipalidad de San Borja. g.- Se verifica la fecha de emisión del cheque h.- Se descarga el pago en el sistema i.- El Operador de la Plataforma genera 2 recibos de pagos, sella y entrega uno al Ciudadano como cargo y el otro se queda para el archivo.

4 Página: 4 de 7 La mala orientación a los Ciudadanos por parte de los Operadores de la Plataforma de otras Unidades al momento del pago, serán registrados en el Registro de No Conformidad de la Orientación en Caja. (3) RECEPCIÓN DE DINERO DETERIORADO O FALSIFICADO: Los Operadores de la Plataforma en el caso de recibir dinero (billetes o monedas) deteriorado o falsificado comunicarán al Ciudadano y anotarán el número de serie y el monto del billete. Este hecho se deberá comunicar inmediatamente al Jefe de Tesorería. En caso de haber sido recibido el dinero falsificado y llevado a la Caja fuerte, la reposición será de responsabilidad del Operador de la Plataforma. En ambos casos serán anotados en el Registro de Incidencias de Control de Dinero. (4) SEGURO DE DESHONESTIDAD, DESAPARICIÓN O DESTRUCCIÓN- 3D Se cuenta con un Seguro de Deshonestidad, desaparición y destrucción cuya materia asegurada es de: Todas las pérdidas pecuniarias en dinero, oro, valores, documentos o bienes, de cualquier clase o naturaleza y descripción; sean propios o terceros, susceptibles a valoración en dinero, por robo fraude o cualquier acto de deshonestidad o infidelidad que pueda sufrir el asegurado, o por el cual sea responsable, incluyendo pero no limitado, a cualquier lugar de la República, en locales propios y/o de terceros, incluyendo bienes de almacenes y/o depósitos de terceros. La contratación y vigencia del seguro es responsabilidad de la Unidad de Abastecimiento. (5) ARQUEO DE CAJA a. De manera inopinada, el Tesorero realizará arqueos de caja a los Operadores de la Plataforma que realizan recaudación, los cuales serán anotados en el Registro de Arqueo de Caja y se levantara un Acta como evidencia de la acción y conformidad, el que será firmado por el Tesorero y el operador de Plataforma (cajero). (6) CIERRE DE CAJA: a. Al finalizar el día el Operador de la Plataforma contabiliza los ingresos a través del sistema de caja obtenida en su ventanilla y realiza el cierre de caja diario. b. El Operador de la Plataforma genera el reporte Diario de Caja.

5 Página: 5 de 7 c. El Operador de la Plataforma verifica conformidad de recaudación a través de la comparación entre el reporte Diario de Caja y los ingresos registrados en el sistema. d. El Operador de la Plataforma valida la información tomando en cuenta cobros por efectivo, tarjeta y cheques, realizados en ventanilla. e. El Operador de la Plataforma coordina con el Jefe de la Unidad de Tesorería y con el Banco, para realizar el depósito del dinero al siguiente día útil, en las cuentas corrientes respectivas. f. El Operador de la Plataforma mantiene una copia original de los Voucher de Depósitos, para el archivo. g. El ingreso de dinero que se recauda los días viernes y sábado es resguardado en la caja fuerte de seguridad por el Operador de la Plataforma encargado y depositado en el banco el primer día útil. h. El Operador de la Plataforma diariamente actualizará el Sistema Gerencial de Ingresos, por fuente de financiamiento, para ser visualizado online por las áreas de Contabilidad, Presupuesto, Administración, Rentas y Gerencia Municipal. i. El Operador de la Plataforma responsable actualizará el Libro Banco con los ingresos diarios de la recaudación, Giros de cheques y Abonos en cuentas bancarias. j. Al cierre del mes se genera el Registro de Ejecución de Ingresos mensualizados y acumulados, en base a la consolidación de los Reportes Diarios de Caja. k. Una vez registrado el Libro Banco y el registro de ejecución de Ingresos mensualizados y acumulados, se elabora el Libro Voucher de Caja para la elaboración de los Estados Financieros por la Unidad de Contabilidad y asimismo del Libro Voucher se genera el Registro de Caja Mensual. l. El Flujo de Caja es una herramienta que nos sirve para planificar los ingresos y gastos en la toma de decisiones. (7) TÍTULOS VALORES: a. Se comunica a la Unidad de Abastecimiento las Cartas Fianzas o Letras por vencer para su devolución o renovación, 15 días antes de su vencimiento. b. Los cheques por pagar cuentan con un máximo en cartera de treinta días. c. Se mantiene en custodia cartas fianzas y letras por vencer de proveedores y/u otros.

6 Página: 6 de 7 d. Se cuenta con un Registro actualizado de Cartas Fianzas y Letras por cobrar. (8) PAGOS DE PROVEEDORES, DEVOLUCIONES Y OTROS A través de cheques a. Para hacer efectivo el pago el Operador de la Plataforma solicita documento de identidad, carta poder, cargo de comprobante de pago y/o recibo. b. El Operador de la Plataforma entrega comprobante pago para firma del proveedor y/o contribuyente. c. El Operador de la Plataforma verifica y valida la firma con el DNI d. El Operador de la Plataforma entrega el cheque Mensualmente el Tesorero emite un informe al Jefe de la Unidad de Contabilidad de los cheques anulados y cheques en cartera. A través de Cuentas Bancarias a. El proveedor autoriza a la Unidad de Tesorería se le deposite en cuenta corriente de un banco determinado b. Se recibe de la Unidad de Contabilidad el expediente (Orden de Servicio y/o Orden de Compra) con el monto abonar c. A través del Sistema de Caja se procede hacer el abono en la cuenta corriente autorizada por el proveedor. (9) CONTROLES a. El Tesorero deben velar por el cumplimiento de la presente instrucción. (10) REGISTROS a. Cuaderno de Entrega de Dinero b. Registro de No Conformidad de la Orientación en Caja c. Registro de Incidencias en Control de Dinero. d. Registro de Arqueo de Caja e. Reporte Diario de Caja f. Voucher de Depósito. g. Libro Banco. h. Registro de Ejecución de Ingresos mensualizado y Acumulado.

7 Página: 7 de 7 i. Registro de Libro Voucher. j. Registro de Caja Mensual. k. Flujo de Caja proyectado y ejecutado. l. Registro de Cartas Fianzas.