MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DE ALMACEN API-MAN-GA-M-01 HISTORIAL DE CAMBIOS

Transcripción

1 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN Nº FECHA DE REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 01 01/02/05 Emisión inicial 02 14/10/05 Sin cambios 03 18/09/06 Se actualiza el nombre de quien autoriza 04 25/05/07 Se actualiza el nombre de quien autoriza 05 02/03/ /08/ /06/11 08 Cambios de revisión en vez de recursos materiales, la jefatura de contabilidad, se actualiza el nombre de quien revisa y de quien autoriza. Se elimina el uso del formato de resguardo de bienes (API-MAN-GA- F-15) ya que esto se lleva de forma electrónica, se eliminan los últimos dos párrafos del punto 5.7 y el segundo párrafo del punto 5.14 (referentes al formato F-15). Se actualiza el nombre de quien autoriza este documento. Se actualiza el punto 4.- Documentación de referencia (antes: Lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias y entidades de la administración pública federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el día 11 de noviembre de 2004), y se suprimen los incisos d) Reducir en al menos quince por ciento respecto del ejercicio anterior las adquisiciones a través de los fondos revolventes, y g) Reducir a cuando más a mes y medio el nivel promedio de inventarios, del numeral 5.15 Se actualiza el nombre de la persona que autoriza este procedimiento. En atención a la Norma Mexicana NMX-R-025SCFI-2009, para la Igualdad Laboral entre Mujeres y Hombre, se matizó el lenguaje utilizado en el presente instructivo. 1 de 7

2 1. PROPÓSITO. Establecer las disposiciones que deberá observar la entidad para la optimización de la administración de los almacenes y la operación centralizada de éstos, así como las normas para la custodia, actualización y registro contable de los bienes que posee. 2. ALCANCE. El presente procedimiento será aplicable únicamente a los Bienes Instrumentales de la Administración Portuaria Integral de Manzanillo, S.A. de C.V., por lo tanto no aplica para Bienes de consumo. 3. DEFINICIONES. Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Bienes instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Contrato Abierto: El definido en el artículo 47 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Contrato Programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas. Entidades: Los organismos descentralizados, empresas de participación estatal, instituciones nacionales de crédito, e instituciones nacionales de seguros y fianzas, y los fideicomisos que integran la Administración Pública Federal Para-estatal. 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales publicadas en el Diario Oficial de la Federación del día viernes 16 de julio del de 7

3 5. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD Y RESPONSABILIDADES. 5.1 La rotación de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes muebles de lento o nulo movimiento y determinar las acciones correctivas necesarias. 5.2 Confiabilidad en el registro de movimientos del inventario. Para la Confiabilidad de los inventarios, cada vez que se adquiera un bien, éste se deberá registrar en el sistema informático destinado para el control de inventarios, posteriormente registrar su resguardo y pagarse conforme al procedimiento de egresos de la entidad. Las altas, bajas o movimientos del inventario de la entidad, deberán ser registrados en el sistema informático correspondiente, con la finalidad de que la información que se encuentre en el mismo sea confiable. Será responsabilidad de la Subgerencia de Finanzas la baja en los registros contables de la administración, en base al acta realizada por el (la) titular del departamento de Recursos Materiales y el área técnica del bien que se refiera, con la participación del (de la) Titular del Órgano Interno de Control de la Administración Portuaria. 5.3 La determinación óptima de existencias por productos. La compra y recepción de bienes muebles de la entidad, únicamente se realizará en el área de Recursos Materiales, apegándose a lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector público. 5.4 Tiempos de reposición de inventario. En el tiempo de reposición de inventario, se tomará en cuenta la vida útil del bien, así mismo, cuando los bienes sean obsoletos estos serán enviados al almacén temporal de la entidad mientras se determina su destino final, que podrá ser licitación, donación o destrucción, de acuerdo a lo establecido en la Ley General de Bienes Nacionales. 5.5 La realización de inventarios físicos totales cuando menos una vez al año y por muestreo físico cuando menos cada tres meses. La entidad realizará a través del (de la) Coordinador (a) Administrativo (a) del Departamento de Recursos Materiales, cuando menos una vez al año inventarios físicos totales y por muestreo físico cuando menos cada tres meses. 5.6 Se incluirán como sujetos a registro, todos los bienes muebles y los actos relacionados con su administración, de acuerdo a sus características y necesidades de control. Se incluirán como sujetos a registro, todos los bienes adquiridos conforme los capítulos 5000 Bienes Muebles e Inmuebles del gasto para la Administración Pública Federal. 3 de 7

4 5.7 Se preverá la aplicación de los siguientes registros de control de los bienes instrumentales: a) De identificación de los bienes; misma que consistirá en la asignación de un número de inventario. Dicho registro estará señalado por la jefatura de contabilidad en forma documental y en el propio bien, y estará a cargo del (de la) responsable de la administración general de los recursos materiales o la persona o personas que estén expresamente autorizadas. El número de inventario estará integrado por los dígitos del ramo presupuestal o la denominación o siglas de la entidad, la clave que le corresponda al bien de acuerdo con el catálogo de Bienes Muebles que establezca la Secretaría, el progresivo que determine la propia entidad y, en su caso, otros dígitos que faciliten el control del bien, tales como el año de adquisición y la identificación de la entidad federativa donde se localice. Los controles de los inventarios se llevarán en forma documental o electrónica y los números deberán coincidir con los que aparezcan etiquetados en los bienes. El (la) Jefe (a) del Departamento de Contabilidad elaborará un resguardo al bien que corresponda para su fácil identificación, lo anterior se realizará conforme a la siguiente estructura: Nombre de la entidad. Ubicación del bien Responsable del bien. Fecha de adquisición (año/mes) con dos dígitos cada uno Abreviación del área, conforme la estructura organizacional El Departamento de Contabilidad será responsable del registro contable, la actualización y depreciación de los bienes, conforme al siguiente catálogo contable: Maquinaria y Equipo (Equipo Ingeniería) Equipo de Transporte; Equipo Marítimo; Mobiliario y Equipo de Oficina; Equipo de Computo Otros Equipos El (la) Jefe (a) del Departamento de Recursos Humanos, informará al (a la) auxiliar del Departamento de Recursos Materiales las modificaciones que se presenten en la estructura 4 de 7

5 organizacional, con la finalidad de que éste (a) actualice el catálogo de puestos que se encuentra en el sistema informático utilizado para control de activos. Será responsabilidad del (de la) Jefe (a) del Departamento de Contabilidad el asegurar el bien en la póliza de seguro de acuerdo al (a los) ramo(s) que le corresponda. b) De resguardo, que tiene por objeto controlar la asignación de los bienes muebles a los servidores públicos. Dicho registro se llevará a cabo mediante tarjetas que contendrán los datos relativos al registro individual de los bienes, así como los datos del (de la) servidor (a) público responsable del resguardo, quien firmará la tarjeta respectiva. 5.8 El alta de bienes inmuebles, siempre se realizará al valor de su adquisición, mismo que quedará registrado en el sistema informático y en el resguardo correspondiente. 5.9 Los mecanismos y controles necesarios para la adecuada administración de los bienes muebles, así como para el registro, guarda o custodia y entrega de los mismos en el almacén; los medios necesarios para realizar periódicamente su verificación física y el procedimiento que habrá de seguirse cuando los bienes al ingresar a la entidad, sean recibidos directamente en áreas distintas al almacén. En este supuesto, se hará del conocimiento del (de la) responsable del departamento de Recursos Materiales, a efecto de que se lleven a cabo los registros correspondientes Se preverá el establecimiento de controles que permitan la guarda y custodia de la documentación que ampare la propiedad de los bienes, los registros correspondientes y la que por las características de cada bien, se requiera de conformidad con las disposiciones legales respectivas. La custodia de las facturas originales de los bienes será responsabilidad del (de la) Titular del Departamento de Tesorería quien los resguardará en la caja fuerte de la empresa. Así mismo, deberá conservar una relación analítica de las facturas de los bienes propiedad de la entidad Los mecanismos que tiendan a la simplificación administrativa y racionalización de las estructuras, que permitan optimizar los recursos para llevar a cabo sus operaciones Las medidas relativas al uso y aprovechamiento racional de los bienes muebles, y las impresoras y faxes serán ubicados en áreas estratégicas para uso común del personal, así mismo, los vehículos con que cuente la entidad serán entregados bajo resguardo a las áreas 5 de 7

6 operativas de la entidad, quienes podrán administrar su uso. Lo anterior, como medidas de uso y aprovechamiento racional de los bienes muebles de la entidad Para el adecuado control de las existencias de los almacenes la entidad deberá contar con sistemas informáticos que permitan la consulta en tiempo real de las entradas, salidas y existencias en los almacenes. El sistema deberá permitir la consulta de todos los almacenes y bodegas con los que cuente la entidad. Asimismo, para el registro y control de los bienes muebles se recomienda la utilización de códigos de barras u otros medios electrónicos similares como parte del sistema informático que administre dichos almacenes o bodegas de acuerdo al punto Los (las) oficiales mayores o sus equivalentes en las dependencias y entidades, realizarán un diagnóstico de los inmuebles destinados al almacenamiento, determinando como resultado del mismo el cierre de aquellos que no se consideren necesarios, entre otras situaciones, por el lento o nulo movimiento de los bienes muebles que ahí se controlan. Asimismo, establecerán las medidas necesarias para llevar a cabo el aprovechamiento adecuado de los espacios destinados a almacenamiento a efecto de evitar contar con espacios no utilizados o desaprovechados A efecto de centralizar la operación de sus almacenes, los (las) oficiales mayores o equivalentes en las entidades establecerán las medidas necesarias que: a) Eviten la creación de bodegas o el almacenamiento de bienes muebles en lugares diferentes al almacén. Para lo anterior deberán levantar un inventario físico de las existencias de dichos bienes en áreas diferentes a los almacenes, procediendo, en los casos que no se consideren justificados a concentrarlos en el almacén central que corresponda al centro de trabajo. Asimismo, se procederá a la identificación de aquellos que ya no se consideren útiles para su inmediata desincorporación conforme a las disposiciones legales correspondientes. Lo anterior se llevará según los puntos 5.4 y 5.5 de los presentes lineamientos b) Evitar el acumulamiento de bienes muebles no útiles o los desechos de éstos. Para tal fin procederán a su desincorporación inmediata con apego a las disposiciones legales correspondientes. Será responsabilidad del (de la) Titular de la Gerencia de Administración y Finanzas el validar que los activos propiedad de API, se registren contablemente, actualicen y deprecien 6 de 7

7 en apego a los lineamientos de contabilidad generalmente aceptados y de acuerdo al punto 5.14 c) Dar preferencia a la utilización de los contratos abiertos o programados en la adquisición de aquellos bienes muebles que sus características lo permitan. Lo anterior se realiza de conformidad con la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. d) Reducir las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes. e) Reducir la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano de obra correspondiente. 6. REGISTROS Registros electrónicos. 7. REGISTROS N/A 7 de 7