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Transcripción

1 Referencia a la Norma ISO Página 1 de 7 1. Propósito Mantener actualizado el registro del inventario y verificar la existencia física de los Bienes del Instituto Tecnológico de Apizaco, a fin de mantener un control de los mismos. 2. Alcance Se aplica a todos los bienes pertenecientes a la Secretaria de Educación Publica que se encuentren dentro de las Instalaciones del Instituto Tecnológico de Apizaco. 3. Políticas de operación 3.1 La efectuara anualmente el levantamiento del inventario físico de los bienes instrumentales en cada una de las áreas del Instituto, para esto establecerá, dentro de los primeros quince días del mes de enero del año que se trate, un programa de actividades para el levantamiento del inventario físico. 3.2 El programa de actividades para el levantamiento de Inventario Físico, debe ser notificada mediante oficio al área usuaria, solicitando la designación de un responsable para la ubicación, levantamiento y valoración del estado físico de los bienes. 3.3 La debe planear, organizar, coordinar y supervisar los mecanismos empleados para realizar el levantamiento del inventario físico de bienes instrumentales, así como garantizar la correcta y oportuna ejecución de todas las actividades involucradas en el mismo. 3.4 En caso de que al realizar el levantamiento del inventario se localicen bienes instrumentales no registrados en la plataforma del SIBI-SEP, la debe levantar el Acta Administrativa de Bienes Localizados sin Registro, elaborar el marcaje correspondiente, registrarlo en la plataforma del SIBI-SEP y efectuar la asignación del Vale de Resguardo Provisional del mismo. 3.5 Es responsabilidad de la organizar, integrar y controlar toda la documentación generada durante el levantamiento del inventario físico de bienes instrumentales. 3.6 La con el área usuaria que se trate investigaran las diferencias detectadas durante el levantamiento del inventario físico de bienes instrumentales del área. 3.7 En caso de que al realizar el levantamiento de inventario de bienes instrumentales, no se localice algún bien registrado en la plataforma del SIBI-SEP, se debe de consultar el procedimiento Tramite para la Baja del Bienes del Organismo. 3.8 Es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos notificar por escrito a la Oficina de Almacén e las altas, bajas y cambios de área del personal, a fin de actualizar oportunamente los resguardos de bienes instrumentales. 3.9 El Departamento de Recursos Humanos es responsable de notificar por escrito a la Oficina de Almacén e incapacidades medicas por 28 o más días del personal, para asegurar el resguardo de los bienes con el jefe inmediato o persona que este designe Es responsabilidad de los usuarios de los bienes instrumentales informar a la cuando un bien ya no le es útil para las actividades que realiza, a fin de que esta última proceda a retirarlo y asignarlo a un nuevo usuario o confinarlo en el Almacén Es responsabilidad de los usuarios notificar por escrito a la el cambio de adscripción física o de resguardo de un Bien Instrumental bajo su asignación Es responsabilidad del usuario o resguardarte, levantar el acta circunstanciada cuando un bien instrumental haya sido robado, extraviado o destruido, así como notificar a las autoridades competentes, a la Gerencia Jurídica, a la Contraloría Interna y a la para los fines jurídicos y administrativos que procedan.

2 Referencia a la Norma ISO Página 2 de La informara trimestralmente por oficio a la Área de y Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST) y turnara copia al Órgano Interno de Control (OIC), los resultados parciales del levantamiento de Inventario Físico De los resultados finales del Levantamiento de Inventario Físico, la Oficina de Almacén debe informar por oficios a la Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas y a la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST), marcando copia al Órgano Interno de Control (OIC), el Resultado Final del Levantamiento del Inventario Físico La Inventario debe remitir a la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST) mediante oficio, el Informe Trimestral de Altas y Bajas de Bienes Muebles CONTROL DE EMISION ELABORÓ REVISIÓN AUTORIZÓ LIC. FREDERICK GARCÍA LÓPEZ Subdirector de Servicios Administrativos del Instituto Tecnológico de Apizaco ING. ANTONIO SOLÍS LIMA Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios M.C. JESUS MARIO FLORES VERDUZCO Director del Instituto Tecnológico de Apizaco Firma Firma Firma 15 de Junio de de Junio de de Junio de 2011

3 Referencia a la Norma ISO Página 3 de 7 4. Diagrama del procedimiento Área Usuaria y Área Usuaria (persona asignada) Responsable del Resguardo Inicio 1 Emite el Listado de bienes por ubicación. Listado de bienes por ubicación Acude a las áreas usuarias, en fecha indicada en el Programa, a fin de realizar el levantamiento del inventario físico de bienes instrumentales. 2 Designa a un representante a fin de que apoye al personal de la en el levantamiento del inventario físico 3 Localizan físicamente los bienes, y los identifican en el Listado de bienes por ubicación. 4 Notifica por escrito al resguardarte que el bien no se encuentra físicamente, a fin de que proceda a la búsqueda del mismo. 5 NO El bien fue localizado físicamente? Oficio SI 6 El usuario localizo el bien? No se localizó 1 Notifica a la Oficina de Almacén e y levanta el Acta Circunstanciada de extravió, perdida, destrucción o robó, según se trate. Acta Circunstanciada Si se localizó 7 Sitúa el bien y le notifica por escrito a la Oficina de Almacén e la ubicación del mismo. Oficio A

4 Referencia a la Norma ISO Página 4 de 7 1 A Revisa que el marcaje o etiqueta de identificación del bien se encuentre en buen estado. 8 SI El marcaje o etiqueta de identificación se encuentra en buen estado? NO 9 Se remarca o elabora una nueva etiqueta de identificación y se coloca en el bien. 10 Actualiza en el padrón inventarial el registro del bien y emite el Vale Único de Resguardo de Bienes Entrega al responsable de bien el Vale Único de Resguardo de Bienes y solicita la firma de conformidad de este. Vale Único de Resguardo de Bienes Elabora Reporte de altas y bajas, lo envía mensualmente mediante oficio a la Coordinación de RMyS de la DGEST. Reporte de altas y bajas Fin INICIO/FIN ACTIVIDAD DOCUMENTO DECISIÓN CONECTORES

5 Referencia a la Norma ISO Página 5 de 7 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Actividad Emite el listado de bienes por ubicación. Acude a las áreas usuarias, en la fecha indicada en el Programa, a fin de realizar el levantamiento del inventario físico de bienes instrumentales. Designa a un representante a fin de que apoye al personal de la en el levantamiento del inventario físico. Localizan físicamente los bienes y los identifican en el Listado de bienes por ubicación. El bien fue localizado físicamente? No: Notifica por escrito al responsable del resguardo que el bien no se encuentra físicamente, a fin de que proceda a la búsqueda del mismo e informa que tiene un plazo de 10 días naturales para recibir su respuesta El usuario localizo el bien? No se localizó: Notifica por escrito a la y levanta el Acta Circunstanciada de extravió, perdida, destrucción o robo, según se trate. Continua procedimiento en el punto No. 4. (Ver política 3.7). Si se localizó: Sitúa el bien y le notica por escrito a la Oficina de Almacén e la ubicación del mismo. Continúa el procedimiento. El bien fue localizado físicamente? Si: Revisa que el marcaje o etiqueta de identificación del bien se encuentre en buen estado. El marcaje o etiqueta de identificación se encuentra en buen estado? No. Se remarca o se elabora una nueva etiqueta de identificación y la coloca en el bien. Continúa procedimiento. El marcaje o etiqueta de identificación se encuentra en buen estado? Si: Se actualiza en el padrón inventarial el registro del bien y emite el Vale Único de Resguardo de Bienes Muebles Entrega al responsable del bien el Vale Único de Resguardo de Bienes Muebles y solicita la firma de conformidad de este. Elabora Reporte de altas y bajas, lo envía mensualmente mediante oficio a la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST) Responsable Área Usuaria y Área Usuaria (persona asignada) Responsable del resguardo. Responsable del resguardo.

6 Referencia a la Norma ISO Página 6 de 7 6. Documentos de referencia Documentos Manual de Procedimientos para la Administración de Bienes Muebles en Unidades Administrativas y Planteles Educativos de la Secretaria de Educación Publica. Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. Lineamientos Generales para la Administración de almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. Ley General de Bienes Nacionales (Titulo Quinto). 7. Registros Nombre del Registro Código Manejo Almacenamiento y Protección Tiempo de Retención Disposición Responsable de Conservarlo

7 Referencia a la Norma ISO Página 7 de 7 8. Glosario Baja: la cancelación del registro de un bien en el inventario de la dependencia, una vez consumada su disposición final o cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado; Bienes: los bienes muebles de propiedad federal que estén al servicio de las dependencias. Bienes instrumentales: los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; Bienes de consumo: los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; Bienes no útiles: aquéllos: a) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio; b) Aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio; c) Que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación; d) Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable; e) Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento, y f) Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las señaladas; CABM: el Catálogo de Bienes Muebles; Ley: la Ley General de Bienes Nacionales. 9. Anexos 10. Cambios de esta versión Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio