Procedimiento para la Administración, Control y Mantenimiento de Activos.

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1 Página: 1 de 1 Hoja de Control de Emisión y Revisiones. N de Revisión Páginas Afectadas Motivo del Cambio Aplica a partir de: 0 Todas Generación de documento 30-Octubre-2013

2 W Control: Procedimiento para la o Revisión: o CON/? CONTIIA TISTAS, S.A DE C. V. Página: 1 de 9 PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS. REV.2 REV.1 REV.O

3 Página: 2 de 9 Contenido 1.0 OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS RESPONSABILIDADES DEFINICIONES PROCEDIMIENTO REGISTROS Y FORMATOS DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS ANEXOS...7

4 Página: 3 de OBJETIVO Establecer los lineamientos para la correcta asignación, control y administración de los activos asignados en los proyectos y oficina central que permitan su conservación, uso, cuidado y optimo aprovechamiento. Así también, establecer el proceso para el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos que permitan alargar su vida útil, ofrecer una mejor rentabilidad y proporcionen una mayor utilidad. 2.0 ALCANCE Este procedimiento aplica en todos los proyectos o sitios de trabajo donde la organización tenga activos asignados. 3.0 REFERENCIAS Manual de Gestión Integral de CONIP Contratistas. Norma ISO-9001:2008. Procedimiento de Control de Documentos y Registros (CC-PG-009). Procedimiento para Manejo, Almacenamiento, Confinamiento y Disposición final de sustancias, materiales y residuos peligrosos (CC-PGS-002). Procedimiento para Selección, Dotación, Uso y Mantenimiento del Equipo de Protección Personal E.P.P. (CC-PG-004). 4.0 RESPONSABILIDADES. La Dirección de Operaciones es responsable de la aprobación de este procedimiento así como de otorgar todas las facilidades y medios para su cumplimiento y mejora así como autorizar los recursos necesarios. La Dirección de Administración y Finanzas es responsable de proporcionar en tiempo y forma los recursos necesarios para la compra y adquisición de las refacciones y para realizar los mantenimientos preventivos o correctivos de los activos necesarios para evitar su deterioro o mal funcionamiento que ocasiones demoras o retrasos en el desarrollo del proyecto y/o actividades. El Gerente Administrativo es el responsable de cumplir con lo establecido en este procedimiento; utilizar los formatos en él establecidos y generar los registros correspondientes que resulten de su aplicación. Es responsables también de revisarlo, actualizarlo y mejorarlo de manera continua. Es responsable también de verificar y vigilar su cumplimiento en los diferentes sitios de trabajo. Los Superintendentes de Construcción y/o Servicios así como los Residentes o Supervisores de área son responsables de cumplir con los lineamientos que marca este procedimiento además de verificar que los activos asignados a personal a su cargo sean usados correctamente, sean mantenidos en buen estado y limpios además de permitir que los activos reciban sus mantenimientos preventivos o correctivos cuando así lo establezca su programa respectivos.

5 Página: 4 de 9 El Supervisor de Mantenimiento es responsable de cumplir con los procedimientos administrativos establecidos en este documento. Supervisar al personal asignado a su área y dar cumplimiento a los programas de mantenimiento. 5.0 DEFINICIONES Activos: Son todos los vehículos utilitarios, maquinaria, equipos (dinámicos y estáticos) y el mobiliario pertenecientes a la organización, mismos que pueden estar ubicados en sus diferentes sitios de trabajo. Equipos Dinámicos: Rodillo de compactación, Vibradores, Bailarinas. Equipos Estático: Compresores, Generadores, Revolvedoras, Soldadoras Eléctricas, Soldadoras de Combustión, Bombas de Achique, Ollas de Sand-Blas y equipos menores. Maquinaria: En esta clasificación se encuentran las Retroexcavadora, Camión Grúas HIAB, Grúa Grove 20Tns, Grúa de 30Tns., Camiones de Volteo y tráiler. Mobiliario para Campamento: Están considerados todos aquellos muebles, electrodomésticos y aires acondicionados en los campamentos donde se hospeda el personal durante la ejecución del proyecto. Telefonía: Celulares, Radios y Nextel. Vehículos utilitarios: Aquí se clasifican los coches, pick up, camionetas con capacidad de 3 ½ Toneladas y autobuses de transporte de personal. 6.0 PROCEDIMIENTO 6.1 Asignación de los activos. Según las necesidades de la organización en las oficinas centrales o en los sitios de trabajo, el Director de Proyectos asignará los activos (vehículos utilitarios, maquinaria, equipos o mobiliario) que se requieran para el desarrollo de las actividades y del proyecto. Así también, para el caso de los proyectos, durante la reunión interna de arranque de un nuevo proyecto, revisara las necesidades del mismo, verificará la disponibilidad de activos y designará los vehículos utilitarios, equipos y maquinaria para dicho proyecto. En caso de ser necesario, los activos faltantes o no disponibles serán adquiridos o rentados por la Dirección de Administración y Finanzas. 6.2 Administración y control Una vez que todos los activos necesarios han sido asignados a un proyecto, según sea el caso, serán entregados al Administrador de Obra para que sea él quien los entregue a las personas y/o responsable de su reguardo. La entrega a resguardo se formalizará mediante el formato CC-021-R1 Formato de Asignación y Resguardo de Vehículo, Equipo o Maquinaria de la siguiente manera: 1. Para los vehículos utilitarios asignados a un empleado, el formato será firmado por el empleado quien al momento de recibir el vehículo tiene la obligación de revisarlo para verificar las condiciones en qué recibe la unidad.

6 Página: 5 de 9 2. Para los vehículos utilitarios asignados a un departamento ó área, el formato lo firma el jefe del área quien será responsable de revisar la unidad cuando se le asigne, así como de supervisar que el vehículo sea utilizado con esmero y cuidado. 3. En el caso de la maquinaria como retroexcavadoras, grúas, camión de volteo, o camión HIAB por mencionar algunos, el formato de asignación lo firmará el operador y/o chofer según sea el caso y de igual manera deberá revisar y verificar las condiciones en qué recibe la maquinaria. 4. Para el equipo estático (compresores, generadores, soldadora, bombas de achique, por ejemplo.) el formato de asignación será firmado por el Residente o Supervisor de la disciplina que corresponda, ya sea civil, eléctrico, tuberías, mecánico, etc. según sea el caso. El mobiliario para campamentos, deberá ser registrado en el inventario por el Gerente Administrativo y será el Administrador de Obra quien lo asigna, supervisa, controla y vigila. El Departamento de Contabilidad es el responsable de entregar las facturas originales que traigan las pólizas de contabilidad con las que se realizó el pago de las compras de activos al Director de Administración y Finanzas y a su vez entregará copia al Gerente Administrativo. Al término de cada mes se deberá realizar una conciliación entre los activos registrados en inventario y contabilidad para detectar posibles errores y desviaciones. El Gerente Administrativo debe realizar cada cuatro meses una revisión de inventarios en los proyectos para detectar posibles errores y desviaciones, reportando por escrito los resultados de cada visita al Director de Administración y Finanzas y de ser necesario, tome las decisiones y medidas correctivas pertinentes. El Gerente Administrativo es responsable de elaborar, controlar y mantener actualizado un inventario de activos, considerando en él: vehículos utilitarios, equipos, maquinaria y mobiliario para campamento. 6.3 Mantenimiento de los activos El Programa de Mantenimiento Preventivo lo elabora y da cumplimiento el Supervisor de Mantenimiento apoyándose en los instructivos, manuales y especificaciones propios de la unidad, equipo o maquinaria de que se trate, establecidos por su fabricante, proveedor o distribuidor. En caso de que no se cuente con dichos manuales e instructivos, el supervisor de mantenimiento deberá conseguirlos con las agencias o distribuidores autorizados. Con el propósito mantener bajo resguardo y evitar el deterioro por exposición a los rayos de sol y cambios del clima, al inicio de cada proyecto se asignara un espacio físico cerrado adecuado en dimensiones, instalaciones y de seguridad en el que se puedan realizar trabajos de mantenimiento a los vehículos, equipos y maquinaria. Para realizar el mantenimiento de los activos en el proyecto cuando así se justifique y dependiendo del tamaño, se asignara bajo supervisión del Gerente Administrativo el siguiente personal: Supervisor de Mantenimiento Mecánico Ayudante de Mecánico

7 Página: 6 de 9 Operadores y choferes de la distinta maquinaria Al inicio del proyecto, es responsabilidad del Supervisor de Mantenimiento buscar talleres de servicio de mantenimiento mecánico y refaccionarias, seleccionando como proveedor aquellos que proporcionen el mejor servicio considerando el tiempo de entrega, calidad y precio más bajo. Los proveedores locales seleccionados serán evaluados cada cuatro meses de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Compras Locales (CC-PG-020) en función del precio y costo de servicios y refacciones adquiridos más representativos comparándolos con nuevos proveedores seleccionando los mejores para el siguiente cuatrimestre. Para establecer el control y registro de mantenimiento correctivo, las fallas y accidentes ocurridos serán reportados mediante formato CC-021-R2 Reporte de Falla o Accidente por la persona que firmo el formato de asignación y lo entregará al Supervisor de Mantenimiento para que verifique y haga el diagnóstico conjuntamente con el mecánico y programen su reparación ya sea de manera interna o en taller externo. En el caso especifico de maquinaria cuyo mantenimiento preventivo se programa en base a horas trabajadas (retroexcavadoras, grúas, grúas HIAB, etc.), el Residente o Supervisor que firmó el formato de asignación deberá reportarlas mediante formato CC-021-R3 Control de Tiempo y Trabajos Ejecutados. Para dar cumplimiento al mantenimiento preventivo el mecánico elaborará el formato CC-021-R4 Solicitud de Mantenimiento Preventivo ; posterior a esto, el Supervisor de Mantenimiento programará su ejecución con el propio mecánico o en el taller o talleres externos. Esto deberá comunicarlo o notificarlo por lo menos con 5 (cinco) días de anticipación para que los responsables de usar los activos tengan contemplado el mantenimiento y preparen sus actividades de manera anticipada. El Supervisor de Mantenimiento informará y enviará al Gerente Administrativo el formato CC-020-R1 Tabla Comparativa Comercial para Compras Locales con las cotizaciones de los servicios, reparaciones y/o refacciones para dar cumplimiento al mantenimiento requerido, para que sea él quien solicité a la Dirección de Administración y Finanzas mediante formato CC-015-R2 Solicitud de Cheque, los recursos económicos necesarios. La gestión de los pagos se realizara de acuerdo a lo establecido en el procedimiento CC-PG-020 de Compras Locales. El supervisor de mantenimiento elaborará el formato CC-021-R5 Mantenimiento Realizado, el cual se le anexa una copia de la factura de las refacciones o del taller mecánico que realizó el mantenimiento. El reporte de Mantenimiento Realizado con la copia de la factura se debe archivar por fecha en una carpeta correspondiente a cada vehículo, equipo o maquinaria, que servirá de bitácora para verificar el historial de mantenimiento. Todas las actividades de mantenimiento interno; es decir, que sean realizadas por personal de la organización, deberán cumplir con los procedimientos y disposiciones de Seguridad y Salud Ocupacional así como de Protección Ambiental que apliquen. Estas podrán ser propias de la organización o bien, establecidas por el cliente o sitio de trabajo. Todos los residuos peligrosos generados de las actividades de mantenimiento deberán manejarse de acuerdo a lo establecido en el procedimiento para Manejo, Almacenamiento, Confinamiento y Disposición final de sustancias, materiales y residuos peligrosos (CC-PGS-002); además el personal de mantenimiento deberá utilizar el E.P.P. necesario según sea el caso (CC-PG-004 Procedimiento

8 Página: 7 de 9 para Selección, Dotación, Uso y Mantenimiento del Equipo de Protección Personal E.P.P.) y contar con las herramientas adecuadas. Es responsabilidad del Mecánico la supervisión y verificación de los servicios de mantenimiento realizados y revisión de las refacciones utilizadas por talleres externos, así como la recepción de los vehículos. En base al formato CC-021-R5, el Supervisor de Mantenimiento elaborará el reporte general mensual que contenga la descripción completa (según sea el caso: nombre, marca, submarca, número de serie de motor, de placas, numero económico, color, etc.) de las unidades, equipos, maquinaria que se les dio mantenimiento y una descripción de las reparaciones o servicios de mantenimiento realizados. Ese reporte mensual es enviado al Gerente Administrativo para su revisión y comunicación al Director de Administración y Finanzas. Así también, el Supervisor de Mantenimiento o Gerente Administrativo, deberán comunicar cada 25 (veinticinco) de cada mes, los activos que tienen programados para mantenimiento el próximo mes. 6.4 Cambio o reasignación de activos Cuando un activo sea reasignado a otro proyecto o cambie de ubicación por las razones que fueran, cada bitácora se debe trasladar junto con el vehículo, equipo o maquinaria para que el nuevo supervisor o responsable pueda verificar el historial de mantenimiento. 7.0 REGISTROS Y FORMATOS. Titulo Formato de Asignación y Resguardo de Vehículo, Equipo o Maquinaria Formato de Reporte de Falla o Accidente Formato de Control de Tiempo y Trabajos Ejecutados Formato de Solicitud de Mantenimiento Preventivo Formato de Mantenimiento Realizado Formato CC-021-R1 CC-021-R2 CC-021-R3 CC-021-R4 CC-021-R5 8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS El Diagrama de la siguiente página muestra de una manera gráfica la secuencia del proceso contenido en este procedimiento para la administración, control y mantenimiento de los activos de la organización. 9.0 ANEXOS Sin anexos

9 Página: 8 de 9 Diagrama de Flujo del Proceso INICIO Nuevo sitio de trabajo (Proyecto u oficina) Oficina Central Asignación de activos (vehículos, equipos y/o maquinaria) Se cotizan para comprar o rentar los activos faltantes Si Se requiere comprar o rentar activos? No Se movilizan los activos asignados al nuevo sitio de trabajo. CC-021-R1 Formatos de asignación y resguardo para vehículo, equipo y maquinaría. El Administrador de Obra entrega los activos. Se administran y controlan los activos de la organización. CC-021-R2 Reporte de Falla o accidente. CC-021-R3 Control de Tiempo y trabajos ejecutados. Programa de Mantenimiento Preventivo Si El activo requiere mantenimiento? B No

10 Página: 9 de 9 B CC-021-R3 Control de Tiempo y trabajos ejecutados. Programa de Mantenimiento Preventivo. Mantenimiento preventivo Se programa mantenimiento (interno o externo). Mantenimiento correctivo CC-021-R2 Reporte de Falla o accidente. CC-021-R4 Formato de Solicitud de Mantenimiento Preventivo. Se elabora solicitud de Mantenimiento Preventivo Se realiza mantenimiento correctivo Se realiza mantenimiento preventivo Revisión mantenimientos realizados CC-021-R5 Formato de Reporte de Mantenimiento Realizado. Elaboración de Reporte de Mantenimiento Realizado Actualización de bitácoras FIN